Una guida alla contabilità e alla tenuta dei registri contabili in Excel

I fogli di calcolo possono sembrare noiosi, ma sono un posto in cui ogni centesimo conta e ogni cella contiene il potenziale per un profitto! Possono trasformare le tue pratiche di contabilità e tenuta dei registri contabili in processi chiari che sbloccano la redditività come mai prima d'ora. 

Se pensi che Excel sia semplicemente una griglia per l'immissione di dati, ripensaci. Che tu sia un contabile esperto o un piccolo imprenditore che indossa più cappelli, padroneggiare Excel può migliorare il tuo gioco finanziario. 

Sebbene Excel sia molto più semplice e adattabile, c'è un limite a ciò che puoi fare da solo. Per tutte le tue esigenze di contabilità e contabilità, doola offre entrambe software di contabilità e un servizio di contabilità dedicato.

Questo ti aiuterà ad automatizzare la tenuta dei registri finanziari, come il monitoraggio di entrate e uscite e a tenere i tuoi libri pronti per la dichiarazione dei redditi. Quindi, che tu stia cercando uno strumento fai da te avanzato o abbia bisogno di supporto pratico, doola è quello che fa per te.

In questo blog approfondiremo metodi innovativi per sfruttare le funzionalità di Excel che non solo semplificano i calcoli complessi, ma migliorano anche l'accuratezza e l'efficienza dei report finanziari.

Pronti a trasformare quelle righe e colonne in informazioni utili? 

Passiamo dai fogli di calcolo ai profitti!

Contabilità Excel: il tuo viaggio verso l'eccellenza

Excel ha rivoluzionato il modo in cui le aziende gestiscono le proprie finanze. Con la sua interfaccia intuitiva, i modelli personalizzabili e le formule avanzate, è diventato uno strumento indispensabile. strumento di contabilità e contabilità per molte piccole e medie imprese.

All'inizio, sembra più semplice, ma dovrai comunque comprendere il processo di contabilità di Excel e come completare ogni attività. Dovrai impostare conti, registrare transazioni e creare il tuo rendiconto economico utilizzando Excel.

Ma prima di decidere di usare Excel per scopi contabili, vorrai identificare le tue esigenze contabili. Ti aiuterà a comprendere i tipi di contabilità e a identificare il metodo più adatto alla tua attività.

Contabilità a partita singola

È la forma più semplice di tenuta dei registri, in cui ogni transazione viene registrata una sola volta. Questo metodo è spesso utilizzato da piccole aziende con poche transazioni o da ditte individuali che vogliono mantenere le cose semplici. 

Nella contabilità Excel a partita singola, ogni volta che il denaro entra o esce dalla tua attività, viene registrato come valore positivo (entrate) o negativo (spese). È una buona scelta se gestisci un'attività piccola e semplice con un basso volume di transazioni. 

Contabilità a doppia entrata

La contabilità in partita doppia adotta un approccio più completo rispetto alla contabilità in partita semplice. Si basa sul principio che ogni transazione avrà due registrazioni: una di debito e una di credito. 

Nella contabilità in partita doppia, ogni voce deve essere in pareggio. In parole povere, questo significa che se si sommano tutti i debiti e i crediti, questi devono essere uguali tra loro. Pertanto, le aziende più grandi con volumi di transazioni elevati utilizzano principalmente questo metodo. 

Poiché è più complesso, difficile da gestire e difficile da impostare in Excel, spesso le piccole imprese lo evitano. 

Tuttavia, se ritieni che la tua attività sia pronta per la contabilità in partita doppia, è meglio utilizzare software di contabilità con contabile dedicato da doola.

Comprensione delle basi della contabilità Excel

In Excel, la creazione di un sistema di contabilità a partita singola comporta l'impostazione di fogli di lavoro diversi per ogni tipo di conto. Questi elementi fondamentali servono come base per tracciare con precisione i rendiconti finanziari della tua azienda e prendere decisioni informate. 

A proposito, doola ha già creato questo foglio Excel per aiutarti a risparmiare tempo e iniziare. Puoi Scarica qui il foglio di contabilità di Doola.

Piani dei Conti

Il Piano dei conti è un elenco categorizzato di tutti i conti nei tuoi libri. Pensa a ogni conto come a una categoria, come le tue attività, passività, patrimonio netto, ricavi e spese. Questo elenco. Ogni transazione che registri è ordinata in una di queste categorie.

Serve come roadmap per organizzare le tue transazioni finanziarie assegnando a ogni account un codice o numero univoco. Questo sistema consente una facile identificazione e classificazione di diversi tipi di account, garantendo l'accuratezza nella registrazione dei dati finanziari.

Libro Mastro Generale

Un libro mastro generale si riferisce al sistema di tenuta dei registri che tiene traccia di tutte le transazioni finanziarie all'interno della tua attività. Consideralo come la spina dorsale del tuo processo contabile; ogni transazione che avviene nella tua azienda dovrebbe essere registrata nel libro mastro generale. 

Questo metodo prevede la registrazione di due parti uguali per ogni transazione, debito e credito, che mantengono l'equilibrio nei libri contabili complessivi. L'estratto conto contiene i dettagli di ogni transazione commerciale che esegui, la data, una descrizione, l'importo e il conto.

Conto Economico

An conto economico (noto anche come conto profitti e perdite) misura i ricavi generati rispetto alle spese sostenute in un periodo specifico. Riassume la redditività o le perdite subite dalla tua attività durante un intervallo di tempo indicato. 

Puoi estrarlo dal tuo libro mastro generale ed eseguire alcuni calcoli di base per determinare quanto reddito la tua attività ha guadagnato e speso in un intervallo di date definito. Questo ti aiuterà a identificare le aree in cui potrebbero essere implementate misure di risparmio sui costi. 

La comprensione di questi tre elementi fondamentali getta solide basi per la gestione efficiente e accurata delle finanze quotidiane. Tuttavia, potrebbe essere necessario espandere o modificare il piano dei conti o il libro mastro generale per accogliere ulteriori conti e transazioni.

Uno dei principali vantaggi dell'utilizzo di Excel è la possibilità di automatizzare attività ripetitive come la creazione di modelli per le voci dei grafici o la generazione di report a partire dalle informazioni immesse in un libro mastro.

Creazione e organizzazione dei piani dei conti

Un piano dei conti è un elenco completo che categorizza tutte le transazioni finanziarie di un'azienda in diversi conti. Questi conti rappresentano le varie attività, passività, ricavi e spese di un'azienda.

Devi elencare ogni account, assegnargli un numero e descriverlo mentre aggiorni il foglio. Mentre le entrate designano qualsiasi account utilizzato per tracciare il denaro in entrata nella tua attività, le spese designano qualsiasi account utilizzato per tracciare il denaro in uscita dalla tua attività.

Puoi creare un piano dei conti in un foglio di calcolo contabile Excel per aggiornare e tracciare i tuoi dati finanziari. Puoi anche usare il nostro foglio di calcolo Excel di esempio con grafici dei conti predefiniti che sono semplici da usare e personalizzare per adattarli alle tue specifiche esigenze aziendali.

Puoi compilare i nomi dei tuoi conti in base a questi suggerimenti o modificarli in base alle tue esigenze aziendali. Ricordati di rivedere e aggiornare regolarmente il tuo piano dei conti per assicurarti che rifletta accuratamente lo stato attuale delle finanze della tua azienda.

Gestione del libro mastro generale

Il libro mastro generale è un registro di ogni transazione registrata in un periodo, incluse tutte le registrazioni contabili. Funge da archivio centrale di tutte le transazioni finanziarie e fornisce una visione completa della salute finanziaria di un'azienda.

Il libro mastro generale è responsabile della registrazione di tutte le transazioni finanziarie, come vendite, acquisti, spese e pagamenti, effettuate da un'organizzazione. Elenca le transazioni per data e include il fornitore, il conto, l'importo e la descrizione della transazione.

Uno dei principali vantaggi dell'uso di Excel per gestire il libro mastro generale è la sua flessibilità. Con fogli di calcolo e formule personalizzabili, la tenuta dei registri può essere semplificata riducendo al minimo gli errori umani. 

L'uso di menu a discesa con opzioni predefinite assicura coerenza nell'inserimento dei dati, riducendo al contempo i tempi. Si ottiene inoltre un facile accesso alle informazioni storiche richieste durante gli audit e le dichiarazioni fiscali.

Personalizzazione del Conto Economico

Poiché i bilanci e i rendiconti finanziari sono più complessi, l'unico rendiconto finanziario che puoi creare e gestire su Excel è il conto economico. Elenca i ricavi, le spese e i profitti di un'azienda per un periodo di rendicontazione finanziaria. 

Ti consente di capire quanto fatturato ha generato la tua azienda e quanto ha speso in spese durante quel periodo. Include fatturato/vendite, costo del venduto (COGS), spese operative, altre spese e reddito netto o utile netto.

Il primo passo per personalizzare il modello di Conto Economico in Excel è rivedere il formato predefinito. Questo ti aiuterà a comprendere la struttura di base del modello e a determinare quali sezioni necessitano di modifiche. 

Di default, il Conto economico include i dati per ogni conto elencato nel Piano dei conti. Quindi, ricordati di aggiornare il conto economico se hai aggiunto o rimosso conti dal Piano dei conti. 

Poiché il reddito netto è calcolato da tutte le transazioni mensili di entrate e uscite, hai bisogno di un nuovo foglio il primo giorno di ogni mese. Fai dodici copie del rendiconto economico originale, una per ogni mese dell'anno e poi aggiorna l'intervallo di date per riflettere il periodo corrente.

Aggiungere un foglio per il monitoraggio delle fatture

Ogni volta che ricevi un pagamento, devi aggiornare i tuoi piani dei conti e il libro mastro generale. Sarà un gioco da ragazzi se hai un foglio separato per tenere traccia delle tue fatture. 

In questo modo è possibile effettuare controlli incrociati ed evitare errori, come dimenticare di inserire i pagamenti delle fatture o inserire due volte i dati. 

Puoi aggiungere un nuovo foglio al modello di conto economico e poi copiare e incollare i dati dalla fattura nel nuovo foglio. 

Tieni la scheda del tuo strumento di monitoraggio delle fatture a sinistra dei tuoi estratti conto mensili, così potrai consultarla rapidamente per riferimento.

Mantenere i tuoi libri aggiornati

Ogni volta che la tua azienda effettua una transazione, che si tratti di spostare denaro, contanti o carte di credito, devi aggiornare i piani dei conti e categorizzarli nei fogli di contabilità generale.

Per prima cosa, hai bisogno di una registrazione della transazione, che potrebbe essere un estratto conto di una carta di credito o di una carta bancaria o una ricevuta. Utilizzando queste informazioni, puoi registrare e categorizzare la transazione sotto il suo Account pertinente nella colonna Category. 

Assicuratevi di digitarlo esattamente come appare nel Piano dei conti. Il Conto economico utilizzerà i dati immessi per determinare come verrà categorizzata la transazione.

Oltre a inserire regolarmente i dati, è fondamentale riconciliare i tuoi conti mensilmente per assicurarti che tutto corrisponda. Eventuali discrepanze devono essere esaminate immediatamente in modo che eventuali errori possano essere corretti.

Utilizzo della contabilità avanzata in Excel 

Excel è diventato uno strumento essenziale per la gestione dei dati finanziari e la creazione di report. Tuttavia, molti titolari di attività stanno solo scalfendo la superficie di ciò che Excel può fare, come le tabelle pivot.

Le tabelle pivot sono strumenti potenti per riassumere e analizzare grandi set di dati. Sono utili per creare report finanziari personalizzati, come rendiconti finanziari e bilanci. 

Per utilizzare una tabella pivot, seleziona semplicemente il tuo set di dati, vai alla scheda "Inserisci" e clicca su "Riepiloga con tabella pivot". Da lì, puoi trascinare e rilasciare diversi campi in righe o colonne per organizzare i tuoi dati in vari modi.

Uno dei principali vantaggi delle tabelle pivot è che consentono di filtrare, ordinare e raggruppare facilmente i dati al volo senza dover manipolare le celle. Ciò rende molto più semplice identificare tendenze o valori anomali nei dati finanziari.

Inoltre, le tabelle pivot hanno anche funzionalità integrate per riassumere i valori sommandoli, prendendo medie o contando le occorrenze. Ciò può far risparmiare una notevole quantità di tempo rispetto all'inserimento manuale di formule in singole celle.

Un'altra funzionalità avanzata di Excel che può essere utile ai contabili sono le macro. Le macro sono set di azioni registrate che possono essere riprodotte in qualsiasi momento con pochi clic, come una scorciatoia pre-programmata. 

Queste azioni possono spaziare da semplici attività di formattazione fino a calcoli complessi che richiedono più passaggi. La prossima volta che devi eseguire quell'attività, clicca semplicemente sul pulsante macro e completerà automaticamente tutti i passaggi per te in pochi secondi.

Utilizzo delle formule di contabilità Excel

Mentre le grandi aziende preferiscono usare programmi digitali per la contabilità finanziaria, una piccola azienda o una startup non possono permettersi questo lusso. Tuttavia, possono sfruttare diverse formule Excel nella loro contabilità o Contabilità fai da te per aumentare l'efficienza e la precisione.

Per creare un rendiconto finanziario utilizzando Excel, è possibile utilizzare formule come SOMMA.SE e CONTA.SE per calcolare automaticamente il fatturato totale ottenuto dalle vendite o dai servizi resi durante un determinato periodo. 

Ad esempio, se si desidera calcolare il totale delle vendite di una determinata categoria di prodotti in un determinato intervallo di tempo, è possibile utilizzare la formula SOMMA.SE, specificando i criteri e l'intervallo di celle da sommare.

La formula IF è utile quando si hanno a che fare con scenari e risultati diversi basati su determinate condizioni. Ad esempio, puoi usarla per verificare se le vendite soddisfano obiettivi specifici, dove ogni cella rappresenta le vendite totali per una particolare categoria di prodotti.

Supponiamo che, come parte del processo di contabilità Excel, sia necessario effettuare riferimenti incrociati tra le transazioni da un conto e un altro.

La formula VLOOKUP (ricerca verticale) semplifica notevolmente questa operazione consentendo di cercare punti dati specifici all'interno di colonne e tabelle.

A proposito, doola ha già creato questo foglio Excel per aiutarti a risparmiare tempo e iniziare. Puoi Scarica qui il foglio di contabilità di Doola.

Non riesci più a tenere la contabilità fai da te in Excel? Doola può aiutarti!

Man mano che la tua attività cresce, cresce anche la complessità dei tuoi registri finanziari. Alla fine, inizi a notare i limiti e le sfide dell'utilizzo di questo metodo fai da te di contabilità e contabilità Excel. Fortunatamente, esiste una soluzione: doola.

Inizia con doola Contabilità, in grado di gestire tutti gli aspetti della contabilità senza soluzione di continuità man mano che la tua attività cresce.

Che tu voglia risparmiare il tempo prezioso perso nella gestione dei tuoi libri contabili o passare a una contabilità in partita doppia più avanzata, abbiamo la soluzione che fa per te. 

Un altro vantaggio del passaggio da Excel a Bookkeeping Solution di doola è l'automazione. Ti consente di tracciare facilmente entrate e uscite, gestire fatture e pagamenti, riconciliare i conti bancari e altro ancora, tutto all'interno di un sistema centralizzato.

In questo modo non solo si riducono gli errori e si libera tempo per altre attività critiche, ma si mantengono anche i libri contabili pronti per la contabilità di fine anno, rendendo la stagione delle tasse un gioco da ragazzi.

Fai il passaggio a doola Contabilità oggi e scopri la differenza nei tuoi profitti.