Guide de la comptabilité et de la tenue de livres avec Excel

Les tableurs peuvent paraître ennuyeux, mais c'est un outil où chaque centime compte et où chaque cellule recèle un potentiel de profit ! Ils peuvent transformer vos pratiques comptables en processus clairs qui optimisent votre rentabilité comme jamais auparavant. 

Si vous pensez qu'Excel n'est qu'une grille de saisie de données, détrompez-vous. Que vous soyez un comptable chevronné ou un propriétaire de petite entreprise aux multiples casquettes, la maîtrise d'Excel peut améliorer votre situation financière. 

Bien qu'Excel soit beaucoup plus simple et adaptable, vous ne pouvez pas faire grand-chose avec lui par vous-même. Pour tous vos besoins de comptabilité et de tenue de livres, doola propose les deux logiciel de comptabilité et service de comptabilité dédié.

Cela vous aidera à automatiser la tenue de vos dossiers financiers, comme le suivi des revenus et des dépenses, et à préparer vos comptes pour les déclarations fiscales. Que vous recherchiez un outil de bricolage avancé ou que vous ayez besoin d'une assistance pratique, doola est là pour vous.

Dans ce blog, nous allons approfondir les méthodes innovantes permettant d'exploiter les fonctionnalités d'Excel qui non seulement simplifient les calculs complexes, mais améliorent également la précision et l'efficacité de vos rapports financiers.

Prêt à transformer ces lignes et ces colonnes en informations exploitables ? 

Passons des feuilles de calcul aux profits !

Comptabilité Excel : votre chemin vers l'excellence

Excel a révolutionné la gestion financière des entreprises. Avec son interface intuitive, ses modèles personnalisables et ses formules avancées, il est devenu un outil incontournable. outil de comptabilité et de tenue de livres pour de nombreuses petites et moyennes entreprises.

Au premier abord, cela semble plus simple, mais vous devrez toujours comprendre le processus de comptabilité Excel et savoir comment réaliser chaque tâche. Vous devrez configurer des comptes, comptabiliser des transactions et créer votre compte de résultat à l'aide d'Excel.

Mais avant de décider d'utiliser Excel à des fins comptables, vous devez identifier vos besoins comptables. Cela vous aidera à comprendre les différents types de comptabilité et à identifier la méthode la mieux adaptée à votre entreprise.

Comptabilité en partie unique

Il s'agit de la forme la plus simple de tenue de registres, où chaque transaction n'est enregistrée qu'une seule fois. Cette méthode est souvent utilisée par les petites entreprises ayant peu de transactions ou les propriétaires uniques qui souhaitent garder les choses simples. 

Dans la comptabilité en partie unique d'Excel, chaque fois que de l'argent entre ou sort de votre entreprise, il est enregistré comme une valeur positive (revenu) ou négative (dépense). C'est un bon choix si vous dirigez une petite entreprise simple avec un faible volume de transactions. 

Tenue de livres à double entrée

La comptabilité en partie double adopte une approche plus globale que la comptabilité en partie simple. Elle repose sur le principe selon lequel chaque transaction comporte deux écritures : une écriture de débit et une écriture de crédit. 

Dans la comptabilité en partie double, chaque écriture doit être équilibrée. En termes simples, cela signifie que si vous additionnez tous les débits et crédits, ils doivent être égaux. C'est pourquoi les grandes entreprises ayant des volumes de transactions élevés utilisent principalement cette méthode. 

Comme il est plus complexe, difficile à maintenir et à configurer dans Excel, il est souvent évité par les petites entreprises. 

Cependant, si vous pensez que votre entreprise est prête pour la comptabilité en partie double, il est préférable d'utiliser logiciel de comptabilité avec un comptable dédié de Doola.

Comprendre les bases de la comptabilité Excel

Dans Excel, la création d'un système de comptabilité en partie unique implique la configuration de différentes feuilles de calcul pour chaque type de compte. Ces éléments fondamentaux servent de base au suivi précis des états financiers de votre entreprise et à la prise de décisions éclairées. 

Au fait, Doola a déjà créé cette feuille Excel pour vous aider à gagner du temps et à démarrer. Vous pouvez Téléchargez la feuille de comptabilité de Doola ici.

Plans de comptes

Le plan comptable est une liste catégorisée de tous les comptes de vos livres. Considérez chaque compte comme une catégorie, comme vos actifs, vos passifs, vos capitaux propres, vos revenus et vos dépenses. Cette liste. Chaque transaction que vous enregistrez est classée dans l'une de ces catégories.

Il sert de feuille de route pour organiser vos transactions financières en attribuant à chaque compte un code ou un numéro unique. Ce système permet d'identifier et de classer facilement les différents types de comptes, garantissant ainsi l'exactitude de l'enregistrement des données financières.

Grand Livre Général

Un grand livre général fait référence au système de tenue de registres qui suit toutes les transactions financières au sein de votre entreprise. Considérez-le comme l'épine dorsale de votre processus comptable ; chaque transaction qui se produit dans votre entreprise doit être enregistrée dans le grand livre général. 

Cette méthode consiste à enregistrer deux parties égales pour chaque transaction (débit et crédit), ce qui permet de maintenir l'équilibre dans les comptes généraux. Le relevé contient les détails de chaque transaction commerciale que vous effectuez (la date, une description, le montant et le compte).

Compte de résultat

An compte de résultat (également appelé compte de résultat) mesure les revenus générés par rapport aux dépenses engagées sur une période donnée. Il résume la rentabilité ou les pertes de votre entreprise sur une période donnée. 

Vous pouvez extraire ces données de votre grand livre général et effectuer quelques calculs de base pour déterminer le montant des revenus que votre entreprise a gagnés et dépensés au cours d'une période donnée. Cela vous aidera à identifier les domaines dans lesquels des mesures d'économie pourraient être mises en œuvre. 

La compréhension de ces trois éléments fondamentaux constitue une base solide pour gérer efficacement et avec précision les finances quotidiennes. Cependant, vous devrez peut-être étendre ou modifier votre plan comptable ou votre grand livre général pour prendre en compte des comptes et des transactions supplémentaires.

L’un des principaux avantages de l’utilisation d’Excel est que vous pouvez automatiser des tâches répétitives telles que la création de modèles pour les entrées de graphique ou la génération de rapports à partir d’informations saisies dans un grand livre général.

Créer et organiser des plans comptables

Un plan comptable est une liste complète qui classe toutes les transactions financières d'une entreprise dans différents comptes. Ces comptes représentent les différents actifs, passifs, revenus et dépenses d'une entreprise.

Vous devez répertorier chaque compte, lui attribuer un numéro et le décrire lors de la mise à jour de la feuille. Alors que les revenus désignent tout compte utilisé pour suivre l'argent entrant dans votre entreprise, les dépenses désignent tout compte utilisé pour suivre l'argent sortant de votre entreprise.

Vous pouvez créer un plan comptable dans une feuille de calcul Excel pour mettre à jour et suivre vos données financières. Vous pouvez également utiliser notre exemple de feuille de calcul Excel avec des plans comptables prédéfinis, simples à utiliser et personnalisables pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise.

Vous pouvez renseigner les noms de vos comptes en fonction de ces suggestions ou les modifier en fonction des besoins de votre entreprise. N'oubliez pas de consulter et de mettre à jour régulièrement votre plan comptable pour vous assurer qu'il reflète avec précision l'état actuel des finances de votre entreprise.

Gestion du grand livre général

Le grand livre général est un enregistrement de toutes les transactions enregistrées sur une période donnée, y compris toutes les écritures de journal. Il sert de référentiel central de toutes les transactions financières et offre une vue d'ensemble de la santé financière d'une entreprise.

Le grand livre général est chargé d'enregistrer toutes les transactions financières, telles que les ventes, les achats, les dépenses et les paiements, effectuées par une organisation. Il répertorie les transactions par date et inclut le fournisseur, le compte, le montant et la description de la transaction.

L'un des principaux avantages de l'utilisation d'Excel pour gérer le grand livre général est sa flexibilité. Grâce à des feuilles de calcul et des formules personnalisables, la tenue des registres peut être facilitée tout en minimisant les erreurs humaines. 

L'utilisation de menus déroulants avec des options prédéfinies garantit la cohérence de la saisie des données tout en réduisant la perte de temps. Vous bénéficiez également d'un accès facile aux informations historiques requises lors des audits et des déclarations fiscales.

Personnaliser le compte de résultat

Les bilans et les tableaux de flux de trésorerie étant plus complexes, la seule état financier Le compte de résultat que vous pouvez créer et gérer sur Excel est la liste des revenus, des dépenses et des bénéfices d'une entreprise pour une période de reporting financier. 

Il vous permet de comprendre le montant des revenus générés par votre entreprise et le montant des dépenses qu'elle a engagées au cours de cette période. Il comprend les revenus/ventes, le coût des marchandises vendues (COGS), les dépenses d'exploitation, les autres dépenses et le résultat net ou bénéfice net.

La première étape de la personnalisation du modèle de compte de résultat dans Excel consiste à examiner le format par défaut. Cela vous aidera à comprendre la structure de base du modèle et à déterminer les sections qui nécessitent des modifications. 

Par défaut, le compte de résultat inclut les données de chaque compte répertorié dans le plan comptable. N'oubliez donc pas de mettre à jour le compte de résultat si vous avez ajouté ou supprimé des comptes du plan comptable. 

Le revenu net étant calculé à partir de toutes les transactions mensuelles de revenus et de dépenses, vous devez créer une nouvelle feuille le premier jour de chaque mois. Faites douze copies du compte de résultat original, une pour chaque mois de l'année, puis mettez à jour la plage de dates pour refléter votre période actuelle.

Ajout d'une feuille de suivi des factures

À chaque fois que vous recevez un paiement, vous devez mettre à jour vos plans comptables et votre grand livre. Ce sera un jeu d'enfant si vous disposez d'une feuille séparée pour suivre vos factures. 

Vous pouvez ainsi les référencer de manière croisée et éviter les erreurs, comme oublier de saisir les paiements de factures ou saisir deux fois les données. 

Vous pouvez ajouter une nouvelle feuille à votre modèle de compte de résultat, puis copier et coller les données de la facture dans la nouvelle feuille. 

Gardez l’onglet de votre outil de suivi des factures à gauche de vos relevés de revenus mensuels afin de pouvoir le consulter rapidement pour référence.

Maintenir vos livres à jour

Chaque fois que votre entreprise effectue une transaction (qu'il s'agisse de transfert d'argent, d'espèces ou de crédit), vous devez mettre à jour les plans comptables et les classer dans des feuilles de grand livre général.

Tout d'abord, vous devez disposer d'un enregistrement de la transaction, qui peut être un relevé de carte bancaire ou de crédit ou un reçu. À l'aide de ces informations, vous pouvez enregistrer et classer la transaction sous son compte correspondant dans la colonne Catégorie. 

Assurez-vous de saisir exactement les données telles qu'elles apparaissent dans le plan comptable. Le compte de résultat utilisera les données que vous saisissez pour déterminer la catégorisation de la transaction.

En plus de saisir régulièrement des données, il est essentiel de rapprocher vos comptes chaque mois pour vous assurer que tout concorde. Toute divergence doit être examinée immédiatement afin que les éventuelles erreurs puissent être corrigées.

Exploiter la comptabilité avancée dans Excel 

Excel est devenu un outil indispensable pour gérer les données financières et créer des rapports. Pourtant, de nombreux chefs d'entreprise ne font qu'effleurer la surface de ce qu'Excel peut faire, comme les tableaux croisés dynamiques.

Les tableaux croisés dynamiques sont des outils puissants pour résumer et analyser de grands ensembles de données. Ils sont pratiques pour créer des rapports financiers personnalisés, tels que des comptes de résultat et des bilans. 

Pour utiliser un tableau croisé dynamique, sélectionnez simplement votre ensemble de données, accédez à l'onglet « Insertion » et cliquez sur « Résumer avec un tableau croisé dynamique ». À partir de là, vous pouvez faire glisser et déposer différents champs dans des lignes ou des colonnes pour organiser vos données de différentes manières.

L'un des principaux avantages des tableaux croisés dynamiques est qu'ils vous permettent de filtrer, trier et regrouper facilement vos données à la volée sans avoir à manipuler les cellules. Cela facilite grandement l'identification des tendances ou des valeurs aberrantes dans vos données financières.

De plus, les tableaux croisés dynamiques disposent également de fonctionnalités intégrées permettant de résumer les valeurs en les additionnant, en calculant des moyennes ou en comptant les occurrences. Cela peut permettre de gagner beaucoup de temps par rapport à la saisie manuelle de formules dans des cellules individuelles.

Les macros sont une autre fonctionnalité avancée d’Excel qui peut être utile aux comptables. Les macros sont des ensembles d’actions enregistrées qui peuvent être lues à tout moment en quelques clics, comme un raccourci préprogrammé. 

Ces actions peuvent aller de simples tâches de formatage jusqu'à des calculs complexes qui nécessitent plusieurs étapes. La prochaine fois que vous aurez besoin d'effectuer cette tâche, cliquez simplement sur le bouton macro et toutes les étapes seront automatiquement exécutées en quelques secondes.

Utilisation des formules comptables Excel

Alors que les grandes entreprises préfèrent utiliser des programmes numériques pour la comptabilité financière, une petite entreprise ou une startup n'a pas ce luxe. Cependant, elles peuvent exploiter plusieurs formules Excel dans leur comptabilité ou Comptabilité à faire soi-même pour augmenter l'efficacité et la précision.

Pour créer un compte de résultat à l'aide d'Excel, vous pouvez utiliser des formules telles que SOMME.SI et NB.SI pour calculer automatiquement le total des revenus générés par les ventes ou les services rendus au cours d'une période donnée. 

Par exemple, si vous souhaitez trouver le total des ventes pour une catégorie de produits particulière dans une période donnée, vous pouvez utiliser la formule SOMME.SI, en spécifiant les critères et la plage de cellules à additionner.

La formule IF est pratique pour gérer différents scénarios et résultats en fonction de certaines conditions. Par exemple, vous pouvez l'utiliser pour vérifier si les ventes atteignent des objectifs spécifiques, où chaque cellule représente les ventes totales pour une catégorie de produits particulière.

Disons que dans le cadre de votre processus de comptabilité Excel, vous devez référencer des transactions d'un compte à un autre.

La formule RECHERCHEV (recherche verticale) rend cette tâche beaucoup plus facile en vous permettant de rechercher des points de données spécifiques dans des colonnes et des tableaux.

Au fait, Doola a déjà créé cette feuille Excel pour vous aider à gagner du temps et à démarrer. Vous pouvez Téléchargez la feuille de comptabilité de Doola ici.

Vous ne parvenez plus à tenir votre comptabilité vous-même sur Excel ? Doola peut vous aider !

Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, la complexité de vos dossiers financiers augmente également. Vous commencez à remarquer les limites et les défis liés à l'utilisation de cette méthode de comptabilité et de tenue de livres Excel. Heureusement, il existe une solution : doola.

Commencez aujourd'hui avec doola Comptabilité, qui peut gérer tous les aspects de la comptabilité de manière transparente à mesure que votre entreprise se développe.

Que vous souhaitiez économiser le temps précieux perdu dans la gestion de vos livres ou passer à une comptabilité en partie double plus avancée, nous sommes là pour vous. 

Un autre avantage du passage d'Excel à la solution de comptabilité de Doola est l'automatisation. Elle vous permet de suivre facilement les revenus et les dépenses, de gérer les factures et les paiements, de rapprocher les comptes bancaires et bien plus encore, le tout au sein d'un système centralisé.

Cela réduit non seulement les erreurs et vous libère du temps pour d’autres tâches critiques, mais permet également de garder vos livres prêts pour la comptabilité de fin d’année, ce qui fait de la saison des impôts un jeu d’enfant.

Passez à doola Comptabilité aujourd'hui et constatez la différence dans vos résultats.