متطلبات اجتماع محضر اجتماع شركة ذات مسؤولية محدودة: ما يجب أن تعرفه

يعد عدم وجود متطلبات محضر اجتماع شركة ذات مسؤولية محدودة أحد الأسباب التي تجعل العديد من أصحاب الأعمال الصغيرة يختارون هذا النوع من الكيانات التجارية. على عكس الشركات التي يكون فيها مجلس الإدارة و اجتماعات المساهمين مطلوبة بموجب القانون، فإن الشركة ذات المسؤولية المحدودة ليس لديها متطلبات الامتثال هذه.

لإزالة أي ارتباك بشأن ما إذا كنت بحاجة إلى إجراء اجتماعات رسمية لشركة ذات مسؤولية محدودة وتسجيل المحاضر، قمنا بتجميع هذا المورد المفيد، بحيث يمكنك بسهولة معرفة كل ما تحتاج إلى معرفته حول محاضر اجتماعات شركة ذات مسؤولية محدودة.

ما هي محضر اجتماع شركة ذات مسؤولية محدودة؟

محضر الاجتماع هو مجرد مصطلح متخصص لتسجيل كل ما حدث أثناء الاجتماع. يتم تعيين أحد الحاضرين لتدوين المحاضر وسيقومون بتسجيل المناقشات التي جرت وأي قرارات عمل لاحقة يتخذها أعضاء المجموعة. LLC.

الغرض من المحضر هو أن يكون بمثابة سجل مكتوب للاجتماع. تتم مشاركتها عادةً مع جميع الحاضرين قبل نهاية الاجتماع وبمجرد الموافقة عليها، يتم وضع نسخة في السجلات لحفظها.

نظرًا لأن الدول لا تطلب من الشركات ذات المسؤولية المحدودة عقد اجتماع للمساهمين كما تفعل للكيانات الأخرى مثل الشركات، ليست هناك حاجة بشكل عام إلى قيام الشركات ذات المسؤولية المحدودة بتسجيل محاضر الاجتماعات، ولكن الأمر متروك للأعضاء إذا كانوا يرغبون في جعل هذه الاجتماعات إلزامية. 

هل من الضروري الاحتفاظ بمحضر اجتماع شركة ذات مسؤولية محدودة؟

لا يوجد أي شرط من قبل أي ولاية في الولايات المتحدة للشركات ذات المسؤولية المحدودة لعقد اجتماعات سنوية أو الاحتفاظ بمحاضر. هذا هو السبب الرئيسي وراء بقاء الشركة ذات المسؤولية المحدودة هي الهيكل التجاري المفضل للعديد من أصحاب الأعمال. يمكنهم الاستفادة من الحماية المعززة للمسؤولية التي توفرها دون الحاجة إلى متطلبات امتثال مرهقة مثل الهياكل الأخرى.

مثل هذه الاجتماعات غير واردة بالنسبة للشركات ذات المسئوولية المحدودة ذات العضو الواحد في البداية لأنه لن يكون هناك أي شخص يمكن مقابلته لأن الكيان سيكون له عضو واحد فقط. ومع ذلك، بالنسبة للشركات ذات المسؤولية المحدودة متعددة الأعضاء، فإن الأمر متروك للأعضاء إذا كانوا يريدون عقد اجتماعات سنوية. 

إذا شعروا أن هذه الاجتماعات ستساعدهم في إدارة الأعمال بشكل أكثر فعالية، فسيظل هذا خيارًا متاحًا للشركات ذات المسؤولية المحدودة متعددة الأعضاء. لذلك، يتم وضع أي متطلبات لمحضر اجتماع شركة ذات مسؤولية محدودة في اتفاقية التشغيل الخاصة بالكيان، وهي وثيقة تعمل كمخطط لكيفية إدارة الأعمال.

ما هي المعلومات التي يجب تضمينها في محضر اجتماع شركة ذات مسؤولية محدودة؟

يمكن أن يكون محضر اجتماع شركة ذات مسؤولية محدودة مفصلاً ووصفيًا كما يود الأعضاء أن يكون. ستجد بعض المعلومات العامة بشكل قياسي في محضر الاجتماع النموذجي. سيتضمن ذلك تاريخ ووقت الاجتماع بالإضافة إلى الموقع الذي سيتم عقده فيه. كما سيتضمن أسماء جميع الحاضرين والغائبين. سيتم إدراج بنود جدول أعمال الاجتماع بالإضافة إلى وصف موجز. 

يمكن أن يغطي المحضر أيضًا المناقشات التي تجري حول بنود جدول الأعمال تلك بحيث يكون هناك سجل للمداولات التي جرت والقرارات التي تلت ذلك. وفي حالة إجراء التصويت على أي من بنود جدول الأعمال، يتم تسجيل النتيجة في المحضر أيضاً. إذا تقرر إسناد أي مسؤوليات للأشخاص في المنظمة، فقد يتم ذكرها في المحضر أيضًا. 

ليس من غير المألوف أن يتم توزيع محضر الاجتماع على جميع الأعضاء حتى يتمكنوا من معرفة ما إذا كان كل شيء قد تمت صياغته بشكل صحيح. وسيتم تسجيل موافقتهم على المحضر بالإضافة إلى الوقت الذي تم فيه رفع الجلسة.

لماذا يجب أن يكون لدى الشركات ذات المسؤولية المحدودة اجتماعات ومحاضر رسمية؟

على الرغم من عدم وجود متطلبات رسمية لمحضر اجتماع شركة ذات مسؤولية محدودة يجب الالتزام بها، وفي الواقع ليست هناك حاجة لاجتماع أعضاء شركة ذات مسؤولية محدودة في المقام الأول، إلا أن هناك مبررًا للقيام بالأمرين معًا. فهو يساعد على تبسيط العمليات، وتمكين الأعضاء من إدارة الأعمال بشكل أكثر فعالية.

فيما يلي بعض الأسباب التي تجعل الشركات ذات المسؤولية المحدودة تعقد اجتماعات ومحاضر رسمية:

التخطيط والاستراتيجية

أعضاء أ متعددة الأعضاء LLC ينبغي تضمين متطلبات الاجتماع السنوي في اتفاقية التشغيل لأنها ستوفر للأعضاء فرصة للالتقاء ومناقشة كيفية إدارة الأعمال وما إذا كان سيتم إجراء أي تغييرات. من الأفضل إجراء هذه المناقشات المهمة في الإطار الرسمي للاجتماع السنوي. 

إن الاجتماع السنوي الذي يجمع جميع أعضاء كيان الأعمال سيساعدهم على تطوير استراتيجيات أفضل لتنمية الأعمال. سيجلسون معًا ويطرحون أفكارًا جديدة ويناقشون التخطيط المستقبلي حتى تتمكن الشركة من الاستفادة من الفرص بشكل صحيح. سيساعد هذا أيضًا في إدارة المخاطر، حيث سيشارك الأعضاء وجهات نظرهم حول عوامل الخطر المختلفة التي تواجهها الأعمال بحيث يمكن تعديل الاستراتيجيات إذا لزم الأمر.

وسيكون محضر الاجتماع بمثابة السجل الرسمي. سيتم تسجيل جميع المناقشات والقرارات المهمة وتخزينها بأمان. لذلك، كلما كانت هناك حاجة في المستقبل لإعادة النظر في ما تمت مناقشته في اجتماع معين، سيكون السجل متاحًا، مما يضمن الشفافية في عمليات الكيان.

ادارة المصاريف و استعمال النقود

الإدارة المالية الدؤوبة هي حجر الأساس لنجاح الشركات. ستسمح الاجتماعات السنوية لجميع الأعضاء بمراجعة البيانات المالية حتى يتمكنوا من الحصول على صورة دقيقة عن الشؤون المالية للأعمال. 

بمجرد حصول الجميع على هذه المعلومات، يمكن بعد ذلك اتخاذ قرارات مهمة بشأن الميزانيات والشؤون المالية. المناقشات الصحية في الاجتماع حيث يشرح الأعضاء وجهات نظرهم ستساهم في تأمين الاستقرار المالي للشركة. 

وسيتم تسجيل هذه المداولات والمناقشات في محضر الاجتماع. لذلك، حتى لو لم تسير الأمور بالطريقة التي كان من المفترض أن تسير بها، يمكن للمشاركين دائمًا الرجوع إلى محاضر الاجتماعات المستقبلية، والتداول بشأن ما كان ينبغي القيام به بشكل مختلف، وإجراء أي تغييرات مطلوبة.

الشفافية والتواصل

يحق للأعضاء أن يكونوا على دراية كاملة بجميع قرارات العمل التي يتم اتخاذها. من المهم أن تكون هناك ثقافة الشفافية داخل الكيان. يعد تكليف الاجتماعات السنوية في اتفاقية التشغيل طريقة رائعة لتعزيز ذلك. 

ستوفر الاجتماعات المنتظمة للأعضاء الفرصة للبقاء على اطلاع حول أنشطة الشركة، والتقدم الذي أحرزته، والتحديات التي تواجهها، وما هي الخطوات التالية لضمان النمو. 

عند حفظ المحاضر التفصيلية للاجتماعات، يمكن للأعضاء متابعة كل ما تمت مناقشته خلال اجتماع معين، حتى لو لم يتمكنوا من حضوره. وهذا يضمن أنهم دائمًا على اطلاع وعدم ترك أي شيء في الظلام بشأن ما يحدث.

حل النزاعات

ليس من غير المألوف أن تنشأ خلافات بين الأعضاء. قد لا يتفق البعض مع قرارات معينة، وقد يشعر البعض الآخر أنه يجب القيام بالأشياء بشكل مختلف لتحقيق أهداف الشركة ذات المسؤولية المحدودة. وهكذا تصبح الاجتماعات المنتدى الذي يجمعهم جميعا لمعالجة هذه المواضيع. 

سواء كانت هناك صراعات داخل المنظمة تحتاج إلى حل أو أي تحديات محددة يجب معالجتها، فإن بيئة الاجتماع الرسمي توفر لجميع الأعضاء الفرصة للتعبير عن آرائهم وممارسة تأثيرهم على شؤون الكيان. إذا كانت اتفاقية شركة ذات مسؤولية محدودة تنص على وجوب التصديق على القرارات الرئيسية عن طريق التصويت، فيمكن للأعضاء التصويت على المقترحات في الاجتماع لاتخاذ تلك القرارات. 

ستكون محاضر هذه الاجتماعات بمثابة السجل الرسمي، الذي يوضح بالتفصيل المقترحات التي تم طرحها، والمداولات التي تم إجراؤها، وأخيرًا كيفية تصويت الأعضاء.

التوثيق للأغراض القانونية والمالية

غالبًا ما يوصي محامو الأعمال أعضاء شركة ذات مسؤولية محدودة بأخذ محاضر اجتماعاتهم لأنها بمثابة سجلات رسمية. يمكن أن تكون وثائق مهمة للأغراض القانونية والمالية. على سبيل المثال، يمكن أن تكون المناقشات المسجلة في المحضر مفيدة في حالة مواجهة الكيان لدعوى قضائية. 

كما يمكن أن تكون بمثابة مقياس لثقة المستثمرين الذين يمكنهم رؤية مدى الجدية التي تعتني بها الشركة بأموالها وتعمل على ضمان عائد قوي على الاستثمار للأشخاص الذين استثمروا فيها.

ما هي موافقة شركة ذات مسؤولية محدودة بدلاً من الاجتماعات؟

في بعض الأحيان يكون من الممكن فقط لبعض الأعضاء، أو في الواقع جميعهم، أن يجعلوا أنفسهم متاحين للاجتماع. هناك بديل يمكنهم استخدامه حتى عندما لا يمكن إجراء اجتماع رسمي، يتم وضع جميع القرارات المهمة على الورق لحفظ السجلات بشكل صحيح. 

موافقة شركة ذات مسؤولية محدودة بدلاً من الاجتماع هي وثيقة قانونية تعمل كبديل للاجتماع الشخصي. يقدم أعضاء شركة ذات مسؤولية محدودة موافقتهم على الإجراءات التي كان من الممكن مناقشتها والموافقة عليها في الاجتماع. من الشائع أن تطلب الشركات ذات المسؤولية المحدودة متعددة الأعضاء التصديق على القرارات الرئيسية من قبل الأعضاء. وبهذا، يمكنهم التصديق على تلك القرارات حتى عندما لا يمكن عقد الاجتماع. 

يمكن لأي عضو في شركة ذات مسؤولية محدودة أن يطلب صياغة نموذج الموافقة إذا لم يتمكن من حضور الاجتماع. وبمجرد تصديقهم على القرارات، لا يمكن سحب موافقتهم دون الحصول على موافقة مسبقة من الأعضاء الآخرين. عند التصديق، يصبح نموذج الموافقة هذا وثيقة داخلية رسمية لشركة ذات مسؤولية محدودة.

إن مسك الدفاتر الفعال لا يقل أهمية عن تسجيل المحاضر

يساعد الاحتفاظ بمحاضر اجتماعات شركة ذات مسؤولية محدودة على تعزيز ثقافة الشفافية داخل المنظمة، مما يوفر للأعضاء الفرصة للتعبير عن آرائهم ولعب دور في نجاح شركتهم. 

لا يمكن لأي شركة أن تنجح إلا إذا كانت مسك الدفاتر لديها على ما يرام. إنها الطريقة الوحيدة التي يمكن للشركة من خلالها ممارسة سيطرة كاملة على مواردها المالية والتأكد من بقائها على أساس مالي ثابت أثناء سعيها لتحقيق أهدافها.

وهذا هو بالضبط سبب ثقة عدد لا يحصى من الشركات كتب دولا. إنه برنامج مسك الدفاتر النهائي الذي يزيل الضغط عن وظيفة الأعمال الحاسمة هذه بدعم من الخبراء يقدمه فريق متخصص من المحاسبين القانونيين المعتمدين، لإدارة الشؤون المالية للأعمال بسهولة.

الأسئلة الشائعة

ما هي المدة التي يجب أن يتم فيها الاحتفاظ بمحضر اجتماع شركة ذات مسؤولية محدودة؟

لا يوجد أي شرط قانوني بشأن المدة التي يجب أن يتم فيها الاحتفاظ بمحاضر اجتماع شركة ذات مسؤولية محدودة. الأمر متروك للأعضاء ليقرروا ما إذا كانوا يريدون الاحتفاظ بمحضر الاجتماع لمدة عام أو أكثر، أو حتى لفترات تصل إلى بضعة عقود.

هل يمكن استخدام النسخ الرقمية أو الإلكترونية من محضر اجتماع شركة ذات مسؤولية محدودة؟

نظرًا لعدم وجود حظر على كيفية تسجيل محضر اجتماع شركة ذات مسؤولية محدودة، يمكن للأعضاء أن يقرروا بأنفسهم ما إذا كانوا يريدون تخزين محضر اجتماع شركة ذات مسؤولية محدودة الخاصة بهم بتنسيق رقمي، على الرغم من أن معظمهم عادةً ما يحتفظون بنسخ مادية وإلكترونية.

هل يمكن تعديل محضر اجتماع شركة ذات مسؤولية محدودة؟

يمكن تعديل محضر اجتماع شركة ذات مسؤولية محدودة بشرط موافقة جميع الأعضاء. يجب أولاً تعميم أي تعديلات مقترحة على الأعضاء، ولا يمكن إجراؤها إلا بعد موافقة جميع الأعضاء.

هل يجب توقيع محضر الاجتماع من قبل جميع الحضور؟

من الممارسات الجيدة أن يتم توقيع المحضر من قبل جميع الحضور، ليس فقط للتأكد من إمكانية تسجيل حضور الجميع ولكن أيضًا للإشارة إلى أن جميع الحضور قد وافقوا على المحضر المسجل.

هل يحتاج محضر اجتماع شركة ذات مسؤولية محدودة إلى التوثيق؟

ليس هناك شرط لتوثيق محضر اجتماع شركة ذات مسؤولية محدودة، ولكن هذا أمر يمكن للأعضاء أن يقرروه. إذا رغبوا في ذلك، يمكنهم جعل توثيق المحضر إلزاميًا بمجرد انتهاء الاجتماع.

موقع doola الإلكتروني مخصص لأغراض المعلومات العامة فقط ولا يقدم أي مشورة قانونية أو ضريبية رسمية. للحصول على المشورة الضريبية أو القانونية، يسعدنا توصيلك بأحد المتخصصين في شبكتنا! يرجى الاطلاع على موقعنا سياسة الحجب وتقييد الوصول و سياسة الخصوصية. شكرًا لك ولا تتردد في التواصل معنا إذا كانت لديك أية أسئلة.

ابدأ مشروع أحلامك وحافظ على توافقه بنسبة 100%

حول فكرة أحلامك إلى مشروع أحلامك.