Руководство по бухгалтерскому учету и отчетности в Excel

Электронные таблицы могут показаться скучными, но это место, где каждый цент имеет значение, и каждая ячейка содержит потенциал для прибыли! Они могут преобразовать ваши методы учета и бухгалтерской отчетности в понятные процессы, которые открывают прибыльность, как никогда прежде. 

Если вы думаете, что Excel — это просто сетка для ввода данных, подумайте еще раз. Независимо от того, являетесь ли вы опытным бухгалтером или владельцем малого бизнеса, выполняющим несколько функций, освоение Excel может вывести вашу финансовую игру на новый уровень. 

Хотя Excel намного проще и адаптируемее, с ним можно сделать не так уж много. Для всех ваших потребностей в бухгалтерском учете и отчетности doola предлагает как бухгалтерское программное обеспечение и специализированный бухгалтерский сервис.

Это поможет вам автоматизировать ведение финансовой отчетности, например, отслеживать доходы и расходы, а также подготовить книги к подаче налоговых деклараций. Так что, ищете ли вы продвинутый инструмент DIY или вам нужна практическая поддержка, doola поможет вам.

В этом блоге мы подробно рассмотрим инновационные способы использования функций Excel, которые не только упрощают сложные вычисления, но и повышают точность и эффективность ваших финансовых отчетов.

Готовы превратить эти строки и столбцы в полезные идеи? 

Перейдем от электронных таблиц к прибыли!

Бухгалтерия Excel: ваш путь к совершенству

Excel произвел революцию в управлении финансами компаний. Благодаря простому интерфейсу, настраиваемым шаблонам и расширенным формулам он стал популярным инструмент для ведения бухгалтерского учета и отчетности для многих малых и средних предприятий.

Сначала это кажется более простым, но вам все равно нужно будет понять процесс учета в Excel и то, как выполнить каждую задачу. Вам нужно будет настроить счета, провести транзакции и создать отчет о прибылях и убытках с помощью Excel.

Но прежде чем вы решите использовать Excel для бухгалтерских целей, вам нужно будет определить свои бухгалтерские потребности. Это поможет вам понять типы бухгалтерского учета и определить метод, наиболее подходящий для вашего бизнеса.

Бухгалтерия с простой записью

Это самая простая форма ведения учета, где каждая транзакция регистрируется только один раз. Этот метод часто используется малыми предприятиями с небольшим количеством транзакций или индивидуальными предпринимателями, которые хотят упростить все. 

В бухгалтерском учете Excel с простой записью каждый раз, когда деньги поступают в ваш бизнес или покидают его, они регистрируются как положительное (доход) или отрицательное (расход) значение. Это хороший выбор, если у вас небольшой, простой бизнес с небольшим объемом транзакций. 

Двойная бухгалтерия

Двойная бухгалтерия использует более комплексный подход, чем простая бухгалтерия. Она основана на принципе, что каждая транзакция будет иметь две записи — дебетовую и кредитовую. 

В двойной бухгалтерии каждая запись должна быть сбалансирована. Проще говоря, это означает, что если вы сложите все дебеты и кредиты, они должны быть равны друг другу. Поэтому этот метод в основном используют крупные предприятия с большими объемами транзакций. 

Поскольку он более сложен, труден в обслуживании и труден в настройке в Excel, малый бизнес часто избегает его использования. 

Однако, если вы считаете, что ваш бизнес готов к двойной бухгалтерии, лучше всего использовать бухгалтерское программное обеспечение с выделенным бухгалтером от дулы.

Понимание основ бухгалтерского учета в Excel

В Excel создание системы бухгалтерского учета с одной записью подразумевает настройку различных рабочих листов для каждого типа счета. Эти фундаментальные элементы служат основой для точного отслеживания финансовых отчетов вашей компании и принятия обоснованных решений. 

Кстати, doola уже создала для вас эту таблицу Excel, чтобы помочь вам сэкономить время и начать. Вы можете скачать Бухгалтерский лист Doola здесь.

План счетов

План счетов — это категоризированный список всех счетов в ваших книгах. Подумайте о каждом счете как о категории, например, ваши активы, обязательства, капитал, доходы и расходы. Это списки. Каждая транзакция, которую вы записываете, сортируется по одной из этих категорий.

Она служит дорожной картой для организации ваших финансовых транзакций, присваивая каждому счету уникальный код или номер. Эта система позволяет легко идентифицировать и классифицировать различные типы счетов, обеспечивая точность записи финансовых данных.

Главная книга

Главная книга относится к системе учета, которая отслеживает все финансовые транзакции в вашем бизнесе. Думайте о ней как о основе вашего бухгалтерского процесса; каждая транзакция, которая происходит в вашей компании, должна быть зарегистрирована в главной книге. 

Этот метод включает в себя запись двух равных частей для каждой транзакции — дебета и кредита — что поддерживает баланс в общих книгах. Выписка содержит сведения о каждой выполненной вами бизнес-транзакции — дату, описание, сумму и счет.

Справка о доходах

An Справка о доходах (также известный как отчет о прибылях и убытках) измеряет доход, полученный по сравнению с расходами, понесенными за определенный период. Он суммирует прибыльность или убытки, понесенные вашим бизнесом за указанный период времени. 

Вы можете извлечь это из своей Главной книги и выполнить некоторые базовые расчеты, чтобы определить, сколько дохода ваш бизнес заработал и потратил в течение определенного диапазона дат. Это поможет вам определить области, в которых можно реализовать меры по экономии затрат. 

Понимание этих трех основных элементов закладывает прочную основу для эффективного и точного управления повседневными финансами. Однако вам может потребоваться расширить или изменить свой план счетов или главную книгу, чтобы включить дополнительные счета и транзакции.

Одним из основных преимуществ использования Excel является возможность автоматизировать повторяющиеся задачи, такие как создание шаблонов для записей в диаграммах или формирование отчетов на основе информации, введенной в главную книгу.

Создание и организация планов счетов

План счетов — это всеобъемлющий список, который классифицирует все финансовые операции компании по разным счетам. Эти счета представляют различные активы, обязательства, доходы и расходы компании.

Вам нужно перечислить каждый счет, присвоить ему номер и описать счет при обновлении листа. В то время как доход обозначает любой счет, используемый для отслеживания денег, поступающих в ваш бизнес, расход обозначает любой счет, используемый для отслеживания денег, покидающих ваш бизнес.

Вы можете создать план счетов в таблице бухгалтерского учета Excel для обновления и отслеживания ваших финансовых данных. Вы также можете использовать наш пример таблицы Excel с предварительно созданными диаграммами счетов, которые просты в использовании и настраиваются в соответствии с вашими конкретными бизнес-потребностями.

Вы можете заполнить названия счетов на основе этих предложений или отредактировать их в соответствии с требованиями вашего бизнеса. Не забывайте регулярно просматривать и обновлять свой план счетов, чтобы убедиться, что он точно отражает текущее состояние финансов вашего бизнеса.

Управление Главной книгой

Главная бухгалтерская книга — это запись каждой транзакции, проведенной за определенный период, включая все журнальные записи. Она служит центральным хранилищем всех финансовых транзакций и обеспечивает комплексное представление о финансовом состоянии компании.

Главная книга отвечает за регистрацию всех финансовых транзакций, таких как продажи, покупки, расходы и платежи, осуществляемые организацией. Она перечисляет транзакции по дате и включает поставщика, счет, сумму и описание транзакции.

Одним из основных преимуществ использования Excel для управления главной книгой является ее гибкость. Благодаря настраиваемым электронным таблицам и формулам ведение записей может быть упрощено, а человеческие ошибки сведены к минимуму. 

Использование раскрывающихся меню с предопределенными параметрами обеспечивает согласованность ввода данных, делая его менее трудоемким. Вы также получаете легкий доступ к исторической информации, необходимой во время аудита и подачи налоговых деклараций.

Настройка отчета о прибылях и убытках

Поскольку балансы и отчеты о движении денежных средств более сложны, единственное, финансовый отчет вы можете создать и управлять в Excel — это отчет о прибылях и убытках. В нем перечислены доходы, расходы и прибыль компании за отчетный финансовый период. 

Это позволяет вам понять, какой доход получила ваша компания и сколько она потратила на расходы за этот период. Он включает выручку/продажи, себестоимость проданных товаров (COGS), операционные расходы, прочие расходы и чистый доход или чистую прибыль.

Первым шагом в настройке шаблона отчета о прибылях и убытках в Excel является просмотр формата по умолчанию. Это поможет вам понять базовую структуру шаблона и определить, какие разделы требуют изменений. 

По умолчанию отчет о прибылях и убытках включает данные по каждому счету, указанному в плане счетов. Поэтому не забудьте обновить отчет о прибылях и убытках, если вы добавили или удалили счета из плана счетов. 

Поскольку чистый доход рассчитывается на основе всех ежемесячных операций по доходам и расходам, вам нужен новый лист в первый день каждого месяца. Сделайте двенадцать копий оригинального отчета о доходах, по одной на каждый месяц в году, а затем обновите диапазон дат, чтобы отразить ваш текущий период.

Добавление листа для отслеживания счетов-фактур

Каждый раз, когда вы получаете оплату, вам нужно обновить ваши планы счетов и главную книгу. Это будет проще простого, если у вас есть отдельный лист для отслеживания счетов. 

Таким образом, вы можете сделать перекрестные ссылки и избежать ошибок, таких как забывание ввести платежи по счетам или двойной ввод данных. 

Вы можете добавить новый лист в шаблон отчета о прибылях и убытках, а затем скопировать и вставить данные из счета-фактуры в новый лист. 

Разместите вкладку для отслеживания счетов слева от ежемесячных отчетов о прибылях и убытках, чтобы вы могли быстро проверить ее для справки.

Поддержание актуальности ваших книг

Каждый раз, когда ваша компания совершает транзакцию — будь то перемещение денег, наличных или кредита — вам необходимо обновлять планы счетов и классифицировать их в листах главной книги.

Во-первых, вам нужна запись транзакции, которая может быть выпиской по кредитной или банковской карте или квитанцией. Используя эту информацию, вы можете записать и классифицировать транзакцию под соответствующим счетом в столбце Категория. 

Обязательно введите его точно так, как он указан в Плане счетов. Отчет о прибылях и убытках будет использовать введенные вами данные для определения того, как транзакция будет классифицирована.

В дополнение к регулярному вводу данных, крайне важно ежемесячно сверять ваши счета, чтобы убедиться, что все совпадает. Любые расхождения должны быть немедленно расследованы, чтобы можно было исправить любые ошибки.

Использование расширенного учета в Excel 

Excel стал важным инструментом для управления финансовыми данными и создания отчетов. Тем не менее, многие владельцы бизнеса только поверхностно изучают возможности Excel, например, сводные таблицы.

Сводные таблицы — это мощные инструменты для обобщения и анализа больших наборов данных. Они удобны для создания индивидуальных финансовых отчетов, таких как отчеты о прибылях и убытках и балансы. 

Чтобы использовать сводную таблицу, просто выберите набор данных, перейдите на вкладку «Вставка» и нажмите «Обобщить с помощью сводной таблицы». Оттуда вы можете перетаскивать различные поля в строки или столбцы, чтобы организовать данные различными способами.

Одним из главных преимуществ сводных таблиц является то, что они позволяют вам легко фильтровать, сортировать и группировать данные на лету, без необходимости манипулировать ячейками. Это значительно упрощает выявление тенденций или выбросов в ваших финансовых данных.

Кроме того, сводные таблицы также имеют встроенные функции для суммирования значений путем их суммирования, выведения средних значений или подсчета вхождений. Это может сэкономить значительное количество времени по сравнению с ручным вводом формул в отдельные ячейки.

Еще одна расширенная функция Excel, которая может быть полезна бухгалтерам, — это макросы. Макросы — это записанные наборы действий, которые можно воспроизвести в любое время всего несколькими щелчками — как запрограммированный ярлык. 

Эти действия могут варьироваться от простых задач форматирования до сложных вычислений, требующих нескольких шагов. В следующий раз, когда вам понадобится выполнить эту задачу, просто нажмите кнопку макроса, и он автоматически выполнит все шаги за вас за считанные секунды.

Использование бухгалтерских формул Excel

В то время как крупные компании предпочитают использовать цифровые программы для финансового учета, малый бизнес или стартап не могут себе позволить такую ​​роскошь. Однако они могут использовать несколько формул Excel в своем учете или Самостоятельная бухгалтерия для повышения эффективности и точности.

Чтобы создать отчет о прибылях и убытках с помощью Excel, вы можете использовать такие формулы, как СУММЕСЛИ и СЧЁТЕСЛИ, чтобы автоматически рассчитать общий доход, полученный от продаж или услуг, оказанных за определенный период. 

Например, если вы хотите найти общий объем продаж определенной категории товаров за определенный период времени, вы можете использовать формулу СУММЕСЛИ, указав критерии и диапазон ячеек для суммирования.

Формула IF удобна при работе с различными сценариями и результатами, основанными на определенных условиях. Например, вы можете использовать ее для проверки того, соответствуют ли продажи определенным целям, где каждая ячейка представляет собой общий объем продаж для определенной категории продуктов.

Предположим, что в рамках вашего бухгалтерского процесса Excel вам необходимо связать транзакции с одного счета на другой.

Формула ВПР (вертикальный просмотр) значительно упрощает эту задачу, позволяя искать определенные точки данных в столбцах и таблицах.

Кстати, doola уже создала для вас эту таблицу Excel, чтобы помочь вам сэкономить время и начать. Вы можете скачать Бухгалтерский лист Doola здесь.

Вы переросли ведение бухгалтерского учета в Excel самостоятельно? Doola может вам помочь!

По мере роста вашего бизнеса растет и сложность ваших финансовых записей. В конце концов, вы начинаете замечать ограничения и проблемы использования этого метода самостоятельного ведения бухгалтерского учета и отчетности в Excel. К счастью, есть решение – дула.

Начать работу с doola Бухгалтерия, которая может беспрепятственно решать все аспекты бухгалтерского учета по мере роста вашего бизнеса.

Хотите ли вы сэкономить драгоценное время, теряемое при ведении бухгалтерского учета, или перейти на более продвинутую систему двойной записи, мы вам поможем. 

Еще одним преимуществом перехода с Excel на решение для бухгалтерского учета doola является автоматизация. Оно позволяет вам легко отслеживать доходы и расходы, управлять счетами и платежами, сверять банковские счета и многое другое — все в рамках одной централизованной системы.

Это не только сокращает количество ошибок и освобождает ваше время для других важных задач, но и позволяет подготовить ваши книги к годовой отчетности, что упрощает налоговый период.

Переключитесь на doola Бухгалтерия сегодня и почувствуйте разницу в своих финансовых результатах.