لغة الجهاز
تصنيف المعاملات التجارية: دليل لأصحاب الأعمال الصغيرة
باعتبارك مالكًا لشركة صغيرة، فأنت ترتدي العديد من القبعات - من صاحب الرؤية والاستراتيجي إلى المسوق والمحاسب. ومع ذلك، مع قلة أو انعدام المعرفة بالمحاسبة أو المحاسبة، قد تدرك قريبًا أن تصنيف المعاملات التجارية ليس من نقاط قوتك.
في حين أن العديد من الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم تختار القيام بذلك بنفسها للحفاظ على انخفاض تكاليفها، فإن الحل الأفضل هو تعيين محاسب مخصص من Doola لإدارة دفاترها.
من أجل نهج عملي، ابدأ مع دفاتر الحسابات الخاصة بشركة Doola، والذي يوفر كافة الأدوات اللازمة لأتمتة حفظ السجلات.
حتى لو قمت بالاستعانة بشخص آخر للقيام بالمحاسبة، فإن معرفة كيفية عمل هذه العملية سوف يساعدك على فهم بياناتك المالية واستخدامها لتنمية أعمالك.
إن إتقان فن تصنيف المعاملات يعد خطوة حيوية نحو اكتساب رؤى أعمق حول صحة عملك وقيادة عملية اتخاذ القرارات المستنيرة.
في هذا الدليل، سنتناول كيف يمكن للتصنيف الفعال أن يوفر لك وقتًا ثمينًا خلال موسم الضرائب، ويعزز الوضوح في التقارير المالية، ويدعم النمو في نهاية المطاف.
هل أنت مستعد لتحويل الفوضى إلى وضوح؟ هيا بنا!
كيف تعمل تصنيفات المعاملات التجارية
يتضمن تصنيف المعاملات تنظيم جميع المعاملات، سواء كانت واردة أو صادرة، في فئات محددة مثل المبيعات والنفقات وكشوف الرواتب والمخزون.
من خلال القيام بذلك، يمكن لأصحاب الأعمال فهم مصدر الأموال وكيفية إنفاقها بشكل أفضل. كما يمكنك تتبع الاختلافات في النفقات عبر الأشهر، مثل الأشهر التي ارتفعت أو انخفضت.
على سبيل المثال، يمكنك تصنيف نفقات سيارتك والأجور وفواتير الخدمات ضمن نفقات العمل حتى تتمكن من التعرف عليها بسرعة بناءً على مجموعاتها.
إذن، كيف يتم ذلك؟ تُعرف هذه العملية أيضًا باسم تصنيف المعاملات، وتتضمن تصنيف المعاملات المالية إلى فئات محددة مسبقًا، مثل الطبيعة أو الغرض أو النوع.
الخطوة الأولى هي تحديد المعاملات المالية داخل السجلات. يمكنك القيام بذلك إما يدويًا أو من خلال نظام آلي. نظام المحاسبة من دولا الذي يقرأ أوصاف المعاملات والمبالغ والبيانات الأخرى ذات الصلة.
ومن ثم سيتم تصنيف المعاملات ووضع علامات عليها كفئات أو مجموعات محددة في السجلات الرقمية.
يمكنك أيضًا تصنيف المعاملات يدويًا باستخدام المحاسبة والمراجعة باستخدام برنامج اكسل الأساليب. يتضمن ذلك مراجعة كل معاملة وتعيينها يدويًا إلى الفئة المناسبة في جدول بيانات.
ومع ذلك، فإن هذه الطريقة لا تستغرق وقتًا طويلاً فحسب، بل إنها أيضًا أكثر عرضة للأخطاء وتوفر مساحة أقل للتخصيص عند تصنيف المعاملات الفريدة أو غير المنتظمة.
لماذا من المهم تصنيف معاملاتك؟
🗒️ المصالحة سهلة
أحد الأسباب الرئيسية لأهمية متابعة المعاملات التجارية هو أنها تجعل عملية التوفيق بينها أسهل بكثير.
من خلال تعيين كل معاملة معالجة إلى فئة محددة مسبقًا، يمكنك تحديد المعاملات في كشف حسابك المصرفي ومطابقتها مع سجلات حسابك أثناء المراجعة.
ويعطيك أيضًا صورة دقيقة عن مقدار الأموال الداخلة والخارجة.
⭕ لا يوجد هامش للخطأ
إن إبقاء معاملاتك منظمة يمكّنك من اتخاذ قرارات مستنيرة بشأن الميزانية والتوقعات والتخطيط للنمو المستقبلي.
على سبيل المثال، معرفة أنك تنفق 30% من دخلك على المرافق يمكن أن يساعدك على خفض هذه النفقات في المستقبل.
علاوة على ذلك، يساعد تصنيف المعاملات على الحفاظ على السجلات المالية الدقيقة، والتي تعد ضرورية لتقديم الضرائب، ومراجعة التدقيق، ومطالبات الخصم.
وإلا، فإن التناقضات في الدخل أو النفقات المبلغ عنها قد تؤدي إلى اتخاذ إجراء قانوني من قبل مصلحة الضرائب.
💸 يتم تسجيل النفقات بدقة
من خلال تتبع دخلك ونفقاتك، سيكون لديك فهم واضح للمبلغ الذي كسبته وأنفقته في عام واحد، مما يجعل حسابات الضرائب وتقديمها أسهل بكثير.
سيساعدك هذا أيضًا على تقليل فاتورة الضرائب الخاصة بك، حيث يمكنك تحديد النفقات المؤهلة للخصم.
من خلال تنظيم المعاملات في فئات ذات صلة، مثل نفقات المرافق أو تكاليف الإعلان، يمكنك الحصول على سجلات دقيقة النفقات للمطالبة بخصومات ضريبية.
كما أنه يضمن الشفافية في الشؤون المالية لشركتك، ويعزز الثقة والمصداقية ويجعل من السهل تأمين التمويل لنمو الأعمال.
ولا تنتهي الفوائد هنا. فهي تتيح أيضًا لأصحاب الأعمال الصغيرة مثلك مراقبة التدفق النقدي عن كثب.
إنه يوفر رؤى حول موعد استحقاق مدفوعات العملاء أو موعد ضرورة دفع المدفوعات للبائعين.
كيف يمكن للشركات الصغيرة الاستفادة من تصنيف المعاملات
أولاً، يمكن لأي عمل تجاري يتعامل مع حجم كبير من المعاملات أن يستفيد بشكل كبير من التصنيف.
ويشمل ذلك متاجر البيع بالتجزئة، والمطاعم، والشركات القائمة على الخدمات مثل شركات الاستشارات أو صالونات التجميل، وحتى الشركات عبر الإنترنت.
وبما أن معظم الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم لديها موارد محدودة لإدارة الشؤون المالية، فإن تصنيف المعاملات يسمح لها بإبقاء دفاترها محدثة، مما يجعل موسم الضرائب سلسًا للغاية.
إذا كانت شركتك تعتمد على الإيرادات المتكررة أو لديها مصادر إيرادات متعددة، فإن التصنيف يمكن أن يساعدك في تتبع مدفوعات الاشتراك، وتحديد معدل دوران العملاء، وتتبع أداء كل مصدر إيرادات لتخصيص الموارد وفقًا لذلك.
يمكن للمنظمات غير الربحية أيضًا الاستفادة من تصنيف معاملاتها. فهي ملزمة قانونًا بتتبع التبرعات والنفقات لضمان الشفافية والمساءلة.
هناك نوع آخر من الأعمال التي يمكن أن تستفيد من تصنيف المعاملات، ألا وهو العاملون المستقلون أو رواد الأعمال المنفردون الذين يقدمون خدمات للعملاء. ويمكنهم استخدام التصنيف لتتبع ساعات العمل القابلة للفواتير ونفقات المشروع ومدفوعات العملاء.
أنواع فئات معاملات الأعمال الصغيرة
تساعد تصنيفات المعاملات أصحاب الأعمال الصغيرة على فهم أنشطتهم المالية بوضوح واتخاذ قرارات مستنيرة بشأن الميزانية والتخطيط.
ومع ذلك، قد تختلف هذه العملية وفقًا للاحتياجات المحددة والصناعة. على سبيل المثال، تتحمل المطاعم وشركات التصنيع تكاليف المواد الخام.
ومن ناحية أخرى، تتكبد الشركات القائمة على الخدمات نفقات أخرى، مثل اللوازم المكتبية والمواد الاستهلاكية.
الائتمانات والخصومات
عندما يتعلق الأمر بالمحاسبة، يتم تصنيف معاملات كل شركة على أنها دائنة ومدينة. الدائن هو المال الذي دخل شركتك، في حين أن المدين هو المال الذي خرج منها.
بعبارات بسيطة، يجب أن يكون لكل خصم دائن مقابل، والعكس صحيح. غالبًا ما يربك هذا الأشخاص الجدد في تصنيف المعاملات
ومع ذلك، بمجرد أن تتعلم كيفية التمييز بين الاثنين، فإن بقية عملية المحاسبة ستكون أسهل بكثير للفهم.
على سبيل المثال، يتم تصنيف الأموال من عملية بيع على أنها إيرادات مبيعات ائتمانية، وعندما تنتقل إلى حساب مصرفي، تظهر كحساب مصرفي مدين.
المبيعات/الدخل
يتم تسجيل أي مدفوعات تتلقاها مقابل منتجات أو خدمات كمبيعات/دخل. وفي حين تقوم الشركات الكبيرة بتقسيم المبيعات إلى فئات متعددة، فإن هذا ليس مطلوبًا وعادة ما يكون غير ذي صلة بالشركات الصغيرة.
النفقات
أي أموال تُدفع لاستمرار عمل الشركة تعتبر نفقات. وتختلف النفقات عن الاستثمارات، التي تُصنف على أنها أصول.
من خلال الإنفاق، تحصل شركتك على فائدة لمرة واحدة من الأموال التي تنفقها. ولكن من خلال الاستثمار، ستحصل على فوائد دائمة في المستقبل.
المدفوعات للمقاولين
تقوم كل شركة تقريبًا بتعيين مقاولين، الأمر الذي يتطلب فئة عامة لتسجيل المدفوعات المقدمة لهم.
ومع ذلك، فمن المفيد استخدام فئة أكثر وصفًا، مثل رسوم التسويق أو الرسوم القانونية، لتحديد النفقات الصحيحة التي يجب المطالبة بالخصومات الخاصة بها.
على الرغم من أن هذا ليس مطلوبًا للضرائب، إلا أنه سيساعدك في متطلبات تقديم النموذج 1099 للمقاولين في الولايات المتحدة إذا دفعت لهم 600 دولار أو أكثر في عام واحد.
المدفوعات للموظفين
في حين أنه يمكنك إدارة أجور موظفيك بنفسك أو من خلال حل إدارة الرواتب مثل Gutsoويجب عليك تسجيل هذه المعاملات في دفاترك أيضًا.
يتضمن ذلك الأموال المستحقة في الضرائب، والأجور الصافية، وأي خصومات أخرى من الرواتب باعتبارها التزامات.
نظرًا لوجود قوانين قانونية وقوانين عمل إضافية يجب مراعاتها، يجب عليك التأكد من وجود تفاصيل لنفقات الأجور في دفاترك.
ومع ذلك، تأكد من تتبع المبلغ الذي تم دفعه حيث يجب أن يتطابق هذا المبلغ مع تقارير الرواتب.
القروض
القروض هي أموال تأتي إلى عملك وليست مبيعات، مما يجعلها معاملات ائتمانية معفاة من الضرائب.
يجب عليك تسجيل هذه المعاملات بدقة حيث يتعين عليك سداد هذه الأموال مع الفائدة. كما سيساعدك ذلك على خصم الفائدة التي دفعتها كنفقات على ضرائبك.
يجب تقسيم كل دفعة قرض إلى أصل وفائدة، والتي تحتاج بعد ذلك إلى تصنيفها بشكل أكبر إلى فئات محددة بناءً على الغرض منها.
نفقات التشغيل
معظم معاملات الخصم التي تقوم بها الشركات الصغيرة هي عبارة عن مدفوعات للحفاظ على استمرارية العمل. وتشمل هذه المدفوعات التسويق ونفقات المكتب والإيجار والتراخيص والبرامج.
تندرج معظم معاملات الأعمال الصغيرة الشائعة ضمن هذا النوع من الفئات ولكن يجب تقسيمها إلى فئات فرعية.
قد تشمل النفقات الأخرى التي لا تندرج ضمن فئة محددة ولكنها لا تزال ضرورية لتشغيل الأعمال الرسوم القانونية والاستشارية، أو نفقات الإعلان، أو المساهمات الخيرية.
كيفية تصنيف نفقات العمل والمعاملات الأخرى
الخطوة 1: تحديد الفئات الخاصة بك
الخطوة الأولى في تصنيف المعاملات هي تحديد الفئات ذات الصلة بنشاطك التجاري.
يعتمد هذا على طبيعة عملك، ولكن بعض الفئات الشائعة تشمل المبيعات/الإيرادات، والنفقات، والأصول، والخصوم، وحقوق الملكية.
بمجرد تحديد الفئات الرئيسية، ابحث عن أي نفقات مشتركة يمكنك تجميعها أو فصلها إلى فئات فريدة.
يمكنك أيضًا إنشاء إرشادات واضحة لتعيين المعاملات إلى فئات محددة والتأكد من تطبيق هذه القواعد على جميع المعاملات.
قد يكون لديك أيضًا فئات أكثر تحديدًا، مثل اللوازم المكتبية، أو نفقات السفر، أو تكاليف التسويق.
تذكر استخدام الفئات الفرعية داخل الفئات الرئيسية عند الضرورة.
بالإضافة إلى ذلك، قم بتطوير عملية للتعامل مع المعاملات التي لا يمكن تصنيفها بسهولة أو تتطلب مراجعة إضافية.
الخطوة 2: تنفيذ التصنيف
الخطوة التالية هي تصنيف كل معاملة يدويًا داخل جدول البيانات الخاص بك.
قد تستغرق هذه الطريقة وقتًا طويلاً وقد لا تكون مناسبة للشركات التي لديها حجم كبير من المعاملات.
بالنسبة للتصنيف التلقائي، ستحتاج إلى أداة خارجية أو برنامج محاسبة من doola.
يمكن أن يجعل هذا تصنيف المعاملات أسهل وأكثر دقة من استخدام جدول بيانات.
يحتوي على فئات محددة مسبقًا تتوافق مع مبادئ المحاسبة القياسية، مما يوفر لك الوقت والجهد مع ضمان الدقة في التصنيف.
الخطوة 3: المراجعة والتحديث
بمجرد تصنيف معاملاتك، يمكنك مراجعة هيكل الفئة وإجراء التعديلات اللازمة مع تطور عمليات عملك.
تساعد هذه الممارسة على تجنب الأخطاء التي قد تحدث إذا انتظرت لفترة طويلة قبل إدخالها في سجلاتك.
تذكري مراجعة كشوف حساباتك المصرفية أو بطاقتك الائتمانية بانتظام (يفضل يوميًا) وتسجيل كل معاملة ضمن الفئة الصحيحة.
وفي الوقت نفسه، فهي لا تزال طازجة في ذهنك.
تحسين صافي أرباحك من خلال تصنيف المعاملات باستخدام doola
نظرًا لأن الغرض من المعاملة قد يؤثر على طريقة تصنيفها، فإن اتخاذ القرار بشأن كيفية تصنيف المعاملات قد يكون مرهقًا ويستغرق وقتًا طويلاً في بعض الأحيان. وهنا يأتي دور doola يتناسب مع اللغز.
بدافع دولا مسك الدفاتريتم استيراد جميع معاملاتك تلقائيًا من مصادر مختلفة، مثل الحسابات المصرفية وبطاقات الائتمان. وهذا يعني عدم الحاجة إلى إدخال البيانات يدويًا أو غربلة الإيصالات.
ولكن لماذا نتوقف عند هذا الحد؟ بفضل خدمة المحاسب المتخصص لدينا، يمكنك الاتصال بفريق من الخبراء الذين سيراجعون جميع معاملاتك ويصنفونها.
سيمنحك هذا تفصيلاً واضحًا لمصادر الأموال ووجهتها. ثم نبذل قصارى جهدنا لإبقائك على أهبة الاستعداد عندما يأتي موسم الضرائب.
من خلال فصل جميع النفقات والدخل إلى فئاتها الخاصة، يصبح تقديم الإقرارات الضريبية أقل تعقيدًا وأقل عرضة للأخطاء.
احجز عرضًا توضيحيًا مع خبراء الضرائب لدينا لتعلم كيف يمكننا مساعدتك في اتخاذ خطوة أقرب نحو تصنيف المعاملات التجارية بشكل أكثر سلاسة، وتحسين التدفق النقدي، وتقليل الالتزامات الضريبية.