9 tipov na vedenie účtovníctva, ako maximalizovať daňové odpočty

Ritika Dixit
By Ritika Dixit
Zverejnené 2. júla 2024 Aktualizované 8. októbra 2024 10 min čítané Aktualizované 8. októbra 2024
9 tipov na vedenie účtovníctva, ako maximalizovať daňové odpočty

Obávaná daňová sezóna? Nie si sám. Majitelia firiem sa každý rok snažia zbierať potvrdenky, kategorizovať výdavky a čeliť kopu papierovania.

Čo ak však existuje spôsob, ako urobiť daňové obdobie menej stresujúcim a ušetriť peniaze?

Odpoveď - dobré účtovníctvo. prečo? Pretože dobré účtovníctvo vám umožňuje maximalizovať daňové odpočty. Tieto obchodné výdavky si môžete odpočítať od svojho príjmu, čím si znížite svoju zdaniteľnú sumu.

Čím viac odpočtov si môžete uplatniť, tým menej dlhujete vláde. Takto máte viac peňazí, ktoré môžete reinvestovať do svojho podnikania alebo ich jednoducho vložiť do vrecka.

Tu je to najlepšie: na to nemusíte byť účtovníkom profitovať z dobrého účtovníctva. V tomto článku rozoberieme 9 jednoduchých tipov, ako zmeniť vaše účtovné návyky a pomôcť vám maximalizovať tieto daňové odpočty. 

Pokryjeme všetko, čo potrebujete vedieť, aby ste mohli s istotou pristupovať k daňovému obdobiu, od oddelenia osobných a obchodných výdavkov až po používanie softvéru.

Tiež, ak by ste sa radšej sústredili len na svoju podnikateľskú cestu, All-In-One účtovníctvo doola je tu, aby spravoval vaše financie za vás!

1. Oddeľte osobné a obchodné výdavky

Prvým krokom k maximalizácii odpočtov je vytvorenie jasného oddelenia medzi vaším osobným životom a vaším podnikaním.

prečo? Predstavte si, že pečiete lahodný koláč bez oddeľovania suchých a mokrých ingrediencií. Je to recept na katastrofu! To isté platí pre vaše obchodné financie. Tu je dôvod, prečo je tento tip dôležitý:

  • Presné vedenie účtovníctva: Miešanie financií sťažuje prehľad o tom, kam idú vaše obchodné peniaze. Kúpili ste si tú luxusnú kávu pre seba alebo na stretnutie s klientom? Oddeľovaním výdavkov je všetko jasné a zaisťuje presnosť vašich obchodných záznamov.

  • Dôvera pri daňovom podaní: IRS musí jasne vidieť vaše obchodné príjmy a výdavky počas daňovej sezóny. Keď je všetko zmiešané, triedenie sa stáva nočnou morou. Vďaka oddeleným financiám je podávanie daní hračkou.

  • Maximalizácia zrážok: Môžete si odpočítať len legitímne obchodné výdavky. Ak sa primiešajú osobné výdavky, pochovajú sa a vy prídete o potenciálne daňové úspory. Oddelenie zaisťuje, že môžete identifikovať a uplatniť si všetky oprávnené odpočty.

Teraz sa pozrime na skutočnosť, že niektoré výdavky môžu rozmazať čiary. Ak napríklad pracujete z domu, časť vášho účtu za internet sa môže považovať za obchodný výdavok. Ako zvládnuť tieto situácie so zmiešaným použitím?

Zaznamenajte si, do akej miery používate položku na obchodné účely.

To vám umožňuje prideliť spravodlivý podiel na výdavkoch ako obchodný odpočet. Alebo ak používate svoj osobný telefón alebo internet na obchodné hovory, oddeľte ho vyhradenou obchodnou linkou.

Konečným riešením tohto debaklu je však otvorte si vyhradený podnikateľský bankový účet a kreditná karta pre obchodné transakcie.

Vďaka tomu je oddelenie automatické – všetky vaše obchodné výdavky sú prehľadne kategorizované na jednom mieste.

Navyše vám poskytuje jasný prehľad o peňažnom toku vašej firmy.

2. Kategorizujte svoje obchodné výdavky

Predstavte si, že hľadáte správny skrutkovač v chaotickom boxe s nástrojmi. Je to frustrujúce, však? Kategorizácia vašich obchodných výdavkov je ako usporiadanie tejto sady nástrojov.

Vďaka tomu je oveľa jednoduchšie nájsť to, čo potrebujete (daňové odpočty).

Prečo je teda kategorizácia výdavkov taká veľká vec? Tu je prehľad:

  • Jednoduché vedenie záznamov: Sledovanie sa stáva fuška, keď sú vaše výdavky roztrúsené všade. Kategorizácia udržuje všetko organizované, čo vám šetrí čas a frustráciu.

  • Daňové odpočty: IRS vyžaduje organizované záznamy. Keď sú výdavky úhľadne kategorizované, identifikácia potenciálnych zrážok sa stáva jednoduchou.

  • Rozpočtovanie: Kategorizácia výdavkov vám dáva jasný obraz o tom, kam idú vaše obchodné peniaze. To vám umožňuje robiť informované finančné rozhodnutia a pomáha vám vytvárať realistické rozpočty.

Tu sú niektoré bežné odpočty, ktoré môže použiť väčšina firiem:

  • Kancelárske potreby

  • Marketing a reklama

  • Nájomné a služby

  • Cestovanie

  • Vybavenie a softvér

Toto je len niekoľko príkladov a najlepšie kategórie pre vašu firmu budú závisieť od jej konkrétnych potrieb. Základom je vybrať si systém, ktorý vám vyhovuje a držať sa ho.

Tu je bonusový tip - zvážiť použitie účtovného softvéru! Mnoho softvérových programov ponúka automatickú kategorizáciu nákladov. To vám ušetrí čas a zaistí, že všetky vaše výdavky budú úhľadne roztriedené do správnych vedier.

Kategorizáciou svojich obchodných výdavkov si veci nielen uľahčíte, ale nastavíte sa na identifikáciu a uplatnenie všetkých daňových odpočtov, ktoré si zaslúžite. Je to obojstranne výhodné!

3. Sledujte každý príjem a faktúru

Sledujte každý príjem a faktúru

Účtenky a faktúry sa môžu zdať ako nudný papierový neporiadok, ale tieto malé papieriky sú kľúčom k odomknutiu rôznych daňových úľav. Ale trik je v tom, že sa ich musíte držať – každého jedného.

prečo? Pretože keď požadujete odpočet, IRS potrebuje vidieť dôkazy, že výdavok skutočne nastal. Účtenky a faktúry pomáhajú poskytnúť dôkaz, ktorý potrebujú na schválenie vašich odpočtov.

Teraz je na vás, ako ich uložíte. Tu sú vaše možnosti:

  • Klasický papierový chodník: Starým spôsobom! Účtenky a faktúry uchovávajte v označených priečinkoch, kategorizovaných podľa typu výdavkov alebo dátumu. Funguje to dobre, ale môže byť objemné a náchylné na stratu papierov.

  • Digitálne úložisko: Naskenujte svoje účtenky a faktúry pomocou skenera alebo aplikácie v telefóne. To šetrí miesto a umožňuje jednoduché vyhľadávanie podľa kľúčového slova. Navyše ich môžete bezpečne uložiť v cloude.

Keď už hovoríme o aplikáciách, na zefektívnenie procesu sú k dispozícii praktické aplikácie na skenovanie účteniek. Tieto aplikácie dokážu automaticky extrahovať kľúčové informácie z potvrdenky, vďaka čomu je kategorizácia a vedenie záznamov ešte jednoduchšie.

Nakoniec, ako by ste si mali usporiadať účtenky? Účtenky môžete usporiadať podľa kategórie výdavkov (napr. kancelárske potreby, cestovanie). V prípade potreby tak ľahko nájdete konkrétne odpočty.

Účtenky môžete usporiadať aj podľa dátumu. Je to užitočné, ak potrebujete sledovať výdavky za určité obdobie.

Bez ohľadu na to, ktorú metódu si vyberiete, konzistencia je kľúčová. Vytvorte si systém, ktorý vám bude fungovať, a držte sa ho nábožensky. Pamätajte, že malá organizácia teraz vám môže neskôr ušetriť veľké peniaze!

4. Pochopte, čo je odpočítateľné

Cítite sa stratení v krajine daňových úľav? Nebojte sa, máme pre vás všetko!

Poďme si to rozobrať – daňové odpočty sú výdavky, ktoré si môžete odpočítať od príjmov z podnikania. To znižuje váš zdaniteľný príjem, čo znamená, že dlhujete menej na daniach. Je to ako získať zľavu na daňovom účte.

Nie všetky obchodné náklady sú však rovnaké. IRS má špecifické pravidlá o tom, čo sa kvalifikuje ako odpočítateľný náklad.

Tu je niekoľko bežných kategórií, ktoré zvyčajne dostanú zelenú:

  • Základy podnikania: Prenajmite si kancelárske priestory, služby ako internet a elektrina, základné kancelárske potreby – všetko, čo potrebujete, aby vaša firma fungovala hladko.

  • Travel: Najazdené kilometre na služobné cesty, lety a hotely na konferencie.

  • Prevodovka: Zariadenia, ako sú počítače, tlačiarne a softvér, ktoré používate na prevádzku svojho podnikania, môžu byť časom odpočítané.

  • Šírenie slova: Marketingové a reklamné náklady na prilákanie zákazníkov, poplatky za hosťovanie webových stránok a reklama na sociálnych sieťach – to všetko sú súčasťou hry, pokiaľ ide o rast vášho podnikania, a sú často odpočítateľné.

Toto je len niekoľko príkladov a konkrétne odpočty, ktoré máte k dispozícii, budú závisieť od typu vašej firmy. Ale tu sú niektoré skryté drahokamy, ktoré možno prehliadate:

  • Práca z domu: Ak pracujete z domu, môžete si ako výdavok na domácu kanceláriu odpočítať časť nájomného, ​​energie a dokonca aj internet.

  • Krivka učenia: Kurzy ďalšieho vzdelávania alebo workshopy odborného rozvoja súvisiace s vaším podnikaním môžu byť odpočítateľnými výdavkami.

Teraz si treba zapamätať ešte jednu vec – rozdiel medzi bežnými a kapitálovými výdavkami. Bežné výdavky sú každodenné náklady na prevádzku vášho podnikania. Zvyčajne sú plne odpočítateľné v roku, v ktorom vznikli.

Na druhej strane kapitálové výdavky sú väčšie investície do majetku s dobou použiteľnosti dlhšou ako jeden rok.

Nie sú plne odpočítateľné naraz, ale časom sa odpisujú.

Pochopenie rozdielu medzi týmito dvoma kategóriami je dôležité pre maximalizáciu vašich odpočtov.

Pamätajte, že toto je len všeobecný prehľad a daňové zákony môžu byť zložité. Pre konkrétne rady o tom, aké odpočty sa vzťahujú na vašu jedinečnú obchodnú situáciu, je vždy najlepšie poradiť sa s kvalifikovaným daňovým odborníkom.

Môžeme vám pomôcť zorientovať sa v zložitosti daňových odpočtov a zabezpečiť, aby ste si uplatnili všetko, na čo máte nárok.

5. Veďte si podrobné záznamy o obchodných míľach

Cestujete na obchodné stretnutia alebo návštevy klientov? Skvelé! Tu je tajomstvo šetrenia peňazí – kilometre, ktoré najazdíte, sa môžu premietnuť do daňových úľav.

IRS vám umožňuje odpočítať náklady na prevádzku vášho vozidla na obchodné účely. To znamená, že každá obchodná míľa, ktorú nazbierate, môže pomôcť znížiť váš daňový účet.

IRS ponúka štandardnú sadzbu najazdených kilometrov. Táto sadzba odráža priemerné náklady na vlastníctvo a prevádzku vozidla vrátane plynu, údržby a odpisov.

V roku 2024 je štandardná sadzba najazdených kilometrov 67 USD za míľu. Takže za každú obchodnú míľu, ktorú najazdíte, si môžete odpočítať z daní 67 USD.

Ak chcete uplatniť tento odpočet, musíte dôsledne sledovať svoje obchodné míle. Tu je niekoľko spôsobov, ako to urobiť:

  • Denník najazdených kilometrov: Veďte si špeciálny denník najazdených kilometrov. Zaznamenajte si dátum, začiatok a koniec odčítania kilometrov, účel cesty a celkový počet obchodných míľ najazdených pre každú cestu.

  • GPS sledovače: Praktické aplikácie na sledovanie GPS môžu automaticky zaznamenávať vaše obchodné kilometre. Tieto aplikácie môžu skutočne šetriť čas, ak máte jasný spôsob, ako rozlíšiť pracovné cesty od osobných ciest.

Bez ohľadu na to, ktorú metódu si vyberiete, konzistencia je kľúčová. Sledujte svoje míle každý jeden deň, aj keď je to len krátka cesta do banky za obchodným vkladom.

Tu je ďalší tip na maximalizáciu odpočtu – zdokumentujte účel každej pracovnej cesty. Môže to byť rýchla poznámka vo vašom denníku najazdených kilometrov, e-mailové potvrdenie stretnutia alebo faktúra pre klienta.

Pamätajte, že jasná dokumentácia pomáha podporiť vaše nároky na odpočet.

6. Využite účtovný softvér

Využite účtovný softvér

Cítite sa zavalení tabuľkami a horami účteniek? Účtovný softvér môže byť vaším cieľom. Tu je návod, ako zjednodušuje vedenie účtovníctva a pomáha vám zachytiť tieto daňové odpočty:

  • Kategorizácia nákladov: Väčšina účtovných softvérových programov ponúka automatickú kategorizáciu výdavkov. Jednoducho zadajte svoje nákupné údaje a softvér ich roztriedi. To vám ušetrí čas a zaistí, že všetky vaše výdavky budú prehľadne usporiadané.

  • Záchrana potvrdenky: Niektoré softvérové ​​programy umožňujú skenovať alebo nahrávať účtenky priamo do systému. Tým sa eliminuje riziko straty účteniek a všetko zostane na jednom digitálnom mieste. Navyše môžete v prípade potreby jednoducho vyhľadať konkrétne účtenky.

  • Daňové hlásenie pripravené: Účtovné softvérové ​​programy generujú podrobné daňové správy, ktoré sumarizujú vaše príjmy a výdavky podľa kategórií. Toto zjednodušuje daňové priznanie a zvýrazňuje potenciálne odpočty, ktoré ste možno prehliadli.

Využitím softvéru zefektívnite proces účtovníctva. Navyše sa pripravujete na úspech v daňovej sezóne.

Ušetríte čas, zostanete organizovaní a budete mať všetky potrebné informácie na uplatnenie každého daňového odpočtu, ktorý si zaslúžite.

7. Automatizujte, čo môžete

Účtovníctvo sa môže zdať ako nekonečný zoznam úloh. Ale čo keby ste mohli uvoľniť svoj čas a zároveň zlepšiť presnosť? Zadajte automatizáciu.

Automatizáciou opakujúcich sa úloh ste zefektívnenie vášho účtovníctva a ušetríte si drahocenný čas.

Tu je návod, ako môže automatizácia úloh účtovníctva zmeniť hru:

  • Odsúhlasenie bankového výpisu: To môže naozaj zabrať veľa času. Mnoho účtovných softvérových programov vám umožňuje jednoducho pripojiť váš bankový účet. Potom softvér automaticky priradí vaše bankové transakcie k vašim záznamom.

  • Úhrady faktúr: Automatické platby faktúr si môžete nastaviť prostredníctvom účtovného softvéru alebo bankového účtu. To zaisťuje, že vaše účty budú zaplatené načas a vyhnete sa poplatkom z omeškania.

  • Detekcia odpočtu: Automatizácia pomáha zachytiť aj tie najmenšie obchodné výdavky. To znamená, že je menej pravdepodobné, že prehliadnete potenciálne odpočty a maximalizujete tak svoje daňové úspory.

Automatizáciou toho, čo môžete, zefektívňujete proces účtovníctva, zabezpečujete presnosť a potenciálne odhaľujete odpočty. Teraz môžete tráviť menej času lámaním čísel a viac času sústredením sa na to, na čom skutočne záleží – na vedenie vašej firmy.

8. Pravidelne odsúhlasujte bankové výpisy

Váš bankový výpis je ako firemná finančná správa. Ale ako každá správa, môže obsahovať chyby. Tu prichádza na rad bankové odsúhlasenie. Je to proces dvojitej kontroly vašich bankových výpisov.

Tu je dôvod, prečo je to dôležité:

  • Pravidelné odsúhlasovanie pomáha identifikovať nezrovnalosti medzi vašimi bankovými výpismi a účtovným softvérom. Včasné zachytenie chýb im zabráni, aby sa nabalili a narušili váš finančný obraz.

  • Zmeškané odpočty môžu byť skryté v týchto nezrovnalostiach vo výpisoch z účtu. Bankové odsúhlasenie vám pomôže odhaliť a uplatniť si všetky odpočty.

Samotný proces je celkom jednoduchý. Porovnáte svoj bankový výpis s účtovnými záznamami, riadok po riadku. Vyhľadajte všetky nevyrovnané šeky, vklady, ktoré ešte neboli zohľadnené, alebo bankové poplatky, ktoré ste možno zmeškali. Keď zistíte akékoľvek rozdiely, upravíte podľa toho svoje záznamy.

Pravidelným odsúhlasovaním výpisov z účtu (dobré pravidlo je mesačné) zaisťujete presnosť svojho účtovníctva a predchádzate zmeškaným odpočtom.

Je to malá investícia času, ktorá vám môže ušetriť veľké peniaze v daňovej sezóne.

9. Spolupracujte s daňovým odborníkom

Cítite sa tak trochu ohromení svetom daní? Nebojte sa, nemusíte to robiť sami!

Konzultácia s daňovým odborníkom môže zmeniť hru pri maximalizácii odpočtov a sebavedomom prechádzaní daňovou sezónou.

Na začiatok, daňový odborník má znalosti a odborné znalosti, aby porozumel daňovým komplikovanostiam a zabezpečil, že si uplatníte všetky odpočty, na ktoré máte nárok. Môžu vám tiež pomôcť zostať v obraze o všetkých nových daňových úľavách alebo nariadeniach.

Dodržiavanie daňových predpisov je kľúčové a daňový odborník môže zabezpečiť, aby boli vaše záznamy v poriadku a vaše podania boli presné. Tým sa minimalizuje riziko auditov a potenciálnych sankcií.

Teraz môžete zvážiť rôzne typy daňových odborníkov:

  • Registrovaní agenti (EA): Tieto osoby sú federálne oprávnené zastupovať daňových poplatníkov pred IRS.

  • Certifikovaní verejní účtovníci (CPA): Aj keď nie všetky CPA sa špecializujú na dane, mnohé ponúkajú služby prípravy a plánovania daní.

  • Daňoví právnici: V zložitých daňových situáciách môže byť potrebný daňový právnik.

Výber správneho daňového odborníka závisí od vašich konkrétnych potrieb a rozpočtu. Pamätajte, že dobrý daňový odborník je investícia, nielen výdavok. Ich odbornosť vám môže ušetriť peniaze na daniach a dať vám pokoj.

Buďte vždy v dobrých knihách s vedením účtovníctva doola

Kedy si vybrať doola

Tu na doola, chápeme jedinečné potreby účtovníctva všetkých rozsahov podnikov.

Preto ponúkame a účtovné balíky ktoré zefektívňujú úlohy vedenia účtovníctva aj pre tých, ktorí nemajú účtovné vzdelanie.

Naša sieť zahŕňa certifikovaných verejných účtovníkov (CPA) a skúsených účtovníkov, ktorí vám môžu poskytnúť špecializovanú pomoc pri zložitejších úlohách alebo situáciách vyžadujúcich hĺbkovú analýzu.

Tento prístup zaisťuje, že získate komplexnú finančnú správu pri zachovaní kontroly nad vašimi údajmi.

Ste pripravení zefektívniť svoje financie? Objednajte si demo ešte dnes! Pomôžeme vám preskúmať, ako vám naše služby môžu ušetriť čas a udržať vaše financie na správnej ceste.

Zjednodušte vedenie účtovníctva a maximalizujte daňové úspory

Vyskúšajte doola zadarmo ešte dnes – vaše all-in-one riešenie pre účtovníctvo, daňové priznania a obchodné nástroje.

Newsletter pre podnikateľov

Pripojte sa k miliónom začiatočníkov a získajte obchodné zdroje, tipy a inšpiratívne príbehy do vašej doručenej pošty.

Zadaním svojho emailu súhlasíte s prijímaním marketingových emailov od doola.
Odber môžete kedykoľvek zrušiť.

Pridajte sa k tisíckam majiteľov firiem, ktorí nám dôverujú

Majte prehľad o svojich financiách, ušetrite veľa na daniach a rozvíjajte svoje podnikanie rýchlejšie s doola.

9 tipov na vedenie účtovníctva, ako maximalizovať daňové odpočty