Costos operativos: lo que necesita saber

Todo propietario de una empresa sabe que los costos operativos son una parte inevitable del funcionamiento de una empresa. Desde salarios hasta servicios públicos, equipos y alquiler, los gastos pueden acumularse rápidamente y consumir sus ganancias. Comprender cómo gestionar estos costos es clave para mantener su negocio a flote y próspero. Ya sea que sea un emprendedor experimentado o recién esté comenzando, siempre hay más que aprender sobre cómo administrar los gastos y mantener sus finanzas en orden. 

¿Cuáles son los costos operativos?

Los costos operativos son los gastos en los que incurre una empresa para mantener sus operaciones funcionando sin problemas. Cualquier gasto que sea necesario para mantener el negocio en funcionamiento en el día a día se considera un costo operativo.

¿Por qué es importante comprender los costos operativos?

Al ser consciente de los gastos asociados con la gestión de un negocio, podrá planificar mejor su estrategias financieras y presupuestar en consecuencia. Conocer los costos operativos también le permite tomar decisiones informadas sobre la inversión en nuevas tecnologías y servicios que pueden ayudar a mejorar sus operaciones y sus resultados. 

Comprender los costos operativos permite a las empresas fijar el precio preciso de sus productos o servicios para seguir siendo competitivos en el mercado sin perder márgenes de beneficio. Al tener un conocimiento preciso de los costos operativos, podrá evaluar mejor el desempeño de su empresa a lo largo del tiempo e identificar áreas en las que puede necesitar recortar o reasignar recursos.

Cómo calcular los costos operativos

Lo primero es identificar todos los gastos que se incluyen en los costos operativos. Esto incluye cosas como alquiler, servicios públicos, salarios, suministros de oficina, equipos y seguros; básicamente, cualquier cosa que mantenga su negocio en funcionamiento.

A continuación, decida el plazo que desea calcular sus costos operativos. Ya sea un mes, un trimestre o un año, asegúrese de respetarlo para poder comparar con precisión los gastos a lo largo del tiempo.

Ahora es el momento de sumar todos esos gastos para el período de tiempo elegido. Puede hacerlo a la antigua usanza con lápiz y papel, una hoja de cálculo o utilizar un software de contabilidad si lo prefiere.

Finalmente, divida sus costos operativos totales para el período por la cantidad de unidades de producción o servicios brindados durante ese mismo período. Esto le dará el costo operativo por unidad.

Revisar sus costos operativos con regularidad puede ayudarlo a identificar áreas donde puede recortar o realizar mejoras, así que no olvide revisarlos de vez en cuando.

Dos componentes de los costos operativos

Los costos operativos constan de dos componentes principales: costos fijos y costos variables.

Costes fijos

Los costos fijos son costos que permanecen constantes independientemente del nivel de producción o ventas. Los ejemplos incluyen alquiler, seguros, pagos de préstamos, depreciación y amortización, impuestos e intereses sobre la deuda. Los costos fijos no cambian con un aumento o disminución en la cantidad de bienes o servicios producidos.

Costos variables

Los costos variables son aquellos que fluctúan según el nivel de actividad de una empresa. Los ejemplos incluyen materias primas, mano de obra directa, suministros de embalaje, combustible y servicios públicos utilizados dentro de los procesos de producción, subcontratistas y otros servicios externos utilizados para proyectos específicos. Los costos variables tienden a aumentar a medida que aumenta la producción, pero disminuirán a medida que disminuye la producción. Por ejemplo, cuando se producen más unidades de un producto hay una mayor necesidad de materias primas para crearlo, mientras que menos unidades requieren menos materias primas.

Tipos de costos operativos

Hay una variedad de gastos en los que incurre una empresa para mantener las luces encendidas y las puertas abiertas en el día a día. Los costos operativos comunes incluyen:

1. Recibos de servicios públicos: Electricidad, agua, gas, recogida de basura.
2. Suministros de oficina: Papel, tinta, tóner, papelería, artículos de limpieza.
3. Tecnología y Equipo: Computadoras, laptops, tabletas, teléfonos, impresoras.
4. Alquiler de oficinas y pagos de arrendamiento: Arrendamiento de espacios de escritorio, alquiler de oficinas o almacenes. 
5. Gastos de seguro: Seguro de responsabilidad para empleados y protección de la propiedad.
6. Honorarios Legales y Contables: Servicios de preparación de impuestos y honorarios de asesoría legal. 
7. Costos de marketing/publicidad: Servicios y campañas de diseño web. 
8. Gastos de transporte: Gastos de combustible para vehículos de reparto y gastos de viaje para viajes de negocios.
9. Salarios y beneficios de los empleados: Pago de salarios y cobertura de seguro médico.
10. Tarifas de licencias y permisos comerciales: Permisos pertinentes para operar el negocio.

Gastos operativos versus gastos de capital

Los gastos de capital (CAPEX) son los gastos en los que incurre una empresa para adquirir, mejorar o mantener sus activos a largo plazo, como edificios, equipos y vehículos. Estos gastos suelen ser mayores que los gastos operativos y se incurren con menos frecuencia. A diferencia de los gastos operativos, los gastos de capital no son deducibles en su totalidad en el año en que se incurren; en cambio, se deprecian con el tiempo y se deducen en porciones a lo largo de la vida útil del activo.

La principal diferencia entre gastos operativos y gastos de capital es el tipo de gasto y cómo se tratan a efectos fiscales. Los gastos operativos se deducen en su totalidad en el año en que se incurren, mientras que los gastos de capital se deprecian con el tiempo. Las empresas deben diferenciar entre los dos tipos de gastos y clasificarlos adecuadamente en sus registros financieros para realizar un seguimiento preciso de su rentabilidad y obligación tributaria.

Costos operativos versus costos generales

Los costos operativos y los costos generales son dos conceptos distintos en los negocios y las finanzas, con diferentes significados e implicaciones para la salud financiera de una empresa. 

Los costos operativos se refieren a los gastos asociados con el funcionamiento continuo de un negocio, como gastos de personal, materias primas, servicios públicos, pagos de alquiler/arrendamiento, primas de seguros, etc. 

Los costos generales, por otro lado, son aquellos compromisos financieros que mantienen una empresa operativa pero que pueden no estar directamente relacionados con los procesos principales de ventas o producción. Ejemplos de costos generales incluyen mantenimiento y reparación del espacio de oficina, honorarios legales o contables, gastos de marketing (diseño de sitios web y publicidad), licencias de software y actualizaciones. 

Gastos operativos versus costos no operativos

Los costos no operativos son gastos que no están directamente relacionados con las operaciones principales del negocio. Estos costos suelen ser únicos o poco frecuentes y es posible que no contribuyan a generar ingresos. Ejemplos de costos no operativos incluyen:

• Gastos por intereses sobre préstamos o deudas.
• Pérdidas por venta de activos.
• Impuestos sobre los ingresos no operativos
• Sanciones o multas
• Donaciones o contribuciones caritativas
• Acuerdos o sentencias legales

Los gastos operativos son necesarios para mantener el negocio en funcionamiento y generar ingresos, mientras que los costos no operativos no están directamente relacionados con las operaciones principales del negocio y pueden no contribuir a la generación de ingresos.

Costos operativos versus gastos de venta, generales y administrativos

SG&A significa gastos de venta, generales y administrativos. Está asociado con actividades necesarias para administrar un negocio, incluido marketing, servicio al cliente, honorarios legales e investigación y desarrollo. 

Los costos operativos afectan directamente la producción de bienes o servicios, mientras que los gastos de venta, generales y administrativos están relacionados con las actividades necesarias para administrar una empresa, como la administración. Por ejemplo, si una empresa necesita crear una nueva línea de productos, incurriría tanto en costos operativos relacionados con la producción del producto en sí como en costos de I+D (investigación y desarrollo) clasificados como gastos de venta, generales y administrativos. Si contrataran personal adicional, eso se clasificaría como un costo operativo ya que está directamente relacionado con la producción. 

Mantener sus costos operativos bajo control

Los costos operativos son una parte necesaria de cualquier negocio, pero administrarlos no tiene por qué ser una tarea que provoque dolores de cabeza. Si vigila atentamente sus gastos y utiliza las herramientas adecuadas, podrá mantener sus finanzas bajo control y mantener unos resultados saludables.

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