إدارة الأعمال التجارية أمر صعب.

هناك مليون شيء يجب أخذه بعين الاعتبار – بدءًا من جذب العملاء إلى تحقيق الربح. ولكن الشيء الوحيد الذي لا يمكنك تجاهله هو البقاء متوافقًا.

ماذا يعني ذالك؟ وهذا يعني التأكد من أن عملك يتبع جميع القواعد.

تأتي هذه القواعد من الحكومة، ومن صناعتك، وحتى من عملائك. يتعلق الأمر بدفع الضرائب بشكل صحيح، والحصول على التراخيص اللازمة، واحترام خصوصية الأشخاص.

لماذا يهم؟ لأن عدم اتباع القواعد يمكن أن يكون صداعًا حقيقيًا.

يمكن أن تتعرض لغرامات باهظة، أو ما هو أسوأ من ذلك، أن ينتهي بك الأمر في المحكمة. يمكن أن يضر بسمعتك ويجعل من الصعب القيام بأعمال تجارية. لا أحد يريد ذلك، أليس كذلك؟

لكن لا تقلق - لقد قمنا بتغطيتك. قائمة المراجعة هذه هي دليلك للتعامل مع امتثال الأعمال. سنقوم بتفصيل أهم القواعد ونخبرك بكيفية التأكد من أنك تفعل كل شيء بشكل صحيح.

من الضرائب إلى التراخيص إلى خصوصية البيانات، سنغطي كل شيء.

بحلول نهاية قائمة التحقق هذه، ستفهم بوضوح التزامات الامتثال والأدوات اللازمة لإدارتها بفعالية.

لنبدأ ونتأكد من أن عملك يسير على المسار الصحيح.

1: فهم هيكل عملك

يعد اختيار هيكل العمل المناسب قرارًا تأسيسيًا. يمكن أن يؤثر بشكل كبير على عمليات شركتك والمسؤولية القانونية والالتزامات الضريبية.

وتشمل الهياكل الأساسية الملكية الفردية، الشراكات، الشركات ذات المسؤولية المحدودة (LLCs)والشركات.

الملكية الفردية هي أبسط هيكل. إنه يبقي العمل والمالك غير قابلين للتمييز قانونيًا. على الرغم من سهولة إنشاء الشركة، إلا أن المالكين يتحملون مسؤولية شخصية غير محدودة عن ديون والتزامات الشركة.

في الشراكة، يتقاسم فردان أو أكثر الملكية والمسؤوليات. توفر الشراكات العامة البساطة ولكنها تعرض الشركاء لمسؤولية شخصية غير محدودة. توفر الشراكات المحدودة مسؤولية محدودة لبعض الشركاء ولكنها تتطلب شريكًا عامًا واحدًا على الأقل يتمتع بمسؤولية غير محدودة.

تجمع الشركات ذات المسؤولية المحدودة بين المزايا الضريبية العابرة للشراكات مع حماية المسؤولية المحدودة للشركات. لكن، اتفاقيات التشغيل والامتثال للوائح الخاصة بالدولة أمر ضروري.

الشركات هي كيانات قانونية منفصلة عن أصحابها (المساهمين). إنها توفر أقوى حماية للمسؤولية ولكنها تخضع لتشكيل أكثر تعقيدًا ومتطلبات الامتثال المستمرة.

تخضع الشركات أيضًا عادةً للازدواج الضريبي، مما يعني أن الشركة تدفع ضرائب على أرباحها، ويدفع المساهمون ضرائب على أرباح الأسهم.

ويعتمد هيكل الأعمال الأمثل على عوامل مختلفة، بما في ذلك طبيعة العمل، وعدد المالكين، وحماية المسؤولية المطلوبة، والآثار الضريبية، واحتياجات التمويل.

يوصى بالدراسة المتأنية وربما الاستشارة القانونية لاتخاذ قرار مستنير.

2: الامتثال الضريبي الفيدرالي

يعد الالتزام بلوائح الضرائب الفيدرالية أمرًا ضروريًا للشركات بجميع أحجامها. يمكن أن يؤدي عدم الامتثال إلى عقوبات مالية كبيرة وتداعيات قانونية.

تخضع الشركات عمومًا لثلاث ضرائب اتحادية أساسية: ضريبة الدخل، وضرائب التوظيف، والضرائب غير المباشرة.

يتم فرض ضريبة الدخل على صافي أرباح الشركة. تعتمد معدلات الضرائب المحددة ومتطلبات الإيداع على هيكل الأعمال. 

تشمل ضرائب التوظيف ضرائب الرواتب مثل الضمان الاجتماعي والرعاية الطبية وضريبة الدخل الفيدرالية، والتي يتم تقاسمها عادة بين صاحب العمل والموظف.

تنطبق الضرائب غير المباشرة على سلع أو خدمات محددة مثل الكحول والتبغ والوقود.

إن تقديم إقرارات ضريبية دقيقة وفي الوقت المناسب أمر بالغ الأهمية.

يجب على الشركات الالتزام بالمواعيد النهائية الصارمة لتقديم الإقرارات الضريبية وتحويل المدفوعات. قد تتراكم العقوبات والفوائد على الضرائب المتأخرة أو المدفوعة بشكل أقل من اللازم.

يعد الاحتفاظ بسجلات مالية شاملة أمرًا ضروريًا أيضًا لإعداد تقارير ضريبية دقيقة وعمليات التدقيق المحتملة.

في حين أن الامتثال الضريبي قد يكون معقدًا، فقد تكون الشركات مؤهلة للحصول على خصومات وائتمانات لتعويض التزاماتها الضريبية. تختلف هذه الخصومات والاعتمادات بناءً على الأنشطة والنفقات التجارية.

3: الضرائب الحكومية والمحلية

قد يكون التنقل بين الضرائب الحكومية والمحلية أمرًا صعبًا. وعلى عكس الضرائب الفيدرالية، التي تتغير كثيرًا من مكان إلى آخر، تختلف هذه الضرائب بشكل كبير. أهم الأمور التي يجب مراقبتها هي ضرائب الدخل والمبيعات والممتلكات.

ضريبة الدخل تشبه الرسوم المفروضة على مقدار الأموال التي يجنيها عملك.

بعض الولايات ليس لديها واحدة، ولكن الكثير منها لديها. تضاف ضريبة المبيعات إلى سعر الأشياء التي تبيعها. ومن ثم، تعتمد ضريبة الأملاك على قيمة المبنى أو الأرض الخاصة بك.

الشيء المهم الذي يجب معرفته هو "العلاقة الضريبية".

هذا يعني أن عملك له صلة بالدولة. إذا قمت بذلك، قد تكون مدينًا لتلك الضرائب الحكومية. يمكن أن يصبح هذا الأمر معقدًا، خاصة إذا كنت تبيع أشياء عبر الإنترنت أو تعمل مع عملاء في ولايات مختلفة.

يمكن أن تتغير القواعد الضريبية في كثير من الأحيان. ما هو صحيح اليوم قد لا يكون صحيحا غدا. من المهم أن تظل على اطلاع دائم و استشارة خبراء الضرائب مثل تلك الموجودة في دولا لتجنب أي مفاجآت.

4: الامتثال للتوظيف

يعد التأكد من معاملة موظفيك بشكل صحيح أمرًا ضروريًا. ليس هذا هو الشيء الصحيح الذي ينبغي عمله فحسب، بل إنه أيضًا يبقيك بعيدًا عن المشاكل القانونية.

لدى الحكومة العديد من القواعد المتعلقة بمعاملة العمال، ويجب عليك اتباعها.

بعض القوانين الفيدرالية التي تحتاج إلى معرفتها هي قانون معايير العمل العادلة (FLSA)، وقانون المساواة في الأجور، والباب السابع:

• يضع قانون FLSA قواعد الحد الأدنى للأجور، وأجور العمل الإضافي، وعمالة الأطفال.

• ينص قانون المساواة في الأجر على أن يدفع الرجال والنساء نفس الأجر مقابل نفس الوظيفة.

• يتعلق الباب السابع بعدم الحكم على الأشخاص على أساس العرق أو اللون أو الدين أو الجنس أو الأصل القومي.

لكن الأمر لا يتعلق فقط بالقوانين الفيدرالية. لدى العديد من الولايات والمدن قواعد أيضًا، والتي يمكن أن تتغير كثيرًا. عليك أن تراقب ما يحدث في منطقتك.

يمكن أن يساعدك دليل الموظف الجيد وسياسات الشركة الواضحة على الابتعاد عن المشاكل. تخبر هذه المستندات موظفيك بما هو متوقع منهم وما يمكن أن يتوقعوه منك.

عندما تقوم بتعيين شخص جديد، هناك عملية يجب اتباعها. يجب عليك التأكد من قدرتهم على العمل في الولايات المتحدة، ومنحهم الأوراق اللازمة لملءها وإظهار الخطوات اللازمة لهم. وهذا ما يسمى على متن الطائرة.

بعد ذلك، إذا كنت بحاجة إلى السماح لشخص ما بالرحيل، فيجب عليك اتخاذ الخطوات اللازمة للتأكد من أن ذلك يتم بشكل قانوني وعادل.

وأخيرا، تحتاج إلى فهم الضرائب على الرواتب. يتم أخذ هذه الضرائب من رواتب موظفيك وإرسالها إلى الحكومة.

عليك أن تعرف مقدار المبلغ الذي يجب عليك إخراجه وإرساله في الوقت المحدد. يمكن أن يصبح الأمر معقدًا، لذا فإن استخدام برنامج كشوف المرتبات غالبًا ما يكون مفيدًا.

5: التراخيص والتصاريح التجارية

تشبه التراخيص والتصاريح الطوابع الرسمية التي تشير إلى أنه يمكنك إدارة عملك.

ولكن ما الفرق؟ الترخيص أكثر عمومية. تقول أنه يمكنك القيام بنوع معين من الأعمال. التصريح أكثر تحديدا. يتيح لك القيام بشيء معين مثل بيع الطعام أو بناء شيء ما.

قد تحتاج إلى تراخيص أو تصاريح من الحكومات الفيدرالية وحكومات الولايات والحكومات المحلية.

ذلك يعتمد على ما تفعله. على سبيل المثال، إذا كنت تبيع طعامًا، فقد تحتاج إلى تصريح صحي من المدينة ورخصة معالج طعام من الولاية.

تختلف كل شركة عن الأخرى، لذا فإن العثور على ما تحتاجه بالضبط هو أمر ضروري. ابحث عن القواعد الخاصة بمجال عملك وتحدث مع الآخرين في مجالك لتعرف ما يجب عليهم فعله.

قد يستغرق الحصول على ترخيص أو تصريح بعض الوقت. ابدأ مبكرًا وكن صبورًا. ستحتاج غالبًا إلى ملء النماذج وربما دفع رسوم.

قد تقوم بعض الأماكن بفحص عملك قبل إعطائك الضوء الأخضر. تذكر أنه غالبًا ما تحتاج التصاريح والتراخيص إلى التجديد، لذا لا تنس ذلك!

6: اللوائح الخاصة بالصناعة

بالإضافة إلى القواعد العامة، قد يتعين على عملك اتباع قوانين خاصة خاصة بمجال عملك. قد تكون هذه القواعد ضرورية، وقد يؤدي كسرها إلى وقوعك في مشكلة كبيرة.

تواجه بعض الشركات تحديات أكثر من غيرها. خذ الرعاية الصحية، على سبيل المثال. يجب على الأطباء والممرضين والمستشفيات اتباع العديد من القواعد للحفاظ على سلامة المرضى. صناعة التمويل هي صناعة أخرى.

يجب على البنوك وشركات الاستثمار حماية أموال الناس واتباع القواعد المتعلقة بكيفية القيام بأعمالهم.

ثم هناك خدمة الطعام. لدى المطاعم ومحلات البقالة قواعد صارمة بشأن التعامل مع الطعام للوقاية من المرض.

من المهم أن تعرف القواعد الخاصة بصناعتك. لا تخمن فقط ما عليك القيام به.

خذ الوقت الكافي لمعرفة ما هو متوقع منك بالضبط. تحدث إلى الأشخاص في مجال عملك، وتحقق من المواقع الحكومية، وربما استشر أحد الخبراء لمساعدتك على فهم القواعد.

7: خصوصية البيانات والأمن

في العالم الرقمي اليوم، تعد حماية معلومات عملائك أمرًا بالغ الأهمية. إذا أخطأت، فقد تفقد عملاءك. ولهذا السبب تعتبر خصوصية البيانات وأمنها في غاية الأهمية.

تعني خصوصية البيانات الحفاظ على أمان معلومات الأشخاص واستخدامها للغرض المقصود منها فقط. يتعلق أمن البيانات بمنع المتسللين من سرقة المعلومات.

هناك الكثير من القواعد حول كيفية التعامل مع البيانات. بعضها هو اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)، وCCPA، وHIPAA. توضح هذه القوانين كيف يمكنك جمع معلومات الأشخاص وتخزينها واستخدامها.

ولكن لا يكفي مجرد اتباع القواعد. تحتاج أيضًا إلى خطة لما يجب فعله إذا حدث شيء فظيع، مثل اختراق البيانات.

يحدث خرق البيانات عندما يسرق شخص ما معلومات عملائك. يمكن أن يساعدك وجود خطة في حل المشكلة بسرعة وحماية عملك.

8: الإمتثال البيئي

إن التعامل بلطف مع البيئة ليس أمرًا جيدًا فحسب؛ غالبًا ما يكون هذا مطلبًا قانونيًا للشركات.

اعتمادًا على أنشطة شركتك، قد تحتاج إلى تصاريح أو تراخيص خاصة للعمل. وهي موجودة لحماية الموارد الطبيعية مثل الهواء والماء والأرض.

تعد الإدارة السليمة للنفايات جزءًا كبيرًا من الامتثال البيئي. وهذا يعني التعامل مع القمامة وإعادة التدوير وأي مواد خطرة بمسؤولية. إن إلقاء الأشياء بشكل غير قانوني أو عدم التخلص من المواد الكيميائية بشكل صحيح يمكن أن يؤدي إلى عقوبات باهظة.

وكالة حماية البيئة (EPA) هي الهيئة الحكومية المركزية التي تضع القواعد البيئية في الولايات المتحدة. فهو يضع معايير لجودة الهواء والماء، ويدير النفايات، ويحمي الموائل الطبيعية.

يجب أن تتبع الشركات لوائح وكالة حماية البيئة (EPA) وغالبًا ما تحتاج إلى تصاريح للعمل.

بالإضافة إلى وكالة حماية البيئة، لدى العديد من الولايات والحكومات المحلية قوانينها البيئية الخاصة، مما يجعل الوضع أكثر تعقيدًا.

إن اتباع القواعد البيئية يحمي الكوكب ويساعد على سمعة عملك.

يهتم العملاء بشكل متزايد بكيفية تعامل الشركات مع البيئة، لذا فإن كونك صديقًا للبيئة يمكن أن يجذب العملاء.

بالإضافة إلى ذلك، فإن تجنب الغرامات والمشكلات القانونية يوفر لك المال على المدى الطويل.

9: حماية المستهلك

إن معاملة عملائك بشكل عادل لا تعد مجرد عمل جيد؛ انه القانون. هناك قواعد معمول بها لحماية الأشخاص من التعرض للسرقة أو الأذى بسبب المنتجات - قوانين حماية المستهلك.

أن تكون صادقًا مع عملائك أمر حيوي. لا تقدم وعودًا كاذبة أو تخفي معلومات. يحتاج الناس إلى معرفة ما يشترونه بالضبط.

إذا كنت تبيع شيئًا خطيرًا، فيجب أن تكون واضحًا بشأن المخاطر. سلامة المنتج هي صفقة كبيرة. لا يمكنك بيع الأشياء التي من شأنها أن تؤذي الناس.

يجب أن تكون واضحًا بشأن محتويات منتجاتك. يجب أن تخبر الملصقات الأشخاص بالمكونات المستخدمة وتقدم أي تحذيرات ضرورية.

إن اتباع هذه القواعد يحافظ على أمان عملائك ويحمي عملك من المشاكل القانونية.

10: حفظ السجلات والتوثيق

إن الاحتفاظ بسجلات جيدة يشبه وجود خريطة طريق لعملك. يساعدك على البقاء منظمًا واتخاذ قرارات ذكية وتجنب المشكلات.

تخيل أنك تدير عملك دون معرفة مقدار الأموال التي تجنيها أو تنفقها. ولهذا السبب تعد السجلات الدقيقة والمنظمة أمرًا حيويًا للغاية.

لا تحتاج فقط إلى الاحتفاظ بسجلات جيدة، بل تحتاج أيضًا إلى الاحتفاظ بها لفترة معينة من الوقت. على سبيل المثال، تنص قوانين الضرائب على ضرورة الاحتفاظ ببعض السجلات لسنوات.

مسك الدفاتر سيكون المنقذ إذا كنت بحاجة إلى إثبات شيء ما لاحقًا، مثل البيع أو النفقات.

لتسهيل عملية حفظ السجلات، قد ترغب في القيام بذلك استخدام خدمة مسك الدفاتر. تساعدك هذه الخدمات على تنظيم الشؤون المالية وتتبع المخزون وإدارة معلومات الموظفين.

التعامل مع امتثال عملك مع doola

البقاء متوافقًا يمكن أن يبدو وكأنه وظيفة بدوام كامل. من السهل أن تتشتت بين الضرائب والتراخيص ومليون قاعدة أخرى. ولكن لا تشدد! doola موجود هنا للمساعدة.

نحن نعلم مدى صعوبة مواكبة جميع التغييرات، لذلك جعلنا من مهمتنا تبسيط امتثال الأعمال. ملكنا حزمة الامتثال الكامل يغطي كل شيء من التكوينات إلى الضرائب والتراخيص. يمكنك الحصول على خبيرك المخصص الذي يعرف القواعد من الداخل والخارج.

هل أنت مستعد للتخلص من صداع الامتثال؟ تعرف على المزيد حول حزمة الامتثال الكامل الخاصة بـ doola أو حجز استشارة مجانية مع أحد خبرائنا. دعنا نتعامل مع الأوراق بينما تركز أنت على تنمية أعمالك!