Útmutató az Excel számvitelhez és könyvvitelhez

Lehet, hogy a táblázatok unalmasnak tűnnek, de ez egy olyan hely, ahol minden cent számít, és minden cellában benne rejlik a nyereség lehetősége! Számviteli és könyvelési gyakorlatát áttekinthető folyamatokká alakíthatják át, amelyek soha nem látott nyereségességet nyitnak meg. 

Ha úgy gondolja, hogy az Excel egyszerűen egy adatbeviteli rács, gondolja át újra. Akár tapasztalt könyvelő, akár több kalapot viselő kisvállalkozás tulajdonosa, az Excel elsajátítása feldobhatja pénzügyi játékát. 

Bár az Excel sokkal egyszerűbb és alkalmazkodóbb, csak annyit tehet vele egyedül. Minden könyvelési és számviteli igénye kielégítésére a doola mindkettőt kínálja könyvelési szoftver és külön könyvelési szolgáltatás.

Ez segít automatizálni pénzügyi nyilvántartását, például nyomon követni a bevételeket és a kiadásokat, és készen tartja könyveit adóbevallásra. Tehát akár fejlett barkácseszközt keres, akár gyakorlati támogatásra van szüksége, a doola megtalálta.

Ebben a blogban részletesen bemutatjuk az Excel azon funkcióinak kiaknázásának innovatív módjait, amelyek nemcsak leegyszerűsítik az összetett számításokat, hanem növelik a pénzügyi jelentések pontosságát és hatékonyságát is.

Készen áll arra, hogy ezeket a sorokat és oszlopokat gyakorlati ismeretekké alakítsa? 

Térjünk át a táblázatokról a profitra!

Excel-könyvelés: az Ön utazása a kiválóság felé

Az Excel forradalmasította a vállalkozások pénzügyeinek kezelését. Könnyen használható kezelőfelületével, testreszabható sablonjaival és fejlett képleteivel mára népszerűvé vált. könyvelési és számviteli eszköz sok kis- és középvállalkozás számára.

Eleinte egyszerűbbnek tűnik, de még mindig meg kell értenie az Excel könyvelési folyamatát és az egyes feladatok elvégzésének módját. Be kell állítania a számlákat, fel kell könyvelnie a tranzakciókat, és elkészítenie kell az eredménykimutatást az Excel segítségével.

Mielőtt azonban úgy döntene, hogy az Excelt használja számviteli célokra, meg kell határoznia a könyvelési igényeit. Segít abban, hogy áttekintse a könyvelés típusait, és meghatározza a vállalkozása számára legmegfelelőbb módszert.

Egyszeri könyvelés

Ez a nyilvántartás legegyszerűbb formája, ahol minden tranzakciót csak egyszer rögzítenek. Ezt a módszert gyakran alkalmazzák a kevés tranzakcióval rendelkező kisvállalkozások vagy az egyéni vállalkozók, akik egyszerűek akarják tartani a dolgokat. 

Az egyszeri könyveléses Excel-könyvelésben minden alkalommal, amikor pénz érkezik vagy elhagyja a vállalkozását, azt pozitív (bevétel) vagy negatív (kiadás) értékként rögzítik. Jó választás, ha kicsi, egyszerű vállalkozást vezet, alacsony tranzakciószámmal. 

Kétszeres könyvelés

A kettős könyvelés átfogóbb megközelítést alkalmaz, mint az egyszeri könyvelés. Ez azon az elven alapszik, hogy minden tranzakciónak két bejegyzése lesz – egy terhelési és egy jóváírási bejegyzés. 

A kettős könyvvitelben minden tételnek ki kell egyensúlyoznia. Leegyszerűsítve ez azt jelenti, hogy ha az összes terhelést és jóváírást hozzáadja, akkor egyenlőnek kell lenniük egymással. Ezért elsősorban a nagy tranzakciós volumenű nagyobb vállalkozások alkalmazzák ezt a módszert. 

Mivel bonyolultabb, nagyobb kihívást jelent a karbantartása, és nehéz beállítani az Excelben, a kisvállalkozások gyakran elkerülik. 

Ha azonban úgy gondolja, hogy vállalkozása készen áll a kettős könyvvitelre, a legjobb, ha ezt használja könyvelő szoftver egy dedikált könyvelővel a doola-tól.

Az Excel könyvelés alapjainak megismerése

Az Excelben az egyszeri könyvelési rendszer létrehozása magában foglalja a különböző munkalapok beállítását minden fióktípushoz. Ezek az alapvető elemek szolgálják az alapot a vállalat pénzügyi kimutatásainak pontos nyomon követéséhez és a megalapozott döntések meghozatalához. 

Btw, a doola már elkészítette Önnek ezt az Excel-lapot, hogy időt takarítson meg és kezdje el. Megteheti töltse le a doola könyvelési lapját innen.

Számlatáblák

A Számlatábla a könyveiben szereplő összes számla kategorizált listája. Tekintsen minden számlát kategóriának, például eszközeinek, kötelezettségeinek, saját tőkéjének, bevételeinek és kiadásainak. Ez felsorolja. Minden rögzített tranzakció e kategóriák egyikébe van rendezve.

Útitervként szolgál a pénzügyi tranzakciók megszervezéséhez azáltal, hogy minden számlához egyedi kódot vagy számot rendel. Ez a rendszer lehetővé teszi a különböző típusú számlák egyszerű azonosítását és osztályozását, biztosítva a pénzügyi adatok rögzítésének pontosságát.

Főkönyvi

A főkönyv olyan nyilvántartási rendszerre utal, amely nyomon követi az összes pénzügyi tranzakciót a vállalkozáson belül. Gondoljon rá, mint a könyvelési folyamat gerincére; minden tranzakciót, amely a cégénél történik, rögzíteni kell a főkönyvben. 

Ez a módszer azt jelenti, hogy minden tranzakcióhoz két egyenlő részt kell rögzíteni – a terhelést és a jóváírást –, amely fenntartja az egyensúlyt a teljes könyvelésben. A kivonat minden Ön által végrehajtott üzleti tranzakció részleteit tartalmazza – a dátumot, a leírást, az összeget és a számlát.

Jövedelem kimutatás

An jövedelem kimutatás (más néven nyereség- és veszteségkimutatás) méri a bevételt az adott időszak során felmerült kiadásokkal szemben. Összefoglalja vállalkozása jövedelmezőségét vagy veszteségeit a megadott időkereten belül. 

Kivonhatja ezt a főkönyvből, és elvégezhet néhány alapvető számítást annak meghatározásához, hogy vállalkozása mennyi bevételt szerzett és költött el egy meghatározott dátumtartományon belül. Ez segít azonosítani azokat a területeket, ahol költségmegtakarítási intézkedéseket lehet végrehajtani. 

E három alapvető elem megértése szilárd alapot teremt a napi pénzügyek hatékony és pontos kezeléséhez. Előfordulhat azonban, hogy bővítenie vagy módosítania kell a számlatükrét vagy a főkönyvet, hogy további számlákat és tranzakciókat tartalmazzon.

Az Excel használatának egyik fő előnye, hogy automatizálhatja az ismétlődő feladatokat, például sablonok létrehozását diagrambejegyzésekhez vagy jelentéseket generálhat a főkönyvbe bevitt információkból.

Számlatáblázatok készítése és rendszerezése

A számlatükör egy átfogó lista, amely egy vállalkozás összes pénzügyi tranzakcióját különböző számlákba sorolja. Ezek a számlák egy vállalat különféle eszközeit, kötelezettségeit, bevételeit és kiadásait ábrázolják.

A lap frissítése során minden fiókot listáznia kell, számot kell rendelnie hozzá, és le kell írnia a fiókot. Míg a bevétel minden olyan számlát jelöl, amelyet a vállalkozásába érkező pénz nyomon követésére használnak, a kiadások minden olyan számlát jelölnek, amelyet a vállalkozásból távozó pénz nyomon követésére használnak.

A pénzügyi adatok frissítéséhez és nyomon követéséhez számlatervet készíthet Excel számviteli táblázatban. Használhatja Excel-minta táblázatunkat is előre elkészített fiókdiagramokkal, amelyek egyszerűen használhatók és testreszabhatók, hogy megfeleljenek az Ön konkrét üzleti igényeinek.

E javaslatok alapján megadhatja fiókneveit, vagy szerkesztheti őket üzleti követelményei szerint. Ne felejtse el rendszeresen felülvizsgálni és frissíteni a számlatervét, hogy az pontosan tükrözze vállalkozása pénzügyeinek jelenlegi állapotát.

Főkönyv vezetése

A főkönyv egy időszak alatt feladott minden tranzakció rekordja, beleértve az összes naplóbejegyzést is. Az összes pénzügyi tranzakció központi tárházaként szolgál, és átfogó képet ad a vállalat pénzügyi helyzetéről.

A főkönyv a szervezet által végrehajtott összes pénzügyi tranzakció rögzítéséért felelős, például értékesítések, vásárlások, kiadások és kifizetések. Dátum szerint sorolja fel a tranzakciókat, és tartalmazza a szállítót, a számlát, az összeget és a tranzakció leírását.

Az Excel főkönyvi kezelésének egyik fő előnye a rugalmasság. A testreszabható táblázatokkal és képletekkel a nyilvántartás egyszerűbbé tehető, miközben minimálisra csökkenti az emberi hibákat. 

Az előre meghatározott opciókat tartalmazó legördülő menük konzisztens adatbevitelt biztosítanak, miközben kevésbé időigényesek. Könnyen hozzáférhet az ellenőrzések és az adóbevallások során szükséges történelmi információkhoz is.

Az eredménykimutatás testreszabása

Mivel a mérlegek és a cash flow kimutatások összetettebbek, az egyetlen pénzügyi kimutatás Excelben készíthet és kezelhet az eredménykimutatás. Felsorolja a vállalat bevételeit, kiadásait és nyereségét egy pénzügyi beszámolási időszakra vonatkozóan. 

Lehetővé teszi, hogy megértse, mennyi bevételt termelt a vállalata, és mennyit költött kiadásokra az adott időszakban. Tartalmazza a bevételt/értékesítést, az eladott áruk költségét (COGS), a működési költségeket, az egyéb költségeket és a nettó bevételt vagy a nettó nyereséget.

Az eredménykimutatás-sablon Excelben való testreszabásának első lépése az alapértelmezett formátum áttekintése. Ez segít megérteni a sablon alapvető szerkezetét, és meghatározni, hogy mely szakaszok szorulnak módosításra. 

Alapértelmezés szerint az Eredménykimutatás minden, a Számlatervben felsorolt ​​számlához tartalmazza az adatokat. Ezért ne felejtse el frissíteni az eredménykimutatást, ha számlákat vett fel vagy távolított el a számlatükről. 

Mivel a nettó bevételt az összes havi bevételi és kiadási tranzakcióból számítják ki, minden hónap első napján új lapra van szükség. Készítsen tizenkét másolatot az eredeti eredménykimutatásról, egyet az év minden hónapjára, majd frissítse a dátumtartományt, hogy az tükrözze az aktuális időszakot.

Lap hozzáadása a számlák nyomon követéséhez

Minden alkalommal, amikor megkapja a fizetést, frissítenie kell a számlatervét és a főkönyvet. Ha van egy külön lap a számláinak nyomon követésére, ez egy szelet lesz. 

Így kereszthivatkozhat rá, és elkerülheti a hibákat, például a számlafizetés elfelejtését vagy a dupla adatbevitelt. 

Hozzáadhat egy új lapot az eredménykimutatás-sablonhoz, majd másolja és illessze be a számla adatait az új lapra. 

Tartsa a számlakövető fület a havi jövedelemkimutatások bal oldalán, hogy gyorsan ellenőrizhesse.

Könyvei naprakészen tartása

Minden alkalommal, amikor vállalkozása tranzakciót hajt végre – legyen szó akár pénz, készpénz vagy hitel áthelyezéséről –, frissítenie kell a számlatáblázatokat, és kategorizálnia kell azokat a főkönyvi lapokon.

Először is szükség van a tranzakció nyilvántartására, amely lehet hitel- vagy bankkártya-kivonat vagy nyugta. Ezen információk felhasználásával rögzítheti és kategorizálhatja a tranzakciót a megfelelő Számla alatt a Kategória oszlopban. 

Ügyeljen arra, hogy pontosan úgy írja be, ahogyan a Számlatáblán látható. Az eredménykimutatás az Ön által megadott adatok alapján határozza meg a tranzakció kategorizálását.

Az adatok rendszeres bevitele mellett kulcsfontosságú a fiókok havi egyeztetése, hogy minden egyező legyen. Az esetleges eltéréseket azonnal ki kell vizsgálni, hogy az esetleges hibákat kijavíthassuk.

Használja ki az Advanced Accounting funkciót az Excelben 

Az Excel a pénzügyi adatok kezelésének és a jelentések készítésének elengedhetetlen eszközévé vált. Ennek ellenére sok cégtulajdonos csak a felszínét kapargatja annak, amit az Excel tud, például a pivot táblákat.

A kimutatástáblák hatékony eszközök nagy adatkészletek összegzésére és elemzésére. Hasznosak testreszabott pénzügyi jelentések, például eredménykimutatások és mérlegek készítéséhez. 

Pivot tábla használatához egyszerűen válassza ki az adatkészletet, lépjen a „Beszúrás” fülre, és kattintson az „Összefoglalás a kimutatástáblázattal” lehetőségre. Innen a különböző mezőket sorokba vagy oszlopokba húzhatja az adatok különféle módon történő rendezéséhez.

A pivot táblák egyik fő előnye, hogy lehetővé teszik az adatok egyszerű szűrését, rendezését és csoportosítását menet közben anélkül, hogy cellákat kellene manipulálni. Ez sokkal könnyebbé teszi a trendek vagy a kiugró értékek azonosítását a pénzügyi adatokban.

Ezenkívül a pivot táblák beépített funkciókkal is rendelkeznek az értékek összegzésére, azok összegzésére, átlagok vételére vagy előfordulások számlálására. Ezzel jelentős időt takaríthat meg a képletek egyes cellákba történő manuális beviteléhez képest.

Az Excel másik fejlett funkciója, amely a könyvelők számára előnyös lehet, a makrók. A makrók rögzített műveletsorok, amelyek bármikor lejátszhatók néhány kattintással – mint egy előre programozott parancsikon. 

Ezek a műveletek az egyszerű formázási feladatoktól egészen a több lépést igénylő összetett számításokig terjedhetnek. A következő alkalommal, amikor el kell végeznie ezt a feladatot, egyszerűen kattintson a makró gombra, és pillanatok alatt automatikusan elvégzi az összes lépést.

Számviteli Excel képletek használata

Míg a nagyvállalatok előszeretettel használnak digitális programokat pénzügyi elszámoláshoz, egy kisvállalkozás vagy egy startup nem rendelkezik ezzel a luxussal. Ugyanakkor több Excel képletet is kihasználhatnak könyvelésükben ill DIY könyvelés a hatékonyság és a pontosság növelése érdekében.

Ha eredménykimutatást szeretne készíteni az Excel használatával, olyan képleteket használhat, mint a SUMIF és COUNTIF, hogy automatikusan kiszámítsa az adott időszakban nyújtott értékesítésekből vagy szolgáltatásokból származó teljes bevételt. 

Például, ha egy adott termékkategória teljes értékesítését szeretné megkeresni egy adott időkereten belül, használhatja a SUMIF képletet, amely megadja az összesítendő kritériumokat és cellák körét.

A IF-képlet hasznos, ha bizonyos feltételek alapján különböző forgatókönyveket és eredményeket kezel. Használhatja például annak ellenőrzésére, hogy az eladások megfelelnek-e meghatározott céloknak, ahol minden cella egy adott termékkategória teljes értékesítését jelenti.

Tegyük fel, hogy az Excel könyvelési folyamat részeként kereszthivatkozást kell végeznie az egyik számláról a másikra.

A VLOOKUP (függőleges keresés) képlet sokkal könnyebbé teszi ezt a feladatot, mivel lehetővé teszi, hogy konkrét adatpontokat keressen oszlopokban és táblázatokban.

Btw, a doola már elkészítette Önnek ezt az Excel-lapot, hogy időt takarítson meg és kezdje el. Megteheti töltse le a doola könyvelési lapját innen.

Kinőni a barkácskönyvelést az Excelben? doola segíthet!

Ahogy a vállalkozás növekszik, úgy nő a pénzügyi nyilvántartások összetettsége is. Végül elkezdi észrevenni az Excel könyvelési és számviteli DIY módszerének korlátait és kihívásait. Szerencsére van megoldás... doola.

Kezdje el doola Könyvelés, amely a könyvelés minden aspektusát zökkenőmentesen tudja kezelni, ahogy az Ön vállalkozása fejlődik.

Akár meg akarja spórolni a könyveléssel járó értékes időt, akár át szeretne térni a fejlettebb kettős könyvvitelre, mi mindenben megtalálja a kapcsolatot. 

Az Excelről a doola könyvelési megoldására való váltás másik előnye az automatizálás. Lehetővé teszi a bevételek és kiadások egyszerű nyomon követését, a számlák és kifizetések kezelését, a bankszámlák egyeztetését és még sok mást – mindezt egyetlen központi rendszeren belül.

Ez nemcsak csökkenti a hibák számát, és időt szabadít fel más kritikus feladatokra, hanem a könyveit is készen tartja az év végi könyvelésre, így az adószezon gyerekjáték.

Váltson erre doola Könyvelés még ma, és tapasztalja meg a különbséget az eredményében.