Bloqueo de tiempo: la técnica definitiva de gestión del tiempo

Imagínese terminar su trabajo temprano la mayoría de los días y tener más tiempo con su familia. Es posible mejorar la eficiencia, incluso para los fundadores de empresas ocupados. Para hacer más en menos tiempo, utilice el bloqueo de tiempo. 

¿Qué es el bloqueo de tiempo? Es el proceso de dividir tu tiempo en bloques específicos para concentrarte en una sola tarea. Los beneficios van desde una mayor productividad hasta una mejor concentración y menos estrés. ¿Deberías utilizar el bloqueo de tiempo? Siga leyendo para comprender los beneficios y cómo implementarlo de manera efectiva. 

¿Qué es el bloqueo de tiempo?

El bloqueo de tiempo es una técnica de productividad que implica dividir su agenda en bloques de tiempo dedicados a tareas o actividades específicas. Con el bloqueo de tiempo, tomará un tiempo más largo, como un día o una semana, y lo dividirá en segmentos más pequeños. 

Por ejemplo, puede dividir su día en bloques de tiempo de 30 minutos o bloques de tiempo de 2 horas. O bien, puedes establecer varios bloques de tiempo a lo largo del día dependiendo de la duración esperada de las tareas. O bien, puedes utilizar la técnica Pomodoro y programar un cronómetro de 25 minutos seguido de un descanso de cinco minutos. 

¿Cómo funciona el bloqueo de tiempo?

Para implementar el bloqueo de tiempo, asigna franjas horarias específicas para diferentes tareas o actividades a lo largo del día. Durante estos bloques de tiempo, te comprometes a trabajar únicamente en la tarea designada, minimizando las interrupciones y distracciones. Para bloquear el tiempo, querrás seguir dos pasos clave:

• Programe visualmente bloques de tiempo en su calendario, para que su trabajo no se pueda interrumpir ni programar nuevamente.
• Agrupe tareas similares en un bloque de tiempo concentrado.

Las ventajas de esta estrategia se centran en una mayor productividad y concentración. Puedes apagar tu teléfono o silenciar las notificaciones para no distraerte durante el bloque de tiempo. Otra ventaja es la priorización, ya que puedes trabajar en la tarea más importante o en profundidad temprano en el día antes de pasar a actividades menos urgentes. 

Nuestros cerebros no están diseñados para mantener una concentración intensa durante ocho a diez horas al día. Las investigaciones sugieren que el cerebro no puede concentrarse en tareas de alta concentración durante más de cuatro horas diarias. El bloqueo de tiempo soluciona este problema al requerir una gran concentración durante un período de tiempo más corto. Al final de cada bloque de tiempo, puedes tomar un breve descanso de cinco minutos antes de pasar a la siguiente tarea, lo que potencialmente te permitirá concentrarte mejor. 

¿Quién debería probar el bloqueo de tiempo?

Cualquiera que se distraiga fácilmente o quiera mejorar la productividad puede intentar bloquear el tiempo. Es una herramienta práctica para aumentar la productividad. Ya sea que sea empresario, empleado o autónomo, bloquear el tiempo puede ayudarlo a hacer más cosas rápidamente. Si su calendario está lleno de reuniones, aún puede intentar bloquear el tiempo en cualquier período libre, lo que le ayudará a priorizar las tareas clave. 

Los equipos empresariales también pueden beneficiarse del bloqueo de tiempo, ya que se centran en tareas compartidas durante ciertos bloques de tiempo y pasan a responsabilidades individuales en otros momentos. 

3 variaciones de bloqueo de tiempo

Si bien el concepto básico de bloqueo de tiempo, como su nombre lo indica, implica la creación de bloques de tiempo, también existen variaciones que puedes probar. Así es como funciona cada uno:

1. Boxeo de tiempo

Timeboxing es una variación del bloqueo de tiempo que se utiliza a menudo en tecnología, como en entornos ágiles. Timeboxing asigna un tiempo máximo a una actividad específica llamada timebox. La idea es que el trabajo se amplíe para ocupar el tiempo asignado. Al crear un cuadro de tiempo, estableces un límite concreto para la actividad. Puede asignar la actividad a otro cuadro de tiempo más adelante si no se completa.

Por ejemplo, si tienes que revisar y responder correos electrónicos, podrías dedicarle 30 minutos. Después de la revisión de 30 minutos, si no ha terminado todas las respuestas, puede asignar otro bloque de tiempo de 30 minutos más tarde. Pero pasarás a otra tarea al final de los 30 minutos. 

Timeboxing funciona especialmente bien con tareas en curso que requieren atención continua, como respuestas de correo electrónico, revisiones del desempeño empresarial o tareas de limpieza, gestión y organización. 

2. Procesamiento de tareas por lotes

El procesamiento por lotes de tareas es otra estrategia de productividad que requiere agrupar tareas similares. Esto puede reducir la multitarea y aumentar la concentración en una tarea específica. El procesamiento por lotes de tareas puede ser un elemento de bloqueo de tiempo, aunque no tiene por qué serlo. 

Por ejemplo, supongamos que administra las redes sociales de su empresa además de muchas otras responsabilidades. Con el procesamiento por lotes de tareas, reunirías todas las tareas relacionadas con las redes sociales. En ese caso, el lunes durante el tiempo asignado, investigarías palabras clave, diseñarías, programarías publicaciones y escribir blogs de negocios durante la semana en lugar de distribuir esas tareas por separado. 

3. Tematización del día

La tematización del día es una forma avanzada de bloqueo de tiempo. No sólo estás agrupando tareas similares en bloques de tiempo compartidos o relacionados, sino que también estás creando temas para el día. La temática del día funciona especialmente bien a nivel ejecutivo o cuando eres un emprendedor que desempeña muchas funciones dentro de la empresa.

Por ejemplo, con la temática del día, podrías crear un cronograma de la siguiente manera:

• Lunes: Ventas y marketing.
• Martes: redes sociales y divulgación.
• Miércoles: cultura empresarial, productividad, recursos humanos y satisfacción de los empleados
• Jueves: Adquisición de nuevos clientes y análisis FODA.
• Viernes: revisión de contabilidad y finanzas 

¿Cómo empezar con el bloqueo de tiempo?

Para comenzar con el bloqueo del tiempo, piense en cuándo suele ser más productivo durante el día. Para algunas personas, eso es lo primero que hacen en la mañana. Para otros, son las dos horas previas al almuerzo. Y algunas personas trabajan mejor por las tardes. 

Una vez que conozca sus tiempos eficientes personales, siga estos pasos para comenzar a bloquear el tiempo:

1. Identifique el trabajo que necesita completar durante el día o la semana y priorícelo.
2. Abra su calendario y bloquee cualquier reunión programada previamente. Agrúpelos si es posible. 
3. Tenga en cuenta sus momentos más productivos y programe sus tareas prioritarias durante esos momentos. 
4. Reserva tiempo para actividades personales, como el almuerzo o el final de la jornada laboral.
5. Cree bloques de 30 a 60 minutos para el resto de los días y anote las tareas que planea completar, agrupando tareas similares o relacionadas.
6. Dedique tiempo cada día para abordar tareas o interrupciones inesperadas.
7. Configure una alarma o recordatorio al inicio y al final de cada bloque de tiempo para marcar la hora. 

Cada mañana, revisa tu horario del día y los bloques de tiempo designados. Después de cada bloque de tiempo, levántate y estírate durante un minuto, o tómate un descanso de cinco minutos para reiniciar antes de comenzar el siguiente bloque de tiempo. 

Según su primera semana de bloqueo de tiempo, siga ajustando su horario para que coincida con sus tiempos productivos y necesidades laborales. ¡El bloqueo del tiempo no debe ser rígido, se supone que debe adaptarse a tus necesidades cambiantes!

¿Cuáles son las ventajas del bloqueo de tiempo?

Todos hemos intentado hacer cinco cosas simultáneamente y no hemos logrado ninguna. El bloqueo del tiempo es lo contrario. Las ventajas del bloqueo del tiempo incluyen una mayor productividad y concentración. He aquí por qué debería intentar bloquear el tiempo:

1. Enfoque y concentración mejorados

Si te concentras en una tarea a la vez, entonces cada tarea obtendrá tu concentración total. Esto es más relajante para tu cerebro y puede aumentar la creatividad, la innovación y la eficiencia. Terminarás la tarea rápidamente y obtendrás esa satisfacción antes de pasar a la siguiente. 

2. Productividad mejorada

En relación con la concentración y el enfoque, puedes mejorar la productividad prestando total atención a una tarea. Durante los bloques de tiempo, apague su teléfono y las notificaciones para reducir las distracciones. Esto le permite concentrarse en la tarea hasta que se complete o programar bloques de tiempo para realizarla. 

3. Multitarea reducida 

La multitarea es la pesadilla del mundo moderno. Si bien pensamos que la multitarea es más eficiente, las investigaciones han demostrado repetidamente que la El tiempo adicional para cambiar el engranaje mental entre tareas reduce la eficiencia y la concentración.. El bloqueo del tiempo reduce la multitarea, maximizando así la concentración y la productividad. 

4. Eficiencia incrementada

Cuando te concentras en una sola tarea, puedes hacerlo más rápido. ¿Crees que necesitas una hora al día para responder correos electrónicos? Concéntrate en esa tarea exclusivamente sin distraerte con temas relacionados y podrás terminarla en la mitad de tiempo. Al crear bloques de tiempo, podrá priorizar y completar tareas esenciales.  

5. Mejor equilibrio entre el trabajo y la vida

El bloqueo del tiempo también puede explicar el tiempo de inactividad, el descanso y el tiempo en familia. Puede utilizar un bloque de tiempo para programar entrenamientos, comidas semanales con su familia extendida u otras actividades sociales importantes. El bloqueo de tiempo le ayuda a completar más trabajo durante el horario laboral, lo que conduce a un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal. 

Errores comunes que hay que recordar al bloquear el tiempo

El bloqueo de tiempo requiere un ajuste constante. Como ocurre con tantas empresas, el bloqueo del tiempo es un proceso de mejora continua más que un destino final. Aquí hay algunos errores comunes que se deben evitar al bloquear el tiempo:

1. Compromiso excesivo

Intentar programar demasiadas tareas o actividades en un tiempo limitado abrumará tu agenda y hará que sea más difícil cumplir con los bloques de tiempo. En su lugar, intente programar únicamente tareas prioritarias durante la semana, con bloques de tiempo adicionales para los elementos de baja prioridad. 

Mientras tiene una idea de sus necesidades de bloques de tiempo, reserve entre 15 y 30 minutos adicionales para las tareas y redúzcalo a medida que aumente su eficiencia. También puede reducir las reuniones que pueden ocupar una parte importante de la jornada laboral. 

2. Ignorar la flexibilidad

Pueden surgir eventos inesperados o cambios en las prioridades, y es importante tener la capacidad de ajustar el cronograma en consecuencia. Dedique al menos 30 minutos cada día para abordar eventos inesperados o nuevas prioridades, y más tiempo si ocurren con regularidad. 

Con el bloqueo de tiempo, puedes cambiar fácilmente una prioridad por otra si tienes claras las necesidades actuales. Muchas personas también permiten otros 30 minutos de interrupción durante el día.

3. Falta de priorización

La falta de priorización puede significar que usted se concentra y completa tareas de baja prioridad durante sus momentos óptimos de concentración, dejando las actividades más importantes para más adelante durante el día o la semana. Esto puede significar, por ejemplo, que respondió correos electrónicos pero no revisó una propuesta comercial importante. Para evitar este error, haga una lista de prioridades de tareas y desarrolle su agenda en torno a los hitos más importantes y sus mejores momentos de concentración. 

4. No tener en cuenta los descansos

¡Nuestros cerebros y cuerpos necesitan descansos regulares! Es fundamental incluir pausas en el horario de bloqueo horario para descansar y recargar energías. Planifique un descanso de al menos un minuto al final de cada bloque de tiempo y un descanso más largo después de 2 a 4 bloques de tiempo, según la duración estándar. 

Por ejemplo, si utiliza bloques de tiempo de 30 minutos, puede tomar un descanso de un minuto entre cada sesión (lo que significa que tendrá 29 minutos para la siguiente tarea). Luego, después de cuatro cuadras (dos horas), tómate un descanso de 10 minutos para recargar energías, charla con un compañero de trabajo, camina alrededor de la cuadra, toma un trago de agua o una taza de café. Después del siguiente grupo de bloques de tiempo, tómate un descanso más largo para almorzar. 

Con ese horario, al final de la jornada laboral tendrás 7 ½ horas de tiempo productivo y 30 minutos en total para descansos, más el almuerzo. 

5. Subestimar la duración de la tarea

Es importante estimar de manera realista el tiempo necesario para cada tarea al bloquear el tiempo. Piense en cuánto tiempo suele tardar en completarse una tarea y agregue entre un 10% y un 20%. Si completa la tarea más rápido, tómese un descanso adicional o trabaje en una tarea de baja prioridad hasta que comience el siguiente bloque de tiempo. 

Es más probable que sigas con el bloqueo de tiempo si puedes completar las tareas dentro del tiempo asignado que si tienes que dejarlas sin terminar o excederte en el tiempo. 

Optimización de la eficiencia con bloqueo de tiempo

Bloquear el tiempo puede mejorar la concentración, la creatividad y la productividad, para que tengas más tiempo para expandirte y descansar. De planificador de negocios a DAO, las empresas que optimizan el tiempo pueden liberar espacio para mejorar. Asimismo, Doola Books puede ayudar. 

Doola Bookkeeping Services está diseñado para fundadores ocupados como usted, para que no tenga que dedicar todo el día a la contabilidad. Consigue libros de Doola para mejorar la eficiencia contable y centrarse más en su negocio principal. 

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