Udhëzuesi i plotë për mbajtjen e kontabilitetit jofitimprurës: 6 hapa thelbësorë për sukses

Le të mos e quajmë sheqer: të gjithë i kemi parë ato tituj për një OJQ që keqpërdor fondet ose, më keq, akuzohet për mashtrim të plotë. Ju ndoshta keni menduar, "Këta nuk mund të jemi kurrë ne" por këtu është gjëja: gabimet me paratë – edhe ato të pafajshme – mund të ndodhin shpejt. 

Sa herë që financat hyjnë në lojë, ka një qendër të vëmendjes. Dhe kur drejtoni një OJQ, ai qendër e vëmendjes mund të duket më shumë si një xham zmadhues, ku të gjithë, nga donatorët e deri te publiku (dhe po, media) shikojnë çdo lëvizje tuajën.

Dhe aksionet janë gjithmonë më të larta në rastin tuaj, sepse nuk janë paratë tuaja. I përket njerëzve që besuan në kauzën tuaj sa për t'ju besuar paratë e tyre të fituara me vështirësi. 

Dhe ne të gjithë e dimë se besimi mund të jetë i brishtë. Një lëvizje e gabuar, dhe befas, gjithë ai vullnet i mirë kthehet në dyshim.

Edhe nëse jeni 100% etik, kontabiliteti i dobët mund t'ju bëjë të dukeni në hije. Gjërat e vogla, si faturat e humbura ose librat e çekuilibruar, mund të shkaktojnë probleme shumë më të mëdha nëse lihen të pakontrolluara. Dhe ju bëni nuk dëshironi të jeni në një situatë ku dikush po vë në dyshim integritetin tuaj për shkak të një gabimi në tabelë.

Në doola, ne punojmë me biznese të vogla dhe OJQ gjatë gjithë kohës, dhe nëse dimë një gjë, është se mbajtja në rregull e shtëpisë tuaj financiare është e panegociueshme. 

I racionalizuar, kontabiliteti i pagabueshëm nuk ka të bëjë vetëm me qëndrimin në përputhje; ka të bëjë me mbrojtjen e besimit që donatorët tuaj kanë tek ju.

Ky udhëzues do t'ju përcjellë hapat që duhet të ndërmerrni për t'i rregulluar librat dhe për t'i mbajtur ato në atë mënyrë. Le të zhytemi dhe të sigurohemi që financat tuaja të jenë po aq të kopjuara sa misioni juaj.

6 hapa për të mbajtur nën kontroll librat e organizatave jofitimprurëse

Me këto disa hapa të thjeshtë, mund të merrni kontrollin e librave të organizatës suaj jofitimprurëse dhe të siguroheni që gjithçka të funksionojë pa probleme — pa shtuar stres në pjatën tuaj tashmë të mbushur. 

Hapi 1. Kuptoni bazat e kontabilitetit jofitimprurës

Para se të hidheni në ndonjë sistemi i kontabilitetit, është thelbësore të kuptoni kornizën unike që veprojnë organizatat jofitimprurëse. Ndryshe nga bizneset fitimprurëse, ku fokusi është në gjenerimin e fitimeve, organizatat jofitimprurëse i japin përparësi llogaridhënies – duke u siguruar që çdo dollar të përdoret siç synohet nga donatorët për të mbështetur misionin tuaj.

Në zemër të kontabilitetit jofitimprurës është kontabiliteti i fondeve, që do të thotë të gjurmoni saktësisht se nga vijnë paratë tuaja dhe si shpenzohen ato. Dy pasqyra financiare thelbësore drejtojnë këtë proces:

👉 Deklarata e Pozicionit Financiar (i ngjashëm me një bilanc), i cili gjurmon aktivet dhe detyrimet tuaja.

👉 Deklarata e Aktiviteteve, i cili zbërthen të ardhurat, shpenzimet dhe aktivet tuaja neto - duke treguar se çfarë ka mbetur pas llogaritjes së të gjitha kostove.

Këto deklarata janë shtylla kurrizore e shëndetit financiar të organizatës suaj jofitimprurëse dhe luajnë një rol kyç në ruajtjen e transparencës me donatorët dhe palët e interesuara.

Mbani gjithmonë parasysh këtë: Kuptimi i këtyre bazave është thelbësor sepse gjithçka tjetër bazohet mbi këtë bazë. Nëse nuk jeni të qartë për këto raporte kryesore ose se si funksionon kontabiliteti i fondeve, pjesa tjetër e procesit të kontabilitetit mund të bëhet një rrëmujë e ngatërruar. Pra, gjërat e para së pari: njihuni me mënyrën se si organizohen dhe raportohen financat jofitimprurëse.

Hapi 2. Zgjidhni softuerin e duhur të kontabilitetit

Tani që keni një zotërim të fortë të kontabilitetit jofitimprurës, hapi tjetër është zgjedhja e mjeteve të duhura për t'ju ndihmuar të menaxhoni librat tuaj në mënyrë efektive. Zgjedhja e softuerit të duhur është thelbësore për ruajtjen e saktësisë, transparencës dhe pajtueshmërisë. Pa një sistem të fortë të vendosur, ka të ngjarë të hasni pasaktësi të të dhënave që mund të çojnë në keqraportime, vendime të dobëta financiare dhe madje edhe probleme ligjore. 

Softueri që zgjidhni shërben si bazë për çdo gjë tjetër – pa mjetin e duhur, menaxhimi i pjesës tjetër të aktiviteteve financiare të jofitimprurëse tuaj bëhet shumë më i vështirë.

Softueri më i mirë i kontabilitetit jofitimprurës duhet të bëjë më shumë sesa thjesht të gjurmojë të ardhurat dhe shpenzimet. Ajo duhet të jetë në gjendje të trajtojë sfidat unike me të cilat përballen organizatat jofitimprurëse, si menaxhimi i fondeve të kufizuara dhe gjurmimi i donacioneve. Ja çfarë duhet të kërkoni:

✅️ Kontabiliteti i fondeve: Meqenëse organizatat jofitimprurëse mbështeten në rrjedha të shumta të të ardhurave - si donacionet, grantet dhe detyrimet e anëtarësimit - ju keni nevojë për softuer që mund t'i gjurmojë këto veçmas. Kontabiliteti i fondeve siguron që paratë e përcaktuara për programe ose qëllime specifike të përdoren sipas synimit.

✅️ Ndjekja e granteve dhe donacioneve: Shumë organizata jofitimprurëse marrin donacione të kufizuara (fondet e destinuara për projekte specifike) dhe donacione të pakufizuara (fondet që mund të përdoren për operacione të përgjithshme). Softueri juaj duhet t'ju lejojë të gjurmoni dhe raportoni me lehtësi për të dy llojet, duke siguruar që fondet e donatorëve të përdoren siç duhet.

✅️ Raportimi: Kërkoni softuer që gjeneron raportet financiare të kërkuara nga rregulloret jofitimprurëse. Kjo përfshin pasqyrat e pozicionit financiar, aktiviteteve dhe fluksit të parasë. Këto raporte ndihmojnë në ruajtjen e transparencës me bordin tuaj dhe donatorët, duke siguruar që të gjithë të dinë se si po përdoren fondet.

✅️ Përputhshmëri: Kontabiliteti jofitimprurës vjen me grupin e vet të rregullave dhe rregulloreve. Softueri i duhur do të ndihmojë në sigurimin e pajtueshmërisë me kërkesat e IRS (si Formulari 990) dhe standardet e tjera të raportimit, duke reduktuar rrezikun e ndëshkimeve ose auditimeve.

✅️ Lehtësia e përdorimit dhe shkallëzueshmëria: Softueri duhet të jetë i përshtatshëm për përdoruesit për ekipin dhe vullnetarët tuaj dhe duhet të zgjerohet ndërsa organizata juaj jofitimprurëse rritet. Ju mund të filloni pak, por ndërsa donacionet dhe programet rriten, softueri juaj duhet të trajtojë operacione financiare më komplekse.

Opsionet popullore si QuickBooks për Organizatat Jofitimprurëse, Aplos, shije xero janë krijuar posaçërisht për të përmbushur nevojat e organizatave bamirëse. Këto platforma ju lejojnë të menaxhoni donacionet, të gjeneroni raporte specifike jofitimprurëse dhe të gjurmoni grantet pa mundim.

Hapi 3. Gjeni këshilltarët ose konsulentët e duhur të kontabilitetit

Zgjedhja e këshilltar i duhur i kontabilitetit është po aq e rëndësishme sa zgjedhja e duhur softuer i kontabilitetit. Ndërsa softueri ndihmon në automatizimin dhe organizimin e financave tuaja, një kontabilist ose konsulent me përvojë ofron udhëzimet e nevojshme për të menaxhuar peizazhin unik financiar të jofitimprurëses suaj. Me ekspertin e duhur pranë jush, ju do të siguroni pajtueshmëri, transparencë dhe saktësi - pa e zgjatur buxhetin tuaj.

Punësimi i një këshilltari ose konsulenti të kontabilitetit ndihmon në heqjen e barrës nga ekipi juaj i brendshëm, duke ju lejuar të përqendroheni në misionin tuaj jofitimprurës. Por meqenëse shumica e organizatave jofitimprurëse punojnë me buxhete të shtrënguara, është e rëndësishme të gjesh dikë me përvojë, të besueshëm dhe të përballueshëm.

Ja çfarë duhet të keni parasysh kur zgjidhni një këshilltar ose konsulent kontabiliteti:

👉 Përvojë me organizatat jofitimprurëse: Jo të gjithë kontabilistët janë të pajisur për të përballuar kërkesat specifike të kontabilitetit jofitimprurës. Ju do të dëshironi të punësoni dikë që kupton kontabilitetin e fondeve, donacionet e kufizuara kundrejt atyre të pakufizuara dhe kërkesat e raportimit jofitimprurës. 

Përvoja e tyre në sektorin jofitimprurës siguron që pasqyrat dhe raportet tuaja financiare të përmbushin standardet e nevojshme dhe ato mund t'ju udhëheqin përmes çdo sfide unike për organizatën tuaj.

👉 Fleksibilitet i kostos dhe buxhetit: Të punosh brenda një buxheti jofitimprurës do të thotë të gjesh një kontabilist ose konsulent që ofron shërbime fleksibël dhe të përballueshme. Disa profesionistë ofrojnë tarifa të zbritura për organizatat jofitimprurëse ose mund të punojnë me kohë të pjesshme ose projekte. Kur intervistoni këshilltarë, përshkruani qartë buxhetin tuaj për të gjetur dikë që mund t'i përshtatë shërbimet e tyre pa kompromentuar cilësinë.

👉 Disponueshmëria dhe shkallëzueshmëria: Ndërsa organizata juaj jofitimprurëse rritet, nevojat tuaja financiare mund të evoluojnë. Sigurohuni që këshilltari që zgjidhni të ketë disponueshmërinë për të përmbushur nevojat tuaja aktuale dhe mund të shkallëzojë shërbimet e tij ndërsa organizata juaj zgjerohet. Pavarësisht nëse është duke kaluar nga kontabiliteti mujor në menaxhimin e një auditimi të plotë, ata duhet të jenë në gjendje të përshtaten me rritjen e organizatës suaj.

👉 Referencat dhe besueshmëria: Kontabilisti juaj do të ketë akses në informacione të ndjeshme financiare, prandaj është jetike të punësoni dikë të besueshëm. Kërkoni referenca nga sektorët tuaj të tjerë për të kuptuar se si ata kanë menaxhuar organizata të ngjashme. Këshilltarët e besueshëm do të ofrojnë transparencë në mënyrën se si i kanë ndihmuar organizatat jofitimprurëse të menaxhojnë librat e tyre dhe të qëndrojnë në përputhje.

👉 Aftësi me softuer jofitimprurës: Konsulenti juaj duhet të jetë njohës i mirë i softuerit që keni zgjedhur. Kjo do të sigurojë integrim të qetë dhe do të kursejë kohë dhe para për trajnime shtesë. Nëse jeni ende duke vendosur për softuerin, një këshilltar me përvojë mund t'ju ndihmojë të rekomandoni zgjidhjen më të mirë bazuar në nevojat tuaja specifike.

Hapi 4. Vendosni dhe organizoni grafikun tuaj të llogarive (COA)

Tani që keni zgjedhur softuerin e duhur të kontabilitetit, është koha për të organizuar financat tuaja përmes një Plani i Llogarive (COA). COA juaj është si plani që strukturon të gjithë aktivitetin financiar të jofitimprurës tuaj. Ai shërben si bazë për gjurmimin dhe raportimin e saktë, duke siguruar që çdo transaksion - qoftë një donacion, grant apo shpenzim programi - të kategorizohet saktë.

Mendoni për COA-në tuaj si një udhërrëfyes që kategorizon organizatat tuaja jofitimprurëse:

Të ardhura: Grantet, donacionet, detyrimet e anëtarësimit dhe rrjedhat e tjera të të ardhurave.

shpenzim: Kostot e programit, pagat, tarifat administrative dhe shpenzimet për mbledhjen e fondeve.

Pasuritë dhe detyrimet: Çfarë zotëron organizata juaj jofitimprurëse (si para në dorë ose pajisje) dhe çfarë i detyrohet (të tilla si hua ose fatura të papaguara).

Një COA e organizuar mirë siguron që të gjitha transaksionet janë të lehta për t'u ndjekur dhe është veçanërisht e rëndësishme kur menaxhoni fondet e kufizuara. Donacionet e kufizuara - fondet e destinuara për qëllime specifike - duhet të gjurmohen veçmas nga fondet e pakufizuara. Kategorizimi i duhur i këtyre transaksioneve parandalon keqmenaxhimin dhe siguron përputhjen me kërkesat e donatorëve.

Hapi 5. Zhvilloni një sistem për përcjelljen e donacioneve

Donacionet janë burimi jetësor i shumicës së organizatave jofitimprurëse dhe gjurmimi i tyre me saktësi është thelbësor për ruajtjen e besimit me donatorët dhe pajtueshmërinë me ligjet tatimore. Ju duhet të siguroheni që donacionet – qofshin ato në para, në natyrë apo grante – janë regjistruar siç duhet, veçanërisht kur ka kufizime se si mund të përdoren fondet.

Aspektet kryesore të përcjelljes së donacioneve përfshijnë:

Të dhënat e donatorëve: Kush dha çfarë, kur dhe si.

Llojet e donacioneve: Paratë e gatshme kundrejt mallrave dhe zbritja nga taksat.

Faturat tatimore: Sigurimi që donatorët tuaj të marrin dokumentacionin e duhur për kontributet e tyre.

Pse kjo ka rëndësi: Dështimi për të gjurmuar donacionet si duhet mund të çojë në mosbesim nga donatorët, çështje auditimi dhe probleme ligjore. Meqenëse donacionet përbëjnë një pjesë të konsiderueshme të të ardhurave jofitimprurëse, ngritja e një sistemi të besueshëm në fillim ju siguron të shmangni çdo keqmenaxhimi financiar.

Hapi 6. Krijoni një buxhet dhe krahasojeni rregullisht me financat tuaja aktuale

Sapo të hyjnë donacionet dhe shpenzimet po gjurmohen, detyra juaj tjetër kryesore është buxhetimi. Buxhetet ju lejojnë të planifikoni për të ardhmen dhe të siguroheni që shpenzimet tuaja të përputhen me misionin tuaj jofitimprurës.

Buxheti juaj duhet të ndahet në dy kategori kryesore:

Të ardhurat e pritshme: Kjo përfshin donacionet, grantet, mbledhjen e fondeve dhe tarifat e anëtarësimit. Jini realist këtu - bazoni parashikimet tuaja në performancën e kaluar dhe çdo mundësi të re që prisni.

Shpenzimet e planifikuara: Këto mbulojnë gjithçka, nga kostot e programit deri te tarifat administrative (si furnizimet e zyrës, qiraja dhe shërbimet komunale) dhe pagat për ekipin tuaj.

Por këtu është kapja: buxheti juaj nuk është një lloj "vendosni dhe harroni atë". Ndërsa viti përparon, krahasoni numrat tuaj aktualë me atë që keni planifikuar. Kjo ju ndihmon të identifikoni se ku po shpenzoni më tepër se ku po shpenzoni, duke ju dhënë mundësinë të bëni rregullime.

Gjithashtu, sigurohuni që të keni parasysh shpenzimet fikse (si qiraja ose pagat, të cilat mbeten të njëjta) dhe shpenzimet e ndryshueshme (si kostot e ngjarjeve, të cilat mund të luhaten). Kuptimi i këtyre do t'ju ndihmojë të identifikoni fushat ku mund të shkurtoni ose të ndani më shumë kur është e nevojshme.

Doola's Pro Këshillë: Bëjeni zakon të rishikoni buxhetin tuaj çdo muaj ose tremujor, në vend që të prisni deri në fund të vitit. Kjo ju mban proaktiv dhe shmang çdo përplasje financiare të minutës së fundit. Ju gjithashtu mund të përfshini bordin tuaj në proces - marrja e kontributit të tyre mund të ofrojë perspektiva të reja se ku të alokohen burimet.

Drejtoni kontabilitetin tuaj me doola

Mbajtja e kontabilitetit për organizatat jofitimprurëse mund të jetë më e nuancuar se sa për bizneset tradicionale, veçanërisht kur menaxhoni fonde të kufizuara ose gjurmoni grante. 

Por shqetësohuni, ne jemi këtu për të ndihmuar.

doola ofron shërbime të specializuara të kontabilitetit të dizajnuara për organizata jofitimprurëse, duke siguruar që organizata juaj të jetë në përputhje me të gjitha rregulloret e nevojshme duke mbajtur të dhënat financiare të sakta dhe të përditësuara. 

Duke na dorëzuar numrin kërkues, do të jeni në gjendje të lironi kohë për t'u fokusuar në misionin dhe ndikimin e jofitimprurëses suaj, duke e ditur se financat tuaja janë në duar të mira.

Nëse ndonjëherë e gjeni veten të zhytur nga kontabiliteti dhe procesi i paraqitjes së taksave, doola mund të ofrojë ekspertizën dhe mbështetjen për të lundruar me lehtësi këto kompleksitete. 

Me ndihmën e ekspertëve tanë, mund të siguroheni që librat tuaj të menaxhohen në mënyrë efektive, duke ju lënë të lirë të bëni një ndikim pozitiv në komunitetin tuaj.

Libri a konsultim falas me ne sot dhe le të gjejmë mënyrën më të mirë për të trajtuar taksat, librat apo edhe tuajat llogaritë bankare të biznesit.