Costi operativi: cosa devi sapere

Ogni imprenditore sa che i costi operativi sono una parte inevitabile della gestione di un’azienda. Dagli stipendi alle utenze, dalle attrezzature all'affitto, le spese possono aumentare rapidamente e consumare i tuoi profitti. Capire come gestire questi costi è fondamentale per mantenere a galla e prosperare la tua attività. Che tu sia un imprenditore esperto o che tu abbia appena iniziato, c'è sempre altro da imparare sulla gestione delle spese e sul mantenimento delle finanze in ordine. 

Cosa sono i costi operativi

I costi operativi sono le spese che un’azienda sostiene per mantenere le proprie operazioni senza intoppi. Qualsiasi spesa necessaria per mantenere l’attività operativa quotidianamente è considerata un costo operativo.

Perché è importante comprendere i costi operativi?

Essendo consapevole delle spese associate alla gestione di un'impresa, puoi pianificare meglio la tua strategie finanziarie e budget di conseguenza. Conoscere i costi operativi ti consente inoltre di prendere decisioni informate sugli investimenti in nuove tecnologie e servizi che possono aiutarti a migliorare le tue operazioni e i tuoi profitti. 

Comprendere i costi operativi consente alle aziende di valutare con precisione i propri prodotti o servizi in modo da rimanere competitivi sul mercato senza perdere margini di profitto. Avendo una conoscenza accurata dei costi operativi, sarai in grado di valutare meglio le prestazioni della tua azienda nel tempo e identificare le aree in cui potrebbe essere necessario ridurre o riallocare le risorse.

Come calcolare i costi operativi

Per prima cosa, identifica tutte le spese che rientrano nei costi operativi. Ciò include cose come l'affitto, le utenze, gli stipendi, le forniture per ufficio, le attrezzature e l'assicurazione - fondamentalmente, tutto ciò che mantiene la tua attività attiva e funzionante.

Successivamente, decidi il periodo di tempo che desideri calcolare i tuoi costi operativi. Che si tratti di un mese, un trimestre o un anno, assicurati di rispettarlo in modo da poter confrontare accuratamente le spese nel tempo.

Ora è il momento di sommare tutte quelle spese per il periodo di tempo prescelto. Puoi farlo alla vecchia maniera, con carta e penna, un foglio di calcolo o, se preferisci, utilizzare un software di contabilità.

Infine, dividi i costi operativi totali del periodo per il numero di unità di output o di servizi forniti durante lo stesso periodo. Questo ti darà il costo operativo per unità.

Rivedere regolarmente i costi operativi può aiutarti a identificare le aree in cui puoi ridurre o apportare miglioramenti, quindi non dimenticare di controllare di tanto in tanto.

Due componenti dei costi operativi

I costi operativi sono costituiti da due componenti principali: costi fissi e costi variabili.

Prezzi fissi

I costi fissi sono costi che rimangono costanti indipendentemente dal livello di produzione o di vendita. Gli esempi includono affitto, assicurazione, pagamenti di prestiti, ammortamenti, tasse e interessi sul debito. I costi fissi non cambiano con l’aumento o la diminuzione del numero di beni o servizi prodotti.

Costi variabili

I costi variabili sono quelli che variano a seconda del livello di attività di un’azienda. Gli esempi includono materie prime, manodopera diretta, forniture di imballaggio, carburante e servizi di pubblica utilità utilizzati nei processi di produzione, subappaltatori e altri servizi esterni utilizzati per progetti specifici. I costi variabili tendono ad aumentare all’aumentare della produzione ma diminuiscono al diminuire della produzione. Ad esempio, quando si producono più unità di un prodotto c'è una maggiore necessità di materie prime per crearlo mentre meno unità richiedono meno materie prime.

Tipi di costi operativi

Ci sono una serie di spese che un'azienda deve sostenere per mantenere le luci accese e le porte aperte quotidianamente. I costi operativi comuni includono:

1. Bollette delle utenze: Luce, acqua, gas, raccolta rifiuti
2. Forniture per ufficio: Carta, inchiostro, toner, cancelleria, prodotti per la pulizia
3. Tecnologia e attrezzature: Computer, laptop, tablet, telefoni, stampanti
4. Affitto di uffici e pagamenti di locazione: Locazione di scrivanie, affitto di uffici o magazzini 
5. Spese assicurative: Assicurazione di responsabilità civile per i dipendenti e tutela della proprietà
6. Spese legali e contabili: Servizi di preparazione fiscale e spese di consulenza legale 
7. Costi di marketing/pubblicità: Servizi e campagne di web design 
8. Spese di trasporto: Costi del carburante per i veicoli di consegna e spese di viaggio per viaggi d'affari
9. Retribuzioni e benefit dei dipendenti: Pagamento dello stipendio e copertura assicurativa sanitaria
10. Commissioni per licenze commerciali e permessi: Permessi rilevanti per l'esercizio dell'attività

Spese operative vs spese in conto capitale

Le spese in conto capitale (CAPEX) sono le spese sostenute da un'azienda per acquisire, migliorare o mantenere le proprie risorse a lungo termine, come edifici, attrezzature e veicoli. Queste spese sono in genere più elevate delle spese operative e vengono sostenute meno frequentemente. A differenza delle spese operative, le spese in conto capitale non sono interamente deducibili nell'anno in cui sono sostenute; sono invece ammortizzati nel tempo e ridotti in quote proporzionali lungo la vita utile del bene.

La principale differenza tra spese operative e spese in conto capitale è il tipo di spesa e il modo in cui vengono trattate ai fini fiscali. Le spese operative vengono detratte integralmente nell'anno in cui vengono sostenute, mentre le spese in conto capitale vengono ammortizzate nel tempo. Le aziende devono distinguere tra i due tipi di spese e classificarle adeguatamente nei loro registri finanziari per monitorare accuratamente la loro redditività e responsabilità fiscale.

Costi operativi e costi generali

I costi operativi e i costi generali sono due concetti distinti nel mondo degli affari e della finanza, con significati e implicazioni diversi per la salute finanziaria di un'azienda. 

I costi operativi si riferiscono alle spese associate alla gestione continuativa di un'impresa, come spese per il personale, materie prime, utenze, canoni di locazione/leasing, premi assicurativi, ecc. 

I costi generali, d'altra parte, sono quegli impegni finanziari che mantengono operativa un'azienda ma potrebbero non essere direttamente correlati ai principali processi di vendita o produzione. Esempi di costi generali includono manutenzione e riparazione di spazi per uffici, spese legali o contabili, spese di marketing (progettazione e pubblicità di siti Web), licenze software e aggiornamenti. 

Spese operative e costi non operativi

I costi non operativi sono spese che non sono direttamente correlate alle operazioni principali dell'azienda. Questi costi sono spesso una tantum o poco frequenti e potrebbero non contribuire a generare entrate. Esempi di costi non operativi includono:

• Interessi passivi su prestiti o debiti
• Perdite sulla vendita di beni
• Imposte sul reddito non operativo
• Sanzioni o multe
• Donazioni o contributi di beneficenza
• Transazioni legali o sentenze

Le spese operative sono necessarie per mantenere l'azienda in funzione e generare ricavi, mentre i costi non operativi non sono direttamente correlati alle operazioni principali dell'azienda e potrebbero non contribuire alla generazione di ricavi.

Costi operativi rispetto alle SGAV

SG&A sta per Spese di vendita, generali e amministrative. È associato alle attività necessarie per gestire un'impresa, tra cui marketing, servizio clienti, spese legali e ricerca e sviluppo. 

I costi operativi incidono direttamente sulla produzione di beni o servizi mentre le SGAV sono legate alle attività necessarie per gestire un'azienda come l'amministrazione. Ad esempio, se un'azienda ha bisogno di creare una nuova linea di prodotti, dovrebbe sostenere sia i costi operativi relativi alla produzione del prodotto stesso, sia i costi di ricerca e sviluppo (ricerca e sviluppo) classificati nelle SGAV. Se assumessero personale aggiuntivo, ciò verrebbe classificato come costo operativo poiché è direttamente correlato alla produzione. 

Tieni sotto controllo i costi operativi

I costi operativi sono una parte necessaria di qualsiasi azienda, ma la loro gestione non deve essere un compito arduo. Tenendo d'occhio le tue spese e utilizzando gli strumenti giusti, puoi tenere sotto controllo le tue finanze e mantenere profitti sani.

Se sei stanco di avere a che fare con fogli di calcolo e scartoffie, Doola la contabilità può eliminare i problemi dalla gestione finanziaria e semplificare il monitoraggio delle spese operative. 

Domande frequenti