حظر الوقت: تقنية إدارة الوقت النهائية

تخيل أنك تنهي عملك في وقت مبكر معظم الأيام وتقضي المزيد من الوقت مع عائلتك. من الممكن تحسين الكفاءة، حتى بالنسبة لمؤسسي الأعمال المنشغلين. لإنجاز المزيد من المهام في وقت أقل، استخدم تحديد الوقت. 

ما هو حظر الوقت؟ إنها عملية تقسيم وقتك إلى أجزاء محددة للتركيز على مهمة واحدة. تتراوح الفوائد من زيادة الإنتاجية إلى التركيز بشكل أفضل وتقليل التوتر. هل يجب عليك استخدام حظر الوقت؟ تابع القراءة لفهم الفوائد وكيفية تنفيذها بشكل فعال. 

ما هو حظر الوقت؟

إن تحديد الوقت هو أسلوب إنتاجي يتضمن تقسيم جدولك إلى فترات زمنية مخصصة لمهام أو أنشطة محددة. مع تحديد الوقت، ستستغرق وقتًا أطول، مثل يوم أو أسبوع، وتقسيمه إلى أجزاء أصغر. 

على سبيل المثال، يمكنك تقسيم يومك إلى فترات زمنية مدتها 30 دقيقة أو فترات زمنية مدتها ساعتان. أو يمكنك إنشاء فترات زمنية مختلفة على مدار اليوم اعتمادًا على المدة المتوقعة للمهام. أو يمكنك استخدام تقنية بومودورو وضبط مؤقت لمدة 2 دقيقة تليها استراحة لمدة خمس دقائق. 

كيف يعمل حظر الوقت؟

لتنفيذ حظر الوقت، يمكنك تخصيص فترات زمنية محددة لمهام أو أنشطة مختلفة طوال يومك. خلال هذه الفترات الزمنية، تلتزم بالعمل فقط على المهمة المحددة، مما يقلل من الانقطاعات والتشتتات. لتحديد الوقت، ستحتاج إلى اتباع خطوتين رئيسيتين:

• قم بجدولة فترات زمنية مرئية في التقويم الخاص بك، بحيث لا يمكن مقاطعة عملك أو جدولته.
• قم بتجميع المهام المتشابهة في كتلة واحدة مركزة من الوقت.

تتمحور مزايا هذه الإستراتيجية حول زيادة الإنتاجية والتركيز. يمكنك إيقاف تشغيل هاتفك أو إسكات الإشعارات حتى لا تشتت انتباهك أثناء الحظر الزمني. ميزة أخرى هي تحديد الأولويات، حيث يمكنك العمل على المهمة الأكثر أهمية أو العمل العميق في وقت مبكر من اليوم قبل الانتقال إلى الأنشطة الأقل إلحاحًا. 

أدمغتنا ليست مصممة للحفاظ على التركيز الشديد لمدة ثماني إلى عشر ساعات في اليوم. تشير الأبحاث إلى أن الدماغ لا يستطيع التركيز على المهام عالية التركيز لأكثر من أربع ساعات يوميًا. يتغلب حظر الوقت على هذا من خلال طلب تركيز قوي لفترة زمنية أقصر. في نهاية كل فترة زمنية، يمكنك أن تأخذ استراحة قصيرة مدتها خمس دقائق قبل الانتقال إلى المهمة التالية، مما قد يؤدي إلى تركيز أفضل. 

من يجب أن يحاول حظر الوقت؟

يمكن لأي شخص يتشتت انتباهه بسهولة أو يرغب في تحسين الإنتاجية أن يحاول تحديد الوقت. إنها أداة عملية لزيادة الإنتاجية. سواء كنت رائد أعمال أو موظفًا أو تعمل لحسابك الخاص، فإن تحديد الوقت يمكن أن يساعدك على إنجاز المزيد من المهام بسرعة. إذا كان تقويمك ممتلئًا في الغالب بالاجتماعات، فلا يزال بإمكانك تجربة تحديد الوقت في أي فترة فراغ، مما يساعد في تحديد أولويات المهام الرئيسية. 

يمكن لفرق العمل أيضًا الاستفادة من تحديد الوقت حيث يركزون على المهام المشتركة خلال فترات زمنية معينة وينتقلون إلى المسؤوليات الفردية في أوقات أخرى. 

3 اختلافات حجب الوقت

في حين أن المفهوم الأساسي لحظر الوقت، كما يوحي الاسم، يتضمن إنشاء كتل زمنية، إلا أن هناك أيضًا اختلافات يمكنك تجربتها. وإليك كيفية عمل كل منها:

1. ملاكمة الوقت

Timeboxing هو أحد أشكال حظر الوقت الذي يُستخدم غالبًا في التكنولوجيا، كما هو الحال في البيئات الرشيقة. يخصص Timeboxing الحد الأقصى من الوقت لنشاط معين يسمى مربع الوقت. والفكرة هي أن العمل يتوسع لملء الوقت المخصص. من خلال إنشاء مربع زمني، يمكنك تعيين حد ملموس للنشاط. يمكنك تخصيص النشاط لمربع زمني آخر لاحقًا إذا لم يكتمل.

على سبيل المثال، إذا كان عليك مراجعة رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها، فيمكنك تخصيص 30 دقيقة لذلك. بعد المراجعة التي تستغرق 30 دقيقة، إذا لم تكن قد انتهيت من جميع الإجابات، فيمكنك تخصيص فترة زمنية أخرى مدتها 30 دقيقة لاحقًا. لكنك ستنتقل إلى مهمة أخرى في نهاية الثلاثين دقيقة. 

يعمل Timeboxing بشكل جيد بشكل خاص مع المهام المستمرة التي تتطلب اهتمامًا مستمرًا، مثل استجابات البريد الإلكتروني أو مراجعات أداء الأعمال أو مهام التنظيف والإدارة والمهام التنظيمية. 

2. تجميع المهام

يعد تجميع المهام بمثابة استراتيجية إنتاجية أخرى تتطلب منك تجميع المهام المتشابهة معًا. يمكن أن يؤدي ذلك إلى تقليل المهام المتعددة وزيادة التركيز على مهمة محددة. يمكن أن يكون تجميع المهام عنصرًا من عناصر حظر الوقت، على الرغم من أنه ليس من الضروري أن يكون كذلك. 

على سبيل المثال، لنفترض أنك تدير وسائل التواصل الاجتماعي لشركتك بالإضافة إلى العديد من المسؤوليات الأخرى. من خلال تجميع المهام، يمكنك تجميع جميع المهام المتعلقة بوسائل التواصل الاجتماعي معًا. في هذه الحالة، في يوم الاثنين خلال الوقت المخصص، يمكنك البحث عن الكلمات الرئيسية والتصميم وجدولة المنشورات و كتابة مدونات الأعمال للأسبوع بدلاً من توزيع تلك المهام المنفصلة. 

3. سمات اليوم

يعد تخصيص اليوم شكلاً متقدمًا من أشكال حظر الوقت. لا تقوم فقط بتجميع المهام المتشابهة في كتل زمنية مشتركة أو ذات صلة، ولكنك تقوم أيضًا بإنشاء سمات لهذا اليوم. تعمل المواضيع اليومية بشكل جيد بشكل خاص على المستوى التنفيذي أو عندما تكون رائد أعمال يرتدي العديد من القبعات داخل الشركة.

على سبيل المثال، باستخدام سمات اليوم، يمكنك إنشاء جدول على النحو التالي:

• الاثنين: المبيعات والتسويق
• الثلاثاء: وسائل التواصل الاجتماعي والتوعية
• الأربعاء: ثقافة الشركة والإنتاجية والموارد البشرية ورضا الموظفين
• الخميس: اكتساب عملاء جدد وتحليل SWOT
• الجمعة: مراجعة المحاسبة والمالية 

كيف تبدأ مع حظر الوقت؟

للبدء بتحديد الوقت، فكر في الوقت الذي تكون فيه عادةً أكثر إنتاجية في اليوم. بالنسبة لبعض الناس، هذا هو أول شيء في الصباح. بالنسبة للآخرين، فهو قبل ساعتين من الغداء. وبعض الناس يعملون بشكل أفضل في فترة بعد الظهر. 

بمجرد معرفة أوقاتك الشخصية الفعالة، اتبع الخطوات التالية لبدء حظر الوقت:

1. حدد العمل الذي تحتاج إلى إكماله لليوم أو الأسبوع وحدد أولوياته.
2. افتح التقويم الخاص بك واحظر أي اجتماعات مجدولة مسبقًا. اجمعهم معًا إن أمكن. 
3. لاحظ الأوقات الأكثر إنتاجية لديك وقم بجدولة مهامك ذات الأولوية خلال تلك الأوقات. 
4. خصص وقتًا للأنشطة الشخصية، مثل الغداء أو نهاية يوم العمل.
5. قم بإنشاء فترات تتراوح مدتها من 30 إلى 60 دقيقة لبقية الأيام ولاحظ المهام التي تخطط لإكمالها، وقم بتجميع المهام المتشابهة أو ذات الصلة معًا.
6. خصص وقتًا كل يوم للتعامل مع المهام أو الانقطاعات غير المتوقعة.
7. اضبط منبهًا أو تذكيرًا في بداية ونهاية كل كتلة زمنية لتحديد الوقت. 

كل صباح، انظر إلى جدولك الزمني لهذا اليوم والفترات الزمنية المحددة. بعد كل كتلة زمنية، انهض وتمدد لمدة دقيقة، أو خذ استراحة لمدة خمس دقائق لإعادة ضبط نفسك قبل بدء الكتلة الزمنية التالية. 

استنادًا إلى الأسبوع الأول من تحديد الوقت، استمر في تعديل جدولك ليتناسب مع أوقاتك الإنتاجية واحتياجات العمل. ليس من المفترض أن يكون تحديد الوقت جامدًا، بل من المفترض أن يتكيف مع احتياجاتك المتغيرة!

ما هي مزايا حظر الوقت؟

لقد حاولنا جميعًا القيام بخمسة أشياء في وقت واحد ولم ننجز شيئًا. حظر الوقت هو العكس. تشمل مزايا تحديد الوقت تحسين الإنتاجية والتركيز. لهذا السبب يجب عليك تجربة حظر الوقت:

1. تعزيز التركيز والتركيز

إذا ركزت على مهمة واحدة في كل مرة، فستحصل كل مهمة على تركيزك الكامل. وهذا أكثر راحة لعقلك ويمكن أن يزيد من الإبداع والابتكار والكفاءة. ستنهي المهمة بسرعة وستشعر بالرضا قبل الانتقال إلى المهمة التالية. 

2. تحسين الإنتاجية

فيما يتعلق بالتركيز والتركيز، يمكنك تحسين الإنتاجية من خلال إيلاء الاهتمام الكامل للمهمة. أثناء الحظر الزمني، قم بإيقاف تشغيل هاتفك والإشعارات لتقليل التشتيت. يتيح لك هذا التركيز على المهمة حتى اكتمالها أو جدولة فترات زمنية لإنجازها. 

3. تقليل تعدد المهام 

تعدد المهام هو لعنة العالم الحديث. بينما نعتقد أن تعدد المهام هو أكثر كفاءة، فقد أظهرت الأبحاث مرارا وتكرارا أن الوقت الإضافي لتحويل التروس العقلية بين المهام يقلل من الكفاءة والتركيز. يؤدي حظر الوقت إلى تقليل المهام المتعددة، وبالتالي زيادة التركيز والإنتاجية إلى الحد الأقصى. 

4. زيادة الكفاءة

عندما تركز على مهمة واحدة، يمكنك القيام بها بشكل أسرع. هل تعتقد أنك تحتاج إلى ساعة يوميًا للرد على رسائل البريد الإلكتروني؟ ركز على هذه المهمة حصريًا دون تشتيت انتباهك بالقضايا ذات الصلة، ويمكنك إنجازها في نصف الوقت. من خلال إنشاء فترات زمنية، ستكون قادرًا بشكل أفضل على تحديد الأولويات وإكمال المهام الأساسية.  

5. توازن أفضل بين العمل والحياة

يمكن أن يؤدي تحديد الوقت أيضًا إلى حساب وقت التوقف عن العمل والراحة ووقت العائلة. يمكنك استخدام فترة زمنية لجدولة التمارين أو الوجبات الأسبوعية مع عائلتك الممتدة أو الأنشطة الاجتماعية المهمة الأخرى. يساعدك تحديد الوقت على إكمال المزيد من العمل خلال ساعات العمل، مما يؤدي إلى توازن أفضل بين العمل والحياة. 

الأخطاء الشائعة التي يجب تذكرها عند تحديد الوقت

يتطلب حظر الوقت تعديلًا مستمرًا. كما هو الحال مع العديد من الشركات، فإن تحديد الوقت هو عملية تحسين مستمر وليس وجهة نهائية. فيما يلي بعض الأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها في تحديد الوقت:

1. الإفراط في الالتزام

إن محاولة جدولة الكثير من المهام أو الأنشطة في فترة زمنية محدودة ستطغى على جدولك وتجعل من الصعب الالتزام بالوقت المحدد. بدلاً من ذلك، حاول جدولة المهام ذات الأولوية فقط خلال الأسبوع، مع فترات زمنية إضافية للعناصر ذات الأولوية المنخفضة. 

أثناء قيامك بالتعرف على احتياجاتك من الوقت المحدد، اترك 15 إلى 30 دقيقة إضافية للمهام، وقلل ذلك مع زيادة كفاءتك. يمكنك أيضًا تقليل الاجتماعات التي قد تشغل جزءًا كبيرًا من يوم العمل. 

2. تجاهل المرونة

قد تنشأ أحداث غير متوقعة أو تغييرات في الأولويات، ومن المهم أن تكون لديك القدرة على تعديل الجدول الزمني وفقًا لذلك. خصص 30 دقيقة على الأقل يوميًا لمعالجة الأحداث غير المتوقعة أو الأولويات الجديدة، وخصص مزيدًا من الوقت إذا كانت أحداثًا متكررة. 

من خلال تحديد الوقت، يمكنك بسهولة استبدال أولوية بأخرى إذا كنت متأكدًا من الاحتياجات الحالية. يسمح العديد من الأشخاص أيضًا بـ 30 دقيقة أخرى للانقطاع خلال اليوم.

3. عدم تحديد الأولويات

قد يعني عدم تحديد الأولويات أنك تركز وتكمل المهام ذات الأولوية المنخفضة خلال أوقات التركيز المثالية، مما يترك الأنشطة الأكثر أهمية لوقت لاحق من اليوم أو الأسبوع. يمكن أن يعني هذا، على سبيل المثال، أنك قمت بالرد على رسائل البريد الإلكتروني ولكنك فشلت في مراجعة اقتراح عمل مهم. لتجنب هذا الخطأ، قم بإعداد قائمة مهام بالأولويات وقم ببناء جدولك الزمني حول أهم المعالم وأفضل أوقات التركيز لديك. 

4. عدم احتساب فترات الراحة

تحتاج أدمغتنا وأجسادنا إلى فترات راحة منتظمة! من الضروري تضمين فترات الراحة في الجدول الزمني المحدد للراحة وإعادة شحن طاقتك. خطط للحصول على استراحة لمدة دقيقة واحدة على الأقل في نهاية كل فترة زمنية، واستراحة أطول بعد 2-4 فترات زمنية، اعتمادًا على المدة القياسية. 

على سبيل المثال، إذا كنت تستخدم فترات زمنية مدتها 30 دقيقة، فيمكنك أخذ استراحة لمدة دقيقة واحدة بين كل جلسة (مما يعني أنه سيكون لديك 29 دقيقة للمهمة التالية). ثم بعد أربع بنايات (ساعتين)، خذ استراحة لمدة 10 دقائق لإعادة شحن طاقتك، أو تحدث مع زميل في العمل، أو تجول حول المبنى، أو احصل على مشروب ماء، أو فنجان من القهوة. بعد انتهاء المجموعة التالية من الفترات الزمنية، خذ استراحة أطول لتناول طعام الغداء. 

مع هذا الجدول الزمني، في نهاية يوم العمل، سيكون لديك 7 ساعات ونصف من وقت الإنتاج و30 دقيقة إجمالاً للاستراحة، بالإضافة إلى الغداء. 

5. التقليل من مدة المهمة

من المهم تقدير الوقت اللازم لكل مهمة بشكل واقعي عند تحديد الوقت. فكر في المدة التي تستغرقها المهمة عادةً لإكمالها وأضف 10% إلى 20%. إذا أكملت المهمة بشكل أسرع، فامنح نفسك فترة راحة إضافية أو اعمل على مهمة ذات أولوية منخفضة حتى تبدأ الفترة التالية. 

من المرجح أن تلتزم بتحديد الوقت إذا كان بإمكانك إكمال المهام في الوقت المحدد بدلاً من تركها غير مكتملة أو تجاوزها بمرور الوقت. 

تحسين الكفاءة من خلال حظر الوقت

يمكن أن يؤدي تحديد الوقت إلى تحسين التركيز والإبداع والإنتاجية، بحيث يكون لديك المزيد من الوقت للتوسع والراحة. من الشركات المخططة إلى المنظمات اللامركزية المستقلة، يمكن للشركات التي تعمل على تحسين الوقت أن توفر مساحة للتحسين. وبالمثل، يمكن أن تساعد كتب Doola. 

تم تصميم Doola Bookkeeping Services للمؤسسين المشغولين مثلك، لذلك لا يتعين عليك قضاء اليوم كله في المحاسبة. احصل على كتب دولا لتحسين الكفاءة المحاسبية والتركيز أكثر على عملك الأساسي. 

الأسئلة المتكررة