Kategorizacija poslovnih transakcija: Vodič za vlasnike malih preduzeća

Kao vlasnik malog preduzeća, nosite mnogo šešira – od vizionara i stratega do trgovca i računovođe. Međutim, sa malo ili nimalo znanja o knjigovodstvu ili računovodstvu, uskoro ćete možda shvatiti da kategorizacija poslovnih transakcija nije vaša jača strana. 

Dok se mnoga mala i srednja preduzeća odlučuju da to urade sami kako bi zadržali svoje troškove na niskim, najbolje rješenje je unajmiti posvećenog knjigovođu iz doole koji će upravljati njihovim knjigama. 

Za praktični pristup, započnite sa doola knjigovodstvom, koji pruža sve alate potrebne za automatizaciju vođenja evidencije.

Čak i ako predate knjigovodstvo nekom drugom, poznavanje načina na koji ovaj proces funkcionira pomoći će vam da shvatite svoje finansijske izvještaje i iskoristite ih za razvoj vašeg poslovanja.

Ovladavanje vještinom kategorizacije transakcija je vitalni korak ka stjecanju dubljeg uvida u zdravlje vašeg poslovanja i pokretanju informiranog donošenja odluka. 

U ovom vodiču ćemo se zadubiti u to kako vam efikasna kategorizacija može uštedjeti dragocjeno vrijeme tokom porezne sezone, poboljšati jasnoću finansijskog izvještavanja i na kraju potaknuti rast. 

Spremni da haos pretvorite u jasnoću? Uronimo!

Kako funkcionira kategorizacija poslovnih transakcija

Kategorizacija transakcija uključuje organiziranje svih transakcija, bilo dolaznih ili odlaznih, u specifične kategorije kao što su prodaja, troškovi, platni spisak i zalihe.

Na taj način, vlasnici preduzeća mogu bolje razumjeti odakle sredstva dolaze i kako se troše. Također možete pratiti varijacije troškova kroz mjesece, na primjer koji su se povećali ili smanjili.

Na primjer, možete kategorizirati svoje troškove vozila, plaće i račune za komunalije pod poslovnim troškovima tako da ih možete brzo identificirati na osnovu njihovog grupiranja.

Pa, kako ovo funkcionira? Takođe poznat kao taksonomija transakcija, ovaj proces uključuje klasifikovanje finansijskih transakcija u unapred definisane kategorije, kao što su priroda, svrha ili vrsta.

Prvi korak je identifikacija finansijskih transakcija unutar evidencije. To možete učiniti ručno ili putem automatiziranog knjigovodstveni sistem od doole koji čita opise transakcija, iznose i druge relevantne podatke.

Zatim će klasifikovati i označiti transakcije kao posebne kategorije ili grupe u digitalnim zapisima.

Transakcije možete kategorizirati i ručno pomoću Excel knjigovodstvo i računovodstvo metode. Ovo uključuje pregled svake transakcije i ručno dodeljivanje odgovarajuće kategorije u tabeli. 

Međutim, ova metoda ne samo da oduzima vrijeme, već je i sklonija greškama i nudi manje prostora za prilagođavanje pri kategorizaciji jedinstvenih ili nepravilnih transakcija.

Zašto je važno kategorizirati svoje transakcije?

🗒️ Pomirenje je lako

Jedan od glavnih razloga zbog kojih je praćenje poslovnih transakcija važno je taj što olakšava pomirenje.

Dodjeljivanjem svake obrađene transakcije unaprijed definiranoj kategoriji, možete identificirati i uskladiti transakcije u vašem bankovnom izvodu sa evidencijom vašeg računa tokom usaglašavanja.

Takođe vam daje tačnu sliku o tome koliko novca ulazi i izlazi. 

⭕ Nema margine za grešku

Održavanje vaših transakcija organiziranim omogućava vam da donosite informirane odluke o budžetiranju, predviđanju i planiranju budućeg rasta.

Na primjer, saznanje da trošite 30% svog prihoda na komunalije može vam pomoći da smanjite ovaj trošak u budućnosti.

Štaviše, kategorizacija transakcija pomaže u održavanju tačne finansijske evidencije, koja je neophodna za prijavu poreza, revizijske preglede i zahtjeve za odbitak.

U suprotnom, odstupanja u prijavljenim prihodima ili rashodima mogu dovesti do pravnog postupka od strane Poreske uprave.

💸 Troškovi se evidentiraju tačno

Praćenjem svojih prihoda i rashoda, imat ćete jasnu predstavu o tome koliko ste zaradili i potrošili za godinu dana, što će vam umnogome olakšati obračun poreza i prijavu.

Ovo će vam također pomoći da smanjite svoj porezni račun jer možete identificirati troškove koji ispunjavaju uslove za odbitak.

Organiziranjem transakcija u relevantne kategorije, kao što su komunalni troškovi ili troškovi oglašavanja, dobijate tačnu evidenciju izdatke za traženje poreskih olakšica.

Takođe osigurava transparentnost u finansijama vaše kompanije, jačajući povjerenje i kredibilitet i olakšavajući osiguravanje sredstava za rast poslovanja.

Prednosti se ovdje ne završavaju. Takođe omogućava vlasnicima malih preduzeća poput vas da pomno prate tok novca.

Pruža uvid u to kada klijenti dospijevaju na plaćanje ili kada dobavljačima treba platiti. 

Kako mala preduzeća mogu imati koristi od kategorizacije transakcija

Prvo, svaki posao koji se bavi velikim brojem transakcija može imati značajne koristi od kategorizacije.

Ovo uključuje maloprodajne radnje, restorane, kompanije koje se temelje na uslugama kao što su konsultantske firme ili kozmetički saloni, pa čak i online poslovanje. 

Budući da većina malih i srednjih preduzeća ima ograničene resurse za finansijsko upravljanje, kategorizacija transakcija im omogućava da ažuriraju svoje knjige, čineći poresku sezonu glatkom kao zvižduk.

Ako se vaše poslovanje oslanja na stalni prihod ili ima više tokova prihoda, kategorizacija vam može pomoći da pratite plaćanja pretplate, identifikujete odljev i pratite performanse svakog toka prihoda kako biste u skladu s tim dodijelili resurse.

Neprofitne organizacije takođe mogu imati koristi od kategorizacije svojih transakcija. Oni su zakonski obavezni da prate donacije i troškove kako bi osigurali transparentnost i odgovornost. 

Još jedna vrsta poslovanja koja može imati koristi od kategorizacije transakcija su slobodnjaci ili samostalni preduzetnici koji nude usluge klijentima. Mogu ga koristiti za praćenje naplativih sati, troškova projekta i plaćanja klijenata.

Vrste kategorija malih poslovnih transakcija

Kategorizacija transakcija pomaže vlasnicima malih preduzeća da jasno razumiju svoje finansijske aktivnosti i donose informirane odluke o budžetiranju i planiranju.

Međutim, ovaj proces može varirati ovisno o specifičnim potrebama i industriji. Na primjer, restorani i proizvodna preduzeća imaju troškove sirovina.

S druge strane, preduzeća zasnovana na uslugama snose druge troškove, kao što su kancelarijski materijal i potrošni materijal.

Krediti i zaduženja

Kada je u pitanju knjigovodstvo, transakcije svakog preduzeća se kategorišu kao krediti i zaduženja. Kredit je novac koji je ušao u vaš posao, dok je zaduženje novac koji ga je napustio. 

Jednostavnije rečeno, svako zaduženje mora imati kredit za prebijanje, i obrnuto. Ovo često zbunjuje ljude koji su novi u kategorizaciji transakcija

Međutim, kada naučite da razlikujete to dvoje, ostatak knjigovodstvenog procesa bit će mnogo lakši za razumijevanje. 

Na primjer, novac od prodaje je kategoriziran kao prihod od kreditne prodaje, a kada se premjesti na bankovni račun, prikazuje se kao debitni bankovni račun.

Prodaja/prihod

Sve uplate koje primite za proizvode ili usluge bilježe se kao prodaja/prihod. Dok velike kompanije prodaju dalje dijele na više kategorija, to nije potrebno i obično je irelevantno za mala poduzeća.

troškovi

Svaki novac uplaćen za održavanje poslovanja je trošak. Rashodi se razlikuju od investicija, koje su kategorisane kao imovina.

Uz trošak, vaše preduzeće dobija jednokratnu korist od potrošenog novca. Ali sa ulaganjem, dobićete trajne koristi u budućnosti.

Plaćanja izvođačima

Skoro svako preduzeće angažuje izvođače, što zahteva opštu kategoriju za evidentiranje isplata koje su im izvršene.

Međutim, korisno je koristiti opisniju kategoriju, kao što su marketinški ili pravni troškovi, da se identifikuju pravi rashodi za koje se mogu tražiti odbici.

Iako ovo nije potrebno za poreze, pomoći će vam da ispunite zahtjeve za prijavu 1099 za američke ugovarače ako im platite 600 dolara ili više u jednoj godini.

Isplate zaposlenima

Dok možete sami upravljati platama svojih zaposlenih ili putem a rješenje za upravljanje plaćama kao što je Gutso, morate evidentirati i ove transakcije u svojim knjigama.

Ovo uključuje novac koji se duguje u vidu poreza, neto plate i bilo koje druge odbitke na platnom spisku kao obaveze.

Budući da postoje dodatni pravni i zakoni o radu koje treba uzeti u obzir, morate osigurati detaljne raščlanjenosti troškova za plate u svojim knjigama.

Međutim, obavezno pratite koliko je isplaćeno jer bi ovaj iznos trebao odgovarati izvještajima o plaćama.

krediti

Zajmovi su novac koji dolazi u vaš posao, a ne prodaja, što ih čini neoporezivim kreditnim transakcijama.

Morate tačno evidentirati ove transakcije jer ovaj novac morate vratiti sa kamatama. Takođe će vam pomoći da odbijete kamatu koju ste platili kao trošak na svoje poreze. 

Svaku otplatu kredita treba podijeliti na glavnicu i kamatu, koje je potrebno dalje razvrstati u posebne kategorije prema namjeni.

Operativni troškovi

Većina debitnih transakcija koje obavlja mala firma su plaćanja da bi poslovanje nastavilo. To uključuje marketing, kancelarijske troškove, iznajmljivanje, licence i softver.

Najčešće transakcije malih preduzeća spadaju u ovaj tip kategorije, ali moraju biti razbijene u potkategorije.

Ostali troškovi koji ne spadaju ni u jednu posebnu kategoriju, ali su i dalje neophodni za vođenje poslovanja mogu uključivati ​​pravne i savjetodavne naknade, troškove oglašavanja ili dobrotvorne priloge.

Kako kategorizirati poslovne troškove i druge transakcije

Korak 1: Definirajte svoje kategorije

Prvi korak u kategorizaciji transakcija je definiranje kategorija koje su relevantne za vaše poslovanje.

Ovo će zavisiti od prirode vašeg poslovanja, ali neke uobičajene kategorije uključuju prodaju/prihode, rashode, imovinu, obaveze i kapital. 

Nakon što ste identificirali glavne kategorije, pronađite sve uobičajene troškove koje grupišete ili razdvojite u jedinstvene kategorije.

Također možete kreirati jasne smjernice za dodjeljivanje transakcija određenim kategorijama i osigurati da se ova pravila primjenjuju na sve transakcije.

Možete imati i specifičnije kategorije, kao što su kancelarijski materijal, putni troškovi ili marketinški troškovi.

Ne zaboravite koristiti potkategorije unutar glavnih kategorija kada je to potrebno.

Također, razviti proces za rukovanje transakcijama koje se ne mogu lako kategorizirati ili zahtijevaju daljnji pregled.

Korak 2: Implementirajte kategorizaciju

Sljedeći korak je ručno kategoriziranje svake transakcije unutar vaše tabele.

Ova metoda može biti dugotrajna i nije izvodljiva za preduzeća sa velikim obimom transakcija.

Za automatsku kategorizaciju trebat će vam alat treće strane ili knjigovodstveni softver iz doole.

Ovo može učiniti kategorizaciju transakcija mnogo lakšim i preciznijim od korištenja proračunske tablice.

Ima unaprijed definirane kategorije koje se podudaraju sa standardnim računovodstvenim principima, štedeći vam vrijeme i trud, a istovremeno osiguravaju točnost u kategorizaciji.

Korak 3: Pregledajte i ažurirajte

Nakon što kategorizirate svoje transakcije, možete pregledati strukturu svoje kategorije i izvršiti prilagođavanja kako se vaše poslovne operacije razvijaju.

Ova praksa pomaže u sprječavanju grešaka koje bi mogle nastati ako dugo čekate prije nego što ih unesete u svoju evidenciju.

Ne zaboravite redovno pregledavati izvode svoje banke ili kreditne kartice (po mogućnosti svakodnevno) i zabilježiti svaku transakciju pod odgovarajućom kategorijom.

U isto vrijeme, oni su još uvijek svježi u vašem umu. 

Poboljšajte svoj krajnji rezultat kategorizacijom transakcija pomoću doole

Budući da svrha transakcije može uticati na način na koji je klasifikovana, odlučivanje o tome kako kategorizovati transakcije ponekad može biti neodoljivo i dugotrajno. Eto gde doola uklapa se u slagalicu.

sa doola Knjigovodstvo, sve vaše transakcije se automatski uvoze iz različitih izvora, kao što su bankovni računi i kreditne kartice. To znači da više nema ručnog unosa podataka ili pregledavanja računa.

Ali zašto tu stati? Uz našu posvećenu knjigovodstvenu uslugu, možete kontaktirati tim stručnjaka koji će pregledati i kategorizirati sve vaše transakcije.

Ovo će vam dati jasnu analizu odakle novac dolazi i odlazi. Onda idemo dalje tako što ćemo vas držati spremnima kada počne poreska sezona.

Odvajanjem svih rashoda i prihoda u njihove kategorije, poresko prijavljivanje postaje manje komplikovano i podložno greškama.

Rezervirajte demo sa našim poreznim stručnjacima da saznate kako vam možemo pomoći da napravite korak bliže kategorizaciji poslovnih transakcija, poboljšanom protoku novca i smanjenju poreskih obaveza.