Një Udhëzues për Kontabilitetin dhe Kontabilitetin në Excel

Tabelat mund të duken të mërzitshme, por është një vend ku çdo cent vlen dhe çdo qelizë ka potencialin për fitim! Ato mund të transformojnë praktikat tuaja të kontabilitetit dhe kontabilitetit në procese të qarta që zhbllokojnë përfitimin si kurrë më parë. 

Nëse mendoni se Excel është thjesht një rrjet për futjen e të dhënave, mendoni përsëri. Pavarësisht nëse jeni një kontabilist me përvojë ose një pronar biznesi i vogël me kapele të shumta, zotërimi i Excel-it mund ta lartësojë lojën tuaj financiare. 

Ndërsa Excel është shumë më i thjeshtë dhe i adaptueshëm, ka vetëm kaq shumë që mund të bëni vetë me të. Për të gjitha nevojat tuaja të kontabilitetit dhe kontabilitetit, doola i ofron të dyja softuer i kontabilitetit dhe një shërbim i dedikuar i kontabilitetit.

Kjo do t'ju ndihmojë të automatizoni mbajtjen e të dhënave tuaja financiare, si gjurmimi i të ardhurave dhe shpenzimeve dhe t'i mbani librat gati për regjistrimet tatimore. Pra, nëse jeni duke kërkuar për një mjet të avancuar DIY ose keni nevojë për mbështetje praktike, doola ju ka marrë.

Në këtë blog, ne do të zhytemi thellë në mënyra inovative për të shfrytëzuar veçoritë e Excel që jo vetëm thjeshtojnë llogaritjet komplekse, por gjithashtu rrisin saktësinë dhe efikasitetin në raportet tuaja financiare.

Gati për t'i kthyer ato rreshta dhe kolona në njohuri të zbatueshme? 

Le të kalojmë nga tabelat te fitimet!

Kontabiliteti në Excel: Udhëtimi juaj drejt Ekselencës

Excel ka revolucionarizuar mënyrën se si bizneset menaxhojnë financat e tyre. Me ndërfaqen e tij të lehtë për t'u përdorur, shabllonet e personalizueshme dhe formulat e avancuara, ai është bërë një mjet i preferuar mjet kontabiliteti dhe kontabiliteti për shumë ndërmarrje të vogla dhe të mesme.

Në fillim, duket më e thjeshtë, por do t'ju duhet ende të kuptoni procesin e kontabilitetit në Excel dhe si të përfundoni secilën detyrë. Do t'ju duhet të krijoni llogari, të postoni transaksione dhe të krijoni pasqyrën tuaj të të ardhurave duke përdorur Excel.

Por, përpara se të vendosni të përdorni Excel për qëllime të kontabilitetit, do të dëshironi të identifikoni nevojat tuaja të kontabilitetit. Do t'ju ndihmojë të kuptoni llojet e kontabilitetit dhe të identifikoni metodën më të përshtatshme për biznesin tuaj.

Kontabiliteti me një hyrje

Është forma më e thjeshtë e mbajtjes së shënimeve, ku çdo transaksion regjistrohet vetëm një herë. Kjo metodë përdoret shpesh nga bizneset e vogla me pak transaksione ose pronarë të vetëm që duan t'i mbajnë gjërat të thjeshta. 

Në kontabilitetin e Excel-it me një hyrje, sa herë që paratë hyjnë ose dalin nga biznesi juaj, ato regjistrohen si vlerë pozitive (të ardhura) ose negative (shpenzime). Është një zgjedhje e mirë nëse drejtoni një biznes të vogël, të thjeshtë me një vëllim të ulët transaksionesh. 

Kontabiliteti me dy hyrje

Kontabiliteti me hyrje të dyfishtë ka një qasje më gjithëpërfshirëse sesa kontabiliteti me një hyrje. Ai bazohet në parimin që çdo transaksion do të ketë dy hyrje - një hyrje debiti dhe një kredie. 

Në mbajtjen e kontabilitetit me dy hyrje, çdo hyrje duhet të balancohet. Me fjalë të thjeshta, kjo do të thotë që nëse shtoni të gjitha debitet dhe kreditë, ato duhet të jenë të barabarta me njëra-tjetrën. Prandaj, bizneset më të mëdha me vëllime të larta transaksionesh përdorin kryesisht këtë metodë. 

Meqenëse është më komplekse, sfiduese për t'u mirëmbajtur dhe e vështirë për t'u vendosur në Excel, shpesh shmanget nga bizneset e vogla. 

Megjithatë, nëse besoni se biznesi juaj është gati për kontabilitet me hyrje të dyfishtë, është më mirë ta përdorni softuer kontabël me një kontabilist të dedikuar nga doola.

Kuptimi i bazave të kontabilitetit në Excel

Në Excel, krijimi i një sistemi kontabiliteti me një hyrje përfshin vendosjen e fletëve të ndryshme të punës për çdo lloj llogarie. Këta elementë themelorë shërbejnë si bazë për ndjekjen e saktë të pasqyrave financiare të kompanisë suaj dhe marrjen e vendimeve të informuara. 

Btw, doola ka krijuar tashmë këtë fletë Excel për ju për t'ju ndihmuar të kurseni kohë dhe të filloni. Ju mundeni shkarkoni fletën e kontabilitetit të doola këtu.

Listat e llogarive

Skema e llogarive është një listë e kategorizuar e të gjitha llogarive në librat tuaj. Mendoni për secilën llogari si një kategori, të tilla si aktivet, detyrimet, kapitalin, të ardhurat dhe shpenzimet tuaja. Kjo liston. Çdo transaksion që regjistroni renditet në një nga këto kategori.

Ai shërben si një udhërrëfyes për organizimin e transaksioneve tuaja financiare duke i caktuar çdo llogarie një kod ose numër unik. Ky sistem mundëson identifikimin dhe klasifikimin e lehtë të llojeve të ndryshme të llogarive, duke siguruar saktësi në regjistrimin e të dhënave financiare.

Libraria e Përgjithshme

Një libri kryesor i referohet sistemit të mbajtjes së të dhënave që gjurmon të gjitha transaksionet financiare brenda biznesit tuaj. Mendoni për atë si shtyllën kurrizore të procesit tuaj të kontabilitetit; çdo transaksion që ndodh në kompaninë tuaj duhet të regjistrohet në librin kryesor. 

Kjo metodë përfshin regjistrimin e dy pjesëve të barabarta për çdo transaksion - debiti dhe krediti - i cili ruan ekuilibrin në librat e përgjithshëm. Deklarata përmban detaje për çdo transaksion biznesi që kryeni - datën, një përshkrim, shumën dhe llogarinë.

Deklarata e të ardhurave

An Deklarata e të ardhurave (i njohur edhe si pasqyra e fitimit dhe humbjes) mat të ardhurat e krijuara kundrejt shpenzimeve të bëra gjatë një periudhe të caktuar. Ai përmbledh rentabilitetin ose humbjet e bëra nga biznesi juaj gjatë një periudhe kohore të treguar. 

Ju mund ta nxirrni këtë nga libri juaj kryesor dhe të kryeni disa llogaritje bazë për të përcaktuar se sa të ardhura ka fituar dhe shpenzuar biznesi juaj brenda një intervali të caktuar datash. Kjo do t'ju ndihmojë të identifikoni fushat ku mund të zbatohen masat e kursimit të kostos. 

Kuptimi i këtyre tre elementeve themelore shtron një bazë të fortë për menaxhimin e financave të përditshme në mënyrë efikase dhe të saktë. Megjithatë, mund t'ju duhet të zgjeroni ose modifikoni planin tuaj të llogarive ose librin kryesor për të akomoduar llogari dhe transaksione shtesë.

Një përfitim kryesor i përdorimit të Excel është se ju mund të automatizoni detyra të përsëritura si krijimi i shablloneve për shënimet në grafik ose gjenerimi i raporteve nga informacioni i futur në një libër të përgjithshëm.

Krijimi dhe organizimi i grafikëve të llogarive

Skema e llogarive është një listë gjithëpërfshirëse që kategorizon të gjitha transaksionet financiare të një biznesi në llogari të ndryshme. Këto llogari përfaqësojnë aktivet, detyrimet, të ardhurat dhe shpenzimet e ndryshme të një kompanie.

Duhet të listoni çdo llogari, t'i caktoni një numër dhe ta përshkruani llogarinë gjatë përditësimit të fletës. Ndërsa të ardhurat përcaktojnë çdo llogari të përdorur për të gjurmuar paratë që vijnë në biznesin tuaj, shpenzimi përcakton çdo llogari të përdorur për të gjurmuar paratë që largohen nga biznesi juaj.

Ju mund të ndërtoni një diagram llogarish në një tabelë llogaritëse Excel për të përditësuar dhe gjurmuar të dhënat tuaja financiare. Ju gjithashtu mund të përdorni mostrën tonë të fletëllogaritës Excel me grafikët e llogarive të para-ndërtuara që janë të thjeshta për t'u përdorur dhe përshtatur për t'iu përshtatur nevojave specifike të biznesit tuaj.

Ju mund të plotësoni emrat e llogarisë tuaj bazuar në këto sugjerime ose t'i modifikoni ato sipas kërkesave të biznesit tuaj. Mos harroni të rishikoni dhe përditësoni rregullisht grafikun tuaj të llogarive për t'u siguruar që ai pasqyron me saktësi gjendjen aktuale të financave të biznesit tuaj.

Menaxhimi i Librit Kryesor

Libri kryesor është një rekord i çdo transaksioni të postuar gjatë një periudhe, duke përfshirë të gjitha shënimet në ditar. Ai shërben si depo qendrore e të gjitha transaksioneve financiare dhe ofron një pamje gjithëpërfshirëse të shëndetit financiar të një kompanie.

Libri kryesor është përgjegjës për regjistrimin e të gjitha transaksioneve financiare, të tilla si shitjet, blerjet, shpenzimet dhe pagesat, të kryera nga një organizatë. Ai rendit transaksionet sipas datës dhe përfshin shitësin, llogarinë, shumën dhe përshkrimin e transaksionit.

Një nga avantazhet kryesore të përdorimit të Excel për të menaxhuar librin kryesor është fleksibiliteti i tij. Me fletëllogaritëse dhe formula të personalizueshme, mbajtja e të dhënave mund të bëhet më e lehtë duke minimizuar gabimet njerëzore. 

Përdorimi i menyve zbritëse me opsione të paracaktuara siguron qëndrueshmëri në futjen e të dhënave duke e bërë atë më pak kohë. Ju gjithashtu merrni qasje të lehtë në informacionin historik të kërkuar gjatë auditimeve dhe regjistrimeve tatimore.

Përshtatja e pasqyrës së të ardhurave

Meqenëse bilancet dhe pasqyrat e fluksit të parasë janë më komplekse, të vetmet deklarate financiare ju mund të krijoni dhe menaxhoni në Excel është pasqyra e të ardhurave. Ai liston të ardhurat, shpenzimet dhe fitimet e një kompanie për një periudhë raportimi financiar. 

Kjo ju mundëson të kuptoni se sa të ardhura ka gjeneruar kompania juaj dhe sa ka shpenzuar për shpenzime gjatë asaj periudhe. Ai përfshin të ardhurat/shitjet, koston e mallrave të shitura (COGS), shpenzimet operative, shpenzimet e tjera dhe të ardhurat neto ose fitimin neto.

Hapi i parë në personalizimin e modelit të pasqyrës së të ardhurave në Excel është rishikimi i formatit të paracaktuar. Kjo do t'ju ndihmojë të kuptoni strukturën bazë të shabllonit dhe të përcaktoni se cilat seksione kanë nevojë për modifikime. 

Si parazgjedhje, Pasqyra e të Ardhurave përfshin të dhëna për çdo llogari të listuar në Grafikun e Llogarive. Pra, mos harroni të përditësoni pasqyrën e të ardhurave nëse keni shtuar ose hequr llogari nga Grafiku i Llogarive. 

Meqenëse të ardhurat neto llogariten nga të gjitha transaksionet mujore të të ardhurave dhe shpenzimeve, ju duhet një fletë e re në ditën e parë të çdo muaji. Bëni dymbëdhjetë kopje të deklaratës origjinale të të ardhurave, një për çdo muaj të vitit dhe më pas përditësoni diapazonin e datave për të pasqyruar periudhën tuaj aktuale.

Shtimi i një flete për ndjekjen e faturave

Sa herë që paguheni, duhet të përditësoni skemat e llogarive dhe librin kryesor. Kjo do të jetë një copë tortë nëse keni një fletë të veçantë për të gjurmuar faturat tuaja. 

Pra, ju mund ta referoni atë dhe të shmangni gabimet, si harrimi për të futur pagesat e faturës ose futja e dyfishtë e të dhënave. 

Mund të shtoni një fletë të re në modelin tuaj të pasqyrës së të ardhurave dhe më pas të kopjoni dhe ngjitni të dhënat nga fatura në fletën e re. 

Mbajeni skedën për gjurmuesin e faturave në të majtë të pasqyrave tuaja të të ardhurave mujore në mënyrë që ta kontrolloni shpejt për referencë.

Mbajtja e librave tuaj të përditësuar

Sa herë që biznesi juaj kryen një transaksion - pavarësisht nëse jeni duke lëvizur para, para ose kredi - ju duhet të përditësoni skemat e llogarive dhe t'i kategorizoni ato në fletët e librit kryesor.

Së pari, ju duhet një procesverbal i transaksionit, i cili mund të jetë një deklaratë krediti ose karte bankare ose një faturë. Duke përdorur këtë informacion, ju mund të regjistroni dhe kategorizoni transaksionin nën Llogarinë e tij përkatëse nën kolonën Kategori. 

Sigurohuni që ta shkruani saktësisht siç shfaqet në Grafikun e Llogarive. Pasqyra e të ardhurave do të përdorë të dhënat që futni për të përcaktuar se si do të kategorizohet transaksioni.

Përveç futjes së rregullt të të dhënave, është thelbësore të rakordoni llogaritë tuaja çdo muaj për të siguruar që gjithçka të përputhet. Çdo mospërputhje duhet të hetohet menjëherë në mënyrë që çdo gabim të korrigjohet.

Përdorimi i Kontabilitetit të Avancuar në Excel 

Excel është bërë një mjet thelbësor për menaxhimin e të dhënave financiare dhe krijimin e raporteve. Megjithatë, shumë pronarë biznesesh po gërvishtin vetëm sipërfaqen e asaj që mund të bëjë Excel, si tabelat kryesore.

Tabelat kryesore janë mjete të fuqishme për përmbledhjen dhe analizimin e grupeve të mëdha të të dhënave. Ato janë të dobishme për krijimin e raporteve financiare të personalizuara, të tilla si pasqyrat e të ardhurave dhe bilancet. 

Për të përdorur një tabelë kryesore, thjesht zgjidhni grupin tuaj të të dhënave, shkoni te skeda "Fut" dhe klikoni në "Përmbledh me tabelën kryesore". Nga atje, mund të tërhiqni dhe lëshoni fusha të ndryshme në rreshta ose kolona për të organizuar të dhënat tuaja në mënyra të ndryshme.

Një nga avantazhet kryesore të tabelave kryesore është se ato ju mundësojnë të filtroni, renditni dhe gruponi lehtësisht të dhënat tuaja menjëherë pa pasur nevojë të manipuloni qelizat. Kjo e bën shumë më të lehtë identifikimin e tendencave ose të të dhënave tuaja financiare.

Për më tepër, tabelat kryesore kanë gjithashtu veçori të integruara për përmbledhjen e vlerave duke i përmbledhur ato, duke marrë mesataret ose duke numëruar dukuritë. Kjo mund të kursejë sasi të konsiderueshme kohe në krahasim me futjen manuale të formulave në qeliza individuale.

Një tjetër veçori e avancuar në Excel që mund të përfitojë nga kontabilistët janë makrot. Makrot janë grupe veprimesh të regjistruara që mund të luhen në çdo kohë me vetëm disa klikime – si një shkurtore e programuar paraprakisht. 

Këto veprime mund të variojnë nga detyra të thjeshta formatimi deri te llogaritjet komplekse që kërkojnë hapa të shumtë. Herën tjetër që ju duhet ta kryeni atë detyrë, thjesht klikoni në butonin makro dhe ai automatikisht do të përfundojë të gjitha hapat për ju brenda pak sekondash.

Përdorimi i formulave të kontabilitetit në Excel

Ndërsa bizneset e mëdha preferojnë të përdorin programe dixhitale për kontabilitetin financiar, një biznes i vogël ose një startup nuk e ka atë luks. Sidoqoftë, ata mund të përdorin disa formula Excel në kontabilitetin e tyre ose Kontabiliteti DIY për të rritur efikasitetin dhe saktësinë.

Për të krijuar një pasqyrë të të ardhurave duke përdorur Excel, mund të përdorni formula të tilla si SUMIF dhe COUNTIF për të llogaritur të ardhurat totale të fituara nga shitjet ose shërbimet e kryera automatikisht gjatë një periudhe të caktuar. 

Për shembull, nëse dëshironi të gjeni shitjet totale për një kategori të caktuar produkti brenda një periudhe kohore të caktuar, mund të përdorni formulën SUMIF, duke specifikuar kriteret dhe gamën e qelizave që do të përmblidhen.

Formula IF është e dobishme kur kemi të bëjmë me skenarë dhe rezultate të ndryshme bazuar në kushte të caktuara. Për shembull, mund ta përdorni për të kontrolluar nëse shitjet përmbushin objektiva specifike, ku çdo qelizë përfaqëson shitjet totale për një kategori të caktuar produkti.

Le të themi se si pjesë e procesit tuaj të kontabilitetit në Excel, ju duhet të ndërlidhni transaksionet nga një llogari në tjetrën.

Formula VLOOKUP (kërkim vertikal) e bën këtë detyrë shumë më të lehtë duke ju lejuar të kërkoni pika specifike të të dhënave brenda kolonave dhe tabelave.

Btw, doola ka krijuar tashmë këtë fletë Excel për ju për t'ju ndihmuar të kurseni kohë dhe të filloni. Ju mundeni shkarkoni fletën e kontabilitetit të doola këtu.

E tejkaloni kontabilitetin DIY në Excel? doola mund të ndihmojë!

Ndërsa biznesi juaj rritet, rritet edhe kompleksiteti i të dhënave tuaja financiare. Përfundimisht, ju filloni të vini re kufizimet dhe sfidat e përdorimit të kësaj metode DIY të kontabilitetit dhe kontabilitetit në Excel. Për fat të mirë, ekziston një zgjidhje - doola.

Filloni me doola Kontabiliteti, i cili mund të trajtojë të gjitha aspektet e mbajtjes së kontabilitetit pa probleme ndërsa biznesi juaj rritet.

Pavarësisht nëse doni të kurseni kohën e çmuar të humbur në menaxhimin e librave tuaj ose të kaloni në kontabilitetin më të avancuar me hyrje të dyfishtë, ne ju kemi mbuluar. 

Një përfitim tjetër i kalimit nga Excel në Zgjidhjen e Kontabilitetit të Doola është automatizimi. Kjo ju lejon të gjurmoni me lehtësi të ardhurat dhe shpenzimet, të menaxhoni faturat dhe pagesat, të rakordoni llogaritë bankare dhe më shumë – të gjitha brenda një sistemi të centralizuar.

Kjo jo vetëm që redukton gabimet dhe liron kohën tuaj për detyra të tjera kritike, por gjithashtu i mban librat tuaj gati për kontabilitetin e fundvitit, duke e bërë sezonin e taksave një fllad.

Bëni kalimin në doola Kontabiliteti sot dhe përjetoni ndryshimin në fundin tuaj.