ماذا لو لم تتم الموافقة على محضر الاجتماع؟

الشركات مطلوب قانونًا الاحتفاظ بمحاضر الاجتماعات، ويمكن للشركات بجميع أحجامها الاستفادة من الاحتفاظ بسجل رسمي للمحاضر. بمجرد تسجيل محضر الاجتماع، تقع على عاتق سكرتير مجلس الإدارة أو مسجل المحاضر مسؤولية توزيع المحضر للحصول على الموافقة الرسمية من قبل مجلس الإدارة. 

لكن في بعض الأحيان، لا تتم الموافقة على الدقائق. يمكن أن يحدث هذا بسبب عدم الدقة في المحاضر أو ​​الخلافات بين أعضاء مجلس الإدارة. واصل القراءة لمعرفة الإجراءات حتى تكون مستعدًا ولا تتساءل، "ماذا لو لم تتم الموافقة على محضر الاجتماع؟"

ما هو الغرض من الموافقة على محضر الاجتماع؟

الغرض من الموافقة محضر الاجتماع هو التأكد من أن المعلومات المسجلة تعكس بدقة ما حدث أثناء الاجتماع. ومن خلال اعتماد المحضر، يتحقق المشاركون أو أعضاء مجلس الإدارة من موافقتهم على المحتوى ويؤكدون دقته. 

السجلات الدقيقة لاجتماعات مجلس الإدارة مطلوبة قانونًا للشركات. شركة ذات مسؤولية محدودة تلبي متطلبات الدقيقة هي أبسط. ومع ذلك، يمكن لجميع الشركات التي تحتفظ بالدقائق أن تستفيد من تحسين الاتصال والدقة والوضوح في اتجاه الشركة. 

ماذا يحدث إذا لم تتم الموافقة على محضر الاجتماع؟

إذا لم تتم الموافقة على محضر الاجتماع، فسيتم اعتباره في صيغة مسودة. وهذا يعني أن المعلومات المسجلة في المحضر ليست رسمية وقد تخضع للتغييرات أو التصحيحات. من المهم مراجعة المحاضر والموافقة عليها للتأكد من أنها تعكس بدقة القرارات والإجراءات المتخذة خلال الاجتماع.

أثناء مرحلة المسودة، قد يقترح أعضاء مجلس الإدارة أو المشاركون في الاجتماع تغييرات أو تصحيحات أو تعديلات لتحسين دقة محضر الاجتماع. بعد ذلك، يجب الموافقة على محضر الاجتماع رسميًا واعتماده في الاجتماع التالي. 

الأسباب الشائعة لمحضر الاجتماع غير المعتمد

تتراوح أسباب عدم الموافقة على محضر الاجتماع من عدم اكتمال النصاب القانوني في الاجتماع إلى فشل أعضاء مجلس الإدارة في مراجعة المحضر وتقديم الملاحظات. يمكن عادةً حل هذه المشكلات عن طريق الدعوة إلى اجتماع آخر أو طلب موافقة كتابية بالإجماع إذا كان ذلك مسموحًا به في اتفاقية تشغيل المنظمة. 

وفيما يلي مناقشة لهذه الأسباب بالتفصيل:

عدم اكتمال النصاب القانوني في الاجتماع

يجب أن يكون لدى المنظمات النصاب القانوني لجميع عمليات صنع القرار. ويختلف ما يشكل النصاب القانوني من منظمة إلى أخرى. قد يطلب البعض حضور 100% من أعضاء مجلس الإدارة للحصول على موافقة بالإجماع، بينما قد يحدد البعض الآخر النصاب القانوني كنسبة مئوية أخرى من جميع الأعضاء المتفقين. يشير النصاب القانوني عادة إلى عدد الأعضاء الحاضرين في الاجتماع، في حين يتم أيضًا تحديد نسبة التصويت لتمرير مسألة ما من قبل كل شركة.

على سبيل المثال، قد تحدد المنظمة النصاب القانوني بموافقة 60% من جميع الأعضاء. وهذا يعني أنه إذا كان مجلس الإدارة يضم 10 أعضاء، فيجب حضور ستة على الأقل في الاجتماع لتشكيل النصاب القانوني. إذا طلبت المنظمة أيضًا تصويت ما لا يقل عن 60% من الأعضاء لصالح اقتراح ما، فيجب على جميع الأعضاء الستة الحاضرين التصويت لتمرير القرار. 

وفي المنظمات الأخرى، قد يشكل 80% نصابًا قانونيًا، في حين يجب أن يتم تمرير القرارات بتصويت 60% على الأقل من جميع الأعضاء لصالحها أو بأغلبية بسيطة. في حين أن أعضاء الاجتماع الغائبين لا يتم احتسابهم ضمن النصاب القانوني، إلا أنهم قد يعطوا أصواتهم حول القضايا الرئيسية لعضو آخر في مجلس الإدارة.   

إذا دعا الرئيس إلى اجتماع ولم يكن النصاب القانوني متوفرًا، فلن يتمكن مجلس الإدارة من الموافقة على المحضر أو ​​قبوله رسميًا حتى الاجتماع التالي الذي يكتمل النصاب القانوني.  

الخلافات أو الخلافات حول دقة المحضر أو ​​محتواه

ربما يكون السبب الأكثر تعقيدًا لعدم الموافقة على محضر الاجتماع هو عدم الدقة أو الخلافات حول محتويات المحضر. في هذه الحالة، يجب على أعضاء مجلس الإدارة مراجعة المحضر معًا، ومقارنتها بملاحظات الأعضاء الآخرين من الاجتماع، والتسجيل إذا كان متاحًا. 

الأعضاء لا يراجعون أو يقدمون تعليقات 

غالبًا ما يكون أعضاء مجلس الإدارة مشغولين بمسؤوليات أخرى. ولهذا السبب، فإن عدم قيام الأعضاء بمراجعة المحضر أو ​​تقديم الملاحظات يمكن أن يؤدي إلى تأخير الموافقة على المحضر. على الرغم من أن هذا الحل بسيط، إلا أن الفشل في مراجعة المحضر والموافقة عليه يمكن أن يكون له عواقب قانونية على الشركة، لذلك من الضروري أن يعطي جميع أعضاء مجلس الإدارة الأولوية لهذه الخطوة. 

خطوات معالجة محضر الاجتماع غير المعتمد

تتضمن الخطوات العملية التي يمكن للمؤسسات اتخاذها عند مواجهة محاضر غير معتمدة إرسال تذكيرات بجميع الاجتماعات وتعميم محاضر الاجتماعات في الوقت المحدد. فيما يلي نظرة عامة على الخطوات التي يمكنك اتخاذها. 

تشجيع المشاركة النشطة والمشاركة أثناء الاجتماعات

من أجل تشجيع المشاركة النشطة في الاجتماعات، قم بجدولة الاجتماعات مع توفير الوقت الكافي للسماح لأعضاء مجلس الإدارة بتنظيم جداولهم وفقًا لذلك. ثم اطلب خيارات الأعضاء أو اقتراحاتهم بعد مناقشة كل نقطة من نقاط جدول الأعمال لتشجيع المشاركة أثناء الاجتماعات. يمكن أن يؤدي ذلك إلى زيادة المشاركة وتشجيع المناقشات والسماح لمجلس الإدارة بدراسة وجهات النظر المختلفة بعناية. 

تسهيل عمليات المراجعة والتعليقات في الوقت المناسب

لتسهيل المراجعة والتعليقات في الوقت المناسب، تأكد أولاً من تعميم الاجتماعات خلال أسبوع من الاجتماع. بالإضافة إلى ذلك، فإن توزيع المحاضر بتنسيق يسهل على أعضاء مجلس الإدارة تقديم اقتراحات أو تعديلات يمكن أن يسهل عملية تقديم الملاحظات. على سبيل المثال، يمكن للمستند المستند إلى السحابة والذي يتتبع التغييرات أن يسهل على الجميع تقديم اقتراحات أو ملاحظة الموافقة قبل الاجتماع. 

وضع مبادئ توجيهية واضحة للموافقة والتوثيق

لدى الشركات والمنظمات المختلفة إرشادات مختلفة للموافقة على المحاضر وتوثيقها. على سبيل المثال، قد تقوم بعض الشركات بقراءة ومراجعة المحضر بشكل جماعي في اجتماع مجلس الإدارة التالي، بينما قد يصوت البعض الآخر ببساطة للموافقة على المحضر. 

إن وجود إرشادات واضحة للموافقة والتوثيق يمكن أن يضمن الامتثال القانوني والشفافية في العمليات ويقلل التأخير بسبب الارتباك أو سوء الفهم. 

عواقب محضر الاجتماع غير المعتمد

العواقب المحتملة لعدم الموافقة محضر الاجتماع السنوي تشمل الآثار القانونية مثل العقوبات أو الغرامات أو فقدان مكانة الشركة بسبب عدم الامتثال لإرشادات الدولة. بالإضافة إلى ذلك، قد تواجه المنظمة تحديات في النزاعات أو الدعاوى القضائية.

ومع ذلك، قبل ذلك، فإن النتيجة الأولى لمحضر الاجتماع غير المعتمد هي عادة عدم التنظيم أو الارتباك داخل المنظمة. قد يواجه أعضاء مجلس الإدارة صعوبات في تذكر القرارات والإجراءات والمسؤوليات. يمكن أن يؤدي عدم الموافقة على محضر الاجتماع أيضًا إلى مشكلات تتعلق بالشفافية وتحديات في الحفاظ على النزاهة التنظيمية.

أفضل الممارسات للموافقة على محاضر الاجتماعات

إن تنفيذ أفضل الممارسات لضمان سلاسة عمليات الموافقة يمكن أن يجعل الموافقات سلسة. ابدأ بالنصائح التالية:

حدد مواعيد نهائية واقعية للمراجعة والتعليقات

تختلف المواعيد النهائية الواقعية بين المنظمات. في بعض الشركات، يمكن أن يكون أسبوع التعليقات هدفًا واقعيًا. وفي حالات أخرى، قد يتيح مرور شهر أو أكثر بين الاجتماعات وقتًا كافيًا لأعضاء مجلس الإدارة لمراجعة كل شيء. 

من الضروري إبلاغ أعضاء مجلس الإدارة قبل الموعد النهائي لمراجعة محضر الاجتماع. يمكن أيضًا لسكرتير مجلس الإدارة أو مسجل المحاضر إرسال تذكير لمراجعة المحضر قبل الاجتماع التالي وإعادة توزيع المحضر مع أي تعليقات تم تلقيها. 

تشجيع التواصل المفتوح والمناقشة المحترمة فيما يتعلق بالخلافات

ومن الناحية المثالية، ينبغي للمجلس أن يحترم آراء جميع الأعضاء. قم بوزن وجهات النظر المختلفة والنظر فيها بعناية والنظر في الاقتراحات التي سيتم اعتمادها. يمكن للسكرتير أو رئيس الاجتماع تذكير المجلس بأهدافه وقراراته المشتركة ثم طلب اقتراحات بشأن الصياغة أو العرض لتمثيل المناقشة والاستنتاجات التي تم التوصل إليها بدقة. 

تنفيذ عملية موافقة متسقة وشفافة

ومن خلال تنفيذ عملية موافقة متسقة وشفافة، ستتمكن من تقليل الاحتكاك طوال فترة الموافقة على المحضر. ومن خلال إنشاء إجراءات متسقة، ستتجنب العديد من حالات التأخير أو سوء التواصل أو اللامبالاة التي يمكن أن تتسلل دون إجراءات متسقة. 

تأمين أفضل دعم للامتثال

اعتمادا على هيكل الأعمال، يمكن أن يكون الامتثال عبئا مكلفا ويستغرق وقتا طويلا. لحماية شركتك، يعد الدعم الاستثنائي أمرًا ضروريًا. تقدم doola حزمة شاملة للامتثال والضرائب ومسك الدفاتر تساعد المؤسسين العالميين على إدارة أعمالهم في الولايات المتحدة والعناية بالامتثال وتوفير الضغط وعشرات الآلاف من الغرامات والرسوم. احصل على حزمة الامتثال الكامل من doola هنا

الأسئلة الشائعة

من يجب أن يوافق على محضر الاجتماع؟

يجب على مجلس الإدارة أو المشاركين في الاجتماع الموافقة على محضر الاجتماع. عادةً ما يقوم مجلس الإدارة بالموافقة رسميًا على محضر الاجتماع واعتماده في الاجتماع التالي. 

ما المدة التي يجب أن تستغرقها الموافقة على محضر الاجتماع؟

يختلف الوقت المستغرق للموافقة على محضر الاجتماع حسب المؤسسة. ستوافق معظم المنظمات رسميًا على محضر الاجتماع أو تعتمده في الاجتماع التالي، ولكنها قد تحتاج إلى تعليقات من جميع الأعضاء في غضون أسبوعين من توزيع المحضر. 

هل يمكن مراجعة محضر الاجتماع بعد اعتماده؟

نعم، يمكن مراجعة محضر الاجتماع بعد اعتماده. تعلم المزيد عن تعديل محضر الاجتماع.

هل يمكن الموافقة على محضر الاجتماع غير المكتمل أو المفقود؟

من الناحية القانونية، يجب أن يكون محضر الاجتماع كاملاً. وهي بمثابة سجل قانوني لإجراءات الاجتماع، بما في ذلك الأعضاء الحاضرين أو الغائبين، وأوقات البداية والنهاية، والقرارات التي تم اتخاذها، والمناقشات أو المواضيع التي تمت تغطيتها. إذا كان محضر الاجتماع مفقودًا أو غير مكتمل، فمن مسؤولية مجلس الإدارة إكمال محضر الاجتماع والموافقة عليه رسميًا قبل الاحتفاظ بالسجل الرسمي في مكان آمن. 

ماذا لو اختلف شخص ما مع محتوى محضر الاجتماع

إذا لم يوافق أحد على محتوى محضر الاجتماع، فيجب على مجلس الإدارة مناقشة المحضر ومراجعته. عادةً، من خلال مقارنة ملاحظات اجتماع الآخرين أو مراجعة التسجيلات، يمكن أن تتوصل مجالس الإدارة إلى توافق في الآراء حول إجراءات الاجتماع والمحاضر التي يجب أن تعكس الاجتماع بدقة. 

موقع doola الإلكتروني مخصص لأغراض المعلومات العامة فقط ولا يقدم أي مشورة قانونية أو ضريبية رسمية. للحصول على المشورة الضريبية أو القانونية، يسعدنا توصيلك بأحد المتخصصين في شبكتنا! يرجى الاطلاع على موقعنا سياسة الحجب وتقييد الوصول و سياسة الخصوصية. شكرًا لك ولا تتردد في التواصل معنا إذا كانت لديك أية أسئلة.

ابدأ مشروع أحلامك وحافظ على توافقه بنسبة 100%

حول فكرة أحلامك إلى مشروع أحلامك.