Tanul

Nyelv:

101. ülés jegyzőkönyv: Pontos és hasznos feljegyzések készítése

Írta: Alison K Plaut

Közzétéve: 8. december 2023 5 min olvasva

Az ülések jegyzőkönyvei gyakorlati rögzítése annak a döntéshozatalnak és a hivatalos iránymutatásnak, amelyet egy vállalat, LLC vagy vállalkozás elhatároz. Az ülések jegyzőkönyvei kényelmesek az igazgatósági tagok és a társasági tisztségviselők számára a döntéshozatal során. 

Ezenkívül egy további alapvető célt is szolgálnak: a legtöbb esetben jogilag kötelezőek bizonyos üléseken, például az éves igazgatósági üléseken. Olvassa el, hogy megértse, mik az ülések jegyzőkönyvei, és hogyan hatnak az Ön vállalatára vagy szervezetére. 

Mi az ülés jegyzőkönyve?

Az ülések jegyzőkönyvei hivatalos feljegyzések, amelyek egy cég, vállalkozás, szervezet, ill részvényesi gyűlés. A fontosabb döntések, kulcskérdések és viták rögzítésére szolgálnak. A jegyzőkönyv jellemzően tartalmazza az előterjesztett vagy megszavazott indítványokat és a határozathozatal alapján végrehajtandó tevékenységeket is. 

Általában az ülés titkára vagy kijelölt jegyzetelője veszi fel a ülés jegyzőkönyve majd továbbítja azokat az igazgatóságnak vagy a tagoknak. A következő ülésen a testületnek hivatalosan is jóvá kell hagynia a jegyzőkönyvet. 

Miért fontosak az ülések jegyzőkönyvei?

Az ülések jegyzőkönyvei fontosak a döntések és határozatok hivatalos rögzítéséhez. Referenciaként szolgálnak a további intézkedésekhez vagy a vállalati irányvonalhoz. A jegyzőkönyvek a döntések, megfontolások és a hivatalosan elfogadott politikák intézményi emlékeként szolgálnak. Ez elszámoltathatóságot biztosít az igazgatótanács és a legfontosabb érdekelt felek felé, és lehetővé teszi, hogy minden érintett döntéseket hozzon, és átláthatóan nyomon követhesse az előrehaladást.  

Ki a felelős az ülések jegyzőkönyvezéséért?

A legtöbb szervezetben van egy kijelölt személy, például egy titkár vagy jegyzetkészítő, aki felelős az ülések jegyzőkönyvezéséért. Néha a felelősség havonta vagy néhány ülésenként váltakozik az igazgatótanács döntései alapján. 

Hogyan kell rögzíteni az ülés jegyzőkönyvét?

Az értekezletek jegyzőkönyvének rögzítése minden méretű vállalat számára elengedhetetlen lépés. Még egy partnerség is profitálhat a döntések és az irányvonalak hivatalos nyilvántartásából. Íme a sikeres percfelvétel lépései. 

Tervezzen előre

A találkozó megkezdése előtt tervezzen előre és készüljön fel. Az értekezlet elnökének napirendet kell kiküldenie a szervezet működési szerződésében szereplő ütemezés szerint. Ha az ülésvezető és a titkár vagy a jegyzőkönyvvezető közösen alakítják ki a napirendet, akkor az ülés nemcsak átgondolt lesz, hanem a jegyzőkönyvezés is egyszerűbb lesz. Ezután a jegyzõ vagy a titkár használhatja a napirendet a jegyzõkönyv alapjául, és minden napirendi ponthoz feljegyzi a megfelelõ határozatokat vagy a vita összefoglalóját. 

Rögzítse a fontos részleteket

Számos kulcsfontosságú elemet kell tartalmaznia a hatékony ülés jegyzőkönyvének. Ezek:

• A találkozó időpontja és dátuma
• A találkozó helyszíne
• A résztvevők egyértelmű listája
• A testület valamennyi tagja vagy várható résztvevője, aki nem volt jelen
• A megbeszélések összefoglalója
• Részletes állásfoglalás az esetleges döntések megszavazásával
• Műveletelemek vagy következő lépések
• Felvállalt vagy megállapodott tevékenységek
• A választások eredményei
• Elfogadott vagy elutasított indítványok
• Elfogadott határozatok
• Új üzlet

Szerkessze jegyzeteit a találkozó után

A megbeszélés során a jegyzetkészítő további részleteket is feljegyezhet, amelyek nem kerülnek az utolsó percbe. Az értekezlet után fontos szerkeszteni a jegyzeteket, hogy azok tartalmazzanak a legfontosabb pontokat, valamint az összes kulcsfontosságú kérdést és döntést. A napirend ehhez referenciaként szolgálhat. 

Az értekezlet jegyzőkönyvének szerkesztése után a jegyzőkönyvet átnézheti egy csapattaggal, hogy megbizonyosodjon arról, hogy nem hagyott ki pontot, vagy nem tartalmazott felesleges vitát. 

Ossza meg az ülés jegyzőkönyvét

Az ülés jegyzőkönyvének elkészítése után azt ki kell osztania az igazgatósági tagoknak és minden más kulcsfontosságú érdekeltnek, vagy az ülésen résztvevőknek. A vonatkozó döntésektől függően az ülés jegyzőkönyvének bizonyos részeit megoszthatják a vállalat egyes részlegeivel, vagy nyilvánosan megoszthatják más érdekelt felekkel. 

Általában a megbeszélések jegyzőkönyveit e-mailben küldik ki, de egyes szervezetek megoszthatnak egy Google-dokumentumot vagy más felhőalapú dokumentumot, vagy megoszthatják a jegyzőkönyvet egy másik termelékenységi alkalmazásban, például a Trellóban vagy az Asana-ban. 

Fájljon vagy tároljon másolatot 

Alapvető fontosságú, hogy az ülések összes jegyzőkönyvét megfelelően tárolja vagy iktassa a későbbi használatra. A legtöbb cég online tárolja a perceiket a Google Dokumentumokban vagy a OneDrive-ban, de elengedhetetlen a biztonsági mentés. 

Készítsen biztonsági másolatot az összes digitális másolatról, és fontolja meg egy fizikai másolat nyomtatását, amelyet más fontos üzleti dokumentumokkal együtt tárolhat. A vállalati döntéshozatali nyilvántartások védelme érdekében tartson több másolatot biztonságos helyen, például legalább két biztonsági mentési merevlemezen, nyomtatott példányban vagy felhőtárhelyen. 

5 tipp a hatékony percezéshez 

A hatékony percírás művészet. Akár C-céged van, S-corporation vagy LLC, a hatékony jegyzőkönyvezés elvei hasonlóak. Gyakorlattal olyan stratégiát dolgozhat ki, amely a legjobban megfelel az Ön szervezetének és találkozói stílusának. Íme néhány bevált módszer a jegyzetelés hatékonyságának javítására. 

Törekedj arra, hogy objektív legyél

Az ülés jegyzőkönyve nem tartalmazhat személyes véleményt vagy a titkár vagy a jegyzetkészítő szubjektív értékelését az ülésről. Ehelyett az ülés jegyzőkönyvének objektív rögzítést kell tartalmaznia a tárgyalt témákról. 

Ehhez jegyezze fel a végleges határozatokat és a testület által megszavazott határozatok pontos szövegét. Az egyértelmű megoldás nélküli vitás megbeszélések esetében egyszerűen megjegyezheti, hogy volt egy megbeszélés, amelyen különböző álláspontokat osztottak meg, de nem született végleges megoldás. 

Aktívan figyelje és foglalja össze a legfontosabb pontokat

A hatékony ülések jegyzőkönyveinek elkészítéséhez elengedhetetlen, hogy időt szánjon a vezetőségi tagok meghallgatására, észrevételeikre és véleményükre. Ez segíthet a legfontosabb pontok pontos összefoglalásában. Ezenkívül megkérheti az igazgatóságot, hogy ismételje meg a megszavazott témák pontos megfogalmazását, hogy az összes vállalati határozatot pontosan képviselje. 

Használjon világos és tömör nyelvezetet

A világos és tömör nyelvezet megakadályozhatja, hogy az értekezlet jegyzőkönyvei olyan hosszú dokumentumokká váljanak, amelyek túl hosszúak ahhoz, hogy hatékonyak legyenek. A jegyzőkönyv a kulcsfontosságú döntéshozatal referenciája. Ha az érdekelt feleknek sok oldalnyi jegyzetet kell átolvasniuk, a hasznosság nagy része elveszik a terjedelemben. 

A világosság és a tömörség lehetővé teszi, hogy bárki könnyen hivatkozzon döntéseire, állásfoglalásaira és cselekvési pontjaira. 

Rendszerezze a jegyzőkönyvet napirendi pontok szerint

Amikor megkapja az ülés napirendjét, már formázhat egy dokumentumot vagy papírt, amelyet a napirendnek megfelelően jegyzetkészítésre fog használni. Ez hatékonyabbá teheti a jegyzetelést, és könnyebbé teheti a fő napirendi pontokkal kapcsolatos állásfoglalásokra való hivatkozást. 

Lektorálás, mielőtt körözteti őket

Végül ne felejtsen el lefuttatni a helyesírás-ellenőrzést és a nyelvhelyesség-ellenőrzést, és lektorálni az értekezlet jegyzeteit. Néhány elírás nagymértékben megváltoztathatja a jegyzetek jelentését. Emiatt a lektorálás elengedhetetlen az olvashatóság javításához, és csökkenti a félreértésekhez vezethető elírások lehetőségét.

A legjobb támogatás biztosítása cége számára

Legyen szó egyszemélyes LLC-ről vagy nagyvállalatról, a megfelelő csapat összeállítása javíthatja a vállalat hatékonyságát és sikerét. doola segíthet megszervezni vállalkozását valamint biztosítsa a pénzügyi megfelelést és a pontos könyvelést. Ez megkönnyíti a pénzügyi számlák jóváhagyását, és lehetővé teszi, hogy az üzletfejlesztésre és a cselekvési pontokra összpontosítson. 

Vegye igénybe a doola könyvelési szolgáltatásokat– az Önhöz hasonló elfoglalt alapítók számára készült – így több időt tölthet az alaptevékenységével és a cége felépítésével!

GYIK