Si të ndryshohet procesverbali i mbledhjes

Organizatat e të gjitha madhësive duhet t'u përmbahen standardeve të përmbushjes dhe të mbajnë procesverbalet e takimeve. Ndërsa LLC-ve ose partneriteteve nuk kërkohet të mbajnë procesverbale të takimeve, është një praktikë e dobishme për të gjitha kompanitë që të përmirësojnë komunikimin dhe qartësinë në drejtimin e kompanisë. Kur duhet të mbani procesverbale të mbledhjeve, si p.sh. për korporatat, procesverbali bëhet procesverbali ligjor zyrtar i kompanisë. 

Procesverbali i mbledhjes duhet të ofrojë informacion të saktë dhe të gjerë për çdo takim. Por, ndonjëherë, procesverbali i mbledhjes përmban një gabim ose pasaktësi që duhet korrigjuar për të shmangur gabimet ose joefikasitetin e kompanisë. Lexoni për të mësuar se si të ndryshoni procesverbalin e mbledhjes. 

Pse duhet të ndryshohet procesverbali i mbledhjes?

Procesverbali i mbledhjes mund të ketë nevojë të ndryshohet nëse ka gabime ose pasaktësi në dokumentin origjinal ose nëse informacione të reja dalin në dritë pas mbledhjes së bordit që duhet të përfshihet. Anëtarët e bordit ose pjesëmarrësit e takimit mund të sugjerojnë ose kërkojnë ndryshime në procesverbalin e mbledhjes në çdo kohë. Procesverbali i mbledhjes mund të ndryshohet para ose pasi procesverbali të jetë miratuar zyrtarisht. 

Kush ka autoritetin për të ndryshuar procesverbalin e mbledhjes?

Autoriteti për të ndryshuar minutat e mbledhjes zakonisht i takon personit përgjegjës për mbajtjen dhe përgatitjen e procesverbalit, siç është sekretari ose mbajtësi i caktuar i shënimeve. Megjithatë, bordi i drejtorëve ose pjesëmarrësit e takimit duhet të miratojnë procesverbalin përfundimtar të ndryshuar. Në disa organizata, organi drejtues duhet të miratojë dhe miratojë procesverbalin. 

8 hapa për të ndryshuar procesverbalin e mbledhjes

Nëse konstatoni se kompania duhet të ndryshojë procesverbalin e mbledhjes, këta janë hapat që duhen ndërmarrë. 

Rishikoni procesverbalin origjinal të mbledhjes

Përpara se të bëni ndonjë ndryshim në procesverbal, është thelbësore të rishikoni procesverbalin origjinal të takimit. Bordi mund të shqyrtojë së bashku procesverbalet e mbledhjes dhe të shqyrtojë se cilat prej tyre janë gati për t'u miratuar dhe çfarë ndryshimesh nevojiten. Leximi i procesverbalit të lejuar mund të ndihmojë në identifikimin e çdo gabimi ose lëshimi në procesverbal, duke përfshirë gabimet e shtypit. 

Identifikoni ndryshimet e nevojshme

Identifikimi i fushave specifike në procesverbalin e mbledhjes që kërkojnë ndryshime do të varet nga pikat e rendit të ditës dhe temat e trajtuara. Korrigjimet në procesverbal mund të bëhen menjëherë pas leximit të procesverbalit ose kur bordi shqyrton procesverbalin. 

Në rast se mbledhjet ndryshohen në një mbledhje të mëvonshme, ndryshimet e nevojshme duhet të shënohen edhe në procesverbalin e mbledhjes aktuale. Më pas mund të bëhen korrigjime në procesverbalin e sekretarit ose në procesverbalin dixhital. Të gjitha korrigjimet duhet të datohen dhe të inicializohen, me dorë ose në mënyrë dixhitale.  

Për shembull, mund të korrigjoni gabimet e shtypit, të përditësoni rekordin e atyre që mungonin ose ishin të pranishëm në mbledhje ose të ndryshoni regjistrimin e gabuar të vendimeve. Për shembull, nëse fjala "jo" është hequr rastësisht në një frazë të tillë si, "bordi ka vendosur njëzëri të mos ndjekë XYZ..." Po kështu, nëse procesverbali nuk pasqyron me saktësi procesin e vendimmarrjes ose konkluzionet e bordit, ato do të duhet të ndryshohet. 

Mblidhni informacion shtesë

Është thelbësore të mblidhen informacione shtesë për të mbështetur ndryshimet, të tilla si regjistrimet e takimeve ose shënimet e të pranishmëve të tjerë. Nëse ka ndonjë mosmarrëveshje ose mungesë kuptimi në lidhje me vendimet e regjistruara në shënime, bordi duhet të vendosë, siç përcaktohet në marrëveshjen e tij të funksionimit, të ndryshojë informacionin.

Qasuni Amendamenteve

Për të ndryshuar në mënyrë efektive procesverbalin e mbledhjes, anëtari i bordit që e vuri re këtë çështje duhet të sugjerojë ndryshimin. Kjo mund të bëhet pas leximit të procesverbalit, me email ose në mbledhjen e radhës nëse procesverbali ka qarkulluar në mënyrë dixhitale. 

Nëse dikush propozon ndryshimin e procesverbalit, bordi duhet të votojë. Kjo duhet të regjistrohet në procesverbalin aktual të mbledhjes. Më pas, procesverbali mund të përditësohet, amendamenti të nënshkruhet ose nënshkruhet dhe të datohet.

Komunikoni ndryshimet tek pjesëmarrësit

Për të komunikuar ndryshimet e bëra në procesverbalin e takimit me pjesëmarrësit e tjerë të takimit, mund të konfirmoni verbalisht ndryshimin dhe të lexoni ndryshimet e sugjeruara. 

Pas ndryshimit të procesverbalit, ju duhet t'ua shpërndani procesverbalin e përditësuar të gjithë anëtarëve të bordit, drejtorëve ose palëve përkatëse të interesit. Ju mund t'i qarkulloni procesverbalet me email, ndarjen e dokumenteve të bazuara në renë kompjuterike ose mjete të tjera të dakorduara nga bordi për të siguruar që të gjithë të jenë të informuar për ndryshimet.

Përfundoni procesverbalin e ndryshuar të mbledhjes

Është përgjegjësi ligjore e bordit të miratojë dhe të depozitojë zyrtarisht procesverbalin. Për këtë arsye, është thelbësore të finalizohet procesverbali i ndryshuar i takimit. Si pjesë e këtij procesi, korrigjoni dhe rishikoni me kujdes ndryshimet përpara se të ndani versionin përfundimtar për të shmangur një ndryshim shtesë. Ju mund ta ndani procesverbalin me një anëtar tjetër të bordit për shqyrtim përpara se të qarkulloni procesverbal. 

Ruajtja e kontrollit të versionit të dokumentit

Ruajtja e kontrollit të versionit të dokumentit për minutat e takimit mund të përmirësojë bashkëpunimin. Me kontrollin e versionit për minuta, disa njerëz mund të punojnë në dokument njëkohësisht duke gjurmuar ndryshimet nga secili person. Kjo mund të lejojë disa anëtarë të bordit ose ekipit të koordinojnë dhe të punojnë në procesverbal për saktësi më të madhe.  

Për të siguruar që procesverbali i ndryshuar i takimit të jetë i arkivuar dhe i aksesueshëm siç duhet, është e rëndësishme të depozitoni procesverbalet e takimit në të njëjtin vend, me datën dhe informacionin e duhur në lidhje me takimin. 

Shpërndani Procesverbalin e Ndryshuar

Pasi të jenë bërë dhe miratuar ndryshimet, procesverbali i ndryshuar duhet t'u shpërndahet palëve përkatëse të interesit, si p.sh. pjesëmarrësit e takimit ose individët e përfshirë në vendimet ose veprimet e diskutuara në mbledhje.

Për procesverbali i mbledhjes vjetore dhe të gjitha procesverbalet e tjera, do t'ju duhet të depozitoni zyrtarisht procesverbalin e ri dhe t'ua shpërndani ato të gjitha palëve të interesuara pasi të bëni ndryshime. 

A duhet të ndryshoni procesverbalin e mbledhjes?

Nëse ka informacion të pasaktë në procesverbal, është thelbësore të ndryshohet procesverbali i mbledhjes. Ajo mund t'i japë një drejtim një kompanie dhe të reduktojë keqkomunikimin. Nëse jeni duke mbajtur korporatë ose Procesverbali i mbledhjes së LLC, mbajtja e saktë e të dhënave mund të mbrojë kompaninë dhe vendimmarrjen tuaj.

Megjithatë, mbajtja e shënimeve të sakta dhe procesverbaleve të takimeve mund të jetë një barrë administrative. Nëse jeni duke kërkuar për formim dhe administrim të thjeshtuar, doola mund të ndihmojë. doola ofron shërbime të shpejta dhe të lehta formimi dhe pajtueshmërie në mënyrë që të mund të formoni një LLC dhe mbani të gjitha kërkesat e pajtueshmërisë duke u fokusuar më shumë në biznesin tuaj kryesor. 

Merrni doola për t'ju ndihmuar të formoni një LLC, or merrni doola Pajtueshmërinë totale për të mbrojtur kompaninë tuaj dhe për të marrë mbështetjen e pajtueshmërisë, taksave dhe kontabilitetit, të gjitha në një paketë!

FAQs