متطلبات محضر اجتماع S Corp في كاليفورنيا

تعد محاضر اجتماعات الشركة في كاليفورنيا ضرورية للحفاظ على وضع شركة S الخاصة بك. حتى لو كنت المساهم الوحيد، فإن إنشاء سجل رسمي للاجتماع والامتثال أمر ضروري. يجب على جميع الشركات في كاليفورنيا الاحتفاظ بمحاضر الاجتماعات الرسمية. تعمل هذه المحاضر كسجل لعملية اتخاذ القرار والقرارات أو الإجراءات المتخذة. تابع القراءة لمعرفة كل ما تحتاج إلى معرفته لتسجيل محضر اجتماع شركة S Corp بشكل صحيح في كاليفورنيا.

ما هو محضر اجتماع شركة California S Corp؟ 

تشير محاضر اجتماعات S Corp إلى السجلات المكتوبة الرسمية للمناقشات والقرارات والإجراءات المتخذة خلال اجتماعات الشركة. يجب تحرير هذه المحاضر والموافقة عليها من قبل مجلس الإدارة كمحاضر اجتماع معتمدة رسميًا. تتضمن المكونات الشائعة لمحضر اجتماع شركة California S Corp ما يلي:

  • وقت وتاريخ الاجتماع
  • مكان الاجتماع 
  • قائمة الحضور
  • جميع أعضاء مجلس الإدارة أو المسؤولين الحاضرين
  • كل الذين كانوا غائبين
  • ملخص المناقشات
  • قرار مع التصويت على أي قرارات
  • بنود العمل أو الخطوات التالية
  • الأنشطة التي تم تنفيذها أو المتفق عليها
  • نتائج الانتخابات
  • الطلبات مقبولة أو مرفوضة
  • القرارات المعتمدة
  • أعمال جديدة

هل محضر الاجتماع مطلوب لـ S Corps في كاليفورنيا؟

يُطلب من S Corps قانونًا الاحتفاظ بمحضر اجتماع دقيق وحديثلتوثيق أنشطتهم التجارية. يعد هذا مطلبًا قانونيًا لجميع الشركات C والشركات S في كاليفورنيا. لا تتطلب العديد من الولايات محضر اجتماع للشركات. وهذه هي ديلاوير وكانساس ونيفادا وداكوتا الشمالية وأوكلاهوما. 

على الرغم من أنه يتعين عليك قانونًا الاحتفاظ بمحاضر اجتماعات S corp لمدة 10 سنوات على الأقل في كاليفورنيا، إلا أنه ليس مطلوبًا منك تقديمها إلى أي وكالة حكومية. ومع ذلك، يجب عليك تخزينها بشكل آمن وحفظها في ملف وتكون متاحة بسهولة لعمليات التدقيق الضريبي أو للأغراض القانونية. يمكنك تخزين محاضر الاجتماعات رقميًا على السحابة أو الخوادم أو محركات الأقراص الثابتة، ويمكنك أيضًا الاحتفاظ بنسخ ورقية احتياطية. 

كيفية الاحتفاظ بمحضر الاجتماع لـ S Corps في كاليفورنيا؟

تتبع عملية تسجيل محاضر الاجتماعات والاحتفاظ بها خطوة بخطوة لشركة S corps في كاليفورنيا عملية مشابهة لمحاضر الشركات الأخرى. فيما يلي الخطوات التي تريد اتخاذها:

  1. سيقوم الرئيس أو السكرتير بإرسال جدول أعمال الاجتماع قبل الاجتماع. يمكن للسكرتير أو مدون الملاحظات استخدام هذا كأساس للمحضر
  2. أثناء الاجتماع، قم بتسجيل وقت الاجتماع وتاريخه ومكانه. يمكنك ملاحظة أوقات البدء والانتهاء.
  3. ستحتاج إلى تسجيل جميع الحاضرين والغائبين عن الاجتماع. 
  4. مع تقدم الاجتماع، قم بتدوين أي مناقشات.
  5. تسجيل مجموع الأصوات لأي قرارات أو تصويتات، بما في ذلك ما إذا كان أي شخص امتنع عن التصويت.
  6. إذا تم تحديد أي مواعيد أو إجراءات تم اتخاذها، فيجب أيضًا تسجيلها.
  7. بعد الاجتماع، قم بمراجعة المحضر وتحريره.
  8. اطلب من عضو آخر في مجلس الإدارة مراجعة المحضر.
  9. إرسال المحضر إلى مجلس الإدارة والمسؤولين للموافقة عليه.
  10. وفي الاجتماع التالي، قم باعتماد المحضر رسميًا أو الموافقة عليه.

يجب أن يكون لدى كل عضو وأصحاب مصلحة ومدير ومسؤول نسخة من محضر الاجتماع كمرجع وسجلاتهم. إذا لم يشارك مسجل المحضر المحضر مع مجلس الإدارة والمسؤولين على الفور، فقد يطلب نسخة من المحضر. 

المتطلبات القانونية الأخرى

بالإضافة إلى محاضر الاجتماعات الرسمية، تتمتع الشركات S في كاليفورنيا بخيار الحصول على موافقة كتابية على اتخاذ إجراء للمضي قدمًا في أنشطة تجارية محددة دون اجتماع رسمي. وفي هذه الحالة، يمكنك التصويت على الإجراءات بموافقة كتابية بالإجماع. هناك متطلب إضافي لشركات كاليفورنيا إس وهو دفتر محاضر الاجتماعات. تابع القراءة لفهم هذه المتطلبات. 

الإجراءات بموافقة كتابية بالإجماع

في كاليفورنيا، يمكن للشركات S اعتماد الإجراءات بموافقة كتابية بالإجماع. هذه هي الإجراءات التي يمكن اتخاذها دون اجتماع رسمي لمجلس الإدارة. وبدلا من ذلك، يجب على جميع المديرين موافقة كتابية على الإجراء

على سبيل المثال، إذا كانت الشركة بحاجة إلى فتح حساب مصرفي جديد لفرع أو مكتب توسعي في دولة جديدة، فيمكن الموافقة على فتح الحساب البنكي، بما في ذلك من يحق له فتحه، بموافقة كتابية بالإجماع من مجلس إدارة شركة S من أعضاء مجلس اإلدارة. 

كتاب دقيقة

تحتاج شركات كاليفورنيا إلى الاحتفاظ بدفتر دقائق الشركة. في دفتر المحاضر، يتعين عليك الاحتفاظ بالنسخ الأصلية أو نسخ من جميع المحاضر أو ​​الإجراءات الموقعة والمعتمدة بموافقة كتابية بالإجماع. يجب تضمين جميع السجلات الخاصة بالاجتماعات الخاصة أو السنوية في دفتر المحاضر. وهذا يشمل الكل الاجتماعات الرسمية للمساهمين أو مديري الشركة.

ما هي العواقب إذا لم يتم الاحتفاظ بمحضر الاجتماع في كاليفورنيا؟

في كاليفورنيا، يجب على جميع الشركات عقد اجتماعات صالحة للشركة والاحتفاظ بمحاضر الشركة في دفتر دقائق كسجل لتلك الاجتماعات. قد يؤدي عدم القيام بذلك إلى فرض رسوم أو عقوبات أو فقدان حماية المسؤولية أو إغلاق شركة S. قد يؤدي الفشل في عقد اجتماع سنوي واحد على الأقل وعدم الاحتفاظ بمحاضر الشركة إلى تعريض مكانة شركتك للخطر. 

الحفاظ على شركة كاليفورنيا S الخاصة بك

يعد محضر الاجتماع الدقيق ودفتر المحضر المحدث أمرًا ضروريًا لشركة California S. بالإضافة إلى ذلك، يتعين على الشركات قانونًا الاحتفاظ بسجلات مالية دقيقة كجزء من إجراءاتها تنظيم الأعمال. إذا كنت لا ترغب في تعيين محاسب بدوام كامل، فإن خدمات مسك الدفاتر في doola يمكن أن تساعد في تسهيل الامتثال المالي. 

احصل على خدمات مسك الدفاتر doola حتى تتمكن من قضاء وقت أقل في القلق بشأن الحسابات ومزيد من الوقت في بناء عملك!

الأسئلة الشائعة

هل يمكن إعداد محضر الاجتماع إلكترونيا في كاليفورنيا؟

نعم، يمكن إعداد محضر الاجتماع إلكترونيًا في كاليفورنيا. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك توزيع محضر الاجتماع إلكترونيًا. 

كم مرة ينبغي عقد اجتماعات S Corp في كاليفورنيا؟

يجب أن يعقد S Corps اجتماعات مرة واحدة على الأقل سنويًا في كاليفورنيا. بالطبع، يمكنك اختيار عقد اجتماعات بشكل متكرر لاعتماد قرارات أو إجراءات جديدة للشركة. 

هل يحتاج جميع المساهمين في S Corp إلى الحضور فعليًا في الاجتماعات في كاليفورنيا؟

لا يحتاج جميع المساهمين في شركة S إلى الحضور فعليًا في جميع الاجتماعات في كاليفورنيا. اعتمادًا على اللوائح الداخلية للشركة، يمكنك أيضًا عقد اجتماعات عبر الإنترنت. ومع ذلك، يجب أن يسجل محضر الاجتماع المساهمين غير الحاضرين شخصيًا أو بالوكالة في اجتماع المساهمين 

هل يمكن مراجعة أو تصحيح محضر اجتماع S Corp في كاليفورنيا؟

نعم، يمكن مراجعة محضر الاجتماع أو تصحيحه في كاليفورنيا. يجب أن يتم اعتماد أي مراجعات أو تصحيحات رسميًا من قبل مجلس الإدارة وإدراجها في دفتر المحاضر كسجل رسمي. 

ما المدة التي يجب خلالها الاحتفاظ بمحاضر اجتماعات S Corp في كاليفورنيا؟

في كاليفورنيا، يجب على الشركات S الاحتفاظ بمحاضر الاجتماعات لمدة 10 سنوات على الأقل من تاريخ الاجتماع أو القرار. 

موقع doola الإلكتروني مخصص لأغراض المعلومات العامة فقط ولا يقدم أي مشورة قانونية أو ضريبية رسمية. للحصول على المشورة الضريبية أو القانونية، يسعدنا توصيلك بأحد المتخصصين في شبكتنا! يرجى الاطلاع على موقعنا سياسة الحجب وتقييد الوصول و سياسة الخصوصية. شكرًا لك ولا تتردد في التواصل معنا إذا كانت لديك أية أسئلة.

ابدأ مشروع أحلامك وحافظ على توافقه بنسبة 100%

حول فكرة أحلامك إلى مشروع أحلامك.