Procesverbali i mbledhjes 101: Marrja e shënimeve të sakta dhe të dobishme

Procesverbali i mbledhjes është një procesverbal praktik i vendimmarrjes dhe drejtimit zyrtar që vendos të marrë një korporatë, LLC ose biznes. Procesverbalet e mbledhjeve janë të përshtatshme për anëtarët e bordit dhe zyrtarët e kompanisë për t'u referuar në vendimmarrje. 

Ato shërbejnë gjithashtu për një qëllim thelbësor shtesë: në shumicën e rasteve, ato kërkohen ligjërisht për takime të caktuara si mbledhjet vjetore të bordit. Lexoni më tej për të kuptuar se çfarë janë procesverbalet e takimit dhe si ndikojnë ato në kompaninë ose organizatën tuaj. 

Cilat janë procesverbalet e mbledhjes?

Procesverbalet e mbledhjes janë shënime zyrtare që regjistrojnë një mbledhje të një kompanie, biznesi, organizate ose mbledhja e aksionerëve. Ato shërbejnë për të regjistruar vendimet kryesore, çështjet kryesore dhe diskutimet. Procesverbalet gjithashtu zakonisht përfshijnë çdo mocion të propozuar ose votuar dhe të gjitha aktivitetet që duhet të ndërmerren në bazë të vendimmarrjes. 

Sekretari ose mbajtësi i caktuar i takimit zakonisht merr minutat e mbledhjes dhe më pas ia qarkullon bordit drejtues ose anëtarëve. Gjatë mbledhjes së radhës, bordi duhet të miratojë zyrtarisht procesverbalin. 

Pse janë të rëndësishme procesverbalet e mbledhjeve?

Procesverbali i mbledhjes është i rëndësishëm për të regjistruar zyrtarisht vendimet dhe rezolutat. Ato shërbejnë si referencë për veprime të mëtejshme ose drejtimin e kompanisë. Procesverbalet shërbejnë si një kujtesë institucionale e vendimeve, konsideratave dhe politikave të miratuara zyrtarisht. Kjo siguron llogaridhënie ndaj bordit dhe palëve kryesore të interesuara dhe i lejon të gjithë të përfshirët të referojnë vendimet dhe të ndjekin progresin në mënyrë transparente.  

Kush është përgjegjës për mbajtjen e procesverbaleve të mbledhjes?

Në shumicën e organizatave, ekziston një person i caktuar, si sekretari ose mbajtësi i shënimeve, përgjegjës për mbajtjen e procesverbaleve të takimeve. Ndonjëherë, përgjegjësia mund të rrotullohet çdo muaj ose çdo disa mbledhje bazuar në vendimet e bordit. 

Si të regjistroni procesverbalet e takimit?

Regjistrimi i minutave të takimeve është një hap thelbësor për kompanitë e të gjitha madhësive. Edhe një partneritet mund të përfitojë nga një procesverbal zyrtar i vendimeve dhe drejtimeve. Këtu janë hapat për marrjen e suksesshme të minutave. 

Plani përpara

Para se të fillojë takimi, planifikoni përpara dhe përgatituni. Kryesuesi i takimit duhet të dërgojë një axhendë sipas afatit kohor në marrëveshjen e funksionimit të organizatës. Nëse kryesuesi i mbledhjes dhe sekretari ose procesmbajtësi punojnë së bashku për të krijuar rendin e ditës, mbledhja jo vetëm që do të jetë e menduar mirë, por regjistrimi i procesverbaleve do të jetë më i thjeshtë. Më pas, mbajtësi i shënimeve ose sekretari mund të përdorë rendin e ditës si bazë për procesverbalin dhe të shënojë vendimet përkatëse ose një përmbledhje diskutimi nën secilën pikë të rendit të ditës. 

Regjistroni detaje të rëndësishme

Ekzistojnë disa elementë kyç që duhet të përfshijnë procesverbalet efektive të takimit. Këto janë:

  • Ora dhe data e takimit
  • Vendndodhja e takimit
  • Një listë e qartë e pjesëmarrësve
  • Të gjithë anëtarët e bordit ose të pranishmit e pritur që mungonin
  • Një përmbledhje e diskutimeve
  • Një rezolutë e detajuar me votim për çdo vendim
  • Artikujt e veprimit ose hapat e mëtejshëm
  • Aktivitetet e ndërmarra ose për të cilat është rënë dakord
  • Rezultatet e zgjedhjeve
  • Mocionet e pranuara ose të refuzuara
  • Rezolutat e miratuara
  • Biznes i ri

Redaktoni shënimet tuaja pas takimit

Gjatë takimit, mbajtësi i shënimeve mund të bëjë shënime për detajet shtesë që nuk përfundojnë në minutat e fundit. Pas takimit, është e rëndësishme të redaktoni shënimet tuaja për të përfshirë pikat më të rëndësishme dhe të gjitha çështjet dhe vendimet kryesore. Rendi i ditës mund të shërbejë si referencë për këtë. 

Pas redaktimit të procesverbalit të takimit, mund t'i rishikoni procesverbalet nga një anëtar i ekipit për t'u siguruar që nuk keni humbur asnjë pikë ose përfshini një diskutim të panevojshëm. 

Ndani procesverbalet e takimit

Pasi të përgatitet procesverbali i mbledhjes, ju duhet t'ua shpërndani ato anëtarëve të bordit dhe çdo aktori tjetër kyç, ose atyre të përfshirë në mbledhje. Në varësi të vendimeve përkatëse, pjesë të caktuara të procesverbalit të takimit mund të ndahen me departamente specifike të kompanisë ose të ndahen publikisht me palët e tjera të interesuara. 

Normalisht, minutat e takimit dërgohen me email, por disa organizata mund të ndajnë një Google Doc ose dokument tjetër të bazuar në renë kompjuterike ose të ndajnë minutat brenda një aplikacioni tjetër produktiviteti si Trello ose Asana. 

Skedari ose ruaj një kopje 

Është thelbësore që të ruhen ose depozitohen siç duhet të gjitha procesverbalet e takimit për referencë në të ardhmen. Shumica e kompanive i ruajnë minutat e tyre në internet në Google Docs ose OneDrive, por të kesh një kopje rezervë është thelbësore. 

Bëni një kopje rezervë të të gjitha kopjeve dixhitale dhe merrni parasysh të printoni një kopje fizike për ta ruajtur me dokumente të tjera kryesore të biznesit. Për të mbrojtur të dhënat e vendimmarrjes së kompanisë, mbani kopje të shumta në vende të sigurta, si p.sh. në të paktën dy disqe të ngurtë rezervë, në kopje fizike ose në hapësirën ruajtëse në renë kompjuterike. 

5 Këshilla për Minuta Efektive 

Minutarizimi efektiv është diçka si art. Nëse keni një korporatë C, S-corporation, ose LLC, parimet e marrjes së minutave efektive janë të ngjashme. Me praktikë, ju do të zhvilloni një strategji që funksionon më mirë për organizatën tuaj dhe stilin e takimit. Këtu janë disa praktika më të mira për të përmirësuar efikasitetin e marrjes së shënimeve. 

Përpiqu të jesh objektiv

Procesverbali i mbledhjes nuk duhet të përcjellë opinione personale apo vlerësime subjektive të mbledhjes nga sekretari ose mbajtësi i shënimeve. Në vend të kësaj, procesverbali i takimit duhet të jetë një regjistrim objektiv i çdo teme të mbuluar. 

Për këtë, vini re çdo vendim përfundimtar dhe formulimin e saktë të çdo rezolute që është votuar nga bordi. Për diskutime të diskutueshme pa një zgjidhje të qartë, ju thjesht mund të vini re se ka pasur një diskutim me pikëpamje të ndryshme të përbashkëta, por nuk u arrit një zgjidhje përfundimtare. 

Dëgjoni dhe përmblidhni në mënyrë aktive pikat kryesore

Për të mbajtur efektivisht procesverbalet e mbledhjeve, është thelbësore të merrni kohë për të dëgjuar anëtarët e bordit, pikat e tyre dhe mendimet e tyre. Kjo mund të ndihmojë në përmbledhjen e saktë të pikave kryesore. Për më tepër, merrni parasysh t'i kërkoni bordit të përsërisë formulimin e saktë të çdo teme të votuar për të përfaqësuar me saktësi të gjitha rezolutat e kompanisë. 

Përdorni gjuhë të qartë dhe koncize

Gjuha e qartë dhe koncize mund të parandalojë që procesverbali i takimit të bëhet dokumente të gjata që janë shumë të gjata për të qenë efektive. Procesverbalet janë referencë e vendimmarrjes kryesore. Nëse palët e interesuara duhet të lexojnë shumë faqe shënimesh, shumica e kësaj dobie humbet në gjatësi. 

Qartësia dhe konciziteti i lejojnë kujtdo që të referojë lehtësisht vendimet, rezolutat dhe pikat e veprimit. 

Organizimi i procesverbaleve sipas pikave të rendit të ditës

Kur të merrni axhendën e takimit, tashmë mund të formatoni një dokument ose letër që do të përdorni për të mbajtur shënime sipas axhendës. Kjo mund ta bëjë mbajtjen e shënimeve më efikase dhe ta bëjë më të lehtë referimin e rezolucioneve për pikat kyçe të rendit të ditës. 

Korrigjoni para se t'i qarkulloni

Së fundi, mos harroni të bëni një kontroll drejtshkrimi dhe kontrolli gramatikor dhe të korrigjoni shënimet e takimit. Disa gabime shtypi mund të ndryshojnë shumë kuptimin e shënimeve. Për këtë arsye, korrigjimi është thelbësor për të përmirësuar lexueshmërinë dhe për të zvogëluar mundësinë e gabimeve shkrimore që mund të çojnë në keqkuptime.

Sigurimi i mbështetjes më të mirë për kompaninë tuaj

Pavarësisht nëse keni një LLC me një anëtarë ose një korporatë të madhe të themeluar, mbledhja e ekipit të duhur rreth jush mund të përmirësojë efikasitetin dhe suksesin e kompanisë. doola mund të ndihmojë organizoni biznesin tuaj dhe të sigurojë pajtueshmërinë financiare dhe mbajtjen e saktë të kontabilitetit. Kjo do ta bëjë më të lehtë miratimin e llogarive financiare dhe do t'ju lejojë të përqendroheni në zhvillimin e biznesit dhe pikat e veprimit. 

Merrni shërbime të kontabilitetit doola—projektuar për themelues të zënë si ju—që të mund të shpenzoni më shumë kohë duke u fokusuar në biznesin tuaj kryesor dhe në ndërtimin e kompanisë suaj!

FAQs

Sa duhet të jetë i detajuar procesverbali i mbledhjes?

Procesverbali i mbledhjes duhet të mbulojë të gjitha pikat kryesore të mbledhjes dhe çdo vendim të rëndësishëm. Ata nuk kanë nevojë të detajojnë çdo vendim apo diskutim që ka ndodhur në takim. 

A kërkohen gjithmonë procesverbalet e takimit?

Nëse procesverbali i mbledhjes kërkohet gjithmonë varet nga natyra e takimit, vendndodhja e biznesit dhe subjekti ligjor i biznesit. Disa lloje biznesesh, si korporatat dhe SH.PK-të, duhet të mbajnë një procesverbal në formën e procesverbaleve të të gjitha takimeve zyrtare.

A mund të përdoren procesverbalet e takimit për vlerësimin e performancës?

Po, mund të marrësh minuta gjatë një rishikimi të performancës. Megjithatë, kjo në përgjithësi nuk kërkohet. 

A mund të përdoret procesverbali i mbledhjes si provë?

Po, procesverbali i mbledhjes mund të përdoret si provë. Pasi të pranohen, ato konsiderohen si procesverbal zyrtar i mbledhjes së bordit dhe mund të përdoren si provë. 

Sa shpejt duhet të qarkullohet procesverbali i mbledhjes pas mbledhjes?

Politikat e organizatës ndryshojnë në atë se sa shpejt duhet të qarkullojnë procesverbalet e takimit. Për mbledhjet e përgjithshme, procesverbali mund të qarkullohet në mënyrë ideale brenda 48 orëve ose të paktën brenda një jave. 

Faqja e internetit e doola është vetëm për qëllime informacioni të përgjithshëm dhe nuk ofron këshilla zyrtare ligjore ose tatimore. Për këshilla tatimore ose ligjore, ne jemi të lumtur t'ju lidhim me një profesionist në rrjetin tonë! Ju lutemi shikoni tonën Kushtet Politika e privatësisë. Faleminderit dhe ju lutemi mos hezitoni të kontaktoni me çdo pyetje.

Filloni biznesin tuaj të ëndrrave dhe mbajeni atë 100% në përputhje

Kthejeni idenë tuaj të ëndrrave në biznesin tuaj të ëndrrave.