9 gjëra për të bërë nëse librat tuaj nuk ekuilibrojnë

Librat e ekuilibruar janë një shenjë e një biznesi të suksesshëm. Ai ofron një pamje të plotë të financave tuaja, ndihmon në vendimmarrje dhe siguron pajtueshmërinë me ligjet tatimore. Por çfarë ndodh kur numrat thjesht nuk mblidhen?

Mos u trembni! Në këtë postim në blog, ne do të mbulojmë 9 hapa të zbatueshëm për t'i rikthyer financat tuaja në rrugën e duhur dhe për të siguruar që librat tuaj të jenë në harmoni të përsosur. 

Edhe pse mund të duket e lodhshme dhe kërkon shumë kohë, të kesh libra të ekuilibruar është thelbësore për suksesin dhe stabilitetin e kompanisë suaj. Nga kontrollimi i dyfishtë i transaksioneve deri te kërkimi i ndihmës profesionale, ne ju kemi mbuluar.

Pra, nëse ndiheni të mbingarkuar nga mospërputhjet në të dhënat tuaja financiare, vazhdoni të lexoni këshilla të ekspertëve për kontabilitetin për të rifituar kontrollin dhe për t'i balancuar ato libra si një profesionist!

Çfarë është balancimi i librave?

Çfarë është balancimi i librave

Librat e balancuar i referohen regjistrimit dhe gjurmimit të saktë të të gjitha transaksioneve financiare brenda një periudhe të caktuar. Kjo përfshin të ardhurat, shpenzimet, aktivet, detyrimet dhe kapitalin.

Kur librat tuaj janë të balancuar, kjo do të thotë që të gjithë numrat mblidhen saktë dhe pasqyrojnë gjendjen e vërtetë financiare të biznesit tuaj.

Arsyeja kryesore për mbajtjen e librave të ekuilibruar është të merrni njohuri të hollësishme për shëndetin financiar të biznesit tuaj. Gjithashtu ju lejon të gjurmoni menjëherë çdo mospërputhje ose parregullsi në financat tuaja.

Këto mund të jenë shenja mashtrimi ose gabimesh që kërkojnë vëmendje të menjëhershme përpara se të bëhen çështje më të mëdha.

Mbajtja e librave të balancuar siguron gjithashtu respektimin e ligjeve dhe rregulloreve tatimore të vendosura nga qeveria. Plus, raportimi në kohë i të gjitha transaksioneve financiare ju bën më pak të ngjarë të hasni probleme me autoritetet tatimore gjatë kontrolleve.

Kjo mund t'ju shpëtojë nga gjoba dhe gjoba të rënda që mund të ndikojë ndjeshëm në fundin tuaj.

9 gjëra për të bërë nëse librat tuaj nuk ekuilibrojnë

9 gjëra për të bërë nëse librat tuaj nuk ekuilibrojnë

Pavarësisht përpjekjeve tuaja më të mira, mund të ketë raste kur librat tuaj nuk ekuilibrohen.

Kjo mund të jetë zhgënjyese dhe stresuese, por është e rëndësishme që problemi të trajtohet menjëherë dhe të merren hapat e nevojshëm për ta korrigjuar atë. Në këtë seksion, ne do të diskutojmë disa hapa kyç që mund të ndërmerrni nëse librat tuaj nuk balancohen.

Qëndroni në krye të financave tuaja dhe adresimi i çdo çekuilibri sa më shpejt të jetë e mundur është i rëndësishëm. Injorimi i tyre mund të çojë në probleme më të mëdha në rrugë dhe ta bëjë të vështirë gjurmimin se si po funksionon biznesi juaj.

Megjithatë, nëse e gjeni veten në këtë situatë, ne kemi përpiluar 9 hapat më të mirë që mund të ndërmerrni për ta zgjidhur atë:

1. Kontrolloni dy herë hyrjet tuaja

Gjëja e parë që duhet të bëni kur libri juaj nuk balancon është të kontrolloni dy herë hyrjet tuaja. Ai përfshin rishikimin dhe verifikimin e transaksioneve tuaja financiare për t'u siguruar që ato janë regjistruar në librat tuaj.

Kjo do të thotë të rakordoni deklaratat tuaja bankare, deklaratat e kartës së kreditit dhe çdo dokument tjetër financiar përpara fillimit të procesit. Duke bërë këtë, ju mund të identifikoni çdo mospërputhje ose transaksion të munguar që mund të ndikojë në saktësinë e të dhënave tuaja.

Më pas, rishikoni çdo transaksion individualisht për të kërkuar hyrje të kopjuara ose shuma të pasakta. Është gjithashtu e dobishme të krahasoni çdo hyrje me dokumentin burimor përkatës, si faturë ose faturë, për t'u siguruar që ato përputhen.

T'i kushtoni vëmendje detajeve të vogla, si datat e sakta dhe numrat e llogarisë, është gjithashtu thelbësore. Këto gjëra të vogla mund të anashkalohen lehtësisht, por mund të ndikojnë shumë në saktësinë e përgjithshme të librave tuaj.

Kur rishikoni grupe të mëdha transaksionesh menjëherë, mund të jetë gjithashtu e dobishme që dikush tjetër të rishikojë punën tuaj për një grup sysh shtesë.

Përveç kësaj, merrni parasysh përdorimin e mjeteve të teknologjisë si të automatizuara softuerët e kontabilitetit ose tabelat me formula të integruara për llogaritjet për të minimizuar gabimet njerëzore gjatë futjes së të dhënave.

2. Barazoni pasqyrat bankare

Barazimi i pasqyrave bankare përfshin krahasimin e transaksioneve në të dhënat financiare të kompanisë suaj me ato të listuara në pasqyrën tuaj bankare për t'u siguruar që ato përputhen. Ky proces ju ndihmon të identifikoni dhe korrigjoni çdo mospërputhje, duke siguruar saktësinë e të dhënave tuaja financiare.

Hapi i parë është të mblidhni të gjitha dokumentet përkatëse, duke përfshirë pasqyrën tuaj mujore bankare dhe të dhënat financiare. Pastaj, filloni të krahasoni bilancin fillestar në pasqyrën tuaj bankare me gjendjen në të dhënat tuaja të kontabilitetit.

Këto bilanc duhet të përputhen; përndryshe, mund të tregojë një gabim në të dhënat tuaja kontabël ose në mbajtjen e të dhënave të bankës.

Kaloni nëpër secilën depozitë të shënuar në pasqyrën tuaj bankare dhe krahasoni ato me depozitat e regjistruara në librat tuaj.

Kontrolloni fletët e depozitave ose kontaktoni klientët/shitësit për verifikim nëse gjeni ndonjë mospërputhje. Në mënyrë të ngjashme, kaloni çdo kontroll në pasqyrën bankare dhe në librat tuaj. 

Pas verifikimit të depozitave dhe çeqeve të lëshuara, rakordoni transaksionet e tjera për t'u siguruar që ato janë regjistruar saktë në librat tuaj dhe në pasqyrën bankare.

Pasi të jenë rakorduar të gjitha transaksionet, kontrolloni nëse bilanci përfundimtar në pasqyrën tuaj bankare përputhet me gjendjen përfundimtare të librit tuaj. Nëse përputhen, urime! Librat tuaj tani janë të balancuar. 

3. Rishikoni Llogaritë e Arkëtueshme dhe të Pagueshme

Llogaritë e arkëtueshme dhe të pagueshme përfaqësojnë paratë që ju janë borxh nga klientët tuaj (llogaritë e arkëtueshme) dhe paratë që ju i detyroheni furnitorëve tuaj (llogaritë e pagueshme).

Gjurmimi dhe menaxhimi i saktë i këtyre llogarive është thelbësor për ruajtjen e një fluksi të shëndetshëm parash, shmangien e pagesave ose arkëtimeve të vonuara dhe përfundimisht për ta mbajtur biznesin tuaj financiarisht të qëndrueshëm.

Nxirrni një raport të detajuar të të gjitha faturave të papaguara për të filluar shqyrtimin e llogarive tuaja të arkëtueshme. Ky raport duhet të përfshijë informacione të tilla si numrat e faturave, datat e mbarimit, shumat e borxhit dhe emrat e klientëve.

Më pas, krahasoni këtë raport me shumën totale të treguar në tuaj bilanci për llogaritë e arkëtueshme. Nëse ka ndonjë mospërputhje midis dy numrave, mund të tregojë një gabim në regjistrimin ose mbledhjen e pagesave nga klientët.

Nëse vëreni ndonjë mospërputhje, shikoni nga afër çdo faturë për të identifikuar se ku mund të ketë ndodhur gabimi. Mund të jetë aq e thjeshtë sa një gabim shtypi në regjistrimin e një pagese ose harrimi i faturimit të një klienti për shërbimet e kryera.

Pasi të keni identifikuar problemin(et), bëni rregullimet e nevojshme dhe përditësoni të dhënat tuaja në përputhje me rrethanat.

Rishikimi i rregullt i llogarive tuaja të arkëtueshme dhe të pagueshme është thelbësor për mbajtjen e të dhënave të duhura financiare dhe për të siguruar shëndetin e biznesit tuaj.

Ju mund të shmangni gabimet e kushtueshme dhe të ruani një fluks parash pozitiv duke identifikuar dhe adresuar menjëherë çdo mospërputhje ose problem.

4. Rishikoni llogaritë e të ardhurave dhe shpenzimeve

Rishikimi i llogarive tuaja të të ardhurave dhe shpenzimeve është thelbësor për t'u siguruar që ato janë të balancuara. Llogaritë e të ardhurave gjurmojnë paratë që vijnë në biznesin tuaj, ndërsa llogaritë e shpenzimeve regjistrojnë paratë që dalin.

Kur këto dy kategori nuk përputhen, ato mund të krijojnë mospërputhje në të dhënat tuaja financiare dhe ta bëjnë të vështirë vlerësimin e shëndetit financiar të biznesit tuaj.

Gjëja e parë që duhet të bëni kur rishikoni llogaritë tuaja të të ardhurave dhe shpenzimeve është të kontrolloni për ndonjë gabim ose lëshim. Nuk është e pazakontë që gabimet të ndodhin gjatë futjes së të dhënave, të tilla si regjistrimi i një transaksioni në llogarinë e gabuar ose futja e një shume të pasaktë.

Këto gabime mund të hedhin poshtë të gjithë sistemin tuaj të kontabilitetit, kështu që kapja e tyre herët është thelbësore.

Rishikoni llogaritë e të ardhurave dhe shpenzimeve

Më pas, krahasoni pasqyrat tuaja bankare me transaksionet përkatëse në llogaritë tuaja të të ardhurave dhe shpenzimeve. Ky proces njihet si rakordim bankar dhe përfshin verifikimin që të gjitha transaksionet e regjistruara në librat tuaj përputhen me ato të regjistruara nga banka.

Çdo mospërputhje midis të dyjave duhet të hetohet më tej për të përcaktuar nëse ato janë për shkak të dallimeve në kohë ose faktorëve të tjerë.

Një aspekt tjetër i rëndësishëm i rishikimit të llogarive të të ardhurave dhe shpenzimeve është sigurimi që të gjitha transaksionet të jenë të kategorizuara siç duhet. Çdo biznes ka një tabelë unike të llogarive që kategorizon të ardhura dhe shpenzime të ndryshme.

Është thelbësore që vazhdimisht të përdoren këto kategori gjatë regjistrimit të transaksioneve për të siguruar raportim pa gabime.

5. Verifikoni transaksionet me para në dorë

Verifikimi i transaksioneve me para siguron që librat tuaj të jenë të balancuar dhe ndihmon në identifikimin e mospërputhjeve ose gabimeve në procesin tuaj të kontabilitetit.

Duke krahasuar gjendjen e parave të gatshme në librat tuaj me paratë aktuale në dorë, mund të identifikoni çdo gabim ose lëshim në regjistrimet tuaja kontabël.

Hapi i parë në verifikimin e transaksioneve me para në dorë është mbajtja e regjistrave të duhur të të gjitha fondeve hyrëse dhe dalëse. Kjo përfshin mbajtjen e faturave, faturave, pasqyrave bankare dhe dokumenteve të tjera përkatëse të organizuara dhe të përditësuara.

Vendosni një orar për harmonizimin e pasqyrave tuaja bankare me të dhënat tuaja kontabël për të kapur çdo gabim ose mospërputhje përpara se të bëhen çështje kryesore.

Kryeni rregullisht auditime të papritura për të siguruar që të gjitha transaksionet me para të gatshme janë regjistruar siç duhet dhe se nuk po ndodhin aktivitete mashtruese. Duke zbatuar këshillat e sipërpërmendura, mund të siguroheni që librat tuaj të jenë të ekuilibruar dhe shëndeti financiar i biznesit tuaj është në kontroll.

Mos harroni të qëndroni të organizuar, të pajtoheni rregullisht dhe të zbatoni kontrollet e duhura të brendshme për një proces verifikimi të qetë dhe efektiv.

6. Konsideroni rregullimet akruale

Kontabiliteti akrual është një metodë e regjistrimit të të ardhurave dhe shpenzimeve kur ato fitohen ose kryhen, pavarësisht se kur paratë i shkëmbejnë në të vërtetë duart.

Kjo ndryshon nga kontabiliteti i bazuar në para, ku transaksionet regjistrohen vetëm kur merren ose paguhen paratë e gatshme. Ndërsa kontabiliteti i bazuar në para mund të duket më i thjeshtë, kontabiliteti akrual ofron një përfaqësim më të saktë të shëndetit financiar të një kompanie.

Rregullimet akruale gjithashtu përfshijnë çdo shpenzim dhe të ardhur të parapaguar ose të shtyrë. Shpenzimet e parapaguara i referohen pagesave të bëra për mallra ose shërbime që ende nuk janë marrë, ndërsa të ardhurat e shtyra i referohen pagesave të marra për mallra ose shërbime që ende nuk janë ofruar.

Këta zëra duhet të rregullohen në përputhje me rrethanat për të reflektuar në bilancin tuaj.

Duke gjurmuar dhe rregulluar për të ardhurat dhe shpenzimet e grumbulluara, ju mund të siguroni saktësinë e pasqyrave tuaja financiare, të ndihmoni me planifikimin dhe buxhetimin e taksave dhe t'i lejoni bizneset të kuptojnë financat e tyre aktuale dhe gjendjen e parashikuar financiare në të ardhmen.

Është e rëndësishme të rishikoni rregullisht dhe të bëni çdo rregullim të nevojshëm për të siguruar që librat tuaj të jenë të balancuar. Kjo mund të kërkojë ndihmën e një kontabilisti ose kontabilisti profesionist i cili është i përgatitur mirë në metodat e kontabilitetit akrual.

Duke i konsideruar dhe bërë këto rregullime, ju mund të keni besim në saktësinë e të dhënave tuaja financiare dhe të merrni vendime të informuara për biznesin tuaj.

7. Mbani të ndara llogaritë personale nga ato të biznesit

Një nga arsyet kryesore për të mbajtur të ndara llogaritë tuaja personale dhe të biznesit është për qëllime tatimore. IRS kërkon regjistrime të detajuara të të gjitha transaksioneve financiare si për aktivitetet personale ashtu edhe për ato të biznesit.

Nëse këto dy lloje transaksionesh përzihen së bashku, mund të jetë sfiduese të përcaktohet se cilat shpenzime ishin për përdorim personal ose biznesi. Kjo mund të çojë në paraqitje të pasakta tatimore, duke rezultuar në gjoba ose kontrolle.

Një arsye tjetër për të mbajtur të ndara llogaritë personale dhe ato të biznesit është mbrojtja nga përgjegjësia. Si pronar i një biznesi të vogël, ju dëshironi të mbroni pasuritë tuaja personale në rast se diçka nuk shkon me biznesin tuaj.

Duke përzier fondet tuaja personale dhe të biznesit, ju hapeni ndaj çështjeve të mundshme ligjore nëse dikush vendos t'ju padisë ose përballeni me vështirësi financiare.

Mbani të ndara llogaritë personale nga ato të biznesit

Për më tepër, ndarja e llogarive mund të ndihmojë me buxhetimin dhe menaxhimin e fluksit të parave. Kur gjithçka përzihet së bashku, mund të jetë sfiduese për të parë se nga vijnë ose shkojnë saktësisht paratë.

Me llogari të veçanta, ju mund të shihni qartë se sa para po gjenerohen nga biznesi kundrejt asaj se sa po shpenzohen për sendet personale.

Për t'i mbajtur gjërat të organizuara, merrni parasysh hapja e një llogarie bankare të biznesit për biznesin tuaj të vogël dhe një kartë krediti që përdoret vetëm për blerjet e lidhura me kompaninë.

Sigurohuni që të gjitha pagesat hyrëse nga klientët ose klientët të shkojnë drejtpërdrejt në llogarinë e biznesit dhe të gjitha shpenzimet që lidhen me biznesin të paguhen nga ajo llogari.

8. Konsultohuni me një kontabilist

Një nga gjërat më të mira që mund të bëni nëse keni probleme me libra të çekuilibruar është të konsultoheni me një kontabilist. Kontabilistët kanë njohuri dhe ekspertizë të gjerë në menaxhimin e të dhënave financiare dhe mund të ofrojnë njohuri të vlefshme për zgjidhjen e çdo mospërputhjeje që mund të hasni.

Hapi i parë në konsultimi me një kontabilist është mbledhja e të gjitha dokumenteve dhe të dhënave financiare përkatëse. Kjo përfshin pasqyrat bankare, faturat, faturat dhe dokumentacionin tjetër që lidhet me transaksionet financiare të biznesit tuaj.

Të kesh të gjithë këtë informacion të organizuar dhe të disponueshëm do ta ndihmojë kontabilistin të kuptojë më mirë situatën tuaj financiare.

Një kontabilist me përvojë do të jetë në gjendje të shqyrtojë dokumentet tuaja tërësisht dhe të identifikojë çdo gabim ose mospërputhje që mund të ketë shkaktuar çekuilibër në librat tuaj.

Ata gjithashtu mund të ofrojnë sugjerime për përmirësimin e proceseve të mbajtjes së të dhënave ose zbatimin e sistemeve të reja për të parandaluar çekuilibrat në të ardhmen.

Përveç ndihmës në zgjidhjen e çështjeve të menjëhershme me libra të çekuilibruar, kontabilistët mund të ofrojnë gjithashtu këshilla të vlefshme për buxhetimin, menaxhimin e fluksit të parave, planifikimin e taksave dhe aspekte të tjera të rëndësishme të menaxhimit financiar për bizneset e vogla.

Ekspertiza e tyre mund të ndihmojë në vendosjen e biznesit tuaj për sukses afatgjatë duke siguruar praktika të duhura të kontabilitetit.

9. Bëni Rregullime

Bërja e rregullimeve është një hap vendimtar në procesin e balancimit të librave tuaj. Ai përfshin identifikimin dhe korrigjimin e çdo mospërputhjeje ose gabimi që mund të shkaktojë mosbalancimin e librave tuaj.

Edhe pse mund të duket e frikshme, ju mund t'i riktheni librat tuaj në rrugën e duhur me vëmendje të kujdesshme dhe një qasje sistematike.

Në disa raste, mund të nevojiten të bëhen rregullime për shkak të dallimeve kohore midis kohës kur keni regjistruar një transaksion dhe kur banka e përpunoi atë. Për shembull, nëse keni shkruar një çek në fund të një muaji, por ai nuk është arkëtuar deri në muajin pasardhës, kjo mund të shkaktojë një mospërputhje në të dhënat tuaja. 

Një tjetër arsye e zakonshme për çekuilibrat e librave është gabimi njerëzor—qoftë gabime aksidentale të futjes së të dhënave ose llogaritje të gabuara gjatë rakordimit të llogarive.

Për të shmangur përsëritjen e këtyre llojeve të gabimeve në të ardhmen, merrni parasysh zbatimin e proceseve të tilla si kontrollimi i dyfishtë i hyrjeve përpara se t'i finalizoni ato ose t'i kërkoni dikujt tjetër të shqyrtojë raporte të rëndësishme financiare.

Bërja e rregullimeve është një pjesë thelbësore e balancimit të librave tuaj. Është gjithashtu e rëndësishme që të rishikoni dhe rakordoni librat tuaj rregullisht në vend që të prisni deri në fund të vitit.

Kjo do të ndihmojë në kapjen e hershme të mospërputhjeve dhe do ta bëjë më të lehtë identifikimin dhe zgjidhjen e tyre.

Mbani ekuilibrat e librave tuaj me doola

Kur të zgjidhni doola

Balancimi i librave mund të jetë i lodhshëm dhe kërkon kohë për pronarët e bizneseve të vogla, veçanërisht nëse ata kanë pak ose aspak njohuri ose përvojë paraprake në mbajtjen e kontabilitetit. Ai gjithashtu kërkon vëmendje të kujdesshme ndaj detajeve, duke hequr kështu fokusin tuaj nga operacionet kritike të përditshme.

Megjithatë, pavarësisht nga përpjekjet tuaja më të mira, mund të ketë raste kur librat tuaj nuk ekuilibrohen.

Për fat të mirë, menaxhimi i librave tuaj bëhet i qetë doola, një platformë e lehtë për t'u përdorur që thjeshton formimin e biznesit, mbajtjen e të dhënave dhe dosjet tatimore për të siguruar që çështjet tuaja financiare të jenë gjithmonë në rregull.

Organizoni të gjitha informacionet tuaja financiare në një vend me veçori si furnizimet e automatizuara të bankave dhe kategorizimin e lehtë të transaksioneve. 

Filloni me Doola Bookkeeping si mbajtësi juaj i besuar financiar për të automatizuar kontabilitetin dhe rakordimin, në mënyrë që të mund të qëndroni në krye të transaksioneve të hapura, të monitoroni shpenzimet dhe t'i mbani librat tuaj të balancuar pa mundim.

Rezervoni një konsultë falas sot për të mësuar se si mund t'ju ndihmojmë të arrini lirinë financiare dhe rritjen e biznesit!

Faqja e internetit e doola është vetëm për qëllime informacioni të përgjithshëm dhe nuk ofron këshilla zyrtare ligjore ose tatimore. Për këshilla tatimore ose ligjore, ne jemi të lumtur t'ju lidhim me një profesionist në rrjetin tonë! Ju lutemi shikoni tonën Kushtet Politika e privatësisë. Faleminderit dhe ju lutemi mos hezitoni të kontaktoni me çdo pyetje.

Filloni biznesin tuaj të ëndrrave dhe mbajeni atë 100% në përputhje

Kthejeni idenë tuaj të ëndrrave në biznesin tuaj të ëndrrave.