Cómo presentar la declaración del impuesto sobre las ventas: una guía paso a paso para propietarios de empresas

¡Lo encontraste! Tu guía práctica y fácil de leer sobre cómo presentar la declaración del impuesto sobre las ventas. Lo explicamos todo con claridad y respondimos a las preguntas que probablemente hayas buscado en Google más de una vez.

La mayoría de los dueños de negocios con los que hablamos tienen poco tiempo. No pueden dedicar todo el día a los impuestos y la contabilidad. 

Y honestamente, el impuesto a las ventas suele ser uno de esos temas que resulta confuso, aburrido y fácil de posponer, hasta que se convierte en un problema mayor.

Durante nuestras llamadas de consulta, a menudo recibimos preguntas como:

“¿Qué pasa si no cobro el impuesto sobre las ventas?”
"¿Cómo lo archivo?"
"¿Hay, digamos, una multa... o cárcel?" (Suele ser una multa. Pero aun así. Evitémoslo).

Esta guía está aquí para responder a todo eso.

Le explicaremos cómo presentar declaraciones de impuestos sobre las ventas. Qué significa realmente el cumplimiento del impuesto sobre las ventasy los conceptos básicos que necesitas para evitar problemas.

¿Y si tu cerebro ya está cansado? Reserva una demostración rápidaNuestros expertos le guiarán en el proceso.

¿Qué es una declaración de impuesto sobre las ventas?

En esencia, una declaración de impuesto sobre las ventas es un informe que usted presenta ante el estado (o varios estados) para mostrar cuánto impuesto sobre las ventas recaudó de sus clientes y remitirá el monto al gobierno.

Pero la forma en que esto se ve puede variar dependiendo de su modelo de negocio.

Si ejecuta una negocio de comercio electrónicoEl impuesto sobre las ventas suele aplicarse a los productos físicos que vendes en línea. Esto significa que si vendes camisetas, velas, decoración para el hogar o cualquier otro producto que se envíe a los clientes, es posible que tengas que cobrar el impuesto sobre las ventas al finalizar la compra.

Esto se basará en dónde se encuentre su clientes están ubicados, no solo donde se encuentra su empresa.

Una vez que recaude ese impuesto, se espera que presente una declaración en el estado o estados correspondientes, informando cuánto recaudó y enviándola. Una declaración típica incluye:

• Sus ventas totales

• El impuesto recaudado

• Un desglose de las ventas por estado o ciudad (en algunos casos)

• Cualquier venta exenta o transacción reembolsada

Si vender a través de plataformas como Shopify, Amazon o EtsyEs posible que tengas que informar de forma diferente según quién haya recaudado el impuesto, tú o la plataforma.

Si vendes productos o servicios digitales, si se aplica el impuesto sobre las ventas depende de ambos Lo que estas vendiendo y donde Se encuentran sus clientes. Algunos estados gravan artículos digitales como:

• eBooks - Libros Electrónicos

• Plantillas descargables

• Cursos en línea

• Suscripciones SaaS

Otros no.

Entonces, si eres un creador que vende productos digitales o un fundador de software que ofrece planes mensuales, necesitarás verificar en qué estados se encuentran tus clientes y si esos estados gravan tu oferta específica.

Su declaración de impuestos sobre las ventas seguiría incluyendo los mismos detalles, pero solo para los estados donde su producto está sujeto a impuestos y ha superado un umbral de nexo (como $100,000 en ingresos o 200 transacciones en ese estado).

Si eres un profesional independiente o proveedor de servicios, El impuesto sobre las ventas puede ser un poco turbioLa mayoría de los servicios profesionales, como consultoría, redacción de textos, coaching o edición de videos, no están sujetos a impuestos en muchos estados.

Pero algunos estados do Gravar ciertos servicios. Por ejemplo:

• El diseño gráfico está sujeto a impuestos en Nueva York

• Los servicios de fotografía están sujetos a impuestos en Texas

• El desarrollo web puede estar sujeto a impuestos dependiendo del alcance y los resultados.

Por lo tanto, si factura a sus clientes por servicios que se consideran gravables en su estado o en el estado de su cliente, es posible que deba recaudar impuestos sobre las ventas y presentar declaraciones en consecuencia.

🚩 Y POR FAVOR no confunda las declaraciones de impuestos sobre las ventas con las declaraciones de impuestos sobre la renta.

Los dos son No Lo mismo. Ni de lejos.

Aquí están las diferencias clave, claras y simples:

Así que no los confundas. Ambos son importantes, pero cumplen funciones muy diferentes.

Por qué no puede omitir la presentación de declaraciones de impuestos sobre las ventas

Seamos francos: el impuesto sobre las ventas no es opcional.

Una vez que esté registrado para cobrarlo, también estará obligado a presentar declaraciones. A tiempo, cada vez.

Sí, incluso si tuvieras cero ventas.
Sí, incluso si usted recaudó $0 en impuestos.

Aquí le explicamos por qué es importante presentar su declaración de impuestos sobre las ventas y qué podría salir mal si no lo hace.

🔖 Lecturas relacionadas: Conceptos básicos del impuesto sobre las ventas para empresas de comercio electrónico: lo que necesita saber

¿Cómo varían las declaraciones de impuestos sobre las ventas según el estado?

Cada estado tiene sus propias reglas, plazos, formularios y peculiaridades. relacionados con las declaraciones de impuestos sobre las ventas.

Esto es lo que normalmente varía:

1. Frecuencia de presentación

Algunos estados quieren que usted presente declaraciones de impuestos sobre las ventas mensual, otros trimestral or anualmenteY eso depende de la cantidad de impuesto sobre las ventas que esté recaudando.

Ejemplo: California inicia la mayoría de los nuevos solicitantes en trimestral, mientras que Texas puede ponerte en mensual Si el impuesto sobre las ventas que debe excede un determinado umbral.

2. Reglas de Nexus

Algunos estados requieren que presente su declaración solo si tiene nexo allí, lo que significa una conexión como presencia física o alcanzar ciertos umbrales de ventas (por ejemplo, $100,000 en ventas o 200 transacciones).

Ejemplo: En Washington se aplican las reglas del nexo económico: si supera los $100 en ventas, debe registrarse y presentar la declaración.

3. Informes de impuestos locales

Algunos estados tienen impuesto sobre las ventas local (de la ciudad o del condado) que debe reportarse por separado de la tasa estatal.

• Estados basados ​​en destinos (como Colorado o Nueva York): recauda impuestos según la dirección del comprador y los informa por ciudad o condado.

• Estados basados ​​en el origen (como Texas para vendedores dentro del estado): utiliza la ubicación de su negocio para determinar la tarifa.

Esto afecta qué tan detallada debe ser su declaración.

4. Fechas de vencimiento y prórrogas

Las fechas límite de presentación también varían. La mayoría son el día 20 o último día del mes, pero depende del estado y de tu frecuencia.

Algunas ofertas periodos de gracia, otros no lo hacen.

Algunos estados (como California) también lo permiten extensiones en línea, mientras que otros no.

5. Leyes de facilitadores del mercado

Plataformas como Amazon, Etsy y Walmart se consideran "facilitadores de mercado". Esto significa que, en la mayoría de los estados, son responsables de recaudar y liquidar el impuesto sobre las ventas en su nombre.

Pero eso no significa que estés libre de responsabilidad.

Es posible que aún se le solicite:

• Presentar una declaración de impuestos sobre las ventas

• Informar las ventas realizadas a través del marketplace (aunque no se deban impuestos)

• Separe las ventas en el mercado de las ventas en su propio sitio web (como Shopify o WooCommerce)

Ejemplo:

En California, Amazon recauda y remite impuestos Para tus ventas de Logística de Amazon (FBA). Sin embargo, al presentar tu declaración, aún debes declarar esas ventas como "ventas a través de un facilitador de mercado" y mostrar que no debes pagar impuestos, ya que Amazon ya los pagó.

Pero en algunos estados, es posible que no tenga que presentar ninguna declaración si el 100 % de sus ventas se realizaron a través de un mercado.

¿Quién necesita presentar declaraciones de impuestos sobre las ventas?

Creemos que esta es probablemente la primera pregunta que te viene a la cabeza. Antes incluso de que empieces a entender Cómo funciona el impuesto sobre las ventas. ¿Verdad? Es justo.

Nuestros cerebros están literalmente programados para evitar el dolor y sí, los impuestos a menudo se perciben como dolor financiero.

Psicólogos como Daniel Kahneman llaman a esto “aversión a la pérdida”. Es la idea de que el dolor de perder dinero (como pagar impuestos) golpea el doble de fuerte que la alegría de ganarlo.

Naturalmente, tu cerebro se mueve Todo este asunto de la "declaración" al final de tu lista de tareas pendientes. Pero al IRS y a las agencias tributarias estatales no les importa tu... dolor.

Básicamente, debe presentar declaraciones de impuestos sobre las ventas si se encuentra en alguna de las siguientes categorías:

• Tienes una presencia física (como una oficina, un almacén o empleados) en un estado, también conocido como nexo físico.

• Superas una cierta cantidad de ventas o transacciones en un estado, lo que crea nexo económico.

• Usted vende productos o servicios sujetos a impuestos en estados donde se consideran sujetos a impuestos.

• Vendes a través de plataformas como Amazon, Etsy o Shopify que recaudan impuestos en su nombre, pero es posible que todavía se le solicite presentar declaraciones en algunos estados.

• Usted es una empresa extranjera o no residente que vende a clientes estadounidenses y cruza los umbrales de nexo económico.

(Esta regla se consolidó después de la Dakota del Sur v. Wayfair Sentencia de 2018, que aclaró que si vende lo suficiente a clientes en un estado, usted es responsable de recaudar y presentar el impuesto sobre las ventas, incluso si no se encuentra físicamente en los EE. UU.)

• Realiza envíos directos, almacena inventario en un almacén de EE. UU. o trabaja con centros logísticos como Amazon FBA.

Y sí, vendedores de productos digitales, esto los incluye a ustedes también.

“Pero solo vendo cursos en línea, arte digital o plantillas… ¿de verdad necesito presentar una declaración?”

Respuesta corta: probablemente sí.

Aquí es donde muchos creadores y propietarios de pequeñas empresas se equivocan, así que aclaremos las cosas.

Algunos estados gravan los bienes digitales. Si supera el umbral económico de un estado o si sus productos digitales están sujetos a impuestos en ese estado, deberá presentar una declaración de impuestos sobre las ventas.

¿Cómo puede una empresa desencadenar un Nexus sin querer?

Te sorprendería lo fácil que es. Aquí tienes algunas maneras en las que podrías incurrir accidentalmente en una obligación tributaria:

• Estás vendiendo a través de Amazon FBA y tu inventario se almacena en sus almacenes. situados en múltiples estados.

• Contratas a un contratista remoto en un estado donde de lo contrario no tendría presencia física.

• Empiezas a hacerlo muy bien y superar los $100,000 en ventas en un estado sin darse cuenta.

• Usted realiza el envío directo y sus proveedores externos están entregando desde dentro ciertos estados.

• Usted anuncia a través de vendedores afiliados que viven en estados con leyes de nexo de clics.

Así, de repente, es posible que hayas activado el nexo sin siquiera saberlo.

🔖 Lecturas relacionadas: El nexo del impuesto sobre las ventas: lo que todo empresario debe saber en 2025

Cuándo y con qué frecuencia presentar declaraciones de impuestos sobre las ventas

¿Ya entiendes mejor lo que implica declarar el impuesto sobre las ventas para tu negocio? ¡Genial!

Pasemos a la siguiente parte: cuándo y con qué frecuencia debe realmente presentar sus declaraciones.

¿Con qué frecuencia debe presentar su declaración?

Esta parte es simple pero importante. La frecuencia de presentación se refiere a la frecuencia con la que debe informar y pagar el impuesto sobre las ventas al estado. No es algo que elijas El estado lo asigna en función de su volumen de ventas y su obligación tributaria dentro de ese estado.

La mayoría de los estados asignan una de las siguientes frecuencias de presentación:

• Mensual – Generalmente se requiere para vendedores que recaudan un gran volumen de impuestos sobre las ventas, a menudo $1,200 o más por año en ese estado

• Trimestral – Asignado a empresas con una volumen impositivo moderado;Esto es común para muchas empresas pequeñas y medianas.

• Anualmente – Para empresas con ventas imponibles bajas o irregulares.

Al solicitar un permiso de impuesto sobre las ventas, el estado le informará la frecuencia de declaración asignada en su carta de bienvenida o aviso de confirmación. También puede consultarla iniciando sesión en el portal de impuestos sobre las ventas de su estado.

¿Puede cambiar la frecuencia de presentación de sus declaraciones con el tiempo?

Sí. Los estados revisan periódicamente sus declaraciones de impuestos y pueden ajustar la frecuencia de presentación según la cantidad de impuestos que haya estado recaudando.

Por ejemplo:

• Si originalmente te asignaron presentación mensual Pero sus ventas gravables disminuyen, el estado puede cambiarlo a presentación trimestral o anual.

• Si sus ventas aumentan significativamente, es posible que lo trasladen de nuevo a mensual para que puedan recaudar impuestos con mayor frecuencia.

Algunos estados también le permiten solicitar un cambio en la frecuencia de presentación., especialmente si su negocio se ralentiza o se vuelve estacional. Esto no está garantizado, pero vale la pena. Consultando con nuestros expertos en impuestos sobre las ventas o el portal del departamento de impuestos de su estado si su actividad comercial ha cambiado significativamente.

¿Qué sucede si no cumplo con el plazo de presentación?

Incluso si no tuvo ventas durante un período de presentación, Todavía se requiere presentar una declaración cero.

Si omite por completo una presentación, los estados pueden:

• Calcule el impuesto adeudado y evalúelo automáticamente

• Congele su cuenta de impuesto sobre las ventas

• Revocar su permiso de impuesto sobre las ventas

El incumplimiento de los plazos puede dar lugar a:

• Sanciones por presentación tardía – Normalmente una tarifa fija, como $50 o $100 por cada devolución no realizada

• Sanciones por pago atrasado – Un porcentaje del impuesto adeudado, generalmente 5% a% 25

• Intereses sobre impuestos no pagados - A menudo capitalizado mensualmente

• Mayor riesgo de auditoría – Especialmente si no cumples con varios plazos

Algunos estados ofrecen un breve período de gracia, pero no todos. Es más seguro presentar la declaración a tiempo, incluso si no debe nada.

¿Existe alguna manera de evitar sanciones si cometí un error?

Sí, si actúas rápido.

Si cometió un error involuntario u olvidó presentar la declaración, muchos estados cuentan con programas de divulgación voluntaria u opciones de reducción de multas. Comunicarse proactivamente y solucionar el problema puede reducir o eximir las multas.

Sin embargo, una vez que lo marcan por repetidas presentaciones omitidas o por informes insuficientes, la mayoría de los estados se vuelven mucho menos indulgentes.

Por lo tanto, es mejor cumplir con las normas antes de que el problema se agrave.

Cómo prepararse antes de presentar la declaración

Aquí te explicamos cómo prepararte antes de presentar la declaración. Lo explicaremos paso a paso.

1. Recopila todos tus datos de ventas (de todas partes)

Para presentar la declaración correctamente, es necesario conocer correctamente los números, como:

• ¿Cuánto vendiste (ingresos totales)?

• ¿Cuánto impuesto recaudaste?

• ¿Qué transacciones estaban exentas?

• ¿Qué plataformas ya gestionan el impuesto sobre las ventas en su nombre?

Ventas totales: Obtenga el monto total que ganó durante el período impositivo (mensual, trimestral, etc.). Si vende en varios estados, desglose la información por estado; la mayoría de los formularios de impuestos lo solicitarán.

Impuesto sobre las ventas recaudado: Necesita saber exactamente cuánto impuesto sobre las ventas cobró a sus clientes. Esto debe coincidir con lo que muestra su plataforma. Por ejemplo, si usa Shopify, Amazon o Stripe, descargue sus informes de impuestos sobre las ventas.

Ventas exentas: Se trata de transacciones en las que no se cobraron impuestos, ya sea porque el artículo no estaba sujeto a impuestos o porque el cliente tenía una exención válida. Mantenga una lista de estas y tenga prueba (como los certificados de reventa).

Ventas en el mercado (si las hubiera): Si vende a través de lugares como Amazon, Etsy o Walmart, es posible que ya hayan recaudado y enviado el impuesto al estado. para ti. Si es así, no lo incluyas nuevamente en tu declaración o pagarás dos veces.

📌 Consejo profesional de doola para los emprendedores: Cree una hoja de cálculo o carpeta sencilla para organizar estos números por estado y categoría.

2. Validar las transacciones exentas (no dar por sentado)

Aquí es donde muchos vendedores se confunden y a menudo, sin saberlo, cometen errores que les cuestan caro más adelante.

No todas las ventas que realice estarán sujetas a impuestos. Eso es perfectamente normal. 

Pero cuando se salta la carga impuesto sobre las ventas de un pedidoNecesitas una razón clara y válida, y pruebas documentadas, de por qué estaba exento. El estado no te creerá. Esperarán pruebas.

Generalmente hay dos razones por las cuales una transacción podría ser: exento de impuestos.

El primero es cuando vendes a otra empresa que te compra únicamente para revender. Estos compradores no pagan impuestos, ya que el cliente final es quien los paga. 

En tales casos, el comprador debe darle lo que se llama un certificado de reventaEste es un formulario oficial emitido por el estado que demuestra que están autorizados a realizar compras libres de impuestos con fines de reventa. 

Antes de presentar la solicitud, asegúrese de tener una copia de ese certificado por cada venta B2B exenta. Verifique que esté correctamente completado, firmado y vigente. Si no puede presentarlo durante una auditoría, el estado puede retenerlo. que tú responsable del impuesto no recaudado.

El segundo escenario es cuando el artículo que vendió simplemente no está sujeto a impuestos en ese estado. Podría tratarse de comestibles, ropa, productos digitales o suministros médicos. Todo depende de lo que venda y de la ubicación del cliente. 

Por ejemplo, las plantillas digitales pueden estar exentas de impuestos en Florida, pero totalmente sujetas a impuestos en Pensilvania. No asumas. 

Consulta las normas de tributación de cada producto que vendas en los estados donde lo hayas vendido. Si no recaudaste impuestos porque el artículo está en una categoría no tributable, asegúrate de que esté claramente documentado en tus registros.

Antes de presentar su declaración, revise sus transacciones exentas y confirme si cada una de ellas estaba cubierta por un certificado de reventa o una exención de producto válida. 

Si una venta no entra en ninguna de las categorías y aún así no cobra impuestos, es más seguro tratarla como sujeta a impuestos e incluirla en su informe. 

Las conjeturas en este sentido pueden dar lugar a sanciones si se le realiza una auditoría más adelante.

3. No confíes únicamente en los códigos postales

Esta parte preocupa a muchos vendedores. Las tasas impositivas se basan en jurisdicciones, no en códigos postales.

Dos personas en el mismo código postal podrían estar incluidas en una experiencia diferente Tasas impositivas locales. Si usa la tasa incorrecta, podría pagar de menos o de más, e incluso ser sancionado.

En lugar de confiar en ZIP, utilice:

• La herramienta oficial de búsqueda de tasas impositivas de su estado (muchas tienen búsqueda basada en dirección)

• Doola o cualquier otro software de contabilidad que calcule por dirección

Piense en este paso como una forma de asegurarse de que está... pagar la cantidad correcta a las personas adecuadas.

4. Reserve un tiempo dedicado y sin distracciones para preparar sus números

Antes de comenzar el proceso de presentación, reserve entre 30 y 45 minutos de tiempo ininterrumpido para revisar sus números. 

Empieza por cerrar todas las ventanas o aplicaciones del navegador que no estén relacionadas. Revisa todas las fuentes que utilizas para el seguimiento de las finanzas de tu negocio.

Esto incluye tu plataformas de comercio electrónico como Shopify, o cualquier panel de control de mercado (como Amazon o Etsy), sus procesadores de pago (como Stripe o PayPal) y cualquier software de contabilidad que utilice.

Comience por verificar sus ventas totales durante el período de presentación. Asegúrese de que sus totales de ventas sean consistentes en todas las plataformas. Si una fuente muestra... $ 25,000 en ventas y otro muestra $23,500 Durante el mismo período, deténgase y averigüe por qué. 

Podría tratarse de un retraso en el informe, de un canal de ventas faltante o de un reembolso no contabilizado.

A continuación, revise la cantidad de impuestos sobre las ventas que recaudó, estado por estado. Debe verificar que las cifras coincidan con el lugar al que envió los pedidos y si tenía alguna obligación tributaria en ese estado. 

Si recaudó impuestos de un estado en el que no está registrado o no pagó impuestos en un estado en el que debería cobrarlos, márquelo para corregirlo.

Luego revise sus ventas exentas. Si tiene ventas marcadas como exentas de impuestos, asegúrese de tener documentos de respaldo como certificados de reventa o reglas específicas del estado que claramente enumeran el artículo como no sujeto a impuestos.

Los datos de exención faltantes o incorrectos pueden dar lugar a sanciones en caso de auditoría.

Finalmente, revise si hay algo que parezca inconsistente o fuera de lugar. Una caída repentina en la recaudación de impuestos, un aumento en los reembolsos o un mes sin reportar nada podrían indicar que algo se omitió o se reportó incorrectamente.

Tomarse este tiempo ahora, antes de presentar la solicitud, le ayuda a detectar errores con anticipación. Le da espacio para hacer preguntas o extraer datos faltantes sin tener que luchar contra una fecha límite.

¿Cuáles son las mejores herramientas para automatizar la preparación del impuesto sobre las ventas?

Si está cansado de cambiar de plataforma, hoja de cálculo y portal para preparar la declaración del impuesto sobre las ventas, no se preocupe. Hay maneras de simplificar este proceso.

La decisión más inteligente es utilizar una herramienta que reúna todos tus Datos de ventas e impuestos juntos en un solo lugar y le ayuda a prepararse con precisión y eficiencia.

Ahí es donde Doola entra en juego.

Características principales del servicio de certificado de revendedor e impuesto sobre ventas de doola:

• Registro de impuestos sobre las ventas:Doola le ayuda a registrar su empresa para recaudar y remitir el impuesto sobre las ventas en los estados requeridos. Asegurándose de cumplir con las leyes estatales.

• Adquisición de certificados de revendedor:Obtén la documentación que necesitas para comprar inventario libre de impuestos a los proveedores, Aumentando sus márgenes de beneficio.

• Proceso sin complicacionesLos expertos de doola se encargan del papeleo, para que usted pueda concentrarse en hacer crecer su negocio. Sin ahogarse en la administración.

• Garantía de CumplimientoManténgase al tanto de las cambiantes leyes fiscales y evite sanciones con Soporte de cumplimiento proactivo de doola.

5. Gestión de ventas multicanal

Vender en plataformas como Shopify, Amazon y Etsy agrega capas de complejidad a la gestión del impuesto sobre las ventas.

Así es como Doola puede ayudar a agilizarlo:

• Shopify: doola garantiza que su tienda Shopify esté configurada correctamente para recaudar el impuesto sobre las ventas correcto, en función de su nexo y tipo de producto.

• Amazon: si bien Amazon recauda y remite el impuesto sobre las ventas en muchos estados, doola lo ayuda a comprender sus obligaciones de presentación de informes restantes y a mantenerse en cumplimiento.

• Etsy: doola te ayuda a administrar tu configuración de impuestos de Etsy y te guía en la recaudación y remisión de impuestos adecuadas.

Para un análisis más detallado sobre cómo presentar declaraciones de impuestos sobre las ventas adaptadas a las necesidades específicas de su negocio, Considere reservar una demostración con nuestros expertos.

Guía paso a paso: Cómo presentar declaraciones de impuestos sobre las ventas

Aquí hay un detallado pero específico guía paso a paso para Presentación de declaraciones de impuestos sobre las ventas:

Paso 1: Inicie sesión en el portal de impuestos de su estado

Para empezar, inicie sesión en el portal oficial del Departamento de Hacienda de su estado. Aquí es donde declarará y pagará el impuesto sobre las ventas. Si está registrado en más de un estado, deberá repetir este proceso en cada uno.

A continuación se muestran enlaces a algunos de los principales portales estatales:

• CDTFA de California

• Sistemas electrónicos del Contralor de Texas

• Archivo web del impuesto sobre las ventas de Nueva York

• Departamento de Hacienda de Florida

Dónde la gente se tropieza: Usando el inicio de sesión o portal incorrecto. Si estás registrado como particular, pero quieres hacerlo como empresa, tendrás que cambiar de perfil o contactar con el servicio de asistencia.

Póngase en contacto con nuestros expertos en impuestos sobre las ventas para obtener más información. 

Paso 2: Seleccione el período de presentación adecuado

Una vez iniciada la sesión, elija el período para el que presenta su declaración: mensual, trimestral o anual, según lo que le haya asignado el estado. Presentar la declaración para un período incorrecto (o saltarse uno) es un motivo común de sanciones.

Verifique nuevamente que:

• Está presentando su declaración para el año y mes/trimestre correctos

• Aún no has presentado la declaración de ese período

• Usted incluye toda la actividad durante todo el período de presentación (aunque no tuvieras ventas)

Si su estado requiere “declaraciones cero”, aún deberá presentar su declaración incluso si no se recaudó ningún impuesto.

Paso 3: Ingrese las ventas brutas, las ventas gravables y las ventas exentas

En esta sección se realizan los cálculos. Se le pedirá que ingrese:

• Ventas brutas: Ingresos totales antes de impuestos, incluidas todas las ventas (gravables y exentas)

• Ventas gravables: Ventas que estaban sujetas a impuestos en ese estado

• Ventas exentas: Ventas en las que no se cobraron impuestos, ya sea porque el comprador tenía un certificado de reventa válido o porque el producto no estaba sujeto a impuestos.

Nota: No incluya costos de envío ni montos de impuestos a menos que el estado los solicite específicamente.

Los vendedores suelen registrar las ventas brutas y las ventas gravables como la misma cifra. Esto provoca una declaración insuficiente o un pago excesivo si se registraron transacciones exentas o ventas cobradas en el mercado.

Paso 4: Asignar ventas por jurisdicción (si es necesario)

En algunos estados, como Texas, Colorado o Alabama, se requiere desglosar las ventas por ciudad, condado o distrito especial. Esto es especialmente importante en basado en destino estados, donde las tasas impositivas se determinan según el lugar donde se envía el producto.

Así es como funciona esto:

• In estados basados ​​en el destino, usted recauda la tasa de impuesto en función de la dirección del comprador.

• In estados basados ​​en el origenAl igual que Texas (para ventas dentro del estado), utiliza la ubicación de su negocio para determinar la tarifa.

Ejemplo: Si vendió a cinco ciudades de Colorado, deberá asignar las ventas y los impuestos recaudados para cada una de esas ciudades, en función de la dirección de envío del cliente.

Utilice su informe de ventas o un herramienta de análisis como DoolaPara obtener este desglose, no intentes adivinar. No funcionará. Las jurisdicciones locales pueden auditarte por separado del estado.

Paso 5: Revisar, volver a verificar y enviar

Antes de hacer clic en “Enviar”, revise cuidadosamente toda la información ingresada. 

Asegurarse:

• Los importes de ventas coinciden con sus informes

• Las ventas gravables y exentas son correctas

• Las ventas en marketplaces (Amazon, Etsy, etc.) no se duplican

• Las asignaciones de jurisdicción, si se requieren, son precisas

Una vez enviado, normalmente recibirás un mensaje de confirmación o un número de envío.

Recuerde que incluso un pequeño error, como incluir los impuestos recaudados en el estado equivocado, puede dar lugar a una notificación o multa.

Paso 6: Pague el impuesto adeudado

Después de enviar su declaración, se le solicitará que realice un pago. La mayoría de los estados ofrecen:

• Débito directo de su cuenta bancaria comercial

• Pagos con tarjeta de crédito (a veces con una tarifa de procesamiento)

• Pagos programados (para pagos futuros antes de la fecha de vencimiento)

Si no debe impuestos, pero aun así tuvo que presentar la declaración, puede omitir el pago. Pero asegúrese de que su declaración indique $0 debido y todavía está marcado como archivado.

Paso 7: Guarde y descargue el comprobante de presentación

Descargue o guarde siempre una copia de su declaración y la confirmación de pago. Podría necesitarla para:

• Solicitudes de auditoría estatal

• Modificar una declaración futura

• Contabilidad o presentación de impuestos de fin de año

Mantén una carpeta digital con el nombre del estado y el período de declaración. Por ejemplo, "Declaración de Impuestos sobre las Ventas de California, T1 2024" y guarda todo ahí.

Errores comunes que se deben evitar al presentar declaraciones de impuestos sobre las ventas

Incluso pequeños errores en sus declaraciones de impuestos sobre las ventas pueden tener consecuencias graves.

La mayoría de los estados utilizan ahora sistemas automatizados de comparación de datos para detectar inconsistencias entre lo que las empresas informan y lo que se espera que informen. en función de su industria, ubicación y rentabilidad pasada.

Por ejemplo, si su informe de ventas de Shopify muestra $50,000 en ingresos, pero su declaración estatal solo muestra $38,000, el sistema marcará automáticamente la discrepancia. Es posible que reciba una Aviso de evaluación estimada, en el que el estado calcula cuánto debe y le cobra en consecuencia, incluso si el error no fue intencional.

Antes de analizar los errores de presentación más comunes, primero entendamos... Por qué importan los pequeños errores y lo que realmente buscan los auditores.

Se podría pensar que un pequeño error matemático o la falta de un retorno cero no significan mucho, pero para el sistema de auditoría automatizado del estado, es un alteración del patrónY esos sistemas están diseñados para encontrar huecos.

Esto es lo que sucede detrás de escena:

• Si Los impuestos recaudados no coinciden con sus ventas brutas, incluso en un pequeño porcentaje, puede activar una bandera de auditoría.

• Si Las ventas reportadas cayeron drásticamente, pero su negocio aún está activo, el sistema puede verlo como un informe insuficiente.

• Si archivo inconsistente (atrasado un trimestre, faltante otro), el sistema puede marcar su cuenta para revisión.

En resumen, el proceso de auditoría a menudo comienza con pequeños desajustes que se acumulan con el tiempo. Cuanto más limpias sean sus declaraciones, menor será el riesgo de recibir una multa.

A continuación se presentan algunos errores comunes que cometen los vendedores al presentar declaraciones de impuestos sobre las ventas:

Declaración errónea de ventas exentas

Muchos vendedores informan incorrectamente todas sus ventas como totalmente gravables o totalmente exentas, sin respaldarlo.

Si estás reclamando exenciones de reventa, asegúrate de tener certificados de reventa válidos en archivo, claramente vinculado a cada venta.

Si vende artículos no sujetos a impuestos (como ciertos productos digitales o comestibles), confirme que realmente estén exentos en ese estado.

Un error común es asumir que todas las exenciones se aplican en todos los estados. Eso no es cierto. Cada estado tiene sus propias reglas, y cambian a menudo.

Presentar una demanda ante la jurisdicción equivocada

En estados como California, Colorado y Alabama, debes Informar de ventas por jurisdicción local, y no sólo por total estatal.

Un error común es ingresar todas las ventas bajo la tasa a nivel estatal sin desglosarlas por ciudad, condado o distrito especialEsto es especialmente problemático en estados basados ​​en el destino, donde se recaudan impuestos en función de la dirección de envío del cliente.

El uso de códigos postales para determinar la jurisdicción no es confiable. Necesita... Utilice una herramienta de búsqueda basada en direcciones o una plataforma fiscal que calcula las tasas locales exactas.

Olvidar presentar declaraciones en cero

La mayoría de estados Requerirle que presente una declaración incluso si no recaudó impuestos. Esto se llama un retorno cero, y la falta de uno todavía se considera incumplimiento.

Olvidar esto puede dar lugar a evaluaciones de impuestos estimadas, notificaciones de sanciones o incluso la suspensión de la licencia.

Establezca recordatorios en el calendario y presente todas las declaraciones de las que su empresa es responsable, independientemente de la actividad.

Configuraciones impositivas inexactas en su sistema de comercio electrónico o POS

Plataformas como Shopify, WooCommerce, Amazon y Stripe No sé automáticamente dónde tienes nexo. Tienes que configurarlo manualmente.

Si la configuración de sus impuestos sobre las ventas es incorrecta (por ejemplo, si no recauda impuestos en un estado en el que ha cruzado un umbral de nexo), recaudará menos de lo que debe, declarará menos de lo que debe y deberá pagar la diferencia de su bolsillo.

Por otro lado, recaudar impuestos en un estado en el que no estás registrado también es un riesgo de cumplimiento.

Revise siempre la configuración de impuestos de su plataforma cada vez que sus ventas aumenten, su equipo se expanda o ingrese a nuevos estados.

🔖 Lecturas relacionadas: 5 errores costosos en el impuesto sobre las ventas que cometen los fundadores de comercio electrónico (y cómo evitarlos)

Cómo Doola ayuda con el cumplimiento del impuesto sobre las ventas

Así es como doola se distingue con sus servicios integrados de registro de impuestos sobre las ventas y adquisición de certificados de revendedor.

Doola simplifica el proceso de obtención permisos de impuestos sobre las ventas necesarios y certificados de revendedor, lo que garantiza el cumplimiento en varios estados.

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La integración perfecta con plataformas como Shopify y Amazon permite el seguimiento en tiempo real de los datos de ventas e impuestos, lo que reduce los errores de ingreso manual.

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Preguntas frecuentes

¿Qué pasa si no cobré el impuesto sobre las ventas pero debería haberlo hecho?

Aún podría tener que pagar el impuesto de su bolsillo. Le recomendamos contactar al departamento de impuestos de su estado o a un experto en cumplimiento para resolverlo rápidamente y evitar sanciones.

¿Debo presentar una declaración si no tuve ventas en este período?

Sí. La mayoría de los estados exigen una declaración de cero, incluso si no tuvo ventas. Omitirla podría generar cargos por pagos atrasados ​​o problemas con la cuenta.

¿Cómo corrijo una declaración presentada anteriormente?

La mayoría de los estados permiten modificar una declaración a través de su portal tributario. Busque la opción para presentar una declaración modificada y proporcionar las cifras corregidas.

¿Qué pasa si opero en varios estados?

Es posible que deba registrarse y presentar la declaración en cada estado donde tenga vínculos. Los vendedores que operan en varios estados suelen beneficiarse del uso de herramientas tributarias automatizadas o de ayuda profesional.

¿Puedo presentar declaraciones de impuestos sobre las ventas sin un contador?

Sí, especialmente si utiliza plataformas como Doola u otro software de impuestos sobre las ventas. Sin embargo, en situaciones complejas, es recomendable consultar con un experto.