Kako izmijeniti zapisnik sa sastanka

Organizacije svih veličina moraju se pridržavati standarda i voditi zapisnik sa sastanaka. Iako LLC preduzeća ili partnerstva nisu obavezna da vode zapisnike sa sastanaka, za sve kompanije je korisna praksa da poboljšaju komunikaciju i jasnoću u pravcu kompanije. Kada morate održavati zapisnike sastanaka, kao što su za korporacije, zapisnici postaju službeni pravni zapis kompanije. 

Zapisnik sa sastanka mora ponuditi tačne, opsežne informacije o svakom sastanku. Ali, ponekad, zapisnici sastanka sadrže grešku ili netačnost koju treba ispraviti kako bi se izbjegle greške ili neefikasnost kompanije. Čitajte dalje da naučite kako izmijeniti zapisnik sa sastanka. 

Zašto bi zapisnici sa sastanka morali biti izmijenjeni?

Zapisnik sa sastanka će možda biti potrebno izmijeniti ako postoje greške ili netačnosti u originalnom dokumentu ili ako se nakon sastanka odbora otkriju nove informacije koje treba uključiti. Članovi odbora ili učesnici sastanka mogu predložiti ili zatražiti izmjene i dopune zapisnika sjednice u bilo koje vrijeme. Zapisnik se može mijenjati prije ili nakon formalnog usvajanja zapisnika. 

Ko ima ovlaštenje da mijenja zapisnik sa sastanka?

Ovlašćenje za izmjenu minute za upoznavanje obično leži na licu odgovornom za vođenje i pripremu zapisnika, kao što je sekretar ili ovlašteni zapisivač. Međutim, upravni odbor ili učesnici sastanka moraju odobriti konačni izmijenjeni zapisnik. U nekim organizacijama upravni organ mora da odobri i usvoji zapisnik. 

8 koraka za izmjenu zapisnika sa sastanka

Ako ustanovite da kompanija treba da izmeni zapisnik sa sastanka, ovo su koraci koje treba preduzeti. 

Pregledajte originalni zapisnik sastanka

Prije izmjena i dopuna zapisnika sa sastanka, bitno je pregledati originalni zapisnik sastanka. Odbor može zajedno pregledati zapisnike sa sjednica i razmotriti koji su spremni za usvajanje i koje su izmjene potrebne. Čitanje dozvoljenog zapisnika može pomoći u identifikaciji bilo kakvih grešaka ili propusta u zapisniku, uključujući greške u kucanju. 

Identifikujte potrebne izmjene

Identifikovanje konkretnih oblasti u zapisniku sa sastanka koje zahtevaju izmene zavisiće od tačaka dnevnog reda i tema koje su obuhvaćene. Ispravke zapisnika mogu se izvršiti odmah nakon čitanja zapisnika ili kada odbor pregleda zapisnik. 

U slučaju da se sastanci dopune na kasnijoj sednici, potrebne izmene takođe treba da budu zabeležene u zapisniku sa tekućeg sastanka. Zatim se mogu izvršiti ispravke u zapisniku sekretara ili digitalnom zapisniku. Sve ispravke moraju biti datirane i inicijalizirane, bilo ručno ili digitalno.  

Na primjer, možete ispraviti greške u kucanju, ažurirati zapis o tome ko je bio odsutan ili bio prisutan na sastanku ili promijeniti netačan zapis odluka. Na primjer, ako je riječ "ne" slučajno izostavljena u frazi kao što je "odbor je jednoglasno odlučio da ne provodi XYZ..." Isto tako, ako zapisnici ne odražavaju tačno proces donošenja odluka ili zaključaka odbora, oni biće potrebno izmijeniti. 

Prikupite dodatne informacije

Od suštinskog je značaja prikupiti dodatne informacije za podršku amandmanima, kao što su snimci sastanaka ili bilješke drugih učesnika. Ako postoji neko neslaganje ili nedostatak razumijevanja u vezi sa odlukama zabilježenim u bilješkama, odbor mora odlučiti, kako je definisano u svom operativnom sporazumu, da izmijeni informacije.

Pristupite amandmanima

Da bi se efikasno izmenio zapisnik sa sastanka, član odbora koji je primetio problem treba da predloži izmenu. To se može učiniti nakon čitanja zapisnika, putem e-pošte ili na sljedećem sastanku ako je zapisnik distribuiran digitalno. 

Ako neko predloži izmjenu zapisnika, odbor treba da glasa. Ovo treba zabilježiti u tekućem zapisniku sastanka. Zatim se zapisnik može ažurirati, amandman potpisati ili parafirati i datirati.

Saopštite promjene učesnicima

Da biste prenijeli izmjene u zapisnik sa sastanka drugim učesnicima sastanka, možete usmeno potvrditi amandman i pročitati predložene izmjene. 

Nakon što se zapisnici izmijene, trebali biste proslijediti ažurirani zapisnik svim članovima odbora, direktorima ili relevantnim dionicima. Možete distribuirati zapisnik putem e-pošte, dijeljenja dokumenata u oblaku ili na druge načine dogovorene od strane odbora kako biste osigurali da su svi obaviješteni o izmjenama i dopunama.

Finalizirajte izmijenjeni zapisnik sastanka

Pravna je odgovornost odbora da odobri i formalno podnese zapisnik. Iz tog razloga, bitno je finalizirati izmijenjeni zapisnik sa sastanka. Kao dio ovog procesa, pažljivo pročitajte i pregledajte izmjene prije nego što podijelite konačnu verziju kako biste izbjegli dodatne izmjene. Zapisnik možete podijeliti s drugim članom odbora na pregled prije nego što ga podijelite. 

Održavanje kontrole verzija dokumenta

Održavanje kontrole verzije dokumenata za zapisnike sastanka može poboljšati saradnju. Uz kontrolu verzija u trajanju od nekoliko minuta, nekoliko ljudi može istovremeno raditi na dokumentu dok prate promjene svake osobe. Ovo može omogućiti nekolicini članova odbora ili tima da koordiniraju i rade na zapisnicima radi veće preciznosti.  

Kako bi se osiguralo da su izmijenjeni zapisnici sa sastanka pravilno arhivirani i dostupni, važno je arhivirati zapisnik sa sastanka na istoj lokaciji, sa ispravnim datumom i informacijama u vezi sa sastankom. 

Distribuirati izmijenjeni zapisnik

Nakon što su izmjene i dopune napravljene i odobrene, izmijenjeni zapisnik bi trebao biti distribuiran relevantnim dionicima, kao što su učesnici sastanka ili pojedinci uključeni u odluke ili radnje o kojima se raspravljalo na sastanku.

za zapisnik sa godišnjih sastanaka i sve ostale zapisnike, moraćete zvanično da podnesete novi zapisnik i podelite ga svim zainteresovanim stranama nakon unošenja izmena. 

Trebate li izmijeniti zapisnik sa sastanka?

Ako u zapisniku postoje netačni podaci, neophodno je izmijeniti zapisnik sa sastanka. To može dati smjer kompaniji i smanjiti pogrešnu komunikaciju. Bilo da održavate korporaciju ili Zapisnik sa sastanka DOO, precizno vođenje evidencije može zaštititi vašu kompaniju i donošenje odluka.

Međutim, vođenje tačne evidencije i zapisnika sa sastanaka može biti administrativno opterećenje. Ako tražite pojednostavljeno formiranje i administraciju, doola vam može pomoći. doola nudi usluge brzog i jednostavnog formiranja i usklađivanja kako biste mogli formirati LLC i održavajte sve zahtjeve usklađenosti dok se više vremena fokusirate na svoj osnovni posao. 

Nabavite doolu da vam pomogne da formirate LLC preduzeće, or get doola Total Compliance da zaštitite svoju kompaniju i dobijete usaglašenost, poreznu i računovodstvenu podršku, sve u jednom paketu!

Pitanja i odgovori

Postoje li posebne smjernice za izmjenu zapisnika sa sastanka?

Specifične smjernice za izmjenu zapisnika razlikuju se u zavisnosti od organizacije i operativnog sporazuma. Sve organizacije moraju formalno odobriti sve izmjene i dopune prilikom čitanja zapisnika ili na sljedećem sastanku. 

Da li je potrebno navesti razlog za izmjenu zapisnika?

Da li trebate navesti razlog za izmjenu zapisnika ovisi o prirodi izmjene. Na primjer, ako izmijenite zapisnik da kažete da nećete nastaviti s određenom radnjom, to može zahtijevati objašnjenje ako se radi o promjeni u odnosu na prethodnu odluku. Međutim, manje promjene poput grešaka u kucanju ne zahtijevaju objašnjenje.

Da li amandmane moraju odobriti učesnici sastanka?

Da, amandmane moraju odobriti odbor ili članovi organizacije sa pravom glasa. Zapisnik se obično odobrava na sljedećem sastanku. 

Koliko dugo treba čuvati zapisnik sa sastanka nakon izmjena i dopuna?

Zapisnici sa sastanka moraju se čuvati najmanje 10 godina. Državni zakoni razlikuju se po zahtjevima za čuvanje minuta, ali obično je najbolja praksa sigurno čuvanje minuta najmanje 10 godina.

Da li se izmijenjeni zapisnik može osporiti ili osporiti?

Da, zapisnik sa sastanka se može osporiti ili osporiti. U tom slučaju, morate se osloniti na snimak sastanka ili bilješke sa sastanaka drugih članova kako biste riješili sve sporne informacije o sadržaju sastanka ili odlukama. 

web stranica doole služi samo za opće informativne svrhe i ne pruža službene zakonske ili porezne savjete. Za porezne ili pravne savjete rado ćemo Vas povezati sa profesionalcem u našoj mreži! Molimo pogledajte naše uslovi i politika privatnosti. Hvala vam i ne ustručavajte se kontaktirati sa bilo kakvim pitanjima.

Započnite posao iz snova i održavajte ga 100% usklađenim

Pretvorite svoju ideju iz snova u posao iz snova.

Imate pitanja
formiranje, bankarstvo i porezi?

Zakažite BESPLATNE konsultacije sa američkim CPA već danas 📞