Vodič za Excel računovodstvo i knjigovodstvo

Proračunske tablice možda izgledaju dosadno, ali to je mjesto gdje se svaki cent računa, a svaka ćelija ima potencijal za zaradu! Oni mogu transformirati vaše računovodstvene i knjigovodstvene prakse u jasne procese koji otključavaju profitabilnost kao nikada prije. 

Ako mislite da je Excel jednostavno mreža za unos podataka, razmislite ponovno. Bez obzira jeste li iskusni knjigovođa ili vlasnik male tvrtke s višestrukim zahtjevima, ovladavanje Excelom može unaprijediti vašu financijsku igru. 

Iako je Excel mnogo jednostavniji i prilagodljiv, toliko toga možete učiniti sami s njim. Za sve vaše knjigovodstvene i računovodstvene potrebe doola nudi oboje knjigovodstveni softver i namjenski knjigovodstveni servis.

To će vam pomoći automatizirati vođenje financijske evidencije, poput praćenja prihoda i rashoda i držati vaše knjige spremnima za podnošenje poreznih prijava. Bez obzira tražite li napredni DIY alat ili trebate praktičnu podršku, doola vas ima.

U ovom blogu duboko ćemo se pozabaviti inovativnim načinima iskorištavanja Excelovih značajki koje ne samo da pojednostavljuju složene izračune, već i povećavaju točnost i učinkovitost vaših financijskih izvješća.

Jeste li spremni te retke i stupce pretvoriti u korisne uvide? 

Prijeđimo s proračunskih tablica na profit!

Excel knjigovodstvo: Vaše putovanje do Excel-ence

Excel je revolucionirao način na koji tvrtke upravljaju svojim financijama. Sa svojim sučeljem jednostavnim za korištenje, prilagodljivim predlošcima i naprednim formulama, postalo je omiljeno knjigovodstveni i računovodstveni alat za mnoga mala i srednja poduzeća.

Isprva se čini jednostavnijim, ali ipak ćete morati razumjeti Excelov računovodstveni proces i kako izvršiti svaki zadatak. Morat ćete postaviti račune, objaviti transakcije i izraditi račun dobiti i gubitka koristeći Excel.

Ali prije nego što odlučite koristiti Excel u računovodstvene svrhe, trebali biste identificirati svoje računovodstvene potrebe. Pomoći će vam da shvatite vrste knjigovodstva i prepoznate metodu koja je najprikladnija za vaše poslovanje.

Jednostavno knjigovodstvo

To je najjednostavniji oblik evidencije, gdje se svaka transakcija bilježi samo jednom. Ovu metodu često koriste male tvrtke s malo transakcija ili samostalni poduzetnici koji žele stvari učiniti jednostavnima. 

U Excel knjigovodstvu s jednim unosom, svaki put kada novac uđe ili izađe iz vaše tvrtke, bilježi se kao pozitivna (prihod) ili negativna (rashod) vrijednost. To je dobar izbor ako vodite malu, jednostavnu tvrtku s malim opsegom transakcija. 

Dvostruko knjigovodstvo

Dvostavno knjigovodstvo ima opsežniji pristup od jednostavnog knjigovodstva. Temelji se na načelu da će svaka transakcija imati dva unosa — dugovni i kreditni unos. 

Kod dvojnog knjigovodstva svaki unos mora biti uravnotežen. Jednostavno rečeno, to znači da ako zbrojite sva dugovanja i kredite, oni bi trebali biti jednaki jedni drugima. Stoga veće tvrtke s velikim obujmom transakcija uglavnom koriste ovu metodu. 

Budući da je složeniji, zahtjevniji za održavanje i težak za postavljanje u Excelu, male tvrtke ga često izbjegavaju. 

Međutim, ako vjerujete da je vaša tvrtka spremna za dvojno knjigovodstvo, najbolje je koristiti računovodstveni softver s namjenskim knjigovođom od doola.

Razumijevanje osnova knjigovodstva u Excelu

U Excelu stvaranje knjigovodstvenog sustava s jednim unosom uključuje postavljanje različitih radnih listova za svaku vrstu računa. Ovi temeljni elementi služe kao temelj za točno praćenje financijskih izvješća vaše tvrtke i donošenje informiranih odluka. 

Btw, doola je već izradila ovaj Excel list za vas kako bi vam pomogla uštedjeti vrijeme i započeti. možete Knjigovodstveni list doola preuzmite ovdje.

Kontne liste

Kontni plan je kategorizirani popis svih računa u vašim knjigama. Zamislite svaki račun kao kategoriju, kao što su vaša imovina, obveze, kapital, prihodi i rashodi. Ovaj popis. Svaka transakcija koju zabilježite razvrstana je u jednu od ovih kategorija.

Služi kao putokaz za organiziranje vaših financijskih transakcija dodjeljivanjem svakom računu jedinstvenog koda ili broja. Ovaj sustav omogućuje jednostavnu identifikaciju i klasifikaciju različitih vrsta računa, osiguravajući točnost u bilježenju financijskih podataka.

Glavna knjiga

Glavna knjiga odnosi se na sustav vođenja evidencije koji prati sve financijske transakcije unutar vašeg poslovanja. Zamislite to kao okosnicu svog računovodstvenog procesa; svaka transakcija koja se dogodi u vašoj tvrtki treba biti evidentirana u glavnoj knjizi. 

Ova metoda uključuje bilježenje dvaju jednakih dijelova za svaku transakciju — dugovanja i kredita — čime se održava ravnoteža u ukupnim knjigama. Izvadak sadrži pojedinosti o svakoj poslovnoj transakciji koju obavite—datum, opis, iznos i račun.

Račun dobiti i gubitka

An račun dobiti i gubitka (također poznat kao izvještaj o dobiti i gubitku) mjeri ostvareni prihod u odnosu na troškove nastale tijekom određenog razdoblja. Sažima profitabilnost ili gubitke vaše tvrtke tijekom naznačenog vremenskog okvira. 

To možete izvući iz svoje glavne knjige i izvršiti neke osnovne izračune kako biste odredili koliko je prihoda vaša tvrtka zaradila i potrošila unutar definiranog datumskog raspona. To će vam pomoći da identificirate područja u kojima bi se mogle implementirati mjere uštede. 

Razumijevanje ova tri temeljna elementa postavlja snažnu osnovu za učinkovito i točno upravljanje svakodnevnim financijama. Međutim, možda ćete morati proširiti ili modificirati svoj kontni plan ili glavnu knjigu kako biste prilagodili dodatne račune i transakcije.

Jedna od ključnih prednosti korištenja programa Excel jest da možete automatizirati zadatke koji se ponavljaju kao što je stvaranje predložaka za unose grafikona ili generiranje izvješća iz informacija unesenih u glavnu knjigu.

Izrada i organiziranje kontnih planova

Kontni plan je sveobuhvatan popis koji kategorizira sve financijske transakcije poduzeća u različite račune. Ovi računi predstavljaju različitu imovinu, obveze, prihode i rashode poduzeća.

Morate navesti svaki račun, dodijeliti mu broj i opisati račun dok ažurirate list. Dok prihod označava bilo koji račun koji se koristi za praćenje novca koji dolazi u vašu tvrtku, rashod označava svaki račun koji se koristi za praćenje novca koji napušta vaše poslovanje.

Možete izraditi kontni plan u Excel računovodstvenoj proračunskoj tablici kako biste ažurirali i pratili svoje financijske podatke. Također možete koristiti našu oglednu Excel proračunsku tablicu s unaprijed izrađenim grafikonima računa koji su jednostavni za korištenje i prilagođeni vašim specifičnim poslovnim potrebama.

Možete ispuniti nazive svojih računa na temelju ovih prijedloga ili ih urediti prema svojim poslovnim zahtjevima. Ne zaboravite redovito pregledavati i ažurirati svoj kontni plan kako biste bili sigurni da točno odražava trenutno stanje vaših poslovnih financija.

Vođenje Glavne knjige

Glavna knjiga je evidencija svake transakcije knjižene tijekom razdoblja, uključujući sve unose u dnevnik. Služi kao središnji repozitorij svih financijskih transakcija i pruža sveobuhvatan pregled financijskog zdravlja tvrtke.

Glavna knjiga je odgovorna za bilježenje svih financijskih transakcija, kao što su prodaja, kupnja, troškovi i plaćanja, koje je izvršila organizacija. Navodi transakcije po datumu i uključuje dobavljača, račun, iznos i opis transakcije.

Jedna od glavnih prednosti korištenja programa Excel za upravljanje glavnom knjigom je njegova fleksibilnost. S proračunskim tablicama i formulama koje se mogu prilagoditi, vođenje evidencije može biti jednostavnije uz smanjenje ljudskih pogrešaka. 

Korištenje padajućih izbornika s unaprijed definiranim opcijama osigurava konzistentnost u unosu podataka, a time i manje vremena. Također imate jednostavan pristup povijesnim informacijama potrebnim tijekom revizija i poreznih prijava.

Prilagođavanje računa dobiti i gubitka

Budući da su bilance i izvješća o novčanom toku složeniji, jedini financijska izjava možete izraditi i upravljati u Excelu je račun dobiti i gubitka. Navodi prihode, rashode i dobit poduzeća za razdoblje financijskog izvještavanja. 

Omogućuje vam da shvatite koliki je prihod vaša tvrtka ostvarila i koliko je potrošila na troškove tijekom tog razdoblja. Uključuje prihod/prodaju, trošak prodane robe (COGS), operativne troškove, ostale troškove i neto prihod ili neto dobit.

Prvi korak u prilagodbi predloška računa dobiti i gubitka u Excelu je pregled zadanog formata. To će vam pomoći da razumijete osnovnu strukturu predloška i odredite koji dijelovi trebaju izmjene. 

Prema zadanim postavkama, izvještaj o dobiti uključuje podatke za svaki račun naveden u kontnom planu. Dakle, ne zaboravite ažurirati račun dobiti i gubitka ako ste dodali ili uklonili račune iz Kontnog plana. 

Budući da se neto prihod izračunava iz svih mjesečnih transakcija prihoda i rashoda, potreban vam je novi list prvog dana svakog mjeseca. Napravite dvanaest kopija izvornog izvješća o dobiti, po jednu za svaki mjesec u godini, a zatim ažurirajte datumski raspon kako bi odražavao vaše trenutno razdoblje.

Dodavanje lista za praćenje faktura

Svaki put kada dobijete plaću, morate ažurirati svoje kontne planove i glavnu knjigu. To će biti jednostavno ako imate zaseban list za praćenje faktura. 

Dakle, možete ga unakrsno upućivati ​​i izbjeći pogreške, poput zaboravljanja unosa plaćanja računa ili dvostrukog unosa podataka. 

Možete dodati novi list u svoj predložak izvješća o prihodu, a zatim kopirati i zalijepiti podatke s fakture u novi list. 

Karticu za praćenje faktura držite lijevo od mjesečnih izvješća o prihodu kako biste je mogli brzo provjeriti za referencu.

Održavanje vaših knjiga ažurnim

Svaki put kada vaša tvrtka izvrši transakciju - bilo da prenosite novac, gotovinu ili kredit - trebate ažurirati kontne planove i kategorizirati ih u tablice glavne knjige.

Prvo vam je potreban zapis o transakciji, što može biti izvod kreditne ili bankovne kartice ili potvrda. Pomoću ovih informacija možete zabilježiti i kategorizirati transakciju pod odgovarajućim Računom u stupcu Kategorija. 

Svakako ga upišite točno onako kako je prikazano u Kontnom planu. Račun dobiti i gubitka koristit će podatke koje unesete kako bi odredio kako će transakcija biti kategorizirana.

Osim redovitog unosa podataka, ključno je mjesečno usklađivati ​​svoje račune kako biste bili sigurni da sve odgovara. Sva odstupanja treba odmah istražiti kako bi se greške mogle ispraviti.

Iskorištavanje naprednog računovodstva u Excelu 

Excel je postao osnovni alat za upravljanje financijskim podacima i izradu izvješća. Ipak, mnogi vlasnici tvrtki tek grebu po površini onoga što Excel može učiniti, poput zaokretnih tablica.

Zaokretne tablice moćni su alati za sažimanje i analizu velikih skupova podataka. Zgodni su za izradu prilagođenih financijskih izvješća, kao što su računi dobiti i gubitka i bilance. 

Da biste koristili zaokretnu tablicu, jednostavno odaberite skup podataka, idite na karticu "Umetni" i kliknite na "Sažeti sa zaokretnom tablicom". Odatle možete povući i ispustiti različita polja u retke ili stupce kako biste svoje podatke organizirali na različite načine.

Jedna od glavnih prednosti zaokretnih tablica jest da vam omogućuju jednostavno filtriranje, sortiranje i grupiranje podataka u hodu bez potrebe za manipulacijom ćelijama. To znatno olakšava prepoznavanje trendova ili odstupanja u vašim financijskim podacima.

Nadalje, zaokretne tablice također imaju ugrađene značajke za sažimanje vrijednosti njihovim zbrajanjem, uzimanjem prosjeka ili brojanjem pojavljivanja. To može uštedjeti značajnu količinu vremena u usporedbi s ručnim unosom formula u pojedinačne ćelije.

Još jedna napredna značajka u Excelu koja može koristiti računovođama su makronaredbe. Makronaredbe su snimljeni skupovi radnji koje se mogu reproducirati u bilo kojem trenutku uz samo nekoliko klikova – poput unaprijed programiranog prečaca. 

Te radnje mogu varirati od jednostavnih zadataka oblikovanja pa sve do složenih izračuna koji zahtijevaju više koraka. Sljedeći put kada budete trebali izvršiti taj zadatak, jednostavno kliknite gumb makronaredbe i on će automatski dovršiti sve korake za vas u nekoliko sekundi.

Korištenje računovodstvenih Excel formula

Dok velike tvrtke radije koriste digitalne programe za financijsko računovodstvo, male tvrtke ili startupi nemaju taj luksuz. Međutim, oni mogu iskoristiti nekoliko Excel formula u svom računovodstvu ili DIY knjigovodstvo za povećanje učinkovitosti i točnosti.

Da biste izradili račun dobiti i gubitka pomoću programa Excel, možete koristiti formule kao što su SUMIF i COUNTIF za automatski izračun ukupnog prihoda ostvarenog prodajom ili uslugama tijekom određenog razdoblja. 

Na primjer, ako želite pronaći ukupnu prodaju za određenu kategoriju proizvoda unutar zadanog vremenskog okvira, možete koristiti formulu SUMIF, specificirajući kriterije i raspon ćelija koje treba zbrojiti.

IF formula je korisna kada se radi o različitim scenarijima i ishodima na temelju određenih uvjeta. Na primjer, možete ga koristiti za provjeru ispunjava li prodaja određene ciljeve, gdje svaka ćelija predstavlja ukupnu prodaju za određenu kategoriju proizvoda.

Recimo da kao dio vašeg knjigovodstvenog procesa u Excelu trebate unakrsno upućivati ​​transakcije s jednog računa na drugi.

Formula VLOOKUP (okomito traženje) čini ovaj zadatak mnogo lakšim dopuštajući vam da tražite određene podatkovne točke unutar stupaca i tablica.

Btw, doola je već izradila ovaj Excel list za vas kako bi vam pomogla uštedjeti vrijeme i započeti. možete Knjigovodstveni list doola preuzmite ovdje.

Prerastate DIY knjigovodstvo u Excelu? doola može pomoći!

Kako vaše poslovanje raste, tako raste i složenost vaše financijske evidencije. Na kraju počinjete primjećivati ​​ograničenja i izazove korištenja ove metode DIY knjigovodstva i računovodstva programa Excel. Srećom, postoji rješenje – doola.

Započnite s doola Knjigovodstvo, koji se može besprijekorno nositi sa svim aspektima knjigovodstva kako vaše poslovanje raste.

Bez obzira želite li uštedjeti dragocjeno vrijeme izgubljeno u vođenju svojih knjiga ili se prebaciti na naprednije dvostruko knjigovodstvo, mi ćemo vas pokriti. 

Još jedna prednost prelaska s Excela na doolino Knjigovodstveno rješenje je automatizacija. Omogućuje vam jednostavno praćenje prihoda i rashoda, upravljanje fakturama i uplatama, usklađivanje bankovnih računa i više – sve unutar jednog centraliziranog sustava.

Ovo ne samo da smanjuje pogreške i oslobađa vaše vrijeme za druge kritične zadatke, već također održava vaše knjige spremnima za računovodstvo na kraju godine, čineći poreznu sezonu laganom.

Prijeđite na doola Knjigovodstvo danas i osjetite razliku u svojoj krajnjoj liniji.