Zahtjevi za sastanke LLC zapisnika: šta biste trebali znati

Nedostatak zapisnika u DOO jedan je od razloga zašto se mnogi vlasnici malih preduzeća odlučuju za ovu vrstu poslovnog subjekta. Za razliku od korporacija u kojima je odbor direktora i skupštine dioničara su propisani zakonom, društvo sa ograničenom odgovornošću nema takve zahtjeve usklađenosti.

Kako bismo razjasnili bilo kakvu zabunu oko toga da li trebate voditi formalne sastanke za svoje LLC preduzeće i snimati zapisnike, sastavili smo ovaj zgodan resurs, tako da možete lako saznati sve što trebate znati o zapisnicima sa sastanka LLC preduzeća.

Šta su zapisnici sa sastanka LLC preduzeća?

Zapisnik sa sastanka je samo specijalizirani izraz za bilježenje svega što se dogodilo tokom sastanka. Jedan od prisutnih je određen da vodi zapisnik i oni će revnosno snimati rasprave koje su se vodile i sve naknadne poslovne odluke koje donesu članovi LLC.

Zapisnik služi kao pisani zapis sa sastanka. Obično se dijele sa svim učesnicima prije kraja sastanka i nakon što budu odobreni, kopija se stavlja u evidenciju na čuvanje.

Pošto države ne zahtijevaju od LLC preduzeća da održavaju skupštinu dioničara kao što to čine za druge subjekte kao što su korporacije, generalno nema potrebe da LLC preduzeća snimaju zapisnike sa sastanaka, ali na članovima je da li žele da takve sastanke učine obaveznim. 

Da li je potrebno voditi zapisnik sa sastanka LLC preduzeća?

Nijedna država u SAD ne zahtijeva da LLC preduzeća održavaju godišnje sastanke ili vode zapisnike. To je primarni razlog zašto društvo sa ograničenom odgovornošću ostaje poželjna poslovna struktura za mnoge vlasnike preduzeća. Oni mogu imati koristi od poboljšane zaštite odgovornosti koju pruža bez glomaznih zahtjeva usklađenosti poput drugih struktura.

Takvi sastanci ne dolaze u obzir za jednočlana LLC preduzeća za početak jer se neće imati sa kim sastati jer će entitet imati samo jednog člana. Međutim, za višečlana LLC preduzeća, na članovima je da li žele da odrede godišnje sastanke. 

Ako smatraju da bi im ovi sastanci pomogli da efikasnije vode posao, ovo ostaje opcija dostupna za višečlana LLC preduzeća. Stoga su zahtjevi za zapisnicima o ispunjavanju bilo kojeg DOO-a navedeni u poslovnom ugovoru subjekta, dokumentu koji služi kao nacrt za to kako se poslovanje treba voditi.

Koje informacije treba uključiti u zapisnik sa sastanka LLC preduzeća?

Zapisnik sa sastanka LLC preduzeća može biti onoliko detaljan i opisan koliko bi članovi želeli da bude. Naći ćete neke opće informacije kao standardne u zapisniku tipičnog sastanka. Ovo će uključivati ​​datum i vrijeme sastanka, kao i lokaciju na kojoj se održava. Takođe će uključivati ​​imena svih učesnika i onih koji su odsutni. Uz kratak opis bit će navedene i tačke dnevnog reda sastanka. 

Zapisnik može da obuhvati i rasprave koje se vode o tim tačkama dnevnog reda tako da postoji zapisnik o razmatranjima koja su održana i odlukama koje su usledile. Ukoliko bi se glasalo o nekoj od tačaka dnevnog reda, rezultat bi se zabilježio iu zapisniku. Ako je odlučeno da se dodijele bilo kakve odgovornosti ljudima u organizaciji, one mogu biti navedene iu zapisniku. 

Nije neuobičajeno da se zapisnik sa sjednice distribuira svim članovima kako bi mogli vidjeti da li je sve ispravno sastavljeno. Njihovo odobrenje za zapisnik bit će zabilježeno uz vrijeme kada je sastanak prekinut.

Zašto bi LLC preduzeća trebala imati formalne sastanke i zapisnike?

Iako ne postoje formalni zahtevi za zapisnik sa sastanka LLC preduzeća koji se moraju poštovati i zaista nema potrebe da se članovi LLC preduzeća sastaju na prvom mestu, postoji razlog da se uradi i jedno i drugo. Pomaže u racionalizaciji poslovanja, omogućavajući članovima da efikasnije vode posao.

U nastavku su navedeni neki od razloga zašto bi LLC preduzeća trebala imati formalne sastanke i zapisnike:

Planiranje i strategija

Članovi a višečlano doo treba uključiti godišnji sastanak u operativni ugovor jer će to omogućiti članovima da se okupe i razgovaraju o tome kako se poslovanje vodi i da li treba napraviti bilo kakve promjene. Ove važne diskusije najbolje je voditi u formalnom okruženju godišnjeg sastanka. 

Godišnji sastanak koji okuplja sve članove poslovnog subjekta pomoći će im da razviju bolje strategije za razvoj poslovanja. Oni će sjediti zajedno i razmišljati o novim idejama i razgovarati o planiranju budućnosti kako bi posao mogao pravilno iskoristiti mogućnosti. Ovo će takođe pomoći u upravljanju rizicima, jer će članovi podijeliti svoje stavove o različitim faktorima rizika sa kojima se poslovanje suočava, tako da se strategije mogu prilagoditi ako je potrebno.

Zapisnik sa sastanka će služiti kao službeni zapisnik. Sve važne rasprave i odluke bit će snimljene i sigurno pohranjene. Dakle, kad god u budućnosti postoji potreba da se ponovo razmotri ono o čemu se razgovaralo na određenom sastanku, zapis će biti dostupan, osiguravajući transparentnost u poslovanju entiteta.

Finansijski menadžment

Marljivo finansijsko upravljanje temelj je uspjeha poslovanja. Godišnji sastanci će omogućiti svim članovima da pregledaju finansijske izvještaje kako bi stekli tačnu sliku o poslovnim finansijama. 

Kada svi imaju te informacije, tada se mogu donijeti važne odluke o budžetima i finansijama. Zdrave diskusije na sastanku na kojima članovi izlažu svoja gledišta doprinijeće osiguravanju finansijske stabilnosti poslovanja. 

Ova razmatranja i diskusije biće zabeleženi u zapisniku sa sastanka. Dakle, čak i ako stvari ne ispadnu onako kako su bile zamišljene, učesnici su uvijek mogli pogledati zapisnike na budućim sastancima, razmisliti o tome šta je trebalo učiniti drugačije i napraviti sve potrebne promjene.

Transparentnost i komunikacija

Članovi imaju pravo da budu u potpunosti upoznati sa svim poslovnim odlukama koje se donose. Važno je imati kulturu transparentnosti unutar entiteta. Obavezivanje godišnjih sastanaka u operativnom sporazumu odličan je način da se to potakne. 

Redovni sastanci će pružiti članovima priliku da ostanu informisani o aktivnostima kompanije, napretku koji je postigla, izazovima sa kojima se suočava i koji su sljedeći koraci za osiguranje rasta. 

Kada se vode detaljni zapisnici sa sastanaka, članovi mogu pratiti sve o čemu se razgovaralo tokom određenog sastanka, čak i ako mu nisu mogli prisustvovati. Ovo osigurava da su uvijek upoznati i nikada ne ostaju u mraku o tome šta se dešava.

Rješavanje sporova

Nije neuobičajeno da dođe do sporova između članova. Neki se možda ne slažu sa određenim odlukama, drugi mogu smatrati da se stvari moraju učiniti drugačije kako bi se postigli ciljevi LLC preduzeća. Sastanci tako postaju forum koji ih sve okuplja da se bave ovim temama. 

Bilo da se radi o sukobima unutar organizacije koje treba riješiti ili bilo kojim specifičnim izazovima koji se moraju riješiti, okruženje formalnog sastanka pruža svim članovima priliku da iznesu svoje mišljenje i ispolje svoj uticaj na poslove entiteta. Ako sporazum LLC nalaže da se glavne odluke moraju ratificirati glasanjem, članovi mogu glasati o prijedlozima na sastanku za donošenje tih odluka. 

Zapisnici sa ovih sastanaka će poslužiti kao službeni zapisnik, sa detaljima koji su prijedlozi izneseni, koja su vijećanja obavljena i na kraju kako su članovi glasali.

Dokumentacija za pravne i finansijske svrhe

Poslovni pravnici često preporučuju članovima LLC preduzeća da vode zapisnike sa svojih sastanaka jer oni služe kao službena evidencija. Oni mogu biti važni dokumenti u pravne i finansijske svrhe. Na primjer, razgovori zabilježeni u zapisniku mogu se pokazati korisnim u slučaju da se entitet suoči sa tužbom. 

Oni takođe mogu poslužiti kao mera poverenja za investitore koji mogu da vide koliko marljivo preduzeće vodi računa o svojim finansijama i radi na obezbeđivanju solidnog povraćaja ulaganja za ljude koji su uložili u njega.

Šta je saglasnost LLC preduzeća umjesto sastanaka?

Samo ponekad je moguće da se neki, ili zaista svi, članovi stave na raspolaganje za sastanak. Postoji alternativa koju oni mogu koristiti tako da čak i kada se formalni sastanak ne može održati, sve važne odluke budu stavljene na papir radi pravilnog vođenja evidencije. 

Saglasnost LLC preduzeća umjesto sastanka je pravni dokument koji služi kao alternativa ličnom sastanku. Članovi DOO daju saglasnost za radnje koje bi inače bile razmatrane i odobrene na sastanku. Uobičajeno je da višečlana LLC preduzeća zahtijevaju ratifikaciju važnih odluka od strane članova. Na taj način oni mogu ratifikovati te odluke čak i kada se sastanak ne može održati. 

Svaki član LLC preduzeća može zatražiti izradu obrasca za saglasnost ako nije u mogućnosti da prisustvuje sastanku. Nakon što ratifikuju odluke, njihov pristanak se ne može povući bez prethodnog odobrenja ostalih članova. Nakon ratifikacije, ovaj obrazac saglasnosti postaje zvanični interni dokument DOO.

Efektivno knjigovodstvo je jednako važno kao i zapisnik

Vođenje zapisnika sa sastanaka LLC preduzeća pomaže promovisanju kulture transparentnosti unutar organizacije, pružajući članovima priliku da izraze svoje mišljenje i igraju ulogu u uspehu svoje kompanije. 

Nijedna kompanija ne može uspjeti ako njeno knjigovodstvo nije ispravno. To je jedini način na koji preduzeće može ostvariti potpunu kontrolu nad svojim finansijama i osigurati da ostane na čvrstoj finansijskoj osnovi dok slijedi svoje ciljeve.

Upravo zbog toga bezbrojni biznisi vjeruju doola Books. To je vrhunski knjigovodstveni softver koji uklanja stres iz ove ključne poslovne funkcije uz stručnu podršku koju pruža posvećen tim CPA-a, za upravljanje poslovnim finansijama bez napora.

Pitanja i odgovori