ما هي متطلبات اجتماع مجلس إدارة S Corp؟

إن هيكلة عملك كشركة S لها فوائدها ولكنها تأتي أيضًا مع مجموعة خاصة بها من لوائح الامتثال. على سبيل المثال، هناك بعض متطلبات اجتماع مجلس إدارة S Corp التي يجب عليك الوفاء بها لتظل في وضع جيد. لذا، عندما تفكر في التعامل مع هذا النوع من الكيانات التجارية، فمن المهم أولاً معرفة ما إذا كنت موافقًا على متطلبات الامتثال الإضافية.

تعد الدعوة لاجتماع مجلس الإدارة أحد المتطلبات التي يجب على S Corps الوفاء بها. في هذا الدليل، سنناقش ماهية اجتماعات مجلس إدارة S Corp، والأشخاص المطلوب حضورهم، والتنسيق الذي يجب اتباعه، وما إلى ذلك. وسيضعك هذا على الطريق الصحيح لضمان الامتثال.

فهم متطلبات عقد اجتماع مجلس إدارة S Corp

لدى S Corps بعض إجراءات الامتثال نفسها التي تتبعها شركات C النموذجية، وهذا يشمل اجتماع مجلس الإدارة السنوي و اجتماع المساهمين. ويجب عقد هذه الاجتماعات مرة واحدة كل عام ولكن يمكن الدعوة إلى اجتماعات إضافية لقضايا محددة أو قرارات عاجلة. ويجب عليك تسجيل محاضر هذه الاجتماعات أيضًا. 

أحد الاختلافات الرئيسية بين S Corp مقابل LLC هو أن هذه الشركات لديها مجلس إدارة يعتني بشؤون الشركة. ينتخب المديرون أيضًا المسؤولين الذين يديرون الأعمال. وفي الوقت نفسه، فإن الشركة ذات المسؤولية المحدودة تشبه إلى حد كبير الشراكة حيث يقوم الأعضاء بإدارة الأعمال بأنفسهم.

الغرض الرئيسي من الاجتماع السنوي هو انتخاب مجلس الإدارة الذي يمكنه بعد ذلك التعامل مع شؤون الشركة للعام المقبل. تشمل المواضيع الأخرى التي يمكن تغطيتها في الاجتماع السنوي اعتماد اللوائح الداخلية، والتصويت على مقترحات الأعمال الجديدة، وإصدار الأسهم، ومناقشة البيع أو الاندماج المحتمل، وما إلى ذلك. ويمكن أيضًا الدعوة إلى اجتماع خاص في أي وقت على مدار العام للنظر في هذه الأمور و قضايا أخرى عند ظهورها.

من هم المطلوبون لحضور اجتماعات مجلس إدارة S Corp؟

إن عدد أعضاء مجلس الإدارة الذين يجب أن يكونوا حاضرين في اجتماع مجلس الإدارة ليس محددًا. لا توجد متطلبات محددة بخصوص هذا الأمر، ومع ذلك، فإن الأصوات التي يتم إجراؤها في الاجتماع لن تكون صالحة إلا في حالة اكتمال النصاب القانوني. يعد النصاب القانوني جزءًا أساسيًا من متطلبات اجتماع مجلس إدارة S Corp التي يجب الوفاء بها.

إن وجود النصاب القانوني المناسب في اجتماع مجلس إدارة S Corp يعني أنه يجب حضور أكثر من 50% من أعضاء مجلس الإدارة حتى يعتبر الاجتماع صحيحًا. وذلك للتأكد من أن أقلية من أعضاء مجلس الإدارة غير قادرين على التحكم في شؤون الشركة دون التحقق والتوازن. هذا هو القيد النموذجي لشركة S corps ولكن من الممكن اختيار متطلبات النصاب القانوني الأعلى أو الأدنى في اللوائح الداخلية للشركة، طالما أنها تلبي أي متطلبات الحد الأدنى المطلق التي تفرضها الدولة.

ليس من الممكن عمومًا للمساهمين حضور اجتماع مجلس إدارة S Corp نظرًا لأن أعضاء مجلس الإدارة هم الحاضرون الأساسيون. ومع ذلك، يمكن للشركات إدراج أحكام في لوائحها الداخلية تسمح للمساهمين بحضور الاجتماعات. من الممكن أيضًا أن يسمح مجلس الإدارة لبعض المساهمين بالمشاركة في الاجتماعات إذا وجدوا ذلك ضروريًا.

ما هو تنسيق اجتماعات مجلس إدارة S Corp؟

لا يوجد تنسيق محدد يجب اتباعه في اجتماع مجلس إدارة S Corp. الأمر متروك للمنظمة لتقرر كيف تريد إجراء تلك الاجتماعات. ومع ذلك، يوصى بإنشاء إطار عمل ينبغي اتباعه في كل اجتماع حتى تسير الإجراءات بسلاسة. 

على سبيل المثال، يضمن توزيع جدول أعمال محدد قبل الاجتماع أن يأتي المشاركون مستعدين للحديث عن المواضيع المطروحة للمناقشة. فهو يضمن تغطية جميع المواضيع الضرورية مع توفير المرونة أيضًا للموضوعات الإضافية التي سيتم طرحها أثناء الاجتماع. 

ليس هناك إجبار على عقد اجتماعات شخصية أيضًا. هذا ليس أحد متطلبات اجتماع مجلس إدارة S Corp التي يجب عليك اتباعها. الأمر متروك للمنظمة لتقرر ما إذا كانت الاجتماعات ستكون شخصية أم عبر الإنترنت. الشيء الوحيد المهم هو أن يتمكن جميع المشاركين من سماع الصوت والتواصل مع بعضهم البعض بوضوح. ويمكن جدولة هذه الاجتماعات أثناء أو خارج ساعات العمل العادية. 

ليس من الضروري أن يستمر اجتماع مجلس الإدارة لفترة زمنية محددة. وستعتمد مدتها على جدول الأعمال. إذا لم يكن هناك الكثير مما يجب مناقشته، فيمكن أن تنتهي في بضع دقائق، أو تستمر لساعات إذا كان جدول الأعمال يحتوي على بنود تتطلب مناقشات مستفيضة. عادة، تستمر معظم اجتماعات مجلس الإدارة لبضع ساعات.

كيفية تسجيل محاضر اجتماعات مجلس إدارة شركة S Corp؟

An شركة اس تبدأ في البداية كشركة C قبل أن تختار تعيين IRS Subchapter S، مما يعني أن لديها العديد من متطلبات الامتثال نفسها مثل الأخيرة. يعد حفظ محاضر الاجتماعات جزءًا من الإجراءات الشكلية المطلوبة للشركة. هذه ملاحظات رسمية عن كل ما حدث في الاجتماع. لا يلزم تقديم المحاضر إلى الدولة ولكن يجب تخزينها بشكل آمن إلى جانب سجلات المنظمة الأخرى.

يتعين على المنظمة الاحتفاظ بمحاضر دقيقة ومفصلة لجميع الاجتماعات. سيتضمن المحضر عادةً معلومات حول تاريخ الاجتماع ووقته ومكانه بالإضافة إلى أسماء الحاضرين. يتم أيضًا تسجيل جدول الأعمال والموضوعات التي تمت مناقشتها بالإضافة إلى أي اقتراحات وتصويتات أخرى يتم إجراؤها. يتم تسليط الضوء على القرارات المتخذة بعد المداولات في المحضر أيضًا. 

وبعد انتهاء الاجتماع، يتم توزيع المحضر على الحضور للموافقة عليه. وتصبح وثيقة رسمية للشركة بمجرد منح الموافقة. ضع في اعتبارك أن أي مدير أو مسؤول أو مساهم يمكنه ممارسة حقه القانوني في طلب نسخ من محضر الاجتماع. ضمان توزيع المحاضر في الوقت المناسب لجميع الطلبات القانونية.

ما هي الموافقة الكتابية على العمل؟

هناك بند في بعض قوانين الولايات يسمح للشركات باتخاذ إجراء دون عقد اجتماع لمجلس الإدارة. هناك تحذير، رغم ذلك. ولا يمكن القيام بذلك إلا إذا تم الحصول على موافقة كتابية مسبقة من الحد الأدنى لعدد الحضور المطلوب للموافقة على الإجراء في حالة انعقاد الاجتماع. 

وهذا ما يُعرف بالموافقة الكتابية على الإجراء، وتعتبر جزءًا من محضر الاجتماع. يجب تأمين الموافقات الكتابية التي يتم الحصول عليها في مثل هذه السيناريوهات من واحد أو أكثر من الحضور إلى جانب محاضر الشركة ويجب التعامل معها على هذا النحو. إنها طريقة فعالة بشكل خاص للشركات الصغيرة حيث أن الاجتماعات المتكررة يمكن أن تصبح عبئًا بسرعة.

لا تدع المخاوف المتعلقة بالامتثال تعيقك

الامتثال هو مصدر قلق حقيقي لأصحاب الأعمال. أنت لا تريد أبدًا أن تجد نفسك في الجانب السيئ من الجهة التنظيمية. يمكن أن تؤدي مشكلات الامتثال إلى صرف انتباهك بسرعة وتمنعك من التركيز على الأمور الأكثر أهمية، مما يؤدي إلى تنمية أعمالك إلى آفاق جديدة. 

ولهذا السبب يثق عدد لا يحصى من أصحاب الأعمال كتب دولا لتحرير أنفسهم من ضغوط مسك الدفاتر، وهي مهمة امتثال أساسية. بدءًا من إدارة الفواتير الاستباقية وحتى عمليات التكامل التجارية القوية، وتتبع الدخل والمصروفات، وإعداد التقارير المالية، والمزيد، تقوم doola Books بكل شيء، وتحررك من المهام الدنيوية للتركيز على الصورة الكبيرة.

الأسئلة الشائعة