Zapisnik sa sastanka 101: vođenje tačnih i korisnih bilješki

Zapisnik sa sastanka je praktičan zapis o donošenju odluka i zvaničnom smjeru koji korporacija, LLC ili poslovni subjekt odluči da preduzme. Zapisnici sa sastanaka su pogodni za članove odbora i službenike kompanije na koje se pozivaju prilikom donošenja odluka. 

Oni također služe dodatnoj osnovnoj svrsi: u većini slučajeva, zakonski su potrebni za određene sastanke kao što su godišnji sastanci odbora. Čitajte dalje da biste razumjeli šta su zapisnici sastanaka i kako utiču na vašu kompaniju ili organizaciju. 

Šta su zapisnici sa sastanka?

Zapisnik sa sastanka su službene zabilješke koje bilježe sastanak preduzeća, preduzeća, organizacije ili skupština akcionara. Služe za snimanje važnih odluka, ključnih pitanja i diskusija. Zapisnik također obično uključuje sve prijedloge predložene ili o kojima se glasa i sve aktivnosti koje treba preduzeti na osnovu donošenja odluke. 

Sekretar ili ovlašteni zapisivač sastanka obično preuzima minute za upoznavanje a zatim ih prosljeđuje upravnom odboru ili članovima. Tokom sljedećeg sastanka, odbor mora zvanično odobriti zapisnik. 

Zašto su zapisnici sa sastanka važni?

Zapisnici sa sastanka su važni za službeno evidentiranje odluka i rezolucija. Oni služe kao referenca za dalje akcije ili usmjeravanje kompanije. Zapisnici služe kao institucionalna memorija odluka, razmatranja i zvanično usvojenih politika. Ovo obezbeđuje odgovornost odboru i ključnim zainteresovanim stranama i omogućava svima koji su uključeni da upućuju na odluke i transparentno prate napredak.  

Ko je odgovoran za vođenje zapisnika sa sastanka?

U većini organizacija postoji određena osoba, kao što je sekretar ili zapisničar, odgovorna za vođenje zapisnika sa sastanaka. Ponekad se odgovornost može rotirati svakog mjeseca ili svakih nekoliko sastanaka na osnovu odluka odbora. 

Kako snimiti zapisnik sa sastanka?

Snimanje zapisnika sa sastanaka je bitan korak za kompanije svih veličina. Čak i partnerstvo može imati koristi od službene evidencije odluka i smjernica. Evo koraka za uspješno uzimanje minuta. 

Planiraj unaprijed

Prije početka sastanka planirajte unaprijed i pripremite se. Predsjedavajući sastanka treba da pošalje dnevni red u skladu sa rokom u operativnom sporazumu organizacije. Ako predsjedavajući sastanka i sekretar ili zapisničar rade zajedno na kreiranju dnevnog reda, sastanak neće biti samo dobro osmišljen, već će i snimanje zapisnika biti jednostavnije. Zatim, zapisničar ili sekretar može koristiti dnevni red kao osnovu za zapisnik i zabilježiti odgovarajuće odluke ili sažetak diskusije ispod svake tačke dnevnog reda. 

Zabilježite važne detalje

Postoji nekoliko ključnih elemenata koje efektivni zapisnici sastanka treba da sadrže. Ovo su:

  • Vrijeme i datum sastanka
  • Lokacija sastanka
  • Jasna lista prisutnih
  • Svi članovi odbora ili očekivani prisutni koji su bili odsutni
  • Sažetak diskusija
  • Detaljna rezolucija sa glasanjem za bilo koju odluku
  • Stavke akcije ili sljedeći koraci
  • Preduzete ili dogovorene aktivnosti
  • Ishodi izbora
  • Prijedlozi prihvaćeni ili odbijeni
  • Usvojene rezolucije
  • Novo poslovanje

Uredite svoje bilješke nakon sastanka

Tokom sastanka, osoba koja vodi bilješke može zabilježiti dodatne detalje koji ne završavaju u posljednjem zapisniku. Nakon sastanka, važno je urediti svoje bilješke kako biste uključili najvažnije tačke i sva ključna pitanja i odluke. Dnevni red može poslužiti kao referenca za ovo. 

Nakon uređivanja zapisnika sa sastanka, možete dati zapisnik da pregleda član tima kako biste bili sigurni da niste propustili nijedan poen ili uključili nepotrebnu diskusiju. 

Podijelite zapisnik sa sastanka

Nakon što se pripremi zapisnik sa sastanka, morate ga podijeliti članovima odbora i svim drugim ključnim dionicima ili onima koji su uključeni u sastanak. U zavisnosti od relevantnih odluka, određeni delovi zapisnika sa sastanka mogu se podeliti sa određenim odeljenjima kompanije ili javno podeliti sa drugim zainteresovanim stranama. 

Obično se zapisnici sa sastanka šalju putem e-pošte, ali neke organizacije mogu dijeliti Google dokument ili drugi dokument baziran na oblaku ili dijeliti zapisnike unutar druge aplikacije za produktivnost kao što je Trello ili Asana. 

Dajte ili pohranite kopiju 

Neophodno je pravilno pohraniti ili arhivirati sve zapisnike sa sastanka za buduću upotrebu. Većina kompanija svoje minute pohranjuje na mreži u Google dokumentima ili OneDrive-u, ali je neophodna sigurnosna kopija. 

Napravite sigurnosnu kopiju svih digitalnih kopija i razmislite o štampanju fizičke kopije za pohranu s drugim ključnim poslovnim dokumentima. Da biste zaštitili zapise o donošenju odluka u kompaniji, čuvajte više kopija na sigurnim lokacijama, kao što su na najmanje dva hard diska za sigurnosnu kopiju, u papirnoj kopiji ili u pohrani u oblaku. 

5 savjeta za efikasno uzimanje minuta 

Efikasno uzimanje minuta je nešto poput umjetnosti. Bilo da imate C-korporaciju, S-corporation, ili LLC, principi efikasnog uzimanja minuta su slični. Praksom ćete razviti strategiju koja najbolje odgovara vašoj organizaciji i stilu sastanka. Evo nekoliko najboljih praksi za poboljšanje efikasnosti vođenja bilješki. 

Trudite se da budete objektivni

Zapisnik sa sastanka ne treba da sadrži lična mišljenja ili subjektivnu ocjenu sastanka od strane sekretara ili zapisivača. Umjesto toga, zapisnik sa sastanka trebao bi biti objektivan zapis svih tema koje su pokrivene. 

Za to zabilježite sve konačne odluke i tačan tekst svih odluka o kojima je odbor izglasao. Za kontroverzne diskusije bez jasnog rješenja, možete jednostavno primijetiti da je bilo diskusije sa različitim gledištima, ali do konačnog rješenja nije došlo. 

Aktivno slušajte i sumirajte ključne tačke

Da biste vodili efikasan zapisnik sa sastanka, bitno je odvojiti vrijeme da saslušate članove odbora, njihove stavove i njihova mišljenja. Ovo može pomoći u preciznom sumiranju ključnih tačaka. Uz to, razmislite o tome da zamolite odbor da ponovi tačan tekst svake teme o kojoj je glasano kako biste precizno predstavili sve odluke kompanije. 

Koristite jasan i koncizan jezik

Jasan i koncizan jezik može spriječiti da zapisnici sa sastanka postanu dugački dokumenti koji su predugački da bi bili efektivni. Zapisnici su referenca za donošenje ključnih odluka. Ako zainteresovane strane moraju da čitaju mnoge stranice beleški, veliki deo te korisnosti se gubi u dužini. 

Jasnoća i sažetost omogućavaju svakome da se lako osvrne na odluke, rezolucije i akcije. 

Organizirajte zapisnike po tačkama dnevnog reda

Kada dobijete dnevni red sastanka, već možete formatirati dokument ili papir koji ćete koristiti za vođenje bilješki prema dnevnom redu. Ovo može učiniti vođenje bilješki efikasnijim i olakšati upućivanje na rezolucije o ključnim tačkama dnevnog reda. 

Pročitajte prije nego što ih objavite

Konačno, ne zaboravite da izvršite provjeru pravopisa i gramatike i lektorirajte bilješke sa sastanka. Neke greške u kucanju mogu značajno promijeniti značenje napomena. Iz tog razloga, lektura je neophodna za poboljšanje čitljivosti i smanjenje mogućnosti grešaka u kucanju koje bi mogle dovesti do nesporazuma.

Osiguravanje najbolje podrške za vašu kompaniju

Bilo da imate jednočlano LLC preduzeće ili veliku osnovanu korporaciju, okupljanje pravog tima oko sebe može poboljšati efikasnost i uspjeh kompanije. doola može pomoći organizujte svoj posao i osigurati finansijsku usklađenost i precizno knjigovodstvo. Ovo će olakšati odobravanje finansijskih računa i omogućiti vam da se fokusirate na razvoj poslovanja i akcije. 

Nabavite doola knjigovodstvene usluge— dizajnirano za zaposlene osnivače poput vas — tako da možete provesti više vremena fokusirajući se na svoj osnovni posao i izgradnju svoje kompanije!

Pitanja i odgovori

Koliko detaljan treba da bude zapisnik sa sastanka?

Zapisnik sa sastanka treba da obuhvati sve glavne tačke sastanka i sve važne odluke. Ne moraju detaljno navoditi svaku odluku ili diskusiju koja se dogodila na sastanku. 

Da li je uvijek potreban zapisnik sa sastanka?

Da li je zapisnik sa sastanka uvijek potreban zavisi od prirode sastanka, lokacije poslovanja i pravnog poslovnog subjekta. Određene vrste preduzeća, kao što su korporacije i LLC preduzeća, moraju da vode evidenciju u obliku zapisnika sa svih zvaničnih sastanaka.

Da li se zapisnici sa sastanka mogu koristiti za evaluaciju učinka?

Da, možete odvojiti nekoliko minuta tokom pregleda učinka. Međutim, to općenito nije potrebno. 

Može li se zapisnik sa sastanka koristiti kao dokaz?

Da, zapisnik sa sastanka se može koristiti kao dokaz. Kada se prihvate, smatraju se službenim zapisnikom sa sastanka odbora i mogu se koristiti kao dokaz. 

Koliko brzo bi se zapisnici sa sastanka trebali distribuirati nakon sastanka?

Politika organizacije varira u zavisnosti od toga koliko brzo se zapisnici sa sastanka moraju distribuirati. Za opšte sastanke, zapisnici se idealno mogu distribuirati u roku od 48 sati ili barem u roku od jedne sedmice. 

web stranica doole služi samo za opće informativne svrhe i ne pruža službene zakonske ili porezne savjete. Za porezne ili pravne savjete rado ćemo Vas povezati sa profesionalcem u našoj mreži! Molimo pogledajte naše uslovi i politika privatnosti. Hvala vam i ne ustručavajte se kontaktirati sa bilo kakvim pitanjima.

Započnite posao iz snova i održavajte ga 100% usklađenim

Pretvorite svoju ideju iz snova u posao iz snova.

Imate pitanja
formiranje, bankarstvo i porezi?

Zakažite BESPLATNE konsultacije sa američkim CPA već danas 📞