كيفية استخدام كتب doola للفواتير ومسك الدفاتر

عندما تدير شركة، يمكنك بسهولة الانخراط في العمليات اليومية ومكافحة الحرائق. أنت تركز بشدة على تحقيق المبيعات وخدمة العملاء، لذلك من المحتمل ألا يكون لديك الوقت للقيام بأي شيء آخر.

على الرغم من عملك الجاد وتفانيك، يمكن أن تعاني شركتك إذا لم تراقب صحتها المالية عن كثب. البقاء ما يصل إلى موعد مع الخاص بك الأعمال يمكن أن تكون الأمور المالية صعبة عندما تكون غارقًا وليس لديك محاسب.

قد تجد نفسك في حيرة من أمرك وأنت تحاول معرفة سبب عدم وجود المزيد من الأموال في حسابك المصرفي. أو ربما لا تستطيع معرفة ما إذا كانت شركتك تعمل بربح أم خسارة. إذا كان هذا هو حالك، أو إذا كنت تبحث عن طريقة لتقليل العمل الإداري، فالخبر السار هو أنه يمكنك تنظيم شؤونك المالية عندما تتعلم كيفية استخدام doola Books لإعداد الفواتير ومسك الدفاتر. 

ما هي كتب دولا؟

كتب دولا هو برنامج مسك الدفاتر الذي يمنحك المعلومات التي تحتاجها لإدارة الشؤون المالية لشركتك بشكل فعال. ما عليك سوى ربط حسابك المصرفي التجاري، وستقوم doola Books بسحب جميع معاملاتك المالية في مكان واحد. في الواقع، يمكنك ربط أي عدد تريده من الحسابات المصرفية، إلى جانب حسابات بطاقات الائتمان وحسابات المعالجة التجارية.

التدفق النقدي والربحية ليسا لغزا على الإطلاق مع doola. استخدم لوحة تحكم doola للحصول على نظرة عامة سريعة على أرباح وخسائر شركتك، والتدفق النقدي، والفواتير المستحقة. حتى الوقت الضريبي يصبح أسهل قليلاً عندما تتم جميع أنشطتك المالية من خلال برنامج المحاسبة سهل الاستخدام هذا.  

يمكنك أيضًا إصدار فاتورة لعملائك بسهولة للدفع وتتبع حالة الفاتورة. تتبع السجلات المالية في الوقت الحقيقي مع كتب doola.

كيفية استخدام كتب doola للفواتير ومسك الدفاتر؟

عند تسجيل الدخول إلى لوحة تحكم doola، انقر فوق كُتُب علامة التبويب الموجودة على اليسار للوصول إلى كتب doola. تحتوي صفحة النظام الأساسي على خمسة مقاييس رئيسية حاسمة لعمليات شركتك: الربح والخسارة، والتدفق النقدي، ونفقات الأعمال، والدخل، والفواتير.

1. مركز الفواتير

يتيح لك مركز الفواتير رؤية جميع الفواتير المستحقة والمكتملة. باستخدام مخطط سريع، يمكنك معرفة مقدار الأموال التي أصدرتها شركتك واستلمتها، بالإضافة إلى مقدار الأموال التي لا تزال مستحقة.

هل تبحث عن مزيد من التفاصيل حول مقدار الأموال التي تنتظر شركتك تحصيلها؟ انقر على الرسم للوصول إلى مركز الفاتورة. هنا، يمكنك الاطلاع على مزيد من المعلومات حول من يدين لك بالمال وبأي مبلغ. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك اتخاذ بعض الإجراءات، مثل إرسال تذكير، أو مشاركة الفواتير، أو إجراء تغييرات إضافية، أو تكرار الفواتير.

انقر على زر "إضافة فاتورة جديدة" في الصفحة لإضافة فاتورة جديدة. اتبع الخطوات المذكورة أدناه لإنشاء فاتورة جديدة.

• من المربعات المنسدلة، يمكنك اختيار اسم شركتك، والعميل الذي ترغب في إصدار فاتورة له، وعنوان بريده الإلكتروني. قم بإسقاط عنوان البريد الإلكتروني لأي شخص آخر ترغب في إرسال نسخة من الفاتورة إليه.
• بعد ذلك، قم بإضافة العناصر التي تخطط لإصدار فاتورة لعميلك. هنا، يمكنك إسقاط وصف للسلع أو الخدمات، والكمية، والمبلغ.
• إن أمكن، خفض معدل ضريبة المبيعات.
• قم بإرفاق ملفات مثل أوامر المبيعات أو إيصالات الشحن أو المستندات الأخرى ذات الصلة عند إرسال الفاتورة.
• يمكنك أيضًا إضافة رسالة شخصية إلى عميلك.
• قم بتعيين تاريخ الفاتورة وشروط الفوترة. اعتمادًا على نشاطك التجاري، قد تحتاج إلى الدفع عندما يتلقى العميل فاتورته. أو يمكنك تمديد شروط الائتمان، مثل الفواتير لمدة 30 أو 60 يومًا.
• اختر تكرار الفاتورة. يمكنك إعداد الفواتير تلقائيًا ليتم إنشاؤها عند إصدار فاتورة للعملاء أسبوعيًا أو شهريًا أو سنويًا.  
• يمكنك معاينة الفاتورة بالضغط على زر "التالي".

من خلال doola Invoicing، يمكنك ربط خيارات معالجة الدفع المختلفة بالفاتورة. باستخدام Stripe Connect، يمكن للعملاء الدفع لك مباشرة من حساباتهم المصرفية أو بطاقة الائتمان الخاصة بهم. يتم خصم رسوم الشريط من المبالغ المفروضة. أو يمكنك تحديد خيار النقد أو الشيك. 

بعد التحقق من الفاتورة، حدد "حفظ وإرسال" لإرسال الفاتورة بالبريد الإلكتروني. يمكنك حفظ الفاتورة إذا لم تكن مستعدًا لإرسالها. بغض النظر عما إذا كنت ترسل الفاتورة أو تحفظها لوقت لاحق، فسيظهر سجل الفاتورة في مركز الفواتير الخاص بك. 

تشمل الميزات الأخرى لمركز الفاتورة ما يلي:

تقارير الشيخوخة: تقوم ميزة التقادم في doola Books بإنشاء تقارير الفواتير التي تلتقط جميع الفواتير المفتوحة لفترة، مثل 30 أو 60 يومًا. يتم إرسال تقرير التقادم مباشرةً إلى بريدك الإلكتروني وإلى أي شخص آخر تختاره. إذا لم تكن لديك فواتير مستحقة من قائمة عملائك، فإن doola Books تخبرك بذلك حتى لا تتساءل.

إرسال تذكيرات: يمكنك إرسال رسالة تذكير بالبريد الإلكتروني إلى العملاء الذين يدينون لك بالمال. 

غيرها من الميزات: يتيح لك مركز الفاتورة مشاركة الفواتير مع أشخاص آخرين. يمكنك إضافة دفعات وطباعة نسخ الفاتورة. 

2. مركز الدخل

توفر علامة تبويب مركز الدخل نظرة عامة سريعة على إيصالات الشركة. يقوم تلقائيًا بتحديث أرباح شركتك عند ربط حساب عملك بكتب doola. ما عليك سوى اختيار زر ربط الحسابات واختيار البنك الذي تتعامل معه. يقوم تكامل Plaid بتحديث حساب doola Books الخاص بك بسلاسة من خلال نشاطك المصرفي.

يمكنك إدخال المعاملات التي لا تظهر في حسابك البنكي يدويًا. ما عليك سوى إضافة بعض المعلومات الأساسية حول الأموال المستلمة، مثل التاريخ والمبلغ والمصدر. 

3. مركز النفقات

يعرض مركز المصروفات جميع معاملات المصروفات الخاصة بشركتك. ملخص سريع يوضح كيف تم إنفاق أموالك. انقر فوق علامة التبويب "النفقات" لرؤية قائمة مفصلة بما أنفقته.

 أسهل طريقة لنقل سجلات إنفاقك إلى doola Books هي ربط حسابك المصرفي. بمجرد ربطها، سيتم تحميل معاملاتك المصرفية تلقائيًا. قم بتحسين إدارة النفقات الخاصة بك عن طريق ربط حسابات بطاقة الخصم وبطاقة الائتمان الخاصة بك.

يمكنك إدخال النفقات يدويًا إذا قررت عدم ربط حسابك أو إذا تكبدت نفقات لا تظهر في كشوف حسابك البنكي أو كشوفات بطاقة الائتمان. 

• اختر زر إضافة مصروفات واملأ التفاصيل التي تظهر على الشاشة، بما في ذلك التاريخ والمورد والمبلغ والفئة والحالة (عملية أو شخصية أو مقسمة).
• يمكنك إضافة تكرار المصروفات، سواء كانت لمرة واحدة أو متكررة. 
• تتيح لك الفئة المتقدمة إضافة معلومات مثل:
  •  حدد نوع المصروفات من المربع المنسدل: الأصول أو الالتزامات أو حقوق الملكية أو تكلفة البضائع المبيعة أو المصروفات أو المصروفات الأخرى.
  • اختر فئة المصروفات، مثل الأثاث والمعدات أو ودائع التأمين أو تكاليف السيارات.

سواء تم تحديث نفقاتك تلقائيًا أو إدخالها يدويًا، يمكنك تحميل نسخ من الإيصالات أو الفواتير أو تقارير النفقات كدعم. 

احصل على الموارد المالية لشركتك بالترتيب مع كتب doola  

سوف تحتاج إلى كل موارد يمكنك أن تجد لإدارة عملك بسلاسة. إن إدارة الشركة تستغرق وقتًا طويلاً للغاية ومليئة بالتحديات الإستراتيجية والتشغيلية. لحسن الحظ، ليس من الضروري أن يكون تحديث كتبك وسجلاتك محدثًا. يساعدك حفظ السجلات النظيفة وسهولة الوصول إليها في الحفاظ على تنظيم شؤونك المالية.

باستخدام كتب doola، أنت تعرف أين تقف الموارد المالية لشركتك في أي وقت. بفضل منصته البديهية، من السهل تعلم كيفية استخدام doola Books لإعداد الفواتير ومسك الدفاتر. مع doola Books باعتبارها أداة حفظ السجلات الخاصة بك، من السهل البقاء على اطلاع على الفواتير المفتوحة لشركتك، ومراقبة إنفاقك، ومعرفة النتيجة النهائية لشركتك.  

الأسئلة المتكررة