Choisir un agent enregistré LLC : exigences et options

Les nouveaux propriétaires d’entreprise sont souvent confus quant à la question : qui peut être un agent enregistré pour une LLC ? Ils comprennent qu'il faut être désigné avant que l'entreprise ne commence ses activités, mais ils ont souvent besoin de clarté sur la manière dont ils sont censés s'acquitter de la tâche cruciale consistant à choisir un agent enregistré pour la structure de leur entreprise.

Ce n'est pas grave si vous êtes dans ce dilemme ! Continuez simplement à lire pour trouver les réponses à toutes vos questions. Après avoir lu cet article, vous comprendrez bien ce qu'est un agent enregistré et comment vous devez en choisir un.

Qui peut être un agent enregistré pour une LLC ?

Un agent enregistré est une personne ou une entreprise désignée par une entité commerciale pour recevoir des documents et des communications officiels en son nom. Il peut s'agir de documents réglementaires, fiscaux et juridiques tels que des poursuites et des convocations au tribunal. L'agent est responsable de transmettre ces communications au propriétaire de l'entreprise.

C'est un poste qui comporte beaucoup de responsabilités. Vous souhaiterez choisir un agent capable d’assumer ces tâches importantes. L'agent de votre entité commerciale peut être l'un des suivants :

Toi même 

Certains États vous permettent de vous désigner comme agent enregistré de votre entité commerciale. Cependant, quelques exigences nationales doivent généralement être respectées. Il s’agit notamment d’avoir l’âge légal, d’être résident de cet État et d’y avoir une adresse professionnelle. L’avantage évident ici est que vous n’avez pas besoin de payer quelqu’un d’autre pour être l’agent de votre entreprise. 

Cependant, il existe également un inconvénient majeur. Certains États exigent que les agents enregistrés soient disponibles au bureau pendant les heures normales de bureau. Si vous n'êtes pas présent lorsque le serveur de traitement arrive, la personne qui vous poursuit pourrait obtenir un service de substitution, ce qui permettrait au procès de se poursuivre et vous perdriez potentiellement votre droit à une défense.

Membre de la SARL

Membres de votre société à responsabilité limitée (LLC) peut également être désigné comme agent enregistré de l'entité. Si vous opérez en tant que LLC à membre unique, vous utilisez déjà cette voie. Toutefois, d'autres membres, comme un titulaire de charge, peuvent également être désignés. 

L'avantage est que vous pouvez conserver ces responsabilités importantes au sein de l'entreprise. Il n'y aura aucune raison de traiter avec des agents enregistrés tiers, vous permettant ainsi d'exercer un contrôle sur qui a accès aux données de votre entreprise. 

Certains États interdisent aux personnes clés, telles que les administrateurs, de servir d'agent enregistré, ce qui peut être désavantageux. 

Votre employé

Les employés peuvent également être choisis comme agent enregistré de l'entité. Cela est autorisé par la plupart des États à condition que les conditions de base soient remplies, notamment être majeur et résider dans cet État. 

Le plus grand avantage de désigner des employés comme agents enregistrés est que vous pouvez confier cette responsabilité à des personnes en qui vous avez déjà confiance. Cela contribuerait également à dissiper toute inquiétude que vous pourriez avoir concernant la confidentialité des données. 

Un inconvénient est que l'employé agissant en tant qu'agent désigné devra peut-être être rémunéré pour cette responsabilité supplémentaire. Un autre inconvénient est que s'ils sont absents du bureau, en vacances ou s'ils quittent l'entreprise, vous courez le risque de ne pas recevoir de documents importants jusqu'à ce que vous informiez le secrétaire d'État du changement d'agent enregistré.

Votre avocat

Vous avez peut-être déjà retenu les services d’un avocat pour vous aider avec les autres aspects de l’entreprise. Il est tout à fait possible qu'ils servent également d'agent enregistré pour l'entité. 

Puisqu'il participe déjà à l'assistance de votre entreprise, votre avocat peut sembler un candidat naturel pour ce poste. De plus, ils seront également en mesure de fournir des conseils précis sur toute question juridique ou réglementaire qui pourrait survenir. 

Cependant, cela pourrait constituer un inconvénient majeur en termes de coûts. Faire appel à un avocat pour exercer les fonctions d’agent pourrait s’avérer beaucoup plus coûteux que les prestataires de services dédiés.

Membre de la famille, ami de confiance ou parent 

Rien ne vous empêche de choisir un ami de confiance, un membre de votre famille ou un proche pour agir en tant qu'agent de votre entité commerciale. Cela peut sembler être la bonne chose à faire puisque vous les connaissez et que vous entretenez peut-être déjà une relation de confiance avec eux. 

Si vous avez tendance à avoir une approche soudée des affaires et que cela ne vous dérange pas d'impliquer des personnes de votre cercle social au sein de l'entreprise, cela peut sembler une approche avantageuse, car cela pourrait même vous faire économiser de l'argent. 

Cependant, considérez toujours la possibilité qu’il y ait des conflits d’intérêts ou que vous puissiez vous brouiller avec eux. Cela nécessiterait un changement d’agent, ce qui constituerait une complication inutile.

Service d'agent professionnel enregistré 

Quant à savoir qui peut être agent enregistré pour une LLC, il existe de nombreux prestataires de services professionnels qui se sont donnés pour mission de fournir ces services aux entités commerciales de leur État. 

C'est une excellente idée de faire appel à ces prestataires de services car ils se concentrent uniquement sur ce travail et restent informés de toutes les nouvelles exigences réglementaires des autorités locales et étatiques. Ils pourront ainsi assurer une conformité précise pour votre entreprise. Leur utilisation ajoute également une couche de confidentialité puisque ce sera leur adresse qui sera utilisée dans le dépôts réglementaires.

Le seul inconvénient est peut-être que cela va vous coûter cher. Cependant, compte tenu de la concurrence dans ce domaine, il est facile de trouver un prestataire de services professionnel pour quelques centaines de dollars ou moins par an.

Exigences générales pour votre agent enregistré LLC

Tous les États ont fixé des exigences minimales qui doivent être remplies par une personne ou une entité souhaitant servir d'agent enregistré pour une entité commerciale. Une exigence majeure est que l'agent doit donner son consentement pour servir au nom de l'entreprise. Il s'agit de garantir que l'agent enregistré reste pleinement conscient de ses devoirs et responsabilités envers chacun de ses clients.

Les autres exigences sont mentionnées ci-dessous :

Doit avoir au moins 18 ans

Être l'agent enregistré d'une entité est un poste très crucial, qui comporte de nombreuses responsabilités. Les États comprennent que cette responsabilité doit être assumée par des personnes majeures. C'est pourquoi aucun État n'autorise les personnes de moins de 18 ans à agir en tant qu'agent. 

Avoir une adresse physique (siège social) dans votre état

L'une des exigences générales est que l'agent doit avoir une adresse physique de bureau dans cet État particulier. Il doit s'agir d'une adresse physique, qu'il s'agisse d'un bureau, d'une suite ou de tout autre emplacement, mais pas d'une boîte aux lettres virtuelle ou d'une boîte postale. Cela permet de garantir que l'administrateur du processus puisse trouver la bonne personne chargée de recevoir les documents importants au nom de l'entreprise.

Que faire si vous venez de l'extérieur de l'État ?

Si vous souhaitez développer votre entreprise dans un autre État, vous devrez désigner un agent enregistré dans cet État. Étant donné que votre agent existant n'aura probablement pas d'adresse physique dans cet État, en tant qu'entreprise située à l'extérieur de l'État, vous devrez désigner un agent qui y a une adresse physique. 

Toutes les options mentionnées ci-dessus seront disponibles dans le nouvel état. Si vous déménagez vous-même et que l'État le permet, vous pouvez agir en tant que votre propre agent enregistré, ou vous pouvez demander à un employé ou à l'avocat que vous avez retenu de le faire.

Que faire si votre agent démissionne ou déménage ? 

Si un agent révoque son consentement, vous devrez en trouver un nouveau. Peut-être que vous y êtes allé avec un employé ou un membre de votre famille, mais maintenant ils déménagent hors de l'État. Dans tous ces cas, vous devrez changer d'agent. 

Cela nécessite que vous suiviez un processus simple. Vous devrez déposer un dossier auprès du secrétaire d'État, l'informant que l'agent de votre entité commerciale est en cours de changement. Le dossier comprendra les détails du nouvel agent. Dans la plupart des États, vous devrez payer des frais nominaux compris entre 15 et 30 dollars. Le processus ne prend pas plus de quelques jours.

Les agents enregistrés sont des partenaires précieux pour votre entreprise

La conformité peut souvent être un véritable casse-tête pour les propriétaires d’entreprise. Il se passe tellement de choses qu’il arrive souvent que des choses passent entre les mailles du filet. Les agents enregistrés sont des partenaires précieux qui vous aident dans vos questions de conformité et veillent à ce que vous ne manquiez aucun document juridique crucial pendant que vous vous concentrez sur le développement de votre entreprise.

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