Vodič za Excel računovodstvo i knjigovodstvo

Tabele nisu samo alat za finansije – one su blago u kojem je svaki cent bitan, a svaka ćelija ima potencijal za profit! Ovaj moćan alat može transformirati vaše računovodstvene i knjigovodstvene prakse u pojednostavljene procese koji otključavaju profitabilnost kao nikada prije. 

Ako mislite da je Excel samo mreža za unos podataka, razmislite ponovo. Bilo da ste iskusni knjigovođa ili vlasnik malog preduzeća koji nosi više šešira, savladavanje Excela može poboljšati vašu finansijsku igru. 

Iako je Excel mnogo jednostavniji i prilagodljiviji, s njim možete učiniti samo toliko toga. Za sve vaše knjigovodstvene i računovodstvene potrebe, doola nudi oboje knjigovodstveni softver i namjenski knjigovodstveni servis.

Ovo će vam pomoći da automatizujete vođenje finansijskih evidencija, kao što je praćenje prihoda i rashoda i da vaše knjige budu spremne za podnošenje poreskih prijava. Dakle, bilo da tražite napredni DIY alat ili vam je potrebna praktična podrška, doola vas ima.

U ovom blogu ćemo zaroniti duboko u inovativne načine za iskorištavanje Excelovih funkcija koje ne samo da pojednostavljuju složene proračune već i poboljšavaju tačnost i efikasnost vaših finansijskih izvještaja.

Jeste li spremni da te redove i stupce pretvorite u praktične uvide? 

Krenimo na ovo putovanje od tabela do profita!

Excel knjigovodstvo: Vaše putovanje do izvrsnosti

Excel je moćan alat koji je revolucionirao način na koji poduzeća upravljaju svojim financijama. Sa svojim sučeljem jednostavnim za korištenje, prilagodljivim predlošcima i naprednim formulama, postao je popularan knjigovodstveni i računovodstveni alat za mnoga mala i srednja preduzeća.

U početku se čini jednostavnijim, ali i dalje ćete morati razumjeti Excel računovodstveni proces i kako izvršiti svaki zadatak. Morat ćete postaviti račune, knjižiti transakcije i kreirati račun prihoda koristeći Excel.

Ali prije nego što odlučite koristiti Excel u računovodstvene svrhe, htjet ćete identificirati svoje računovodstvene potrebe. Pomoći će vam da shvatite vrste knjigovodstva i identificirate metodu koja je najprikladnija za vaše poslovanje.

Jednostavno knjigovodstvo

To je najjednostavniji oblik vođenja evidencije, gdje se svaka transakcija bilježi samo jednom. Ovu metodu često koriste mala preduzeća s malo transakcija ili samostalni poduzetnici koji žele da stvari budu jednostavne. 

U Excel knjigovodstvu s jednim unosom, svaki put kada novac uđe ili izađe iz vašeg poslovanja, on se bilježi kao pozitivna (prihod) ili negativna (rashod) vrijednost. Dobar je izbor ako vodite mali, jednostavan posao sa malim obimom transakcija. 

Dvostruko knjigovodstvo

Dvostruko knjigovodstvo ima sveobuhvatniji pristup od jednostrukog knjigovodstva. Zasniva se na principu da će svaka transakcija imati dva unosa — debitni i kreditni unos. 

U dvojnom knjigovodstvu svaki upis mora biti uravnotežen. Jednostavno rečeno, to znači da ako saberete sva zaduženja i kredite, oni bi trebali biti jednaki jedni drugima. Stoga, veća preduzeća sa velikim obimom transakcija uglavnom koriste ovu metodu. 

Budući da je složeniji, izazovan za održavanje i težak za postavljanje u Excelu, mala preduzeća ga često izbjegavaju. 

Međutim, ako vjerujete da je vaše poslovanje spremno za dvojno knjigovodstvo, najbolje ga je koristiti računovodstveni softver sa namenskim knjigovođom from doola.

Razumijevanje osnova Excel knjigovodstva

U Excelu, kreiranje knjigovodstvenog sistema sa jednim unosom uključuje postavljanje različitih radnih listova za svaku vrstu računa. Ovi osnovni elementi služe kao osnova za tačno praćenje finansijskih izvještaja vaše kompanije i donošenje informiranih odluka. 

Kontne liste

Kontni plan je kategorizirana lista svih računa u vašim knjigama. Zamislite svaki račun kao kategoriju, kao što su vaša imovina, obaveze, kapital, prihodi i rashodi. Ovo navodi. Svaka transakcija koju zabilježite sortirana je u jednu od ovih kategorija.

Služi kao putokaz za organiziranje vaših finansijskih transakcija dodjeljivanjem svakom računu jedinstveni kod ili broj. Ovaj sistem omogućava jednostavnu identifikaciju i klasifikaciju različitih tipova računa, osiguravajući tačnost u evidentiranju finansijskih podataka.

Glavna knjiga

Glavna knjiga se odnosi na sistem vođenja evidencije koji prati sve finansijske transakcije unutar vašeg poslovanja. Zamislite to kao okosnicu vašeg računovodstvenog procesa; svaka transakcija koja se dogodi u vašoj kompaniji treba biti evidentirana u glavnoj knjizi. 

Ova metoda uključuje evidentiranje dva jednaka dijela za svaku transakciju – zaduženja i kredita – čime se održava ravnoteža u ukupnim knjigama. Izvod sadrži detalje o svakoj poslovnoj transakciji koju obavljate—datum, opis, iznos i račun.

Izvještaj o prihodu

Bilans uspjeha (također poznat kao izvještaj o dobiti i gubitku) mjeri prihod ostvaren u odnosu na rashode koji su nastali tokom određenog perioda. On sumira profitabilnost ili gubitke koje je napravilo vaše poslovanje tokom naznačenog vremenskog okvira. 

Ovo možete izvući iz svoje glavne knjige i izvršiti neke osnovne kalkulacije kako biste utvrdili koliko je prihoda vaše preduzeće zaradilo i potrošilo unutar definisanog raspona datuma. Ovo će vam pomoći da identifikujete oblasti u kojima bi se mogle primeniti mere za uštedu troškova. 

Razumijevanje ova tri osnovna elementa postavlja jaku osnovu za efikasno i tačno upravljanje svakodnevnim finansijama. Međutim, možda ćete morati da proširite ili modifikujete svoj kontni plan ili glavnu knjigu da biste prilagodili dodatne račune i transakcije.

Jedna ključna prednost korištenja Excel-a je da možete automatizirati zadatke koji se ponavljaju kao što je kreiranje predložaka za unose grafikona ili generiranje izvještaja od informacija unesenih u glavnu knjigu.

Kreiranje i organizovanje kontnih planova

Kontni plan je sveobuhvatna lista koja kategorizuje sve finansijske transakcije preduzeća u različite račune. Ovi računi predstavljaju različitu imovinu, obaveze, prihode i rashode kompanije.

Morate navesti svaki račun, dodijeliti mu broj i opisati račun dok ažurirate list. Dok prihod označava bilo koji račun koji se koristi za praćenje novca koji dolazi u vaše poslovanje, trošak označava bilo koji račun koji se koristi za praćenje novca koji odlazi iz vašeg poslovanja.

Možete da napravite kontni plan u Excel računovodstvenoj tabeli da ažurirate i pratite svoje finansijske podatke. Također možete koristiti naš primjer Excel proračunske tablice s unaprijed napravljenim grafikonima računa koji su jednostavni za korištenje i prilagođavanje tako da odgovaraju vašim specifičnim poslovnim potrebama.

Možete popuniti nazive svojih naloga na osnovu ovih prijedloga ili ih urediti prema vašim poslovnim zahtjevima. Ne zaboravite da redovno pregledavate i ažurirate svoj kontni plan kako biste bili sigurni da tačno odražava trenutno stanje vaših poslovnih finansija.

Vođenje Glavne knjige

Glavna knjiga je evidencija svake transakcije knjižene u određenom periodu, uključujući sve unose u dnevnik. Služi kao centralni repozitorij svih finansijskih transakcija i pruža sveobuhvatan pregled finansijskog zdravlja kompanije.

Glavna knjiga je odgovorna za evidentiranje svih finansijskih transakcija, kao što su prodaje, kupovine, troškovi i plaćanja, koje izvrši organizacija. Navodi transakcije po datumu i uključuje dobavljača, račun, iznos i opis transakcije.

Jedna od glavnih prednosti korištenja Excela za upravljanje glavnom knjigom je njegova fleksibilnost. Sa prilagodljivim tabelama i formulama, vođenje evidencije se može olakšati uz minimiziranje ljudskih grešaka. 

Upotreba padajućih menija sa unapred definisanim opcijama osigurava konzistentnost u unosu podataka, a istovremeno manje oduzima vreme. Takođe dobijate lak pristup istorijskim informacijama potrebnim tokom revizija i poreskih prijava.

Prilagođavanje bilansa uspjeha

Budući da su bilansi stanja i izvještaji o novčanim tokovima složeniji, jedini finansijski izvještaj možete kreirati i upravljati u Excelu je bilans uspjeha. Navodi prihode, rashode i dobit kompanije za period finansijskog izvještavanja. 

Omogućava vam da shvatite koliki je prihod vaša kompanija ostvarila i koliko je potrošila na troškove tokom tog perioda. Uključuje prihod/prodaju, trošak prodane robe (COGS), operativne troškove, ostale troškove i neto prihod ili neto dobit.

Prvi korak u prilagođavanju predloška bilansa uspjeha u Excelu je pregled zadanog formata. Ovo će vam pomoći da shvatite osnovnu strukturu predloška i odredite koje sekcije trebaju modifikacije. 

Po defaultu, bilans uspjeha uključuje podatke za svaki račun naveden u kontnom planu. Dakle, ne zaboravite ažurirati bilans uspjeha ako ste dodali ili uklonili račune iz kontnog plana. 

Budući da se neto prihod izračunava iz svih mjesečnih transakcija prihoda i rashoda, potreban vam je novi list prvog dana svakog mjeseca. Napravite dvanaest kopija originalnog bilansa uspjeha, po jednu za svaki mjesec u godini, a zatim ažurirajte raspon datuma da odražava vaš trenutni period.

Dodavanje lista za praćenje faktura

Svaki put kada dobijete platu, potrebno je da ažurirate svoje kontne planove i glavnu knjigu. Ovo će biti dobar dio ako imate poseban list za praćenje vaših faktura. 

Dakle, možete ga uporediti i izbjeći greške, kao što je zaboravljanje unošenja plaćanja na fakturi ili dvostruki unos podataka. 

Možete dodati novi list svom predlošku izvještaja o prihodima, a zatim kopirati i zalijepiti podatke iz fakture u novi list. 

Držite karticu za praćenje računa lijevo od vaših mjesečnih izvještaja o prihodima kako biste je mogli brzo provjeriti za referencu.

Održavanje vaših knjiga ažurnim

Svaki put kada vaše preduzeće izvrši transakciju – bilo da prenosite novac, gotovinu ili kredit – morate ažurirati kontne planove i kategorizirati ih u listovima glavne knjige.

Prvo, potreban vam je zapis o transakciji, koji može biti izvod kreditne ili bankovne kartice ili priznanica. Koristeći ove informacije, možete zabilježiti i kategorizirati transakciju pod relevantnim računom u koloni Kategorija. 

Obavezno ga otkucajte tačno onako kako je prikazano na kontnom planu. Bilans uspjeha će koristiti podatke koje unesete da odredi kako će transakcija biti kategorizirana.

Pored redovnog unosa podataka, ključno je da svoje račune usaglašavate mjesečno kako biste bili sigurni da se sve poklapa. Sva neslaganja treba odmah istražiti kako bi se sve greške mogle ispraviti.

Korištenje naprednog računovodstva u Excelu 

Excel je postao suštinski alat za upravljanje finansijskim podacima i kreiranje izveštaja. Ipak, mnogi vlasnici preduzeća samo zagrebaju po površini onoga što Excel može učiniti, poput zaokretnih tablica.

Pivot tabele su moćni alati za sumiranje i analizu velikih skupova podataka. Oni su praktični za kreiranje prilagođenih finansijskih izvještaja, kao što su bilans uspjeha i bilans stanja. 

Da biste koristili zaokretnu tabelu, jednostavno odaberite svoj skup podataka, idite na karticu „Umetanje“ i kliknite na „Summarize with Pivot Table“. Odatle možete povući i ispustiti različita polja u redove ili stupce kako biste svoje podatke organizirali na različite načine.

Jedna od glavnih prednosti zaokretnih tabela je ta što vam omogućavaju da lako filtrirate, sortirate i grupišete svoje podatke u hodu bez potrebe da manipulišete ćelijama. Ovo znatno olakšava prepoznavanje trendova ili odstupanja u vašim finansijskim podacima.

Nadalje, zaokretne tablice također imaju ugrađene funkcije za sumiranje vrijednosti njihovim sumiranjem, uzimanjem prosjeka ili brojanjem pojavljivanja. Ovo može uštedjeti značajnu količinu vremena u poređenju sa ručnim unosom formula u pojedinačne ćelije.

Još jedna napredna funkcija u Excelu koja može koristiti računovođama su makroi. Makroi su snimljeni skupovi radnji koje se mogu reproducirati u bilo kojem trenutku sa samo nekoliko klikova – poput unaprijed programirane prečice. 

Ove radnje mogu se kretati od jednostavnih zadataka oblikovanja pa sve do složenih proračuna koji zahtijevaju više koraka. Sljedeći put kada budete trebali obaviti taj zadatak, jednostavno kliknite na dugme makroa i on će automatski završiti sve korake umjesto vas za nekoliko sekundi.

Korištenje računovodstvenih Excel formula

Dok velike kompanije radije koriste digitalne programe za finansijsko računovodstvo, mali biznis ili startup nemaju taj luksuz. Međutim, oni mogu iskoristiti nekoliko Excel formula u svom računovodstvu ili DIY knjigovodstvo za povećanje efikasnosti i tačnosti.

Da biste kreirali bilans uspjeha koristeći Excel, možete koristiti formule kao što su SUMIF i COUNTIF za automatski izračunavanje ukupnog prihoda zarađenog od prodaje ili usluga tokom određenog perioda. 

Na primjer, ako želite pronaći ukupnu prodaju za određenu kategoriju proizvoda unutar određenog vremenskog okvira, možete koristiti formulu SUMIF, navodeći kriterije i raspon ćelija koje treba sumirati.

IF formula je zgodna kada se bavite različitim scenarijima i ishodima na osnovu određenih uslova. Na primjer, možete ga koristiti da provjerite da li prodaja ispunjava određene ciljeve, gdje svaka ćelija predstavlja ukupnu prodaju za određenu kategoriju proizvoda.

Recimo da kao dio vašeg Excel knjigovodstvenog procesa, trebate uporediti transakcije s jednog računa na drugi.

Formula VLOOKUP (vertikalno traženje) čini ovaj zadatak mnogo lakšim dopuštajući vam da potražite određene tačke podataka unutar kolona i tabela.

Prerastete DIY knjigovodstvo u Excelu? doola može pomoći!

Kako vaše poslovanje raste, tako raste i složenost vaših finansijskih zapisa. Na kraju, počinjete primjećivati ​​ograničenja i izazove korištenja ove DIY metode Excel knjigovodstva i računovodstva. Srećom, postoji rješenje - doola.

Započnite s doola Knjigovodstvo, koji može da se nosi sa svim aspektima knjigovodstva neprimjetno kako vaše poslovanje raste.

Bilo da želite uštedjeti dragocjeno vrijeme izgubljeno u vođenju knjiga ili se prebaciti na naprednije knjigovodstvo dvostrukog unosa, mi ćemo vas pokriti. 

Još jedna prednost prelaska s Excela na doolino knjigovodstveno rješenje je automatizacija. Omogućava vam da lako pratite prihode i rashode, upravljate fakturama i uplatama, usaglašavate bankovne račune i još mnogo toga – sve u jednom centralizovanom sistemu.

Ovo ne samo da smanjuje greške i oslobađa vaše vrijeme za druge kritične zadatke, već i održava vaše knjige spremnima za računovodstvo na kraju godine, čineći poreznu sezonu laganom.

Prebacite na doola Knjigovodstvo danas i iskusite razliku u svom rezultatu.