Impuestos sobre el trabajo remoto: guía para pagar impuestos como trabajador remoto en EE. UU.

Según Forbes, 32.6 millones de estadounidenses trabajarán de forma remota para 2025 y el 57% de los trabajadores buscarían un nuevo trabajo si su empresa actual dejara de ofrecer trabajo remoto. Si bien la cultura del trabajo remoto tiene sus ventajas como flexibilidad y un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal, conlleva consideraciones fiscales críticas. 

No comprender adecuadamente la presentación de impuestos y las deducciones puede llevar a situaciones en las que termine pagando impuestos dobles o impuestos para dos estados, o que el empleado resida en un estado donde el empleador no había hecho negocios anteriormente. Por lo tanto, comprender sus obligaciones tributarias es crucial, ya sea que sea un profesional independiente o un trabajador remoto en los EE. UU. 

Antes de comenzar, es importante tener en cuenta que esta guía se centra principalmente en el trabajo remoto dentro de los EE. UU. y no cubre la presentación de impuestos mientras se trabaja de forma remota desde fuera del país.

Comprender sus obligaciones tributarias como trabajador remoto en EE. UU.

Ser un trabajador remoto ofrece flexibilidad, pero también agrega una capa de complejidad a su situación fiscal. Puede crear implicaciones fiscales a nivel local y estatal, tanto para el empleado como para el empleador. Estas implicaciones varían según la ubicación física del empleado mientras realiza el trabajo.

Dado que los acuerdos de trabajo remoto pueden fácilmente resultar en que los empleados tengan que presentar declaraciones en varios estados, ofrecemos una descripción general rápida de cómo funcionan las obligaciones tributarias para un trabajador remoto de EE. UU.

Determine si se le considera empleado o contratista

Dos hechos que debes saber: debes determinar si estás trabajando como empleado o contratista. La NCSL reconoce tres categorías de trabajo: remoto a tiempo completo, en la oficina a tiempo completo y remoto híbrido. 

Ahora, si trabaja como empleado, su empleador retiene los impuestos federales sobre la renta y los impuestos del Seguro Social/Medicare de su salario. Entonces, al final del año, recibirá un formulario W-2 para declarar sus ingresos para la declaración de impuestos.

Por otro lado, si lo contratan como contratista independiente, usted es el único responsable de pagar los impuestos sobre el trabajo por cuenta propia (que abarcan las partes del Seguro Social y Medicare del empleador y del empleado), además del impuesto federal sobre la renta. 

En este caso, recibirá un formulario 1099 de sus clientes o plataformas con las que trabaja, declarando sus ganancias a efectos fiscales.

Comprenda los requisitos de impuestos federales para trabajadores remotos

La buena noticia es que su ubicación física generalmente no afecta sus obligaciones tributarias federales. Al IRS no le importa su ubicación siempre que trabaje dentro de los EE. UU. Puede presentar impuestos federales sobre la renta en función de su salario total, independientemente de su lugar de trabajo. 

Los tramos impositivos se aplican de la misma manera que los empleados de oficina, por lo que pagará el mismo impuesto sobre la renta que cualquier otro contribuyente estadounidense con el mismo salario.

Consideraciones clave

Ya sea que sea un contratista que reciba un 1099 o un empleado que reciba un W-2, sus informes de ingresos al IRS y su declaración de impuestos federales siguen siendo los mismos. Si está clasificado como contratista independiente, debe pagar el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia además del impuesto federal sobre la renta. Esto cubrirá las porciones del empleador y del empleado de los impuestos del Seguro Social y Medicare.

La tasa impositiva actual sobre el trabajo por cuenta propia es del 15.3% (12.4% para el Seguro Social y 2.9% para Medicare).

Si trabaja como trabajador remoto por cuenta propia o tiene fuentes de ingresos fuera de su sueldo habitual (como trabajar por cuenta propia), es posible que deba realizar pagos de impuestos estimados durante todo el año para garantizar pagos de impuestos consistentes y evitar multas por pagos insuficientes en ese momento. de presentación de impuestos.

Deducciones estándar y deducciones detalladas

Como trabajador remoto, puede ser elegible para ciertas deducciones fiscales. Alternativamente, puede detallar las deducciones si sus deducciones totales exceden la deducción estándar. Los trabajadores remotos calificados también son elegibles para deducciones específicas por oficina en casa por un espacio dedicado en su hogar para fines laborales.

Recomendamos consultar el oficial. Recursos del IRS para obtener información detallada sobre las deducciones disponibles tanto para empleados como para autónomos.

Mantenimiento de registros y mantenerse actualizado

Mantenga siempre buenos registros de sus ingresos y gastos para una presentación de impuestos precisa. Esto incluye realizar un seguimiento de sus ganancias, gastos comerciales relacionados con su trabajo remoto (Internet, teléfono, suministros, etc.) y cualquier pago de impuestos estimado realizado.

Además, consulte el Actualizaciones del IRS Para obtener pautas y regulaciones tributarias periódicamente, obtenga la información más reciente sobre los requisitos tributarios federales para trabajadores remotos.

Obtenga más información sobre las obligaciones tributarias estatales según la residencia

El IRS no maneja directamente los impuestos estatales sobre la renta. Cada estado tiene sus propias regulaciones de impuestos sobre la renta y su residencia determina qué estado tiene derecho a gravar sus ingresos. El IRS define su residencia en función de su domicilio, que generalmente es el estado donde reside permanentemente.

Mantener un registro de votación, una licencia de conducir o una dirección postal en un estado en particular son algunos de los factores que pueden establecer la residencia.

Los trabajadores remotos que viven en un estado con impuestos sobre la renta generalmente deberán pagar impuestos estatales sobre la renta sobre sus ingresos totales, independientemente de la ubicación de su lugar de trabajo. Por ejemplo, si vive en California (que tiene un impuesto sobre la renta) y trabaja de forma remota para una empresa ubicada en Texas (sin impuesto sobre la renta), aún deberá pagar impuestos estatales sobre la renta a California sobre sus ingresos.

Las personas que trabajan de forma remota en varios estados durante el año tienen una situación fiscal más compleja. Algunos estados pueden tener reglas específicas para activar un requisito de presentación de impuestos en función de la cantidad de tiempo dedicado a trabajar físicamente dentro del estado. 

Por lo tanto, es importante consultar a la autoridad fiscal de su estado o a un profesional fiscal confiable para obtener orientación sobre posibles obligaciones de presentación de impuestos en varios estados. Recomendamos comprobar el directorio oficial de agencias tributarias estatales para encontrar la información relevante para su estado específico.

Dado que las reglas estatales del impuesto sobre la renta varían ampliamente, es fundamental consultar a la autoridad fiscal de su estado de residencia y, potencialmente, de cualquier otro estado en el que trabaje de forma remota durante períodos prolongados para garantizar declaraciones precisas y evitar sanciones.

Presentación de impuestos cuando se trabaja de forma remota en los diferentes estados

Trabajar de forma remota a través de fronteras estatales puede presentar complejidades en lo que respecta a la presentación de impuestos. A continuación, compartimos un recorrido detallado de todas las consideraciones clave que debe tener en cuenta para una presentación de impuestos precisa. Además, recomendamos consultar las fuentes oficiales para mantenerse actualizado con la información más reciente y evitar sanciones.

Estado de domicilio versus impuestos estatales de presencia física

Hay dos formas principales en que funcionan los impuestos estatales sobre la renta: residencia (domicilio) y presencia física.

La tributación basada en la residencia o el domicilio se aplica a todos los ingresos obtenidos por un residente, independientemente de dónde se obtengan. Como se mencionó anteriormente, su estado de residencia generalmente está determinado por su domicilio, que generalmente se considera el estado con su residencia permanente.

Los estados con leyes tributarias basadas en la presencia física gravan los ingresos por el trabajo realizado físicamente dentro del estado, incluso si usted no es residente de ese estado. Estas leyes a menudo tienen umbrales de duración de tiempo específicos que debe pasar trabajando en el estado para activar un requisito de presentación de impuestos.

Navegando por múltiples declaraciones de impuestos estatales debido al trabajo remoto

Si trabaja de forma remota en varios estados durante el año y continúa teletrabajando entre estados varias veces al año, su situación fiscal se vuelve compleja. Es posible que deba presentar declaraciones de impuestos tanto en su estado de residencia como en cualquier estado donde haya trabajado físicamente y cumpla con el umbral de presentación.

En tal caso, dos estados diferentes le gravan los mismos ingresos. Aquí es donde entra en escena el concepto de “acuerdos recíprocos”, que se analiza en la siguiente sección. Sin un acuerdo de este tipo, podría terminar pagando impuestos dos veces sobre los mismos ingresos: una en su estado de residencia y otra en el estado donde trabajó de forma remota.

Cómo los acuerdos recíprocos afectan el lugar donde declara y paga impuestos

Para evitar la doble imposición de los trabajadores remotos, muchos estados tienen acuerdos recíprocos que especifican qué estado puede gravar sus ingresos si trabaja en varios estados incluidos en ese acuerdo.

Los términos específicos de estos acuerdos varían según el estado, pero pueden reducir significativamente sus obligaciones tributarias. Puede reclamar una exención del pago de impuestos al estado donde trabajó físicamente, siempre que cumpla con los requisitos del acuerdo.

El IRS no mantiene una lista central de todos los acuerdos estatales de reciprocidad. Puede encontrar información detallada sobre dichos acuerdos en el sitio web oficial del Departamento de Ingresos o Impuestos de su estado.

Cómo los trabajadores remotos pueden aprovechar los acuerdos de reciprocidad fiscal

Como se mencionó anteriormente, los acuerdos recíprocos son una herramienta valiosa para los trabajadores remotos que trabajan en varios estados. Estos acuerdos actúan como un tratado fiscal entre estados, evitando la doble imposición sobre los ingresos obtenidos por trabajadores remotos que teletrabajan en los EE. UU. Exploremos algunos detalles más sobre estos acuerdos.

Identificación de estados con acuerdos recíprocos

El IRS no tiene un directorio centralizado de acuerdos recíprocos pero tiene un directorio de agencias tributarias estatales, que puede ser un punto de partida confiable para comenzar su búsqueda. Debe consultar el sitio web oficial del Departamento de Impuestos o Ingresos de su estado para obtener la información más confiable y oficial. 

Por otro lado, el auge de la cultura del trabajo remoto ha llevado al surgimiento de muchos software de preparación de impuestos y recursos tributarios en línea que también pueden ofrecer información sobre acuerdos de reciprocidad. 

Sin embargo, recomendamos verificar la exactitud y actualidad de esta información cruzando los detalles con el sitio web oficial de la autoridad tributaria de su estado.

El proceso para reclamar la exención en virtud de estos acuerdos

Antes de profundizar en los detalles de reclamar una exención en virtud de un acuerdo recíproco, es importante tener en cuenta que no todos los estados tienen acuerdos recíprocos. Además, no todos los acuerdos cubren todos los tipos de ingresos.

Los términos y condiciones de los acuerdos de reciprocidad pueden cambiar con el tiempo, por lo que es importante mantenerse actualizado con las leyes tributarias de su estado. Considere buscar ayuda profesional para evitar sanciones y garantizar la precisión en la presentación. 

A continuación, compartimos algunos pasos generales para reclamar la exención bajo acuerdos de reciprocidad entre estados. 

• Revise cuidadosamente los acuerdos de reciprocidad de su estado con otros estados. 

• Busque información, como qué estados tienen el acuerdo de reciprocidad, tipos de ingresos cubiertos por el acuerdo (sueldos, salarios, etc.) y cualquier requisito específico para reclamar la exención, como el ingreso mínimo obtenido o el tiempo dedicado a trabajar en el otro estado. .

• Reúna la documentación necesaria, como prueba de residencia en su estado de origen, recibos de sueldo o declaraciones de ingresos de su empleador por el trabajo realizado en el otro estado, y un formulario de exención completo proporcionado por la autoridad fiscal de su estado.

• Al presentar su declaración de impuestos estatales sobre la renta, siga las instrucciones proporcionadas por su estado para reclamar la exención en virtud de un acuerdo recíproco. 

Consejos esenciales para que los trabajadores remotos reduzcan la carga fiscal estatal

Ahora que tiene una descripción completa de cómo puede declarar impuestos como trabajador remoto en los EE. UU., eche un vistazo rápido a algunos de los consejos de expertos que pueden ayudarlo a reducir sus cargas tributarias.

Dividir el tiempo entre estados sabiamente

Realice un seguimiento de su tiempo en diferentes estados manteniendo registros detallados de los días que trabaja de forma remota en cada estado. Esto le ayudará a determinar sus obligaciones de presentación de impuestos y los posibles beneficios de los acuerdos de reciprocidad. 

Si tiene cierto control sobre su horario y ubicación de trabajo, planifique estratégicamente sus días de trabajo remoto para minimizar la cantidad de días laborales en estados con altos impuestos sobre la renta.

Siempre que sea posible, priorice el trabajo remoto desde su estado de residencia para evitar activar requisitos de presentación en otros estados y potencialmente beneficiarse de las deducciones o créditos fiscales para trabajadores remotos.

Maximizar las deducciones y créditos por trabajo remoto

Si tiene un espacio de trabajo dedicado en su hogar para fines laborales exclusivos, puede solicitar una deducción por oficina en casa. El IRS permite deducciones para una parte de los gastos de su oficina en casa, como el alquiler o los intereses hipotecarios, los servicios públicos y la depreciación de equipos o muebles.

Explorar Otras posibles deducciones relevantes para el trabajo remoto., como costos de Internet, facturas telefónicas, suministros de oficina y cursos de desarrollo profesional. Algunos estados ofrecen deducciones o créditos adicionales específicamente para trabajadores remotos. Investigue el código tributario de su estado para conocer dichas deducciones u obtenga ayuda profesional de asesores tributarios.

Planificación de su residencia para obtener beneficios fiscales

Si tiene claro que trabajar como empleado/contratista remoto es una carrera a largo plazo, considere elegir una residencia después de comprobar sus implicaciones fiscales. Si bien los factores del estilo de vida son esenciales, investigar las tasas del impuesto sobre la renta estatal y la disponibilidad de deducciones o créditos favorables al trabajo remoto en diferentes estados puede ayudarle a desbloquear posibles ahorros fiscales.

Recursos y herramientas profesionales para el cumplimiento tributario del trabajo remoto

Navegar por las complejidades fiscales de un trabajador remoto en EE. UU. puede resultar abrumador. Por lo tanto, recomendamos buscar ayuda de proveedores de consultoría fiscal de renombre, como Doola, para garantizar el cumplimiento y potencialmente ahorrar dinero. 

doola se especializa en consultas fiscales para autónomos, propietarios de empresas en línea, fundadores y formación de entidades comerciales, y puede ayudarle a ahorrar dinero, maximizar las deducciones y simplificar su experiencia fiscal de trabajo remoto.

doola simplifica el proceso de presentación de impuestos para trabajadores remotos al recopilar y administrar documentos relevantes, garantizar la presentación adecuada en todos los estados necesarios y manejar la comunicación con las autoridades fiscales. Nuestro equipo lo ayuda a identificar y reclamar todas las deducciones y créditos aplicables relacionados con su configuración de trabajo remoto, lo que potencialmente reduce su obligación tributaria.

doola proporciona acceso a consultas gratuitas con profesionales de impuestos que se especializan en las implicaciones fiscales del trabajo remoto. Pueden responder sus preguntas, abordar desafíos fiscales específicos y ofrecer estrategias personalizadas para optimizar su situación fiscal. Esto garantiza que usted cumpla con las regulaciones tributarias estatales y federales y que se libere de la carga de navegar por complejos códigos tributarios y requisitos de presentación.

Preguntas frecuentes

¿Cuáles son las obligaciones fiscales clave que deben conocer los trabajadores remotos estadounidenses?

Los trabajadores remotos de EE. UU. deben comprender el impuesto federal sobre la renta sobre todos los ingresos obtenidos, el posible impuesto estatal sobre la renta basado en la residencia y los posibles requisitos de presentación en varios estados si se teletrabaja entre varios estados.

¿Cómo puedo minimizar mis obligaciones tributarias estatales como trabajador remoto?

Para minimizar la carga fiscal estatal como trabajador remoto, concéntrese en trabajar en su estado de residencia, explore las deducciones, como las deducciones por oficina en casa, e investigue acuerdos de reciprocidad para evitar la doble imposición.

¿Qué recursos y herramientas profesionales pueden ayudar a los trabajadores remotos a cumplir con las regulaciones fiscales estatales?

Recomendamos optar por servicios confiables como doola cumplir con las regulaciones tributarias estatales simplificando la presentación, maximizando las deducciones y ofreciendo orientación experta.