Blokiranje vremena: vrhunska tehnika upravljanja vremenom

Zamislite da završite svoj posao rano većinu dana i imate više vremena sa svojom porodicom. Moguće je poboljšati efikasnost, čak i za zaposlene osnivače poslovanja. Da biste uradili više za manje vremena, koristite blokadu vremena. 

Šta je blokiranje vremena? To je proces podjele vašeg vremena na određene blokove kako biste se fokusirali na jedan zadatak. Prednosti se kreću od povećane produktivnosti do boljeg fokusa i manjeg stresa. Trebate li koristiti vremensko blokiranje? Čitajte dalje da biste razumjeli prednosti i kako ih efikasno implementirati. 

Šta je vremensko blokiranje?

Blokiranje vremena je tehnika produktivnosti koja uključuje podjelu vašeg rasporeda na namjenske vremenske blokove za određene zadatke ili aktivnosti. Uz vremensko blokiranje, odvojit ćete duže vrijeme, kao što je dan ili sedmica, i podijelit ćete ga na manje segmente. 

Na primjer, možete podijeliti svoj dan na vremenske blokove od 30 minuta ili vremenske blokove od 2 sata. Ili, možete napraviti različite vremenske blokove tokom dana u zavisnosti od očekivane dužine zadataka. Ili, možete koristiti Pomodoro tehniku ​​i postaviti tajmer na 25 minuta nakon čega slijedi pauza od pet minuta. 

Kako funkcionira vremensko blokiranje?

Da biste implementirali blokiranje vremena, dodijelite određene vremenske intervale za različite zadatke ili aktivnosti tokom dana. Tokom ovih vremenskih blokova, obavezujete se da ćete raditi isključivo na određenom zadatku, minimizirajući prekide i ometanja. Za vremensko blokiranje, trebat ćete slijediti dva ključna koraka:

  • Vizuelno zakažite vremenske blokove u svom kalendaru, tako da vaš posao ne može biti prekinut ili zakazan.
  • Grupirajte slične zadatke u jedan koncentrirani blok vremena.

Prednosti ove strategije usredotočuju se na povećanu produktivnost i fokus. Možete isključiti telefon ili utišati obavještenja kako ne biste bili ometani tokom vremenskog bloka. Još jedna prednost je određivanje prioriteta, jer možete obaviti najvažniji zadatak ili dubok posao rano u toku dana prije nego što pređete na manje hitne aktivnosti. 

Naš mozak nije dizajniran da održava intenzivan fokus osam do deset sati dnevno. Istraživanja sugeriraju da se mozak ne može koncentrirati na zadatke s visokim fokusom duže od četiri sata dnevno. Blokiranje vremena zaobilazi ovo tako što zahtijeva snažan fokus u kraćem vremenskom periodu. Na kraju svakog vremenskog bloka, možete napraviti kratku petominutnu pauzu prije nego što pređete na sljedeći zadatak, što može dovesti do boljeg fokusa. 

Ko bi trebao isprobati vremensko blokiranje?

Svako ko se lako ometa ili želi poboljšati produktivnost može pokušati blokirati vrijeme. To je praktičan alat za povećanje produktivnosti. Bilo da ste preduzetnik, zaposleni ili samozaposleni, blokada vremena može vam pomoći da brže obavite više. Ako je vaš kalendar uglavnom ispunjen sastancima, još uvijek možete pokušati blokirati vrijeme u bilo kojem slobodnom periodu, pomažući da se odredi prioritet ključnih zadataka. 

Poslovni timovi također mogu imati koristi od blokiranja vremena jer se fokusiraju na zajedničke zadatke tokom određenih vremenskih blokova i prelaze na pojedinačne odgovornosti u drugim vremenima. 

3 Varijacije blokiranja vremena

Dok osnovni koncept blokiranja vremena, kao što naziv implicira, uključuje kreiranje vremenskih blokova, postoje i varijacije koje možete isprobati. Evo kako svaki radi:

1. Vremenski boks

Timeboxing je varijacija blokiranja vremena koja se često koristi u tehnici, kao što je u agilnim okruženjima. Timeboxing dodeljuje maksimalno vreme određenoj aktivnosti koja se zove vremenski okvir. Ideja je da se rad proširuje kako bi popunio dodijeljeno vrijeme. Kreiranjem vremenskog okvira postavljate konkretno ograničenje aktivnosti. Možete kasnije dodijeliti aktivnost drugom vremenskom okviru ako nije dovršena.

Na primjer, ako morate pregledati i odgovoriti na e-poštu, možete izdvojiti 30 minuta za to. Nakon 30-minutnog pregleda, ako niste završili sve odgovore, kasnije možete dodijeliti još jedan vremenski blok od 30 minuta. Ali preći ćete na drugi zadatak na kraju 30 minuta. 

Timeboxing posebno dobro funkcionira s tekućim zadacima koji zahtijevaju stalnu pažnju, kao što su odgovori e-pošte, pregledi poslovnih performansi ili zadaci čišćenja, upravljanja i organizacije. 

2. Batching zadataka

Grupiranje zadataka je još jedna strategija produktivnosti koja zahtijeva da grupišete slične zadatke zajedno. Ovo može smanjiti multitasking i povećati fokus na određeni zadatak. Grupiranje zadataka može biti element vremenskog blokiranja, iako ne mora biti. 

Na primjer, pretpostavimo da upravljate društvenim medijima za svoju kompaniju uz mnoge druge odgovornosti. Sa grupiranjem zadataka, spojili biste sve zadatke vezane za društvene mreže. U tom slučaju, u ponedjeljak tokom dodijeljenog vremena, istraživali biste ključne riječi, dizajnirali, zakazivali objave i pisati poslovne blogove za sedmicu, umjesto da raširi te zasebne zadatke. 

3. Tematizacija dana

Dnevna tema je napredni oblik blokiranja vremena. Ne samo da grupišete slične zadatke u zajedničke ili povezane vremenske blokove, već gradite teme za dan. Dnevne teme posebno dobro funkcioniraju na izvršnom nivou ili kada ste poduzetnik koji nosi mnogo šešira unutar kompanije.

Na primjer, sa dnevnim temama, možete napraviti raspored na sljedeći način:

  • Ponedjeljak: Prodaja i marketing
  • Utorak: Društveni mediji i kontakti
  • Srijeda: Kultura kompanije, produktivnost, ljudski resursi i zadovoljstvo zaposlenih
  • Četvrtak: Akvizicija novih klijenata i SWOT analiza
  • Petak: Pregled računovodstva i finansija 

Kako započeti s blokiranjem vremena?

Za početak s blokiranjem vremena, razmislite o tome kada ste obično najproduktivniji u danu. Nekima je to prva stvar ujutro. Za druge je to dva sata prije ručka. A neki ljudi rade bolje popodne. 

Kada saznate svoja lična efektivna vremena, slijedite ove korake da započnete blokiranje vremena:

  1. Identificirajte posao koji trebate obaviti za dan ili sedmicu i odredite mu prioritet.
  2. Otvorite svoj kalendar i blokirajte sve unaprijed zakazane sastanke. Grupirajte ih zajedno ako je moguće. 
  3. Zabilježite svoje najproduktivnije vrijeme i rasporedite svoje prioritetne zadatke u to vrijeme. 
  4. Blokirajte vrijeme za lične aktivnosti, poput ručka ili kraja radnog dana.
  5. Napravite blokove od 30-60 minuta za ostatak dana i zabilježite zadatke koje planirate dovršiti, grupirajući slične ili povezane zadatke zajedno.
  6. Ostavite vremena svaki dan da se nosite s neočekivanim zadacima ili prekidima.
  7. Postavite alarm ili podsjetnik na početku i kraju svakog vremenskog bloka kako biste označili vrijeme. 

Svako jutro pogledajte svoj raspored za dan i određene vremenske blokove. Nakon svake vremenske blokade, ustanite i istegnite se na minut, ili napravite petominutnu pauzu da se resetujete prije početka sljedeće vremenske blokade. 

Na osnovu vaše prve sedmice blokiranja vremena, nastavite prilagođavati svoj raspored kako bi odgovarao vašim produktivnim vremenima i radnim potrebama. Blokiranje vremena ne bi trebalo da bude kruto, trebalo bi da se prilagodi vašim promenljivim potrebama!

Koje su prednosti vremenskog blokiranja?

Svi smo pokušali da radimo pet stvari istovremeno i nijednu nismo postigli. Blokiranje vremena je suprotno. Prednosti blokiranja vremena uključuju poboljšanu produktivnost i fokus. Evo zašto biste trebali pokušati blokirati vrijeme:

1. Poboljšan fokus i koncentracija

Ako se fokusirate na jedan po jedan zadatak, tada će svaki zadatak dobiti punu koncentraciju. Ovo je mirnije za vaš mozak i može povećati kreativnost, inovativnost i efikasnost. Brzo ćete završiti zadatak i dobiti to zadovoljstvo prije nego što pređete na sljedeći zadatak. 

2. Poboljšana produktivnost

Vezano za koncentraciju i fokus, možete poboljšati produktivnost posvećujući punu pažnju zadatku. Tokom vremenskih blokada, isključite telefon i obavještenja da smanjite ometanje. Ovo vam omogućava da se fokusirate na zadatak dok se ne završi ili da zakažete vremenske blokove da biste ga obavili. 

3. Smanjeni multitasking 

Multitasking je propast modernog svijeta. Iako smatramo da je multitasking efikasniji, istraživanja su više puta pokazala da dodatno vrijeme za promjenu mentalnih brzina između zadataka smanjuje efikasnost i fokus. Blokiranje vremena smanjuje obavljanje više zadataka, čime se maksimizira fokus i produktivnost. 

4. Povećana efikasnost

Kada se fokusirate na jedan zadatak, možete ga obaviti brže. Mislite da vam treba sat vremena dnevno da odgovorite na e-poštu? Usredotočite se isključivo na taj zadatak bez da vas ometaju povezani problemi i mogli biste ga obaviti za upola kraće vrijeme. Kreiranjem vremenskih blokova, bolje ste u mogućnosti da odredite prioritete i završite osnovne zadatke.  

5. Bolja ravnoteža između posla i života

Blokiranje vremena također može uzeti u obzir vrijeme zastoja, odmor i vrijeme za porodicu. Možete koristiti vremenski blok za planiranje treninga, nedjeljnih obroka sa svojom proširenom porodicom ili drugih važnih društvenih aktivnosti. Blokiranje vremena vam pomaže da završite više posla tokom radnog vremena, što dovodi do boljeg balansa između posla i privatnog života. 

Uobičajeni pogrešni koraci koje treba zapamtiti kod blokiranja vremena

Blokiranje vremena zahtijeva stalno prilagođavanje. Kao i kod mnogih preduzeća, blokada vremena je proces kontinuiranog poboljšanja, a ne konačno odredište. Evo nekoliko uobičajenih grešaka pri blokiranju vremena koje treba izbjegavati:

1. Preterivanje

Pokušaj zakazivanja previše zadataka ili aktivnosti u ograničenom vremenskom periodu će preopteretiti vaš raspored i otežati držanje vremenskih blokova. Umjesto toga, pokušajte zakazati samo prioritetne zadatke tokom sedmice, s dodatnim vremenskim blokovima za stavke niskog prioriteta. 

Dok steknete uvid u svoje potrebe za vremenskim blokom, ostavite dodatnih 15 do 30 minuta za zadatke i smanjite to kako se vaša efikasnost povećava. Također možete smanjiti sastanke koji mogu zauzeti značajan dio radnog dana. 

2. Ignorisanje fleksibilnosti

Mogu se pojaviti neočekivani događaji ili promjene prioriteta i važno je imati mogućnost da se raspored prilagodi u skladu s tim. Dozvolite najmanje 30 minuta svaki dan da se pozabavite neočekivanim događajima ili novim prioritetima i više vremena ako su to uobičajena pojava. 

Uz vremensko blokiranje, lako možete zamijeniti jedan prioritet drugim ako su vam jasne trenutne potrebe. Mnogi ljudi takođe dozvoljavaju još 30 minuta za prekide tokom dana.

3. Nedostatak određivanja prioriteta

Nedostatak određivanja prioriteta može značiti da ćete se fokusirati i završiti zadatke niskog prioriteta tokom optimalnog vremena fokusiranja, ostavljajući važnije aktivnosti za kasnije u toku dana ili sedmice. To može značiti, na primjer, da ste odgovorili na e-poštu, ali niste pregledali važan poslovni prijedlog. Da biste izbjegli ovu grešku, napravite listu prioriteta zadataka i napravite svoj raspored oko najvažnijih prekretnica i najboljih vremena za fokusiranje. 

4. Ne računati pauze

Našem mozgu i tijelu su potrebne redovne pauze! Neophodno je uključiti pauze u raspored blokiranja vremena za odmor i punjenje. Planirajte pauzu od najmanje jedne minute na kraju svakog vremenskog bloka i dužu pauzu nakon 2-4 vremenska bloka, ovisno o standardnom trajanju. 

Na primjer, ako koristite vremenske blokove od 30 minuta, možete napraviti pauzu od jedne minute između svake sesije (što znači da ćete imati 29 minuta za sljedeći zadatak). Zatim nakon četiri bloka (dva sata), napravite pauzu od 10 minuta da se napunite, razgovarajte sa kolegom, prošetajte blokom, popijte vodu ili šoljicu kafe. Nakon sljedeće grupe vremenskih blokova, napravite dužu pauzu za ručak. 

S tim rasporedom, na kraju radnog dana, imat ćete 7 ½ sati produktivnog vremena i ukupno 30 minuta za pauze, plus ručak. 

5. Potcjenjivanje trajanja zadatka

Važno je realno procijeniti vrijeme potrebno za svaki zadatak prilikom blokiranja vremena. Razmislite o tome koliko dugo je obično potrebno da se zadatak završi i dodajte 10% do 20%. Ako brže završite zadatak, dajte si dodatnu pauzu ili radite na zadatku niskog prioriteta dok ne počne sljedeći vremenski blok. 

Vjerovatnije je da ćete se držati vremenskog blokiranja ako možete završiti zadatke u dodijeljenom vremenu nego ako ih morate ostaviti nedovršenim ili ići kroz vrijeme. 

Optimizacija efikasnosti uz vremensko blokiranje

Blokiranje vremena može poboljšati fokus, kreativnost i produktivnost, tako da imate više vremena za proširenje i odmor. Od planer businesses za DAO, kompanije koje optimiziraju vrijeme mogu osloboditi prostor za poboljšanje. Isto tako, Doola Books može pomoći. 

Doola Bookkeeping Services je dizajniran za zaposlene osnivače poput vas, tako da ne morate cijeli dan provoditi na računovodstvu. Nabavite doola knjige da poboljšate računovodstvenu efikasnost i da se više fokusirate na svoju osnovnu delatnost. 

Pitanja i odgovori

Morate li striktno pratiti vremenske blokove?

Ne, ne morate striktno pratiti vremenske blokove, ali to pomaže u poboljšanju produktivnosti. Ako date dovoljno vremena da dovršite svaki zadatak, lakše ćete se držati vremenskih blokova. 

Može li se blokada vremena koristiti i za lični život?

Da, blokada vremena se može koristiti i za privatni život. Možete blokirati vrijeme za pripremu hrane, obroka, vježbanje, vrijeme za porodicu, pa čak i spavanje. Također možete integrirati svoje lične i poslovne kalendare s uravnoteženim vremenskim blokovima. 

Da li treba da blokiram svaki minut svog dana?

Ne želite da blokirate vreme svake minute u danu jer vam treba vremena za neočekivano! Od dodatnog prometa do važnog poslovnog sastanka, blokiranje vremena može postati frustrirajuće ako ste izbačeni iz rasporeda. Umjesto toga, vrijeme svaki dan blokira najvažnije poslovne i lične zadatke i ostavlja malo vremena za fleksibilnost. 

Trebate li dodijeliti vrijeme bafera između vremenskih blokova?

Možete dodijeliti vrijeme bafera između vremenskih blokova ako vam je potreban duži prijelaz. Neki ljudi dodaju petominutni bafer između svakog vremenskog bloka, dok drugi skaču s jednog zadatka na drugi. Također možete izgraditi prirodne međuspremnike u određene vremenske blokove, poput prijelaza ručka ili sastanka. 

Možete li kombinirati blokiranje vremena s drugim tehnikama produktivnosti?

Da, možete kombinirati blokiranje vremena s drugim tehnikama produktivnosti kako biste povećali efikasnost. Neke od tehnika o kojima smo gore govorili uključuju dnevno tematiziranje i grupiranje zadataka. 

web stranica doole služi samo za opće informativne svrhe i ne pruža službene zakonske ili porezne savjete. Za porezne ili pravne savjete rado ćemo Vas povezati sa profesionalcem u našoj mreži! Molimo pogledajte naše uslovi i politika privatnosti. Hvala vam i ne ustručavajte se kontaktirati sa bilo kakvim pitanjima.

Započnite posao iz snova i održavajte ga 100% usklađenim

Pretvorite svoju ideju iz snova u posao iz snova.