Godišnji zapisnik sa sastanka: Održavanje usklađenosti i organiziranosti vaše kompanije

Godišnji zapisnici sa sastanaka predstavljaju bitan zapis za odbor direktora i organizaciju za preduzeća svih veličina. Iako mogu zvučati formalno, održavanje godišnjeg sastanka i snimanje zapisnika važno je za preduzeća svih veličina. Ovi zapisnici su službeni zapis o odlukama, preduzetim radnjama, imenovanim rukovodiocima i drugim detaljima potrebnim za funkcionisanje preduzeća. 

Ovisno o vrsti poslovnog subjekta i državi, oni također mogu biti potrebni kao dio vaših godišnjih prijava. Čitajte dalje da biste saznali sve što trebate znati o zapisnicima godišnjih sastanaka.

Šta je godišnji sastanak?

U kontekstu korporacija i LLC preduzeća, godišnji sastanak je sastanak članova odbora i može uključivati ​​druge lidere kompanije ili ključne zainteresovane strane. Ponekad se koristi naizmjenično sa godišnje skupštine akcionara, iako postoje neke razlike.

Godišnji zapisnik sa sastanka služi kao zapisnik o godišnjem sastanku preduzeća. Iako LLC preduzeća nisu obavezna da održavaju godišnje sastanke odbora ili da snimaju zapisnike sa sastanaka, to može pomoći u administraciji i upravljanju kompanijom. 

Većina država zahtijeva od korporacija da vode zapisnike sa sastanaka. Izuzetak su Delaware, Kanzas, Nevada, Sjeverna Dakota i Oklahoma, gdje to nije obavezno, ali se ipak preporučuje. 

Nakon što je sastanak završen, sekretar ili zapisničar će dostaviti zapisnik sa sastanka na zvanično odobrenje i usvajanje od strane odbora. 

Šta su godišnji zapisnici sa sastanka? 

Zapisnik sa sastanka služi kao zvanična evidencija sastanka, pružajući vremenski okvir događaja i dokumentujući važne odluke. Takođe se mogu koristiti u pravne i regulatorne svrhe i buduće reference.

Kompanije svih veličina mogu imati koristi od zapisnika sa sastanka kao službenog zapisa i davanja smjernica za kompaniju u narednoj godini. Zapisnik godišnjeg sastanka obično će dokumentovati sve rezolucije, odluke i radnje preduzete na godišnjem sastanku. Sve neriješene diskusije će također biti zabilježene kako bi se razmotrile na budućem sastanku. Ovo može poslužiti kao bitna referenca za usmjeravanje kompanije i osnova za kreiranje novih planova. 

Šta bi trebalo uključiti u zapisnik godišnjeg sastanka? 

Informacije u zapisniku godišnjeg sastanka mogu uključivati:

  • Datum, vrijeme i mjesto sastanka
  • Ko je bio prisutan, a ko odsutan 
  • Tačke dnevnog reda sa kratkim opisom
  • Pregled svih diskusija sa sastanka 
  • Rezolucije usvojene ili izglasane
  • Rezultati bilo kojeg glasanja 
  • Vrijeme kada je sastanak prekinut

Kako treba oblikovati godišnji zapisnik sa sastanka?

Nema posebnog zahtevanog formata, ali je neophodno održavati doslednost tokom minuta. Međutim, većina kompanija usvaja sličan format kao zapisnik sa ključnim detaljima navedenim iznad. 

Koji god format da odaberete, zapisnici uglavnom počinju osnovnim detaljima, zatim napreduju do tema o kojima se raspravlja, tačaka dnevnog reda i odluka, i na kraju završava potpisima ili odobrenjima svih članova odbora i službenim usvajanjem zapisnika. 

Koji je preporučeni vremenski okvir za distribuciju zapisnika sa sastanka?

U idealnom slučaju, zapisnik sa sastanka bi trebao biti distribuiran svim zainteresovanim stranama u razumnom roku nakon sastanka. Ovisno o dinamici organizacije, ovaj vremenski okvir može se kretati od nekoliko dana do nekoliko sedmica. 

Metode distribucije se razlikuju, iako će većina organizacija koristiti distribuciju zasnovanu na oblaku kao što je Google Docs. Također možete distribuirati zapisnike sa sastanka putem e-pošte, putem zajedničke aplikacije ili putem tiskanih primjeraka unutar kompanije. 

Šta se dešava ako ne vodite zapisnik sa sastanka?

Posljedice ako ne vodite zapisnik sa sastanka ovise o vrsti organizacije. Za korporacije, neodržavanje zapisnika sa sastanaka može značiti nepoštivanje državnih zahtjeva i može dovesti do novčanih kazni, kazni ili čak zatvaranja korporacije.

Zapisnici godišnjih sastanaka jedan su od važnih zahtjeva za usklađenost poslovanja za korporacije kako bi održale korporativnu pravnu i finansijsku odvojenost preduzeća i njegovog vlasnika. Zvanični zapisnici sa sastanka mogu pomoći korporacijama u slučaju revizije, tužbe ili drugih formalnih upita.

Iako ne postoje pravne posljedice za LLC preduzeća koja ne vode zapisnike sa sastanaka, njihovo održavanje može poboljšati poslovnu efikasnost. Tačan zapisnik sa sastanaka može osigurati jasan smjer kompanije, a svi imaju jasnoću u vezi sa svim odlukama. Iz tog razloga, ne vođenje zapisnika sa sastanka, čak ni u jednom LLC ili partnerstvo, može dovesti do pogrešne komunikacije ili nejasnog smjera među rukovodstvom.

Održavanje tačne evidencije kompanije

Kada ti organizujte svoj posao, redovni sastanci i tačna evidencija mogu poboljšati efikasnost i dati smjernice kompaniji. Pored preciznog vođenja evidencije, posvećen tim i alati za poboljšanje efikasnosti mogu olakšati donošenje odluka. 

Imate li odličan softver za knjigovodstvo? Ako ne, doola može pomoći. Snažno knjigovodstvo može olakšati finansijsku usklađenost i osloboditi više vremena za fokusiranje na razvoj vašeg osnovnog poslovanja. Nabavite doola knjigovodstvene usluge— dizajnirano za zaposlene osnivače poput vas — tako da možete provesti više vremena fokusirajući se na izgradnju vašeg poslovanja!

Pitanja i odgovori

Da li su zapisnici godišnjih sastanaka povjerljivi?

Da, generalno, zapisnici godišnjih sastanaka su povjerljivi. Međutim, neke korporacije mogu odlučiti da zapisnik sa sastanaka objavi. 

Mogu li se izvršiti izmjene i dopune zapisnika godišnjeg sastanka?

Da, mogu se napraviti izmjene i dopune u zapisnik godišnjih sastanaka za C korpus ili S korpusa, kao i LLC preduzeća. Da bi napravio amandman, odbor se mora složiti sa amandmanom i formalno ga usvojiti. 

Da li su godišnji zapisnici potrebni za male organizacije ili neformalne grupe?

Godišnji zapisnici sa sastanka su generalno potrebni za sve korporacije, bez obzira na veličinu. Od drugih poslovnih subjekata ili malih grupa možda se neće tražiti da donose formalni zapisnik sa sastanka. Međutim, zapisnici mogu pomoći da se razjasni smjer kompanije. 

Može li se godišnji zapisnik koristiti kao dokaz u pravnim postupcima?

Da, zapisnik godišnjeg sastanka može se koristiti kao dokaz u sudskom postupku.

Da li se elektronski potpisi prihvataju na zapisniku sa sastanka?

Da, generalno, godišnji zapisnici sa sastanka mogu se potpisati elektronski. Međutim, neke kompanije ili organizacije mogu zahtijevati mokri potpis. 

web stranica doole služi samo za opće informativne svrhe i ne pruža službene zakonske ili porezne savjete. Za porezne ili pravne savjete rado ćemo Vas povezati sa profesionalcem u našoj mreži! Molimo pogledajte naše uslovi i politika privatnosti. Hvala vam i ne ustručavajte se kontaktirati sa bilo kakvim pitanjima.

Započnite posao iz snova i održavajte ga 100% usklađenim

Pretvorite svoju ideju iz snova u posao iz snova.

Imate pitanja
formiranje, bankarstvo i porezi?

Zakažite BESPLATNE konsultacije sa američkim CPA već danas 📞