എക്സൽ അക്കൗണ്ടിങ്ങിനും ബുക്ക് കീപ്പിങ്ങിനുമുള്ള ഒരു ഗൈഡ്

സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റുകൾ വിരസമായി തോന്നിയേക്കാം, പക്ഷേ ഓരോ സെന്റും വിലപ്പെട്ടതും ഓരോ സെല്ലും ലാഭത്തിനായുള്ള സാധ്യതയുള്ളതുമായ ഒരു സ്ഥലമാണിത്! നിങ്ങളുടെ അക്കൗണ്ടിംഗും ബുക്ക് കീപ്പിംഗ് രീതികളും മുമ്പൊരിക്കലും ഇല്ലാത്തവിധം ലാഭക്ഷമത അൺലോക്ക് ചെയ്യുന്ന വ്യക്തമായ പ്രക്രിയകളാക്കി മാറ്റാൻ അവയ്ക്ക് കഴിയും. 

Excel എന്നത് ഡാറ്റാ എൻട്രിക്കുള്ള ഒരു ഗ്രിഡ് ആണെന്ന് നിങ്ങൾ കരുതുന്നുവെങ്കിൽ, വീണ്ടും ചിന്തിക്കുക. നിങ്ങൾ പരിചയസമ്പന്നനായ ഒരു ബുക്ക് കീപ്പറോ അല്ലെങ്കിൽ ഒന്നിലധികം തൊപ്പികൾ ധരിക്കുന്ന ഒരു ചെറുകിട ബിസിനസ്സ് ഉടമയോ ആകട്ടെ, Excel മാസ്റ്റേഴ്സ് ചെയ്യുന്നത് നിങ്ങളുടെ സാമ്പത്തിക ഗെയിമിനെ ഉയർത്തും. 

Excel വളരെ ലളിതവും പൊരുത്തപ്പെടുത്താവുന്നതുമാണെങ്കിലും, നിങ്ങൾക്ക് ഇത് ഉപയോഗിച്ച് സ്വന്തമായി ചെയ്യാൻ കഴിയുന്നത് വളരെ കൂടുതലാണ്. നിങ്ങളുടെ എല്ലാ ബുക്ക് കീപ്പിംഗ്, അക്കൗണ്ടിംഗ് ആവശ്യങ്ങൾക്കും, doola രണ്ടും വാഗ്ദാനം ചെയ്യുന്നു ബുക്ക് കീപ്പിംഗ് സോഫ്റ്റ്‌വെയറും ഒരു സമർപ്പിത ബുക്ക് കീപ്പിംഗ് സേവനവും.

വരുമാനവും ചെലവും ട്രാക്കുചെയ്യുന്നതും നികുതി ഫയലിംഗിനായി നിങ്ങളുടെ പുസ്‌തകങ്ങൾ തയ്യാറാക്കി സൂക്ഷിക്കുന്നതും പോലുള്ള നിങ്ങളുടെ സാമ്പത്തിക റെക്കോർഡ് സൂക്ഷിക്കൽ ഓട്ടോമേറ്റ് ചെയ്യാൻ ഇത് നിങ്ങളെ സഹായിക്കും. അതിനാൽ നിങ്ങൾ ഒരു നൂതന DIY ടൂളിനായി തിരയുകയാണെങ്കിലും അല്ലെങ്കിൽ പിന്തുണ ആവശ്യമാണെങ്കിലും, ഡൂല നിങ്ങളെ തേടിയെത്തി.

ഈ ബ്ലോഗിൽ, സങ്കീർണ്ണമായ കണക്കുകൂട്ടലുകൾ ലളിതമാക്കുക മാത്രമല്ല, നിങ്ങളുടെ സാമ്പത്തിക റിപ്പോർട്ടുകളിൽ കൃത്യതയും കാര്യക്ഷമതയും വർദ്ധിപ്പിക്കുകയും ചെയ്യുന്ന Excel-ൻ്റെ സവിശേഷതകൾ പ്രയോജനപ്പെടുത്തുന്നതിനുള്ള നൂതനമായ വഴികളിലേക്ക് ഞങ്ങൾ ആഴ്ന്നിറങ്ങും.

ആ വരികളും നിരകളും പ്രവർത്തനക്ഷമമായ സ്ഥിതിവിവരക്കണക്കുകളാക്കി മാറ്റാൻ തയ്യാറാണോ? 

നമുക്ക് സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റുകളിൽ നിന്ന് ലാഭത്തിലേക്ക് പോകാം!

Excel ബുക്ക് കീപ്പിംഗ്: Excel-ence-ലേക്കുള്ള നിങ്ങളുടെ യാത്ര

ബിസിനസുകൾ അവരുടെ ധനകാര്യം കൈകാര്യം ചെയ്യുന്ന രീതിയിൽ എക്സൽ വിപ്ലവം സൃഷ്ടിച്ചു. ഉപയോഗിക്കാൻ എളുപ്പമുള്ള ഇന്റർഫേസ്, ഇഷ്ടാനുസൃതമാക്കാവുന്ന ടെംപ്ലേറ്റുകൾ, നൂതന ഫോർമുലകൾ എന്നിവയാൽ, ഇത് ഒരു ജനപ്രിയ ആപ്ലിക്കേഷനായി മാറിയിരിക്കുന്നു. ബുക്ക് കീപ്പിംഗ്, അക്കൗണ്ടിംഗ് ഉപകരണം നിരവധി ചെറുകിട ഇടത്തരം സംരംഭങ്ങൾക്ക്.

ആദ്യം, ഇത് കൂടുതൽ ലളിതമായി തോന്നുന്നു, എന്നാൽ നിങ്ങൾ ഇപ്പോഴും Excel അക്കൗണ്ടിംഗ് പ്രക്രിയയും ഓരോ ജോലിയും എങ്ങനെ പൂർത്തിയാക്കണം എന്ന് മനസ്സിലാക്കേണ്ടതുണ്ട്. എക്സൽ ഉപയോഗിച്ച് നിങ്ങൾ അക്കൗണ്ടുകൾ സജ്ജീകരിക്കുകയും ഇടപാടുകൾ നടത്തുകയും നിങ്ങളുടെ വരുമാന പ്രസ്താവന സൃഷ്ടിക്കുകയും ചെയ്യേണ്ടതുണ്ട്.

അക്കൗണ്ടിംഗ് ആവശ്യങ്ങൾക്കായി Excel ഉപയോഗിക്കാൻ നിങ്ങൾ തീരുമാനിക്കുന്നതിന് മുമ്പ്, നിങ്ങളുടെ അക്കൗണ്ടിംഗ് ആവശ്യങ്ങൾ തിരിച്ചറിയാൻ നിങ്ങൾ ആഗ്രഹിക്കും. ബുക്ക് കീപ്പിംഗ് തരങ്ങൾ മനസ്സിലാക്കാനും നിങ്ങളുടെ ബിസിനസ്സിന് ഏറ്റവും അനുയോജ്യമായ രീതി തിരിച്ചറിയാനും ഇത് നിങ്ങളെ സഹായിക്കും.

സിംഗിൾ-എൻട്രി ബുക്ക് കീപ്പിംഗ്

ഇത് റെക്കോർഡ് സൂക്ഷിക്കുന്നതിനുള്ള ഏറ്റവും ലളിതമായ രൂപമാണ്, അവിടെ ഓരോ ഇടപാടും ഒരിക്കൽ മാത്രം രേഖപ്പെടുത്തുന്നു. കുറച്ച് ഇടപാടുകളുള്ള ചെറുകിട ബിസിനസ്സുകളോ കാര്യങ്ങൾ ലളിതമാക്കാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്ന ഏക ഉടമസ്ഥരോ ഈ രീതി പലപ്പോഴും ഉപയോഗിക്കുന്നു. 

സിംഗിൾ എൻട്രി Excel ബുക്ക് കീപ്പിങ്ങിൽ, ഓരോ തവണയും പണം നിങ്ങളുടെ ബിസിനസ്സിൽ പ്രവേശിക്കുമ്പോഴോ ഉപേക്ഷിക്കുമ്പോഴോ, അത് പോസിറ്റീവ് (വരുമാനം) അല്ലെങ്കിൽ നെഗറ്റീവ് (ചെലവ്) മൂല്യമായി രേഖപ്പെടുത്തുന്നു. കുറഞ്ഞ അളവിലുള്ള ഇടപാടുകളുള്ള ചെറുതും ലളിതവുമായ ഒരു ബിസിനസ്സ് നടത്തുകയാണെങ്കിൽ അത് ഒരു നല്ല തിരഞ്ഞെടുപ്പാണ്. 

ഇരട്ട എൻ‌ട്രി ബുക്ക് കീപ്പിംഗ്

സിംഗിൾ എൻട്രി ബുക്ക് കീപ്പിങ്ങിനെ അപേക്ഷിച്ച് കൂടുതൽ സമഗ്രമായ സമീപനമാണ് ഡബിൾ എൻട്രി ബുക്ക് കീപ്പിംഗ് സ്വീകരിക്കുന്നത്. എല്ലാ ഇടപാടുകൾക്കും രണ്ട് എൻട്രികൾ ഉണ്ടായിരിക്കുമെന്ന തത്വത്തെ അടിസ്ഥാനമാക്കിയുള്ളതാണ് - ഒരു ഡെബിറ്റും ക്രെഡിറ്റ് എൻട്രിയും. 

ഡബിൾ എൻട്രി ബുക്ക് കീപ്പിങ്ങിൽ, ഓരോ എൻട്രിയും ബാലൻസ് ഔട്ട് ചെയ്യണം. ലളിതമായി പറഞ്ഞാൽ, നിങ്ങൾ എല്ലാ ഡെബിറ്റുകളും ക്രെഡിറ്റുകളും ചേർക്കുകയാണെങ്കിൽ, അവ പരസ്പരം തുല്യമായിരിക്കണം എന്നാണ് ഇതിനർത്ഥം. അതിനാൽ, ഉയർന്ന ഇടപാട് വോള്യങ്ങളുള്ള വലിയ ബിസിനസുകൾ പ്രധാനമായും ഈ രീതി ഉപയോഗിക്കുന്നു. 

ഇത് കൂടുതൽ സങ്കീർണ്ണവും പരിപാലിക്കാൻ വെല്ലുവിളി നിറഞ്ഞതും Excel-ൽ സജ്ജീകരിക്കാൻ ബുദ്ധിമുട്ടുള്ളതും ആയതിനാൽ, ചെറുകിട ബിസിനസ്സുകൾ ഇത് പലപ്പോഴും ഒഴിവാക്കുന്നു. 

എന്നിരുന്നാലും, നിങ്ങളുടെ ബിസിനസ്സ് ഡബിൾ എൻട്രി ബുക്ക് കീപ്പിംഗിന് തയ്യാറാണെന്ന് നിങ്ങൾ വിശ്വസിക്കുന്നുവെങ്കിൽ, അത് ഉപയോഗിക്കുന്നതാണ് നല്ലത് ഒരു സമർപ്പിത ബുക്ക് കീപ്പറുള്ള അക്കൗണ്ടിംഗ് സോഫ്റ്റ്വെയർ ദൂലയിൽ നിന്ന്.

എക്സൽ ബുക്ക് കീപ്പിങ്ങിൻ്റെ അടിസ്ഥാനകാര്യങ്ങൾ മനസ്സിലാക്കുന്നു

Excel-ൽ, ഒരു സിംഗിൾ-എൻട്രി ബുക്ക് കീപ്പിംഗ് സിസ്റ്റം സൃഷ്ടിക്കുന്നതിൽ ഓരോ തരത്തിലുള്ള അക്കൗണ്ടുകൾക്കും വ്യത്യസ്ത വർക്ക്ഷീറ്റുകൾ സജ്ജീകരിക്കുന്നത് ഉൾപ്പെടുന്നു. ഈ അടിസ്ഥാന ഘടകങ്ങൾ നിങ്ങളുടെ കമ്പനിയുടെ സാമ്പത്തിക പ്രസ്താവനകൾ കൃത്യമായി ട്രാക്ക് ചെയ്യുന്നതിനും അറിവുള്ള തീരുമാനങ്ങൾ എടുക്കുന്നതിനുമുള്ള അടിത്തറയായി വർത്തിക്കുന്നു. 

Btw, സമയം ലാഭിക്കാനും ആരംഭിക്കാനും സഹായിക്കുന്നതിന് ഡൂള ഈ എക്സൽ ഷീറ്റ് നിങ്ങൾക്കായി ഇതിനകം തന്നെ സൃഷ്ടിച്ചിട്ടുണ്ട്. നിങ്ങൾക്ക് കഴിയും ഡൂളയുടെ ബുക്ക് കീപ്പിംഗ് ഷീറ്റ് ഇവിടെ നിന്ന് ഡൗൺലോഡ് ചെയ്യുക.

അക്കൗണ്ടുകളുടെ ചാർട്ടുകൾ

നിങ്ങളുടെ പുസ്തകങ്ങളിലെ എല്ലാ അക്കൗണ്ടുകളുടെയും വർഗ്ഗീകരിച്ച പട്ടികയാണ് ചാർട്ട് ഓഫ് അക്കൗണ്ട്സ്. നിങ്ങളുടെ ആസ്തികൾ, ബാധ്യതകൾ, ഇക്വിറ്റി, വരുമാനം, ചെലവുകൾ എന്നിവ പോലെ ഓരോ അക്കൗണ്ടും ഒരു വിഭാഗമായി ചിന്തിക്കുക. ഇത് പട്ടികപ്പെടുത്തുന്നു. നിങ്ങൾ രേഖപ്പെടുത്തുന്ന എല്ലാ ഇടപാടുകളും ഈ വിഭാഗങ്ങളിലൊന്നായി അടുക്കുന്നു.

ഓരോ അക്കൗണ്ടിനും തനതായ കോഡോ നമ്പറോ നൽകി നിങ്ങളുടെ സാമ്പത്തിക ഇടപാടുകൾ സംഘടിപ്പിക്കുന്നതിനുള്ള ഒരു റോഡ്മാപ്പായി ഇത് പ്രവർത്തിക്കുന്നു. വിവിധ തരത്തിലുള്ള അക്കൗണ്ടുകൾ എളുപ്പത്തിൽ തിരിച്ചറിയാനും വർഗ്ഗീകരിക്കാനും ഈ സംവിധാനം അനുവദിക്കുന്നു, സാമ്പത്തിക ഡാറ്റ രേഖപ്പെടുത്തുന്നതിൽ കൃത്യത ഉറപ്പാക്കുന്നു.

ജനറൽ ലെഡ്ജർ

നിങ്ങളുടെ ബിസിനസ്സിലെ എല്ലാ സാമ്പത്തിക ഇടപാടുകളും ട്രാക്ക് ചെയ്യുന്ന റെക്കോർഡ്-കീപ്പിംഗ് സിസ്റ്റത്തെ ഒരു പൊതു ലെഡ്ജർ സൂചിപ്പിക്കുന്നു. നിങ്ങളുടെ അക്കൗണ്ടിംഗ് പ്രക്രിയയുടെ നട്ടെല്ലായി ഇതിനെ കരുതുക; നിങ്ങളുടെ കമ്പനിയിൽ നടക്കുന്ന എല്ലാ ഇടപാടുകളും ജനറൽ ലെഡ്ജറിൽ രേഖപ്പെടുത്തണം. 

ഈ രീതിയിൽ, ഓരോ ഇടപാടിനും രണ്ട് തുല്യ ഭാഗങ്ങൾ രേഖപ്പെടുത്തുന്നത് ഉൾപ്പെടുന്നു - ഡെബിറ്റ്, ക്രെഡിറ്റ് - ഇത് മൊത്തത്തിലുള്ള പുസ്തകങ്ങളിൽ ബാലൻസ് നിലനിർത്തുന്നു. പ്രസ്താവനയിൽ നിങ്ങൾ നടത്തുന്ന എല്ലാ ബിസിനസ്സ് ഇടപാടുകളുടെയും വിശദാംശങ്ങൾ അടങ്ങിയിരിക്കുന്നു-തീയതി, ഒരു വിവരണം, തുക, അക്കൗണ്ട്.

വരുമാന പ്രസ്താവന

An വരുമാന പ്രസ്താവന (ലാഭനഷ്ട പ്രസ്താവന എന്നും അറിയപ്പെടുന്നു) ഒരു പ്രത്യേക കാലയളവിൽ ഉണ്ടായ ചെലവുകളിൽ നിന്ന് ലഭിക്കുന്ന വരുമാനം അളക്കുന്നു. ഒരു നിശ്ചിത കാലയളവിൽ നിങ്ങളുടെ ബിസിനസ്സ് ഉണ്ടാക്കിയ ലാഭക്ഷമതയോ നഷ്ടമോ ഇത് സംഗ്രഹിക്കുന്നു. 

നിങ്ങൾക്ക് ഇത് നിങ്ങളുടെ ജനറൽ ലെഡ്ജറിൽ നിന്ന് പിൻവലിച്ച് ഒരു നിശ്ചിത തീയതി പരിധിക്കുള്ളിൽ നിങ്ങളുടെ ബിസിനസ്സ് എത്ര വരുമാനം നേടിയെന്നും ചിലവഴിച്ചുവെന്നും നിർണ്ണയിക്കാൻ ചില അടിസ്ഥാന കണക്കുകൂട്ടലുകൾ നടത്താം. ചെലവ് ലാഭിക്കൽ നടപടികൾ നടപ്പിലാക്കാൻ കഴിയുന്ന മേഖലകൾ തിരിച്ചറിയാൻ ഇത് നിങ്ങളെ സഹായിക്കും. 

ഈ മൂന്ന് അടിസ്ഥാന ഘടകങ്ങളെ മനസ്സിലാക്കുന്നത് ദൈനംദിന ധനകാര്യങ്ങൾ കാര്യക്ഷമമായും കൃത്യമായും കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതിനുള്ള ശക്തമായ അടിത്തറ ഉണ്ടാക്കുന്നു. എന്നിരുന്നാലും, അധിക അക്കൗണ്ടുകളും ഇടപാടുകളും ഉൾക്കൊള്ളുന്നതിനായി നിങ്ങളുടെ അക്കൗണ്ടുകളുടെ ചാർട്ട് അല്ലെങ്കിൽ പൊതു ലെഡ്ജർ വികസിപ്പിക്കുകയോ പരിഷ്കരിക്കുകയോ ചെയ്യേണ്ടി വന്നേക്കാം.

എക്സൽ ഉപയോഗിക്കുന്നതിൻ്റെ ഒരു പ്രധാന നേട്ടം, ചാർട്ട് എൻട്രികൾക്കായി ടെംപ്ലേറ്റുകൾ സൃഷ്‌ടിക്കുക അല്ലെങ്കിൽ ഒരു പൊതു ലെഡ്ജറിൽ നൽകിയ വിവരങ്ങളിൽ നിന്ന് റിപ്പോർട്ടുകൾ സൃഷ്‌ടിക്കുക തുടങ്ങിയ ആവർത്തിച്ചുള്ള ജോലികൾ നിങ്ങൾക്ക് ഓട്ടോമേറ്റ് ചെയ്യാം എന്നതാണ്.

അക്കൗണ്ടുകളുടെ ചാർട്ടുകൾ സൃഷ്ടിക്കുകയും സംഘടിപ്പിക്കുകയും ചെയ്യുക

ഒരു ബിസിനസ്സിൻ്റെ എല്ലാ സാമ്പത്തിക ഇടപാടുകളെയും വ്യത്യസ്‌ത അക്കൗണ്ടുകളായി തരംതിരിക്കുന്ന ഒരു സമഗ്രമായ പട്ടികയാണ് അക്കൗണ്ടുകളുടെ ചാർട്ട്. ഈ അക്കൗണ്ടുകൾ ഒരു കമ്പനിയുടെ വിവിധ ആസ്തികൾ, ബാധ്യതകൾ, വരുമാനം, ചെലവുകൾ എന്നിവയെ പ്രതിനിധീകരിക്കുന്നു.

ഷീറ്റ് അപ്‌ഡേറ്റ് ചെയ്യുമ്പോൾ നിങ്ങൾ ഓരോ അക്കൗണ്ടും ലിസ്റ്റ് ചെയ്യുകയും അതിന് ഒരു നമ്പർ നൽകുകയും അക്കൗണ്ട് വിവരിക്കുകയും വേണം. വരുമാനം നിങ്ങളുടെ ബിസിനസ്സിലേക്ക് വരുന്ന പണം ട്രാക്ക് ചെയ്യാൻ ഉപയോഗിക്കുന്ന ഏത് അക്കൗണ്ടിനെയും നിയോഗിക്കുമ്പോൾ, നിങ്ങളുടെ ബിസിനസ്സിൽ നിന്ന് പുറത്തുപോകുന്ന പണം ട്രാക്ക് ചെയ്യാൻ ഉപയോഗിക്കുന്ന ഏത് അക്കൗണ്ടിനെയും ചെലവ് നിർദ്ദേശിക്കുന്നു.

നിങ്ങളുടെ സാമ്പത്തിക ഡാറ്റ അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യുന്നതിനും ട്രാക്ക് ചെയ്യുന്നതിനും എക്സൽ അക്കൗണ്ടിംഗ് സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റിൽ നിങ്ങൾക്ക് അക്കൗണ്ടുകളുടെ ഒരു ചാർട്ട് നിർമ്മിക്കാൻ കഴിയും. നിങ്ങളുടെ നിർദ്ദിഷ്ട ബിസിനസ്സ് ആവശ്യങ്ങൾക്ക് അനുയോജ്യമായ രീതിയിൽ ഉപയോഗിക്കാനും ഇഷ്ടാനുസൃതമാക്കാനും കഴിയുന്ന പ്രീ-ബിൽറ്റ് അക്കൗണ്ട് ചാർട്ടുകൾക്കൊപ്പം ഞങ്ങളുടെ സാമ്പിൾ Excel സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റും നിങ്ങൾക്ക് ഉപയോഗിക്കാം.

ഈ നിർദ്ദേശങ്ങളെ അടിസ്ഥാനമാക്കി നിങ്ങളുടെ അക്കൗണ്ട് പേരുകൾ പൂരിപ്പിക്കുകയോ നിങ്ങളുടെ ബിസിനസ് ആവശ്യകതകൾക്കനുസരിച്ച് അവ എഡിറ്റ് ചെയ്യുകയോ ചെയ്യാം. നിങ്ങളുടെ ബിസിനസ്സ് സാമ്പത്തിക സ്ഥിതി കൃത്യമായി പ്രതിഫലിപ്പിക്കുന്നുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പാക്കാൻ നിങ്ങളുടെ അക്കൗണ്ടുകളുടെ ചാർട്ട് പതിവായി അവലോകനം ചെയ്യാനും അപ്‌ഡേറ്റ് ചെയ്യാനും ഓർക്കുക.

ജനറൽ ലെഡ്ജർ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നു

എല്ലാ ജേണൽ എൻട്രികളും ഉൾപ്പെടെ ഒരു കാലയളവിൽ പോസ്റ്റ് ചെയ്ത എല്ലാ ഇടപാടുകളുടെയും റെക്കോർഡാണ് ജനറൽ ലെഡ്ജർ. ഇത് എല്ലാ സാമ്പത്തിക ഇടപാടുകളുടെയും കേന്ദ്ര ശേഖരമായി വർത്തിക്കുകയും ഒരു കമ്പനിയുടെ സാമ്പത്തിക ആരോഗ്യത്തിൻ്റെ സമഗ്രമായ കാഴ്ച നൽകുകയും ചെയ്യുന്നു.

ഒരു ഓർഗനൈസേഷൻ നടത്തുന്ന വിൽപ്പന, വാങ്ങലുകൾ, ചെലവുകൾ, പേയ്‌മെൻ്റുകൾ എന്നിവ പോലുള്ള എല്ലാ സാമ്പത്തിക ഇടപാടുകളും രേഖപ്പെടുത്തുന്നതിന് ജനറൽ ലെഡ്ജർ ഉത്തരവാദിയാണ്. ഇത് തീയതി പ്രകാരം ഇടപാടുകൾ ലിസ്റ്റുചെയ്യുന്നു കൂടാതെ വെണ്ടർ, അക്കൗണ്ട്, തുക, ഇടപാട് വിവരണം എന്നിവ ഉൾപ്പെടുന്നു.

പൊതു ലെഡ്ജർ കൈകാര്യം ചെയ്യാൻ Excel ഉപയോഗിക്കുന്നതിൻ്റെ ഒരു പ്രധാന നേട്ടം അതിൻ്റെ വഴക്കമാണ്. ഇഷ്‌ടാനുസൃതമാക്കാവുന്ന സ്‌പ്രെഡ്‌ഷീറ്റുകളും ഫോർമുലകളും ഉപയോഗിച്ച്, മനുഷ്യ പിശകുകൾ കുറയ്ക്കുമ്പോൾ റെക്കോർഡ് സൂക്ഷിക്കൽ എളുപ്പമാക്കാം. 

മുൻകൂട്ടി നിശ്ചയിച്ച ഓപ്‌ഷനുകളുള്ള ഡ്രോപ്പ്-ഡൗൺ മെനുകളുടെ ഉപയോഗം ഡാറ്റ ഇൻപുട്ടിൽ സ്ഥിരത ഉറപ്പാക്കുന്നു, അതേസമയം ഇത് കുറച്ച് സമയമെടുക്കുന്നു. ഓഡിറ്റുകളിലും നികുതി ഫയലിംഗുകളിലും ആവശ്യമായ ചരിത്രപരമായ വിവരങ്ങളിലേക്കും നിങ്ങൾക്ക് എളുപ്പത്തിൽ ആക്സസ് ലഭിക്കും.

വരുമാന പ്രസ്താവന ഇഷ്ടാനുസൃതമാക്കൽ

ബാലൻസ് ഷീറ്റുകളും പണമൊഴുക്ക് പ്രസ്താവനകളും കൂടുതൽ സങ്കീർണ്ണമായതിനാൽ, മാത്രം സാമ്പത്തിക കണക്കുപട്ടിക Excel-ൽ നിങ്ങൾക്ക് സൃഷ്ടിക്കാനും നിയന്ത്രിക്കാനും കഴിയും എന്നതാണ് വരുമാന പ്രസ്താവന. ഒരു സാമ്പത്തിക റിപ്പോർട്ടിംഗ് കാലയളവിലെ ഒരു കമ്പനിയുടെ വരുമാനം, ചെലവുകൾ, ലാഭം എന്നിവ ഇത് പട്ടികപ്പെടുത്തുന്നു. 

നിങ്ങളുടെ കമ്പനി എത്രമാത്രം വരുമാനം ഉണ്ടാക്കി, ആ കാലയളവിൽ ചെലവുകൾക്കായി എത്രമാത്രം ചെലവഴിച്ചുവെന്ന് മനസ്സിലാക്കാൻ ഇത് നിങ്ങളെ പ്രാപ്തരാക്കുന്നു. ഇതിൽ വരുമാനം/വിൽപ്പന, വിറ്റ സാധനങ്ങളുടെ വില (COGS), പ്രവർത്തന ചെലവുകൾ, മറ്റ് ചെലവുകൾ, അറ്റാദായം അല്ലെങ്കിൽ അറ്റാദായം എന്നിവ ഉൾപ്പെടുന്നു.

Excel-ൽ ഇൻകം സ്റ്റേറ്റ്‌മെൻ്റ് ടെംപ്ലേറ്റ് ഇഷ്‌ടാനുസൃതമാക്കുന്നതിനുള്ള ആദ്യപടി ഡിഫോൾട്ട് ഫോർമാറ്റ് അവലോകനം ചെയ്യുക എന്നതാണ്. ടെംപ്ലേറ്റിൻ്റെ അടിസ്ഥാന ഘടന മനസ്സിലാക്കാനും ഏതൊക്കെ വിഭാഗങ്ങൾക്കാണ് പരിഷ്ക്കരണങ്ങൾ ആവശ്യമെന്ന് നിർണ്ണയിക്കാനും ഇത് നിങ്ങളെ സഹായിക്കും. 

സ്ഥിരസ്ഥിതിയായി, അക്കൗണ്ടുകളുടെ ചാർട്ടിൽ ലിസ്‌റ്റ് ചെയ്‌തിരിക്കുന്ന എല്ലാ അക്കൗണ്ടുകളുടെയും ഡാറ്റ ഇൻകം സ്‌റ്റേറ്റ്‌മെൻ്റിൽ ഉൾപ്പെടുന്നു. അതിനാൽ, നിങ്ങൾ അക്കൗണ്ടുകൾ ചാർട്ടിൽ നിന്ന് അക്കൗണ്ടുകൾ ചേർക്കുകയോ നീക്കം ചെയ്യുകയോ ചെയ്തിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ വരുമാന പ്രസ്താവന അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യാൻ ഓർക്കുക. 

അറ്റവരുമാനം കണക്കാക്കുന്നത് എല്ലാ പ്രതിമാസ വരുമാന-ചെലവ് ഇടപാടുകളിൽ നിന്നും ആയതിനാൽ, ഓരോ മാസത്തിൻ്റെയും ആദ്യ ദിവസം നിങ്ങൾക്ക് ഒരു പുതിയ ഷീറ്റ് ആവശ്യമാണ്. യഥാർത്ഥ വരുമാന പ്രസ്താവനയുടെ പന്ത്രണ്ട് പകർപ്പുകൾ ഉണ്ടാക്കുക, വർഷത്തിലെ ഓരോ മാസത്തിനും ഒന്ന്, തുടർന്ന് നിങ്ങളുടെ നിലവിലെ കാലയളവ് പ്രതിഫലിപ്പിക്കുന്നതിന് തീയതി ശ്രേണി അപ്‌ഡേറ്റ് ചെയ്യുക.

ഇൻവോയ്‌സുകൾ ട്രാക്കുചെയ്യുന്നതിന് ഒരു ഷീറ്റ് ചേർക്കുന്നു

നിങ്ങൾക്ക് പണം ലഭിക്കുമ്പോഴെല്ലാം, നിങ്ങളുടെ അക്കൗണ്ടുകളുടെ ചാർട്ടുകളും പൊതു ലെഡ്ജറും അപ്‌ഡേറ്റ് ചെയ്യേണ്ടതുണ്ട്. നിങ്ങളുടെ ഇൻവോയ്‌സുകൾ ട്രാക്ക് ചെയ്യാൻ ഒരു പ്രത്യേക ഷീറ്റ് ലഭിച്ചാൽ ഇതൊരു കേക്കായിരിക്കും. 

അതിനാൽ, നിങ്ങൾക്ക് ഇത് ക്രോസ്-റഫറൻസ് ചെയ്യാനും ഇൻവോയ്സ് പേയ്‌മെൻ്റുകൾ നൽകാൻ മറക്കുന്നതും അല്ലെങ്കിൽ ഇരട്ട ഡാറ്റാ എൻട്രി പോലുള്ള പിശകുകൾ ഒഴിവാക്കാനും കഴിയും. 

നിങ്ങളുടെ ഇൻകം സ്റ്റേറ്റ്‌മെൻ്റ് ടെംപ്ലേറ്റിലേക്ക് ഒരു പുതിയ ഷീറ്റ് ചേർക്കാനും തുടർന്ന് ഇൻവോയ്‌സിൽ നിന്നുള്ള ഡാറ്റ പുതിയ ഷീറ്റിലേക്ക് പകർത്തി ഒട്ടിക്കാനും കഴിയും. 

നിങ്ങളുടെ പ്രതിമാസ വരുമാന പ്രസ്താവനകളുടെ ഇടതുവശത്ത് നിങ്ങളുടെ ഇൻവോയ്സ് ട്രാക്കറിനായുള്ള ടാബ് സൂക്ഷിക്കുക, അതുവഴി നിങ്ങൾക്ക് അത് റഫറൻസിനായി വേഗത്തിൽ പരിശോധിക്കാനാകും.

നിങ്ങളുടെ പുസ്തകങ്ങൾ അപ് ടു ഡേറ്റായി സൂക്ഷിക്കുന്നു

നിങ്ങളുടെ ബിസിനസ്സ് ഒരു ഇടപാട് നടത്തുമ്പോഴെല്ലാം-നിങ്ങൾ പണമോ പണമോ ക്രെഡിറ്റോ മാറ്റുകയാണെങ്കിലും-നിങ്ങൾ അക്കൗണ്ടുകളുടെ ചാർട്ടുകൾ അപ്‌ഡേറ്റ് ചെയ്യുകയും അവയെ പൊതുവായ ലെഡ്ജർ ഷീറ്റുകളിൽ തരംതിരിക്കുകയും വേണം.

ആദ്യം, നിങ്ങൾക്ക് ഇടപാടിൻ്റെ ഒരു റെക്കോർഡ് ആവശ്യമാണ്, അത് ക്രെഡിറ്റ് അല്ലെങ്കിൽ ബാങ്ക് കാർഡ് സ്റ്റേറ്റ്‌മെൻ്റോ രസീതോ ആകാം. ഈ വിവരങ്ങൾ ഉപയോഗിച്ച്, നിങ്ങൾക്ക് ഇടപാട് അതിൻ്റെ പ്രസക്തമായ അക്കൗണ്ടിന് കീഴിൽ വിഭാഗം കോളത്തിന് കീഴിൽ റെക്കോർഡ് ചെയ്യാനും തരംതിരിക്കാനും കഴിയും. 

അക്കൗണ്ടുകളുടെ ചാർട്ടിൽ ദൃശ്യമാകുന്നതു പോലെ കൃത്യമായി ടൈപ്പ് ചെയ്യുന്നത് ഉറപ്പാക്കുക. ഇടപാട് എങ്ങനെ തരംതിരിക്കപ്പെടുമെന്ന് നിർണ്ണയിക്കാൻ നിങ്ങൾ നൽകുന്ന ഡാറ്റ ഇൻകം സ്റ്റേറ്റ്‌മെൻ്റ് ഉപയോഗിക്കും.

പതിവായി ഡാറ്റ ഇൻപുട്ട് ചെയ്യുന്നതിനു പുറമേ, എല്ലാം പൊരുത്തപ്പെടുന്നുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പാക്കാൻ നിങ്ങളുടെ അക്കൗണ്ടുകൾ പ്രതിമാസം അനുരഞ്ജനം ചെയ്യേണ്ടത് നിർണായകമാണ്. എന്തെങ്കിലും പൊരുത്തക്കേടുകൾ ഉടനടി അന്വേഷിക്കണം, അങ്ങനെ എന്തെങ്കിലും തെറ്റുകൾ തിരുത്താൻ കഴിയും.

Excel-ൽ അഡ്വാൻസ്ഡ് അക്കൗണ്ടിംഗ് പ്രയോജനപ്പെടുത്തുന്നു 

സാമ്പത്തിക ഡാറ്റ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതിനും റിപ്പോർട്ടുകൾ സൃഷ്ടിക്കുന്നതിനുമുള്ള ഒരു പ്രധാന ഉപകരണമായി എക്സൽ മാറിയിരിക്കുന്നു. എന്നിട്ടും, പല ബിസിനസ്സ് ഉടമകളും പിവറ്റ് ടേബിളുകൾ പോലെ Excel-ൻ്റെ ഉപരിതലത്തിൽ മാന്തികുഴിയുണ്ടാക്കുന്നു.

വലിയ ഡാറ്റാ സെറ്റുകൾ സംഗ്രഹിക്കുന്നതിനും വിശകലനം ചെയ്യുന്നതിനുമുള്ള ശക്തമായ ഉപകരണങ്ങളാണ് പിവറ്റ് പട്ടികകൾ. വരുമാന പ്രസ്താവനകളും ബാലൻസ് ഷീറ്റുകളും പോലെയുള്ള ഇഷ്‌ടാനുസൃത സാമ്പത്തിക റിപ്പോർട്ടുകൾ സൃഷ്‌ടിക്കുന്നതിന് അവ സുലഭമാണ്. 

ഒരു പിവറ്റ് ടേബിൾ ഉപയോഗിക്കുന്നതിന്, നിങ്ങളുടെ ഡാറ്റ സെറ്റ് തിരഞ്ഞെടുത്ത്, "ഇൻസേർട്ട്" ടാബിലേക്ക് പോയി, "പിവറ്റ് ടേബിൾ ഉപയോഗിച്ച് സംഗ്രഹിക്കുക" എന്നതിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. അവിടെ നിന്ന്, നിങ്ങളുടെ ഡാറ്റ വിവിധ രീതികളിൽ ഓർഗനൈസുചെയ്യുന്നതിന് നിങ്ങൾക്ക് വ്യത്യസ്ത ഫീൽഡുകൾ വരികളിലേക്കോ നിരകളിലേക്കോ വലിച്ചിടാം.

പിവറ്റ് ടേബിളുകളുടെ ഒരു പ്രധാന ഗുണം, സെല്ലുകൾ കൈകാര്യം ചെയ്യാതെ തന്നെ നിങ്ങളുടെ ഡാറ്റ എളുപ്പത്തിൽ ഫിൽട്ടർ ചെയ്യാനും അടുക്കാനും ഗ്രൂപ്പുചെയ്യാനും അവ നിങ്ങളെ പ്രാപ്‌തമാക്കുന്നു എന്നതാണ്. ഇത് നിങ്ങളുടെ സാമ്പത്തിക ഡാറ്റയിലെ ട്രെൻഡുകൾ അല്ലെങ്കിൽ ഔട്ട്‌ലറുകൾ തിരിച്ചറിയുന്നത് വളരെ എളുപ്പമാക്കുന്നു.

കൂടാതെ, പിവറ്റ് ടേബിളുകൾക്ക് മൂല്യങ്ങൾ സംഗ്രഹിച്ചും ശരാശരി എടുത്തും അല്ലെങ്കിൽ സംഭവങ്ങൾ എണ്ണിയും സംഗ്രഹിക്കുന്നതിനുള്ള ബിൽറ്റ്-ഇൻ സവിശേഷതകളും ഉണ്ട്. വ്യക്തിഗത സെല്ലുകളിലേക്ക് ഫോർമുലകൾ സ്വമേധയാ നൽകുന്നതുമായി താരതമ്യപ്പെടുത്തുമ്പോൾ ഇത് ഗണ്യമായ സമയം ലാഭിക്കാൻ കഴിയും.

അക്കൗണ്ടൻ്റുമാർക്ക് പ്രയോജനം ചെയ്യുന്ന എക്സലിലെ മറ്റൊരു നൂതന സവിശേഷതയാണ് മാക്രോകൾ. മുൻകൂട്ടി പ്രോഗ്രാം ചെയ്ത കുറുക്കുവഴി പോലെ - ഏതാനും ക്ലിക്കുകളിലൂടെ എപ്പോൾ വേണമെങ്കിലും പ്ലേ ചെയ്യാവുന്ന പ്രവർത്തനങ്ങളുടെ റെക്കോർഡ് ചെയ്ത സെറ്റുകളാണ് മാക്രോകൾ. 

ഈ പ്രവർത്തനങ്ങൾ ലളിതമായ ഫോർമാറ്റിംഗ് ടാസ്ക്കുകൾ മുതൽ ഒന്നിലധികം ഘട്ടങ്ങൾ ആവശ്യമായ സങ്കീർണ്ണമായ കണക്കുകൂട്ടലുകൾ വരെയാകാം. അടുത്ത തവണ നിങ്ങൾ ആ ചുമതല നിർവഹിക്കേണ്ടിവരുമ്പോൾ, മാക്രോ ബട്ടണിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക, നിമിഷങ്ങൾക്കുള്ളിൽ അത് നിങ്ങൾക്കുള്ള എല്ലാ ഘട്ടങ്ങളും സ്വയമേവ പൂർത്തിയാക്കും.

അക്കൗണ്ടിംഗ് എക്സൽ ഫോർമുലകൾ ഉപയോഗിക്കുന്നു

വൻകിട ബിസിനസുകൾ സാമ്പത്തിക അക്കൗണ്ടിംഗിനായി ഡിജിറ്റൽ പ്രോഗ്രാമുകൾ ഉപയോഗിക്കാൻ താൽപ്പര്യപ്പെടുമ്പോൾ, ഒരു ചെറുകിട ബിസിനസ്സിനോ സ്റ്റാർട്ടപ്പിന് ആ ആഡംബരമില്ല. എന്നിരുന്നാലും, അവർക്ക് അവരുടെ അക്കൗണ്ടിംഗിൽ നിരവധി Excel ഫോർമുലകൾ പ്രയോജനപ്പെടുത്താനാകും DIY ബുക്ക് കീപ്പിംഗ് കാര്യക്ഷമതയും കൃത്യതയും വർദ്ധിപ്പിക്കുന്നതിന്.

Excel ഉപയോഗിച്ച് ഒരു വരുമാന പ്രസ്താവന സൃഷ്‌ടിക്കാൻ, ഒരു പ്രത്യേക കാലയളവിൽ സ്വയമേവ നൽകിയ വിൽപ്പനയിൽ നിന്നോ സേവനങ്ങളിൽ നിന്നോ നേടിയ മൊത്തം വരുമാനം കണക്കാക്കാൻ നിങ്ങൾക്ക് SUMIF, COUNTIF എന്നിവ പോലുള്ള ഫോർമുലകൾ ഉപയോഗിക്കാം. 

ഉദാഹരണത്തിന്, ഒരു നിശ്ചിത സമയപരിധിക്കുള്ളിൽ ഒരു പ്രത്യേക ഉൽപ്പന്ന വിഭാഗത്തിനായുള്ള മൊത്തം വിൽപ്പന നിങ്ങൾക്ക് കണ്ടെത്തണമെങ്കിൽ, നിങ്ങൾക്ക് SUMIF ഫോർമുല ഉപയോഗിക്കാം, സംഗ്രഹിക്കേണ്ട സെല്ലുകളുടെ മാനദണ്ഡവും ശ്രേണിയും വ്യക്തമാക്കുന്നു.

ചില വ്യവസ്ഥകളെ അടിസ്ഥാനമാക്കി വ്യത്യസ്ത സാഹചര്യങ്ങളും ഫലങ്ങളും കൈകാര്യം ചെയ്യുമ്പോൾ IF ഫോർമുല ഉപയോഗപ്രദമാണ്. ഉദാഹരണത്തിന്, ഓരോ സെല്ലും ഒരു പ്രത്യേക ഉൽപ്പന്ന വിഭാഗത്തിനായുള്ള മൊത്തം വിൽപ്പനയെ പ്രതിനിധീകരിക്കുന്ന നിർദ്ദിഷ്ട ലക്ഷ്യങ്ങൾ നിറവേറ്റുന്നുണ്ടോയെന്ന് പരിശോധിക്കാൻ നിങ്ങൾക്ക് ഇത് ഉപയോഗിക്കാം.

നിങ്ങളുടെ എക്സൽ ബുക്ക് കീപ്പിംഗ് പ്രക്രിയയുടെ ഭാഗമായി, ഒരു അക്കൗണ്ടിൽ നിന്ന് മറ്റൊന്നിലേക്ക് ഇടപാടുകൾ ക്രോസ് റഫറൻസ് ചെയ്യേണ്ടതുണ്ട്.

VLOOKUP (ലംബമായ ലുക്ക്അപ്പ്) ഫോർമുല ഈ ടാസ്ക്ക് വളരെ എളുപ്പമാക്കുന്നു, കോളങ്ങളിലും പട്ടികകളിലും നിർദ്ദിഷ്ട ഡാറ്റ പോയിൻ്റുകൾ നോക്കാൻ നിങ്ങളെ അനുവദിക്കുന്നു.

Btw, സമയം ലാഭിക്കാനും ആരംഭിക്കാനും സഹായിക്കുന്നതിന് ഡൂള ഈ എക്സൽ ഷീറ്റ് നിങ്ങൾക്കായി ഇതിനകം തന്നെ സൃഷ്ടിച്ചിട്ടുണ്ട്. നിങ്ങൾക്ക് കഴിയും ഡൂളയുടെ ബുക്ക് കീപ്പിംഗ് ഷീറ്റ് ഇവിടെ നിന്ന് ഡൗൺലോഡ് ചെയ്യുക.

Excel-ൽ DIY ബുക്ക്‌കീപ്പിംഗ് വളരുന്നുണ്ടോ? doola സഹായിക്കും!

നിങ്ങളുടെ ബിസിനസ്സ് വളരുന്നതനുസരിച്ച്, നിങ്ങളുടെ സാമ്പത്തിക രേഖകളുടെ സങ്കീർണ്ണതയും വർദ്ധിക്കുന്നു. ഒടുവിൽ, Excel ബുക്ക് കീപ്പിംഗിൻ്റെയും അക്കൗണ്ടിംഗിൻ്റെയും ഈ DIY രീതി ഉപയോഗിക്കുന്നതിൻ്റെ പരിമിതികളും വെല്ലുവിളികളും നിങ്ങൾ ശ്രദ്ധിക്കാൻ തുടങ്ങുന്നു. ഭാഗ്യവശാൽ, ഒരു പരിഹാരമുണ്ട് - ദൂല.

ആരംഭിക്കുക doola ബുക്ക് കീപ്പിംഗ്, നിങ്ങളുടെ ബിസിനസ്സ് വളരുന്നതിനനുസരിച്ച് ബുക്ക് കീപ്പിങ്ങിൻ്റെ എല്ലാ വശങ്ങളും തടസ്സമില്ലാതെ കൈകാര്യം ചെയ്യാൻ ഇതിന് കഴിയും.

നിങ്ങളുടെ പുസ്‌തകങ്ങൾ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതിൽ നഷ്‌ടപ്പെടുന്ന വിലയേറിയ സമയം ലാഭിക്കാനോ കൂടുതൽ വിപുലമായ ഡബിൾ എൻട്രി ബുക്ക്‌കീപ്പിംഗിലേക്ക് മാറാനോ നിങ്ങൾ ആഗ്രഹിക്കുന്നുവെങ്കിൽ, ഞങ്ങൾ നിങ്ങളെ പരിരക്ഷിച്ചിരിക്കുന്നു. 

Excel-ൽ നിന്ന് doola's Bookkeeping Solution-ലേക്ക് മാറുന്നതിൻ്റെ മറ്റൊരു നേട്ടം ഓട്ടോമേഷൻ ആണ്. വരുമാനവും ചെലവും എളുപ്പത്തിൽ ട്രാക്ക് ചെയ്യാനും ഇൻവോയ്‌സുകളും പേയ്‌മെൻ്റുകളും മാനേജ് ചെയ്യാനും ബാങ്ക് അക്കൗണ്ടുകൾ സമന്വയിപ്പിക്കാനും അതിലേറെ കാര്യങ്ങൾ ചെയ്യാനും ഇത് നിങ്ങളെ അനുവദിക്കുന്നു - എല്ലാം ഒരു കേന്ദ്രീകൃത സംവിധാനത്തിനുള്ളിൽ.

ഇത് പിശകുകൾ കുറയ്ക്കുകയും മറ്റ് നിർണായക ജോലികൾക്കായി നിങ്ങളുടെ സമയം സ്വതന്ത്രമാക്കുകയും മാത്രമല്ല, വർഷാവസാന അക്കൗണ്ടിംഗിനായി നിങ്ങളുടെ പുസ്തകങ്ങൾ തയ്യാറാക്കി നിലനിർത്തുകയും ചെയ്യുന്നു, ഇത് നികുതി സീസണിനെ മികച്ചതാക്കുന്നു.

ഇതിലേക്ക് സ്വിച്ച് ചെയ്യുക doola ബുക്ക് കീപ്പിംഗ് ഇന്ന് നിങ്ങളുടെ അടിവരയിലെ വ്യത്യാസം അനുഭവിക്കുക.