Bllokimi i kohës: Teknika përfundimtare e menaxhimit të kohës

Imagjinoni të përfundoni punën tuaj herët në shumicën e ditëve dhe të keni më shumë kohë me familjen tuaj. Është e mundur të përmirësohet efikasiteti, edhe për themeluesit e zënë të biznesit. Për të bërë më shumë në më pak kohë, përdorni bllokimin e kohës. 

Çfarë është bllokimi i kohës? Është procesi i ndarjes së kohës tuaj në blloqe specifike për t'u fokusuar në një detyrë të vetme. Përfitimet variojnë nga rritja e produktivitetit deri te fokusimi më i mirë dhe më pak stres. A duhet të përdorni bllokimin e kohës? Lexoni për të kuptuar përfitimet dhe si ta zbatoni atë në mënyrë efektive. 

Çfarë është Bllokimi i Kohës?

Bllokimi i kohës është një teknikë produktiviteti që përfshin ndarjen e orarit tuaj në blloqe kohore të dedikuara për detyra ose aktivitete specifike. Me bllokimin e kohës, do t'ju duhet një kohë më e gjatë, si p.sh. një ditë ose një javë, dhe do ta ndani në segmente më të vogla. 

Për shembull, mund ta ndani ditën tuaj në blloqe kohore 30-minutëshe ose blloqe kohore 2-orëshe. Ose, mund të bëni blloqe të ndryshme kohore gjatë ditës në varësi të gjatësisë së pritshme të detyrave. Ose, mund të përdorni teknikën Pomodoro dhe të vendosni një kohëmatës për 25 minuta të ndjekur nga një pushim prej pesë minutash. 

Si funksionon bllokimi i kohës?

Për të zbatuar bllokimin e kohës, ju caktoni periudha specifike kohore për detyra ose aktivitete të ndryshme gjatë ditës tuaj. Gjatë këtyre blloqeve kohore, ju angazhoheni të punoni vetëm në detyrën e caktuar, duke minimizuar ndërprerjet dhe shpërqendrimet. Për bllokimin e kohës, duhet të ndiqni dy hapa kryesorë:

• Planifikoni vizualisht blloqet kohore në kalendarin tuaj, në mënyrë që puna juaj të mos ndërpritet ose të planifikohet përsëri.
• Gruponi detyra të ngjashme në një bllok të përqendruar kohe.

Përparësitë e kësaj strategjie përqendrohen në rritjen e produktivitetit dhe fokusit. Mund të fikni telefonin ose të heshtni njoftimet në mënyrë që të mos shpërqendroheni gjatë bllokimit të kohës. Një avantazh tjetër është caktimi i prioriteteve, pasi mund të punoni me detyrën më të rëndësishme ose punën e thellë herët gjatë ditës përpara se të kaloni në aktivitete më pak urgjente. 

Truri ynë nuk është krijuar për të mbajtur fokusin intensiv për tetë deri në dhjetë orë në ditë. Hulumtimet sugjerojnë se truri nuk mund të përqendrohet në detyra me fokus të lartë për më shumë se katër orë në ditë. Bllokimi i kohës e shmang këtë duke kërkuar fokus të fortë për një periudhë më të shkurtër kohore. Në fund të çdo blloku kohor, mund të bëni një pushim të shkurtër pesë-minutësh përpara se të kaloni në detyrën tjetër, duke çuar potencialisht në fokus më të mirë. 

Kush duhet të provojë bllokimin e kohës?

Kushdo që shpërqendrohet lehtësisht ose dëshiron të përmirësojë produktivitetin, mund të provojë të bllokojë kohën. Është një mjet praktik për të rritur produktivitetin. Pavarësisht nëse jeni një sipërmarrës, punonjës ose i vetëpunësuar, bllokimi i kohës mund t'ju ndihmojë të bëni më shumë shpejt. Nëse kalendari juaj është i mbushur kryesisht me takime, mund të provoni të bllokoni kohën në çdo periudhë të lirë, duke ndihmuar në përcaktimin e prioriteteve të detyrave kryesore. 

Ekipet e biznesit mund të përfitojnë gjithashtu nga bllokimi i kohës pasi fokusohen në detyrat e përbashkëta gjatë blloqeve të caktuara kohore dhe kalojnë në përgjegjësi individuale në periudha të tjera. 

3 Ndryshime të bllokimit të kohës

Ndërsa koncepti bazë i bllokimit të kohës, siç nënkupton edhe emri, përfshin krijimin e blloqeve të kohës, ka edhe variacione që mund të provoni. Ja se si funksionon secila:

1. Koha Boks

Timeboxing është një variacion i bllokimit të kohës që përdoret shpesh në teknologji, si për shembull në mjedise të shkathët. Timeboxing cakton një kohë maksimale për një aktivitet specifik të quajtur kutia e kohës. Ideja është që puna të zgjerohet për të mbushur kohën e caktuar. Duke krijuar një kuti kohore, ju vendosni një kufi konkret për aktivitetin. Mund ta ndani aktivitetin në një kuti tjetër kohore më vonë nëse nuk është përfunduar.

Për shembull, nëse duhet të rishikoni dhe t'u përgjigjeni emaileve, mund t'i ndani 30 minuta për të. Pas rishikimit 30-minutësh, nëse nuk i keni përfunduar të gjitha përgjigjet, mund të ndani një bllok tjetër 30-minutësh më vonë. Por ju do të kaloni në një detyrë tjetër në fund të 30 minutave. 

Timeboxing funksionon veçanërisht mirë me detyrat e vazhdueshme që kërkojnë vëmendje të vazhdueshme, si përgjigjet me email, rishikimet e performancës së biznesit ose detyrat e pastrimit, menaxhimit dhe organizimit. 

2. Kompletimi i detyrave

Kompletimi i detyrave është një tjetër strategji produktiviteti që kërkon që të gruponi detyra të ngjashme së bashku. Kjo mund të reduktojë shumë detyrat dhe të rrisë fokusin në një detyrë specifike. Grumbullimi i detyrave mund të jetë një element i bllokimit të kohës, megjithëse nuk duhet të jetë. 

Për shembull, supozoni se menaxhoni mediat sociale për kompaninë tuaj përveç shumë përgjegjësive të tjera. Me grupimin e detyrave, ju do të vendosni të gjitha detyrat që lidhen me mediat sociale së bashku. Në këtë rast, të hënën gjatë kohës së caktuar, ju do të hulumtoni fjalë kyçe, dizajn, planifikoni postime dhe shkruani blogje biznesi për javën në vend që t'i shpërndani ato detyra të veçanta. 

3. Tema e ditës

Tematika e ditës është një formë e avancuar e bllokimit të kohës. Jo vetëm që po grumbulloni detyra të ngjashme në blloqe kohore të përbashkëta ose të lidhura, por po ndërtoni tema për ditën. Tematika e ditës funksionon veçanërisht mirë në nivelin ekzekutiv ose kur jeni një sipërmarrës që mban shumë kapele brenda kompanisë.

Për shembull, me temën e ditës, mund të bëni një orar si më poshtë:

• E hënë: Shitjet dhe marketingu
• E martë: Rrjetet sociale dhe komunikimi
• E mërkurë: Kultura e kompanisë, produktiviteti, HR dhe kënaqësia e punonjësve
• E enjte: Blerja e klientëve të rinj dhe analiza SWOT
• E premte: Rishikimi i kontabilitetit dhe financave 

Si të filloni me bllokimin e kohës?

Për të filluar me bllokimin e kohës, mendoni se kur jeni zakonisht më produktiv gjatë ditës. Për disa njerëz, kjo është gjëja e parë në mëngjes. Për të tjerët, janë dy orë para drekës. Dhe disa njerëz punojnë më mirë pasditeve. 

Pasi të dini kohët tuaja personale efikase, ndiqni këto hapa për të filluar bllokimin e kohës:

1. Identifikoni punën që duhet të përfundoni për ditën ose javën dhe jepni përparësi.
2. Hapni kalendarin tuaj dhe bllokoni çdo takim të planifikuar më parë. Grupojini ato së bashku nëse është e mundur. 
3. Shënoni kohët tuaja më produktive dhe planifikoni detyrat tuaja prioritare gjatë atyre kohërave. 
4. Blloko kohën për aktivitete personale, si dreka ose fundi i ditës së punës.
5. Krijoni blloqe 30-60 minuta për pjesën tjetër të ditëve dhe vini re detyrat që planifikoni të përfundoni, duke grupuar së bashku detyra të ngjashme ose të ngjashme.
6. Lini kohë çdo ditë për t'u marrë me detyra ose ndërprerje të papritura.
7. Vendosni një alarm ose rikujtues në fillim dhe në fund të çdo blloku orar për të shënuar orën. 

Çdo mëngjes, shikoni orarin tuaj për ditën dhe blloqet e përcaktuara kohore. Pas çdo blloku kohor, ngrihuni dhe shtrihuni për një minutë ose bëni një pushim pesë-minutësh për ta rivendosur përpara se të filloni bllokun tjetër të kohës. 

Bazuar në javën tuaj të parë të bllokimit të kohës, vazhdoni të rregulloni orarin tuaj për t'u përshtatur me kohën tuaj produktive dhe nevojat tuaja të punës. Bllokimi i kohës nuk supozohet të jetë i ngurtë, ai supozohet të përshtatet me nevojat tuaja në ndryshim!

Cilat janë avantazhet e bllokimit të kohës?

Të gjithë jemi përpjekur të bëjmë pesë gjëra në të njëjtën kohë dhe nuk kemi arritur asnjë. Bllokimi i kohës është e kundërta. Përparësitë e bllokimit të kohës përfshijnë përmirësimin e produktivitetit dhe fokusit. Ja pse duhet të provoni të bllokoni kohën:

1. Përqendrimi dhe përqendrimi i zgjeruar

Nëse përqendroheni në një detyrë në një kohë, atëherë çdo detyrë merr përqendrimin tuaj të plotë. Kjo është më qetësuese për trurin tuaj dhe mund të rrisë kreativitetin, inovacionin dhe efikasitetin. Do ta përfundoni detyrën shpejt dhe do ta merrni atë kënaqësi përpara se të kaloni në detyrën tjetër. 

2. Produktiviteti i përmirësuar

Në lidhje me përqendrimin dhe fokusin, ju mund të përmirësoni produktivitetin duke i kushtuar vëmendje të plotë një detyre. Gjatë bllokimeve kohore, fikni telefonin dhe njoftimet për të reduktuar shpërqendrimin. Kjo ju lejon të përqendroheni në detyrë derisa të përfundojë ose të planifikoni blloqe kohore për ta kryer atë. 

3. Multitasking i reduktuar 

Multitasking është fatkeqësia e botës moderne. Ndërsa ne mendojmë për multitasking si më efikas, hulumtimet kanë treguar në mënyrë të përsëritur se koha shtesë për të zhvendosur ingranazhet mendore midis detyrave redukton efikasitetin dhe fokusin. Bllokimi i kohës redukton kryerjen e shumë detyrave, duke maksimizuar fokusin dhe produktivitetin. 

4. Rritja e Efikasitetit

Kur përqendroheni në një detyrë të vetme, mund ta bëni atë më shpejt. Mendoni se ju duhet një orë në ditë për t'iu përgjigjur emaileve? Përqendrohuni në atë detyrë ekskluzivisht pa u hutuar nga çështjet e lidhura, dhe mund ta bëni atë në gjysmën e kohës. Duke krijuar blloqe kohore, ju jeni më në gjendje të jepni përparësi dhe të përfundoni detyrat thelbësore.  

5. Balancë më e mirë punë-jetë

Bllokimi i kohës mund të llogarisë gjithashtu kohën joproduktive, pushimin dhe kohën e familjes. Ju mund të përdorni një bllok kohor për të planifikuar stërvitje, vakte javore me familjen tuaj të gjerë ose aktivitete të tjera të rëndësishme shoqërore. Bllokimi i kohës ju ndihmon të përfundoni më shumë punë gjatë orarit të punës, duke çuar në një ekuilibër më të mirë punë-jetë. 

Gabime të zakonshme për t'u mbajtur mend me bllokimin e kohës

Bllokimi i kohës kërkon rregullim të vazhdueshëm. Ashtu si me shumë biznese, bllokimi i kohës është një proces i përmirësimit të vazhdueshëm dhe jo një destinacion përfundimtar. Këtu janë disa gabime të zakonshme të bllokimit të kohës për t'u shmangur:

1. Përkushtimi i tepërt

Përpjekja për të planifikuar shumë detyra ose aktivitete në një kohë të kufizuar do ta tejkalojë orarin tuaj dhe do ta bëjë më të vështirë t'i përmbaheni blloqeve kohore. Në vend të kësaj, përpiquni të planifikoni vetëm detyra prioritare gjatë javës, me blloqe kohore shtesë për artikujt me prioritet të ulët. 

Ndërsa po kuptoni nevojat tuaja për bllokimin e kohës, lini 15 deri në 30 minuta shtesë për detyrat dhe zvogëloni atë ndërsa efikasiteti juaj rritet. Ju gjithashtu mund të reduktoni takimet të cilat mund të marrin një pjesë të konsiderueshme të ditës së punës. 

2. Injorimi i fleksibilitetit

Mund të ndodhin ngjarje të papritura ose ndryshime në prioritete dhe është e rëndësishme që të keni aftësinë për të rregulluar orarin në përputhje me rrethanat. Lini të paktën 30 minuta çdo ditë për të trajtuar ngjarje të papritura ose prioritete të reja, dhe më shumë kohë nëse ato janë një dukuri e rregullt. 

Me bllokimin e kohës, mund të ndërroni lehtësisht një prioritet me një tjetër nëse jeni të qartë për nevojat aktuale. Shumë njerëz lejojnë edhe 30 minuta të tjera për ndërprerje gjatë ditës.

3. Mungesa e prioritizimit

Mungesa e prioritizimit mund të nënkuptojë që të përqendroheni dhe të përfundoni detyrat me prioritet të ulët gjatë kohës suaj optimale të fokusimit, duke lënë aktivitete më të rëndësishme për më vonë gjatë ditës ose javës. Kjo mund të nënkuptojë, për shembull, që ju jeni përgjigjur në email por nuk keni arritur të rishikoni një propozim të rëndësishëm biznesi. Për të shmangur këtë gabim, bëni një listë detyrash me prioritete dhe ndërtoni orarin tuaj rreth momenteve më të rëndësishme dhe kohës më të mirë të fokusimit. 

4. Mos llogaritja e ndërprerjeve

Truri dhe trupi ynë kanë nevojë për pushime të rregullta! Është thelbësore të përfshihen pushimet në orarin e bllokimit të kohës për të pushuar dhe për t'u rimbushur. Planifikoni për të paktën një pushim një minutësh në fund të çdo blloku kohor dhe një pushim më të gjatë pas 2-4 blloqeve kohore, në varësi të kohëzgjatjes standarde. 

Për shembull, nëse përdorni blloqe kohore 30-minutëshe, mund të bëni një pushim një minutësh ndërmjet çdo seance (që do të thotë se do të keni 29 minuta për detyrën tjetër). Më pas, pas katër blloqeve (dy orë), bëni një pushim 10-minutësh për t'u rimbushur, bisedoni me një koleg, ecni nëpër bllok, merrni një pije ujë ose një filxhan kafe. Pas grupit tjetër të blloqeve kohore, bëni një pushim më të gjatë për drekë. 

Me atë orar, në fund të ditës së punës, do të keni 7 orë e gjysmë kohë produktive dhe 30 minuta gjithsej për pushime, plus drekën. 

5. Nënvlerësimi i kohëzgjatjes së detyrës

Është e rëndësishme të vlerësohet realisht koha e nevojshme për secilën detyrë kur bllokohet koha. Mendoni se sa kohë duhet zakonisht për të përfunduar një detyrë dhe shtoni 10% në 20%. Nëse e përfundoni detyrën më shpejt, jepini vetes një pushim shtesë ose punoni në një detyrë me prioritet të ulët deri në fillimin e bllokut herën tjetër. 

Ka më shumë gjasa që t'i përmbaheni bllokimit të kohës nëse mund t'i kryeni detyrat brenda kohës së caktuar, sesa nëse duhet t'i lini ato të papërfunduara ose të kaloni me kalimin e kohës. 

Optimizimi i efikasitetit me bllokimin e kohës

Bllokimi i kohës mund të përmirësojë fokusin, kreativitetin dhe produktivitetin, në mënyrë që të keni më shumë kohë për zgjerim dhe pushim. Nga bizneset planifikuese tek DAO, kompanitë që optimizojnë kohën mund të lirojnë hapësirë ​​për përmirësim. Po kështu, Doola Books mund të ndihmojë. 

Shërbimet e Kontabilitetit Doola është krijuar për themelues të zënë si ju, kështu që nuk keni nevojë të shpenzoni gjithë ditën në kontabilitet. Merr libra doola për të përmirësuar efikasitetin e kontabilitetit dhe për t'u fokusuar më shumë në biznesin tuaj kryesor. 

FAQs