Guía para la contabilidad y la teneduría de libros con Excel

Las hojas de cálculo pueden parecer aburridas, pero son un lugar donde cada centavo cuenta y cada celda alberga el potencial de generar ganancias. Pueden transformar tus prácticas contables en procesos claros que impulsan la rentabilidad como nunca antes. 

Si cree que Excel es simplemente una cuadrícula para ingresar datos, piénselo de nuevo. Ya sea que sea un contable experimentado o el propietario de una pequeña empresa que desempeña múltiples funciones, dominar Excel puede mejorar su desempeño financiero. 

Si bien Excel es mucho más simple y adaptable, no hay mucho que puedas hacer con él por tu cuenta. Para todas tus necesidades de contabilidad, doola ofrece ambas Software de contabilidad y un servicio de contabilidad dedicado.

Esto le ayudará a automatizar el mantenimiento de registros financieros, como el seguimiento de ingresos y gastos, y a mantener sus libros listos para la declaración de impuestos. Así que, ya sea que esté buscando una herramienta avanzada para hacerlo usted mismo o necesite ayuda práctica, doola lo tiene cubierto.

En este blog, profundizaremos en formas innovadoras de aprovechar las características de Excel que no solo simplifican cálculos complejos sino que también mejoran la precisión y la eficiencia en sus informes financieros.

¿Está listo para convertir esas filas y columnas en información procesable? 

¡Pasemos de las hojas de cálculo a las ganancias!

Contabilidad en Excel: su viaje hacia la excelencia

Excel ha revolucionado la forma en que las empresas gestionan sus finanzas. Con su interfaz fácil de usar, plantillas personalizables y fórmulas avanzadas, se ha convertido en una herramienta indispensable. herramienta de contabilidad y teneduría de libros para muchas pequeñas y medianas empresas.

Al principio, parece más sencillo, pero aún necesitarás entender el proceso de contabilidad de Excel y cómo completar cada tarea. Deberás configurar cuentas, registrar transacciones y crear tu estado de resultados usando Excel.

Pero antes de decidirse a utilizar Excel para fines contables, deberá identificar sus necesidades contables. Esto le ayudará a comprender los tipos de contabilidad e identificar el método más adecuado para su negocio.

Contabilidad de entrada única

Es la forma más sencilla de llevar registros, en la que cada transacción se registra solo una vez. Este método suele ser utilizado por pequeñas empresas con pocas transacciones o por propietarios únicos que desean simplificar las cosas. 

En la contabilidad de partida única de Excel, cada vez que entra o sale dinero de su empresa, se registra como un valor positivo (ingreso) o negativo (gasto). Es una buena opción si tiene una empresa pequeña y sencilla con un volumen bajo de transacciones. 

Contabilidad de doble entrada

La contabilidad por partida doble adopta un enfoque más integral que la contabilidad por partida simple. Se basa en el principio de que cada transacción tendrá dos asientos: un asiento de débito y un asiento de crédito. 

En la contabilidad por partida doble, cada asiento debe cuadrar. En términos simples, esto significa que si se suman todos los débitos y créditos, deben ser iguales entre sí. Por lo tanto, las empresas más grandes con un alto volumen de transacciones utilizan principalmente este método. 

Dado que es más complejo, difícil de mantener y difícil de configurar en Excel, las pequeñas empresas a menudo lo evitan. 

Sin embargo, si cree que su empresa está preparada para la contabilidad de partida doble, es mejor utilizar Software de contabilidad con un contable dedicado De doola.

Comprender los conceptos básicos de la contabilidad en Excel

En Excel, la creación de un sistema de contabilidad de partida única implica configurar diferentes hojas de cálculo para cada tipo de cuenta. Estos elementos fundamentales sirven como base para realizar un seguimiento preciso de los estados financieros de su empresa y tomar decisiones informadas. 

Por cierto, doola ya creó esta hoja de Excel para que ahorres tiempo y puedas empezar. Puedes... Descargue la hoja de contabilidad de Doola aquí.

Tablas de cuentas

El plan de cuentas es una lista categorizada de todas las cuentas de sus libros. Piense en cada cuenta como una categoría, como sus activos, pasivos, capital, ingresos y gastos. Esta lista. Cada transacción que registre se clasifica en una de estas categorías.

Sirve como una hoja de ruta para organizar sus transacciones financieras al asignar a cada cuenta un código o número único. Este sistema permite una fácil identificación y clasificación de los diferentes tipos de cuentas, asegurando la precisión en el registro de los datos financieros.

Contabilidad General

El libro mayor es el sistema de registro que registra todas las transacciones financieras de su empresa. Piense en él como la columna vertebral de su proceso contable; cada transacción que se produce en su empresa debe registrarse en el libro mayor. 

Este método implica registrar dos partes iguales de cada transacción (débito y crédito), lo que mantiene el equilibrio en los libros contables generales. El estado de cuenta contiene detalles de cada transacción comercial que realiza: la fecha, una descripción, el monto y la cuenta.

Estado de resultados

An estado de resultados (también conocido como estado de resultados) mide los ingresos generados en comparación con los gastos incurridos durante un período específico. Resume la rentabilidad o las pérdidas de su empresa durante un período determinado. 

Puede extraer esta información de su Libro mayor y realizar algunos cálculos básicos para determinar cuántos ingresos ha generado y gastado su empresa en un período de tiempo definido. Esto le ayudará a identificar áreas en las que se podrían implementar medidas de ahorro de costos. 

Comprender estos tres elementos fundamentales establece una base sólida para gestionar las finanzas diarias de manera eficiente y precisa. Sin embargo, es posible que deba ampliar o modificar su plan de cuentas o libro mayor para incluir cuentas y transacciones adicionales.

Una ventaja clave de usar Excel es que puede automatizar tareas repetitivas como crear plantillas para entradas de gráficos o generar informes a partir de información ingresada en un libro mayor.

Creación y organización de planes de cuentas

Un plan de cuentas es una lista completa que clasifica todas las transacciones financieras de una empresa en diferentes cuentas. Estas cuentas representan los distintos activos, pasivos, ingresos y gastos de una empresa.

Debes enumerar cada cuenta, asignarle un número y describirla mientras actualizas la hoja. Mientras que los ingresos designan cualquier cuenta que se use para rastrear el dinero que ingresa a tu negocio, los gastos designan cualquier cuenta que se use para rastrear el dinero que sale de tu negocio.

Puede crear un plan de cuentas en una hoja de cálculo de contabilidad de Excel para actualizar y realizar un seguimiento de sus datos financieros. También puede utilizar nuestra hoja de cálculo de Excel de muestra con gráficos de cuentas prediseñados que son fáciles de usar y personalizar para adaptarse a las necesidades específicas de su negocio.

Puede completar los nombres de sus cuentas según estas sugerencias o editarlos según los requisitos de su empresa. Recuerde revisar y actualizar periódicamente su plan de cuentas para asegurarse de que refleje con precisión el estado actual de las finanzas de su empresa.

Gestión del libro mayor

El libro mayor es un registro de todas las transacciones registradas durante un período, incluidas todas las entradas del diario. Funciona como repositorio central de todas las transacciones financieras y proporciona una visión integral de la salud financiera de una empresa.

El libro mayor es el encargado de registrar todas las transacciones financieras, como ventas, compras, gastos y pagos, que realiza una organización. Enumera las transacciones por fecha e incluye el proveedor, la cuenta, el monto y la descripción de la transacción.

Una de las principales ventajas de utilizar Excel para gestionar el libro mayor es su flexibilidad. Con hojas de cálculo y fórmulas personalizables, el mantenimiento de registros puede resultar más sencillo y, al mismo tiempo, se minimizan los errores humanos. 

El uso de menús desplegables con opciones predefinidas garantiza la coherencia en la entrada de datos y, al mismo tiempo, permite un menor consumo de tiempo. También se obtiene un acceso fácil a la información histórica necesaria durante las auditorías y las declaraciones de impuestos.

Personalización del estado de resultados

Dado que los balances y los estados de flujo de efectivo son más complejos, la única Estado financiero El estado de resultados es una de las formas de generar y administrar los ingresos, los gastos y las ganancias de una empresa durante un período de informe financiero. 

Le permite comprender cuántos ingresos generó su empresa y cuánto gastó en gastos durante ese período. Incluye ingresos/ventas, costo de los bienes vendidos (COGS), gastos operativos, otros gastos y ganancias netas o ganancias netas.

El primer paso para personalizar la plantilla de estado de resultados en Excel es revisar el formato predeterminado. Esto le ayudará a comprender la estructura básica de la plantilla y determinar qué secciones necesitan modificaciones. 

De manera predeterminada, el estado de resultados incluye datos de todas las cuentas que figuran en el plan de cuentas. Por lo tanto, recuerde actualizar el estado de resultados si ha agregado o eliminado cuentas del plan de cuentas. 

Dado que el ingreso neto se calcula a partir de todas las transacciones de ingresos y gastos mensuales, necesita una nueva hoja el primer día de cada mes. Haga doce copias del estado de resultados original, una para cada mes del año y luego actualice el rango de fechas para reflejar el período actual.

Cómo agregar una hoja para realizar el seguimiento de facturas

Cada vez que recibes un pago, debes actualizar tus planes de cuentas y el libro mayor. Esto será muy sencillo si tienes una hoja aparte para llevar un registro de tus facturas. 

De esta manera, puedes hacer referencias cruzadas y evitar errores, como olvidar ingresar pagos de facturas o ingresar datos dos veces. 

Puede agregar una nueva hoja a su plantilla de estado de resultados y luego copiar y pegar los datos de la factura en la nueva hoja. 

Mantenga la pestaña de seguimiento de sus facturas a la izquierda de sus estados de ingresos mensuales para que pueda consultarla rápidamente como referencia.

Manteniendo sus libros actualizados

Cada vez que su empresa realiza una transacción, ya sea que esté moviendo dinero, efectivo o crédito, necesita actualizar los planes de cuentas y categorizarlos en hojas de libro mayor.

En primer lugar, necesita un registro de la transacción, que puede ser un extracto de tarjeta de crédito o bancaria o un recibo. Con esta información, puede registrar y categorizar la transacción en la cuenta correspondiente, en la columna Categoría. 

Asegúrese de escribirlo exactamente como aparece en el plan de cuentas. El estado de resultados utilizará los datos que ingrese para determinar cómo se categorizará la transacción.

Además de ingresar datos regularmente, es fundamental conciliar las cuentas mensualmente para garantizar que todo coincida. Cualquier discrepancia debe investigarse de inmediato para poder corregir los errores.

Aprovechar la contabilidad avanzada en Excel 

Excel se ha convertido en una herramienta esencial para gestionar datos financieros y crear informes. Sin embargo, muchos empresarios apenas están empezando a utilizar Excel en su trabajo, como por ejemplo las tablas dinámicas.

Las tablas dinámicas son herramientas eficaces para resumir y analizar grandes conjuntos de datos. Son útiles para crear informes financieros personalizados, como estados de resultados y balances generales. 

Para utilizar una tabla dinámica, simplemente seleccione su conjunto de datos, vaya a la pestaña “Insertar” y haga clic en “Resumir con tabla dinámica”. Desde allí, puede arrastrar y soltar diferentes campos en filas o columnas para organizar sus datos de diversas maneras.

Una de las principales ventajas de las tablas dinámicas es que permiten filtrar, ordenar y agrupar fácilmente los datos sobre la marcha sin necesidad de manipular las celdas. Esto hace que sea mucho más fácil identificar tendencias o valores atípicos en los datos financieros.

Además, las tablas dinámicas también tienen funciones integradas para resumir valores sumándolos, sacando promedios o contando las ocurrencias. Esto puede ahorrar una cantidad significativa de tiempo en comparación con la introducción manual de fórmulas en celdas individuales.

Otra característica avanzada de Excel que puede resultar útil para los contables son las macros. Las macros son conjuntos de acciones grabadas que se pueden reproducir en cualquier momento con solo unos clics, como un atajo preprogramado. 

Estas acciones pueden ir desde tareas de formato sencillas hasta cálculos complejos que requieren varios pasos. La próxima vez que necesite realizar esa tarea, simplemente haga clic en el botón de macro y completará automáticamente todos los pasos en cuestión de segundos.

Utilización de fórmulas contables de Excel

Si bien las grandes empresas prefieren utilizar programas digitales para la contabilidad financiera, una pequeña empresa o una startup no pueden darse ese lujo. Sin embargo, pueden aprovechar varias fórmulas de Excel en sus procesos de contabilidad o Contabilidad por cuenta propia para aumentar la eficiencia y la precisión.

Para crear un estado de resultados utilizando Excel, puede utilizar fórmulas como SUMAR.SI y CONTAR.SI para calcular automáticamente los ingresos totales obtenidos por las ventas o los servicios prestados durante un período particular. 

Por ejemplo, si desea encontrar las ventas totales de una categoría de producto particular dentro de un período de tiempo determinado, puede utilizar la fórmula SUMAR.SI, especificando los criterios y el rango de celdas que se sumarán.

La fórmula IF es útil cuando se trabaja con diferentes escenarios y resultados en función de ciertas condiciones. Por ejemplo, se puede utilizar para comprobar si las ventas cumplen objetivos específicos, donde cada celda representa las ventas totales de una categoría de producto en particular.

Digamos que, como parte de su proceso de contabilidad en Excel, necesita hacer referencias cruzadas de transacciones de una cuenta a otra.

La fórmula BUSCARV (búsqueda vertical) hace que esta tarea sea mucho más fácil al permitirle buscar puntos de datos específicos dentro de columnas y tablas.

Por cierto, doola ya creó esta hoja de Excel para que ahorres tiempo y puedas empezar. Puedes... Descargue la hoja de contabilidad de Doola aquí.

¿Está superando la capacidad de llevar la contabilidad en Excel por su cuenta? ¡Doola puede ayudarle!

A medida que su empresa crece, también lo hace la complejidad de sus registros financieros. Con el tiempo, comenzará a notar las limitaciones y los desafíos de usar este método de contabilidad y contabilidad de Excel. Afortunadamente, existe una solución: Doola.

Comience con contabilidad, que puede gestionar todos los aspectos de la contabilidad sin problemas a medida que su negocio crece.

Ya sea que desee ahorrar el valioso tiempo perdido en la gestión de sus libros o cambiar a una contabilidad de partida doble más avanzada, lo tenemos cubierto. 

Otro beneficio de cambiar de Excel a la solución de contabilidad de doola es la automatización. Le permite realizar un seguimiento de los ingresos y los gastos, administrar facturas y pagos, conciliar cuentas bancarias y más, todo dentro de un sistema centralizado.

Esto no solo reduce errores y libera su tiempo para otras tareas críticas, sino que también mantiene sus libros listos para la contabilidad de fin de año, haciendo que la temporada de impuestos sea muy sencilla.

Haz el cambio a contabilidad hoy y experimente la diferencia en sus resultados finales.