Kada prenijeti svoje knjigovodstvo na eksternalizaciju: prednosti i nedostaci

Praćenje finansijskih transakcija vašeg poslovanja može biti ogromno, posebno kako vaša kompanija raste.

Tu dolazi vaše knjigovodstvo, koje je neophodno za vođenje posla, bez obzira na veličinu ili industriju. 

Knjigovodstvo uključuje organiziranje i precizno praćenje svih finansijskih transakcija, kao što su prodaje, kupovine i troškovi. Iako se može činiti svakodnevnim, knjigovodstvo igra ključnu ulogu u uspjehu i rastu svakog poslovanja.

Međutim, neka preduzeća nemaju resurse ili stručnost da se bave time u svojoj kući.

Stoga se odlučuju da svoj knjigovodstveni proces predaju profesionalnim uslugama kao što su doola-in sve-u-jednom računovodstvo. Ali da li je to pravi potez za vaš posao? 

U ovom postu na blogu ćemo istražiti prednosti i nedostatke outsourcinga kako bismo pojednostavili vaše poslovne finansije kako biste mogli odlučiti kada ćete poduzeti sljedeći korak.

Šta je outsourcing i zašto je koristan?

Outsourcing je postao uobičajen u današnjem poslovnom svijetu.

To uključuje angažovanje spoljne kompanije ili pojedinca za obavljanje određenih funkcija, kao što je vođenje knjigovodstva i ugovaranje poslovnog procesa nezavisnom pružaocu usluga.

Pošto knjigovodstvo nije osnovna funkcija većine preduzeća, ono se često zanemaruje ili gura u stranu zbog hitnijih stvari.

Delegiranjem ovog zadatka eksternom dobavljaču, kompanije se mogu fokusirati na svoje primarne operacije, istovremeno osiguravajući da njihova finansijska evidencija bude tačna i ažurna.

Najznačajnija prednost outsourcinga je ušteda troškova. Ugovaranjem knjigovodstvenih usluga možete smanjiti troškove vezane za zapošljavanje i obuku stalno zaposlenih.

Takođe štede na režijskim troškovima kao što su kancelarijski prostor, oprema i zalihe.

Još jedna prednost eksternog knjigovodstva je pristup specijalizovanoj stručnosti i resursima. Knjigovodstvo zahtijeva znanje i vještine u računovodstvu i softverskim programima.

Outsourcing vam omogućava da iskoristite stručnost obučenih stručnjaka koji su dobro upoznati s najnovijim industrijskim praksama i tehnologijom.

Osim toga, eksternalizacija vaših knjigovodstvenih potreba može omogućiti pristup naprednoj tehnologiji i softverskim sistemima bez ulaganja kapitala unaprijed.

Knjigovoditelji često koriste specijalizovani softver koji može biti skup za mala ili srednja preduzeća da sami kupe. Putem outsourcinga, kompanije imaju pristup ovim alatima bez velikih troškova.

Nadalje, outsourcingom knjigovodstvenih usluga kompanije mogu osigurati usklađenost sa propisima i minimizirati rizike vezane za finansijsko izvještavanje.

Profesionalni knjigovođe su dobro upućeni u poreske zakone i propise, osiguravajući da svi finansijski podaci i izvještaji budu tačni i usklađeni.

Prednosti vanjskih knjigovodstvenih usluga

Izvršavanje knjigovodstvenih usluga posljednjih godina postalo je sve popularnije među preduzećima svih veličina.

Ova praksa uključuje angažovanje eksterne kompanije ili pojedinca da vodi vaše finansijske evidencije i transakcije umesto da imate internog knjigovođu.

Iako outsourcing ima neke nedostatke, prednosti ih u mnogim slučajevima nadmašuju. 

1. Uštede troškova

Jedna od najznačajnijih prednosti outsourcinga knjigovodstvenih usluga je ušteda.

Obično vam se naplaćuje fiksna jednokratna ili pretplatnička naknada za ove usluge, što olakšava preduzećima da planiraju svoje finansije.

Vođenje knjigovodstva vanjskim izvršiteljima eliminira potrebu za unajmljivanjem stalnog zaposlenika ili tima za upravljanje vašim knjigama i financijama.

To znači da štedite na plati, beneficijama, kancelarijskom prostoru, opremi i troškovima obuke. Umjesto toga, plaćate fiksnu naknadu outsourcing kompaniji za njihove usluge.

Sa stručnjacima koji se bave finansijskim zadacima kao što su fakturisanje i upravljanje porezom na plaće, možete to vrijeme preusmjeriti na razvoj vašeg poslovanja.

Osim toga, knjigovodstvene kompanije već imaju na raspolaganju napredni računovodstveni softver i alate i efikasno ih koriste bez ikakvih dodatnih troškova s ​​vaše strane.

2. Stručnost

Eksternalizacija vašeg knjigovodstva vam to omogućava pristupite timu kvalifikovanih stručnjaka sa stručnošću u vođenju finansijskih evidencija i transakcija. Ovi stručnjaci imaju duboko razumijevanje računovodstvenih principa i poreznih propisa, što im omogućava da precizno vode vaše knjige.

Jedna od glavnih prednosti eksternalizacije vašeg knjigovodstva je osiguranje tačnosti vaših finansijskih evidencija. Knjigovoditelji su obučeni da obraćaju pažnju na detalje i vode tačnu evidenciju svih finansijskih transakcija.

Sa svojim specijalizovanim veštinama i znanjem, oni mogu da minimiziraju greške i neslaganja u vašim knjigama, obezbeđujući da se sve ispravno obračuna.

Osim toga, vanjski knjigovođe koriste napredni softver i alate posebno dizajnirane za knjigovodstvo. Ovo pojednostavljuje proces i minimizira ljudsku grešku, što rezultira preciznijim finansijskim izvještajima.

Osigurava konzistentnost u svim finansijskim izvještajima, kao što su bilansi stanja, bilansi uspjeha i izvještaji o novčanim tokovima.

Još jedan aspekt u kojem se izvanredni knjigovođe ističu jeste da budu u toku sa promjenama u industriji i propisima. Oni se stalno informišu o promjenama u poreznim zakonima ili standardima finansijskog izvještavanja koje mogu uticati na vaše poslovanje.

Ovo pomaže u osiguravanju usklađenosti sa zakonskim zahtjevima, a istovremeno izbjegava potencijalne kazne ili novčane kazne.

3. Smanjen rizik od grešaka

Jedan od glavnih razloga zašto preduzeća eksternaliziraju knjigovodstvo je nedostatak potrebne stručnosti i iskustva u rukovanju finansijskim evidencijama.

Angažovanjem profesionalnog knjigovodstvenog servisa možete biti mirni znajući da će vašim knjigama voditi stručnjaci sa dugogodišnjim iskustvom u ovoj oblasti.

Ovi profesionalci su dobro upućeni u računovodstvene principe i propise, što minimizira vjerovatnoću grešaka.

Preduzeća moraju poštovati različite finansijske propise, kao što su porezni zakoni ili zahtjevi specifični za industriju. Svaka greška ili previd može dovesti do kazni ili pravnih problema za kompaniju.

Profesionalni knjigovođe su u toku sa promjenom propisa i osiguravaju da su njihove knjige usklađene, smanjujući rizik od skupih grešaka.

Outsourcing kompanije imaju stroge mjere kontrole kvaliteta kako bi osigurale tačnost i integritet finansijske evidencije. Ove mjere uključuju redovne preglede, dvostruku provjeru unosa i temeljne revizije.

Ove mjere pomažu u otkrivanju grešaka prije nego što postanu značajan poslovni problem.

4. Skalabilnost

Vođenje knjigovodstva vam omogućava da zadržite fokus na ono što je zaista važno – na poticanje rasta i postizanje uspjeha. Kako vaše poslovanje raste, tako rastu i njegove finansijske odgovornosti i složenost.

Izdavanje knjigovodstvenih usluga vanjskim suradnicima omogućava vam da se povećate u pokretu, jer možete lako prilagoditi nivo potrebne podrške bez ometanja operacija ili zapošljavanja dodatnog osoblja.

Još jedna velika prednost koja se često zanemaruje je mogućnost oslobađanja dragocjenog vremena i resursa za vlasnike preduzeća da se fokusiraju na svoje osnovne operacije. Ovo vam omogućava da svoje vrijeme i energiju posvetite aktivnostima koje direktno utiču na rast i uspjeh vašeg poslovanja.

Knjigovodstvo može biti dugotrajan zadatak, posebno za vlasnike malih poduzeća koji već žongliraju s višestrukim obavezama.

Ustupajući ovu funkciju vanjskim suradnicima, možete delegirati svakodnevne finansijske zadatke profesionalcima specijaliziranim za knjigovodstvo i računovodstvo. 

S više raspoloživog vremena, možete se usredotočiti na razvoj novih proizvoda ili usluga, poboljšanje odnosa s kupcima, širenje na nova tržišta ili bilo koje druge strateške inicijative koje zahtijevaju vašu pažnju.

To u konačnici može dovesti do povećanja produktivnosti i profitabilnosti vašeg poslovanja.

5. Ublažavanje rizika od prevare

Imati eksterni tim koji upravlja vašim knjigama pruža dodatni sloj sigurnosti od internih rizika od prevare podjelom dužnosti između različitih strana uključenih u upravljanje finansijama.

Imaju oštro oko za detalje, što je korisno za identifikaciju lažnih aktivnosti i otkrivanje grešaka.

Eksterne knjigovođe poštuju stroge protokole i procedure prilikom rukovanja finansijskim podacima, osiguravajući povjerljivost i sigurnost. Oni također koriste više slojeva enkripcije kako bi zaštitili osjetljive informacije od sajber prijetnji.

Ovaj dodatni sloj sigurnosti pruža bezbrižnost vlasnicima preduzeća, koji znaju da se njihovim finansijskim podacima rukuje s najvećom pažnjom i marljivošću.

Još jedna prednost eksternog knjigovodstva je implementacija provjere i ravnoteže unutar finansijskih procesa organizacije. Ako eksterni tim redovno pregleda transakcije, može se uočiti sve potencijalne greške ili nepravilnosti rano prije nego što postanu veliki problemi.

Ovo minimizira rizik od skupih grešaka koje bi mogle negativno uticati na finansije preduzeća.

Nedostaci vanjskih knjigovodstvenih usluga

Outsourcing knjigovodstvenih usluga ima svoje izazove koje kompanije moraju pažljivo razmotriti prije nego što donesu odluku.

Iako definitivno može uštedjeti vrijeme i novac, ne treba zanemariti potencijalne nedostatke kako biste osigurali najbolju odluku za finansijsku stabilnost i rast vaše organizacije. 

1. Nedostatak kontrole i nadzora

Jedna od glavnih briga vezanih za vanjsko knjigovodstvo je gubitak kontrole i nadzora nad finansijskim podacima. Kada svoje knjigovodstvo predate vanjskim izvršiteljima, u suštini predajete osjetljive finansijske informacije vanjskoj strani.

Ovo može stvoriti osjećaj neizvjesnosti i ostaviti vlasnike preduzeća da se pitaju da li se njihovim finansijama rukuje kako treba.

2. Potencijalne povrede podataka

S obzirom da sigurnost podataka postaje sve veća briga u današnjem digitalnom dobu, outsourcing knjigovodstvenih usluga također nosi rizik od potencijalnih povreda podataka.

Davanjem pristupa povjerljivim finansijskim informacijama dobavljaču treće strane, uvijek postoji šansa da oni postanu žrtve sajber napada ili drugih sigurnosnih propusta koji bi mogli ugroziti osjetljive informacije vaše organizacije.

3. Izazovi u komunikaciji

Efikasna komunikacija je ključna za svaki uspješan poslovni odnos, ali kada radite sa vanjskim knjigovođom koji se možda nalazi u drugoj vremenskoj zoni ili zemlji, jezičke barijere i kulturne razlike mogu ometati učinkovitu komunikaciju.

To može dovesti do nesporazuma ili grešaka u finansijskom izvještavanju, što može negativno uticati na vaše poslovanje.

4. Skriveni troškovi

Iako se outsourcing može činiti kao isplativa opcija na površini, skriveni troškovi mogu biti povezani s njim koji nisu odmah očigledni. Na primjer, dodatni troškovi za hitne poslove ili naknade za neočekivane revizije mogu povećati vaše ukupne troškove.

Stoga, preduzeća moraju pažljivo pregledati ugovor o uslugama i razumjeti sve naknade i naknade kako bi izbjegli iznenađenja u svojim knjigovodstvenim troškovima.

5. Ovisnost o eksternim provajderima

Outsourcing također znači oslanjanje na vanjske dobavljače za kritične zadatke koji se odnose na vaše poslovne finansije. Ako vaš vanjski partner pogriješi ili propusti rokove, to bi moglo utjecati na poslovanje vaše cijele organizacije.

Ako dođe do kašnjenja ili grešaka, vaše poslovanje će se suočiti s posljedicama, kao što su novčane kazne za propuštanje rokova za podnošenje poreskih prijava ili prijavljivanje netačnih finansijskih izvještaja.

6. Dinamične poslovne potrebe

Još jedan nedostatak vanjskih knjigovodstvenih usluga je nedostatak fleksibilnosti u zadovoljavanju dinamičnih poslovnih potreba.

Vaš eksterni knjigovodstveni provajder se možda neće moći brzo prilagoditi ako vaše poslovanje doživi značajan rast ili smanjenje, što bi moglo dovesti do kašnjenja i grešaka u finansijskom izvještavanju.

Kada biste trebali razmisliti o prepuštanju knjigovodstva vanjskim izvršiteljima?

Odluka da se ova funkcija angažuje može značajno uticati na finansijsko upravljanje preduzeća i ukupni uspeh. Ali kada je pravo vrijeme da razmislite o eksternalizaciji vašeg knjigovodstva?

Ne postoji pravo ili pogrešno vrijeme za ovaj iskorak, a to ovisi o trenutnom stanju vašeg poslovanja.

Upravljanje finansijama i praćenje transakcija može biti dugotrajno, posebno ako niste dobro upućeni u knjigovodstvene prakse.

Kao vlasniku preduzeća, vaš primarni fokus bi trebao biti razvoj vašeg poslovanja i upravljanje svakodnevnim operacijama.

Ako trošite previše vremena na knjigovodstvene zadatke ili se borite sa složenim računovodstvenim konceptima, razmislite o tome da ovu funkciju predate vanjskim izvršiteljima. profesionalni knjigovođa.

Prepuštanje vašeg knjigovodstva vanjskim izvršiteljima može biti mudra odluka ako se borite s vremenskim ograničenjima, nedostatkom stručnosti ili želite uštedjeti na troškovima, istovremeno osiguravajući točnost i skalabilnost.

Međutim, ključno je pažljivo procijeniti potrebe vašeg poslovanja i razmotriti prednosti i nedostatke prije donošenja bilo kakve odluke. 

Preuzmite kontrolu nad svojim knjigama uz doola knjigovodstvo

Iako prepuštanje vašeg knjigovodstvenog procesa trećem licu može biti dodatni trošak, vrijedna stručnost tamo je unosna.

Međutim, vođenje knjigovodstva u kući je isplativije, ali zahtijeva značajno vrijeme za precizno organiziranje vaših knjiga.

Ovde je doola Knjigovodstvo dolazi – mi možemo pomoći da vaše knjige dovedu u red i da ih tako i održavaju.

Započnite sa doola knjigovodstvom danas da pristupite naprednim alatima za praćenje troškova, generisanje finansijskih izveštaja i neprimetno upravljanje fakturama. Čak i ako nemate knjigovodstveno iskustvo, lako se možete kretati njegovim intuitivnim sučeljem i korisničkim dizajnom kako biste pojednostavili sve svakodnevne finansijske zadatke i transakcije.

Također se možete odlučiti za stručnu pomoć certificiranih javnih računovođa (CPA) i knjigovođa za složenije zadatke ili dubinske analize. Ovo će osigurati da vaše poslovanje dobije svu potrebnu podršku uz zadržavanje kontrole nad finansijskim podacima. 

Rezervišite demo već danas da osigurate svoje poslovne finansije i održite ga 100% usklađenim!