دليل المحاسبة والمراجعة باستخدام برنامج Excel

قد تبدو جداول البيانات مملة، لكنها منصة تُحسب فيها كل قرش، وكل خلية فيها تحمل إمكانات الربح! يمكنها تحويل ممارساتك المحاسبية إلى عمليات واضحة تُحقق ربحية غير مسبوقة. 

إذا كنت تعتقد أن برنامج Excel هو مجرد شبكة لإدخال البيانات، ففكر مرة أخرى. سواء كنت محاسبًا محترفًا أو مالكًا لشركة صغيرة تقوم بالعديد من المهام، فإن إتقان برنامج Excel يمكن أن يرفع من أدائك المالي. 

في حين أن برنامج Excel أبسط بكثير وقابل للتكيف، إلا أنه لا يوجد الكثير مما يمكنك القيام به به بمفردك. لكل احتياجاتك المتعلقة بالمحاسبة والمحاسبة، تقدم لك doola كلاً من برنامج محاسبة وخدمة محاسبة مخصصة.

سيساعدك هذا في أتمتة حفظ السجلات المالية الخاصة بك، مثل تتبع الدخل والنفقات والحفاظ على دفاترك جاهزة لتقديم الإقرارات الضريبية. لذا، سواء كنت تبحث عن أداة متقدمة للقيام بها بنفسك أو تحتاج إلى دعم عملي، فإن Doola هي الحل.

في هذه المدونة، سنتناول بالتفصيل طرقًا مبتكرة للاستفادة من ميزات Excel التي لا تعمل على تبسيط الحسابات المعقدة فحسب، بل تعمل أيضًا على تعزيز الدقة والكفاءة في تقاريرك المالية.

هل أنت مستعد لتحويل تلك الصفوف والأعمدة إلى رؤى قابلة للتنفيذ؟ 

لننتقل من جداول البيانات إلى الأرباح!

المحاسبة باستخدام برنامج Excel: رحلتك نحو التميز

أحدث برنامج إكسل ثورةً في طريقة إدارة الشركات لشؤونها المالية. بفضل واجهته سهلة الاستخدام، وقوالبه القابلة للتخصيص، وصيغه المتقدمة، أصبح الخيار الأمثل. أداة المحاسبة والمراجعة للعديد من الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم.

في البداية، قد يبدو الأمر أكثر وضوحًا، ولكنك ستظل بحاجة إلى فهم عملية المحاسبة في Excel وكيفية إكمال كل مهمة. ستحتاج إلى إعداد الحسابات، وتسجيل المعاملات، وإنشاء بيان الدخل باستخدام Excel.

لكن قبل أن تقرر استخدام برنامج Excel لأغراض المحاسبة، عليك تحديد احتياجاتك المحاسبية. سيساعدك هذا في فهم أنواع المحاسبة وتحديد الطريقة الأنسب لشركتك.

المحاسبة ذات القيد الواحد

إنها أبسط أشكال حفظ السجلات، حيث يتم تسجيل كل معاملة مرة واحدة فقط. غالبًا ما تستخدم هذه الطريقة من قبل الشركات الصغيرة التي لديها عدد قليل من المعاملات أو أصحاب الملكية الفردية الذين يريدون إبقاء الأمور بسيطة. 

في المحاسبة ذات القيد الواحد في برنامج Excel، في كل مرة تدخل فيها الأموال إلى عملك أو تخرج منه، يتم تسجيلها كقيمة موجبة (دخل) أو سالبة (مصروف). وهو خيار جيد إذا كنت تدير عملاً تجاريًا صغيرًا وبسيطًا مع حجم منخفض من المعاملات. 

مسك الدفاتر مزدوج القيد

تتبع المحاسبة ذات القيد المزدوج نهجًا أكثر شمولاً من المحاسبة ذات القيد المفرد. وهي تستند إلى مبدأ مفاده أن كل معاملة سيكون لها قيدان - قيد مدين وقيد دائن. 

في المحاسبة ذات القيد المزدوج، يجب أن يكون كل قيد متوازنًا. وبعبارات بسيطة، هذا يعني أنه إذا قمت بإضافة جميع المدينين والدائنين، فيجب أن تكون متساوية مع بعضها البعض. لذلك، تستخدم الشركات الأكبر حجمًا ذات أحجام المعاملات الكبيرة هذه الطريقة بشكل أساسي. 

نظرًا لأنه أكثر تعقيدًا وصعوبة في الصيانة وصعوبة إعداده في Excel، فغالبًا ما تتجنبه الشركات الصغيرة. 

ومع ذلك، إذا كنت تعتقد أن عملك جاهز للمحاسبة ذات القيد المزدوج، فمن الأفضل استخدام برنامج محاسبة مع محاسب مخصص من دولا.

فهم أساسيات المحاسبة باستخدام برنامج Excel

في برنامج Excel، يتضمن إنشاء نظام محاسبة بقيد واحد إعداد أوراق عمل مختلفة لكل نوع من أنواع الحسابات. تعمل هذه العناصر الأساسية كأساس لتتبع البيانات المالية لشركتك بدقة واتخاذ قرارات مستنيرة. 

بالمناسبة، أنشأت دولا جدول بيانات إكسل هذا لمساعدتك على توفير الوقت والبدء. يمكنك قم بتنزيل ورقة المحاسبة الخاصة بـ Doola هنا.

مخططات الحسابات

مخطط الحسابات عبارة عن قائمة مصنفة لجميع الحسابات في دفاتر حساباتك. فكر في كل حساب باعتباره فئة، مثل الأصول والخصوم وحقوق الملكية والإيرادات والنفقات. هذه القائمة. يتم تصنيف كل معاملة تسجلها في إحدى هذه الفئات.

يعمل كخريطة طريق لتنظيم معاملاتك المالية من خلال تخصيص رمز أو رقم فريد لكل حساب. يسمح هذا النظام بالتعرف بسهولة على أنواع مختلفة من الحسابات وتصنيفها، مما يضمن الدقة في تسجيل البيانات المالية.

دفتر الأستاذ العام

يشير الدفتر العام إلى نظام حفظ السجلات الذي يتتبع جميع المعاملات المالية داخل شركتك. فكر فيه باعتباره العمود الفقري لعملية المحاسبة الخاصة بك؛ يجب تسجيل كل معاملة تحدث في شركتك في الدفتر العام. 

تتضمن هذه الطريقة تسجيل جزأين متساويين لكل معاملة - مدين ودائن - مما يحافظ على التوازن في الدفاتر الإجمالية. يحتوي البيان على تفاصيل كل معاملة تجارية تقوم بها - التاريخ والوصف والمبلغ والحساب.

بيان الدخل

An قوائم الدخل (يُعرف أيضًا باسم بيان الأرباح والخسائر) يقيس الإيرادات المُحققة مُقارنةً بالنفقات المُتكبدة خلال فترة زمنية مُحددة. ويُلخص ربحية أو خسائر شركتك خلال فترة زمنية مُحددة. 

يمكنك سحب هذا من دفتر الأستاذ العام الخاص بك وإجراء بعض الحسابات الأساسية لتحديد مقدار الدخل الذي حققته شركتك وأنفقته خلال نطاق تاريخي محدد. سيساعدك هذا في تحديد المجالات التي يمكن فيها تنفيذ تدابير خفض التكاليف. 

إن فهم هذه العناصر الأساسية الثلاثة يضع الأساس القوي لإدارة الشؤون المالية اليومية بكفاءة ودقة. ومع ذلك، قد تحتاج إلى توسيع أو تعديل مخطط الحسابات أو الدفتر العام لاستيعاب الحسابات والمعاملات الإضافية.

إحدى الفوائد الرئيسية لاستخدام Excel هي أنه يمكنك أتمتة المهام المتكررة مثل إنشاء قوالب لإدخالات الرسم البياني أو إنشاء تقارير من المعلومات المدخلة في دفتر الأستاذ العام.

إنشاء وتنظيم مخططات الحسابات

مخطط الحسابات هو قائمة شاملة تصنف جميع المعاملات المالية للشركة في حسابات مختلفة. تمثل هذه الحسابات الأصول والخصوم والإيرادات والنفقات المختلفة للشركة.

يتعين عليك إدراج كل حساب، وتعيين رقم له، ووصف الحساب أثناء تحديث الورقة. في حين يشير الدخل إلى أي حساب يستخدم لتتبع الأموال الواردة إلى عملك، يشير المصروفات إلى أي حساب يستخدم لتتبع الأموال الخارجة من عملك.

يمكنك إنشاء مخطط حسابات في جدول بيانات محاسبة Excel لتحديث بياناتك المالية وتتبعها. يمكنك أيضًا استخدام جدول بيانات Excel النموذجي الخاص بنا مع مخططات حسابات جاهزة مسبقًا وسهلة الاستخدام وقابلة للتخصيص لتناسب احتياجات عملك المحددة.

يمكنك ملء أسماء حساباتك بناءً على هذه الاقتراحات أو تعديلها وفقًا لمتطلبات عملك. تذكر مراجعة مخطط الحسابات وتحديثه بانتظام للتأكد من أنه يعكس بدقة الحالة الحالية لمالية عملك.

إدارة الدفتر العام

الدفتر العام هو سجل لكل معاملة تم تسجيلها خلال فترة زمنية معينة، بما في ذلك جميع القيود اليومية. وهو بمثابة مستودع مركزي لجميع المعاملات المالية ويوفر رؤية شاملة للصحة المالية للشركة.

الدفتر العام مسؤول عن تسجيل جميع المعاملات المالية، مثل المبيعات والمشتريات والنفقات والمدفوعات، التي تقوم بها المنظمة. وهو يسرد المعاملات حسب التاريخ ويتضمن البائع والحساب والمبلغ ووصف المعاملة.

من أهم مزايا استخدام برنامج Excel لإدارة دفتر الأستاذ العام مرونته. فبفضل جداول البيانات والصيغ القابلة للتخصيص، يمكن تسهيل حفظ السجلات مع تقليل الأخطاء البشرية. 

يضمن استخدام القوائم المنسدلة ذات الخيارات المحددة مسبقًا الاتساق في إدخال البيانات مع تقليل استهلاك الوقت. كما يمكنك الوصول بسهولة إلى المعلومات التاريخية المطلوبة أثناء عمليات التدقيق والإقرارات الضريبية.

تخصيص بيان الدخل

نظرًا لأن الميزانيات العمومية وقوائم التدفق النقدي أكثر تعقيدًا، فإن الطريقة الوحيدة الشهادة المالية يمكنك إنشاء وإدارة بيان الدخل على برنامج Excel. فهو يسرد إيرادات الشركة ونفقاتها وأرباحها خلال فترة إعداد التقارير المالية. 

يتيح لك هذا معرفة مقدار الإيرادات التي حققتها شركتك ومقدار ما أنفقته على النفقات خلال تلك الفترة. ويشمل ذلك الإيرادات/المبيعات، وتكلفة البضائع المباعة، ونفقات التشغيل، والنفقات الأخرى، وصافي الدخل أو صافي الربح.

الخطوة الأولى في تخصيص قالب بيان الدخل في Excel هي مراجعة التنسيق الافتراضي. سيساعدك هذا على فهم البنية الأساسية للقالب وتحديد الأقسام التي تحتاج إلى تعديلات. 

بشكل افتراضي، يتضمن بيان الدخل بيانات لكل حساب مدرج في مخطط الحسابات. لذا، تذكر تحديث بيان الدخل إذا أضفت أو حذفت حسابات من مخطط الحسابات. 

نظرًا لأن صافي الدخل يتم حسابه من جميع معاملات الإيرادات والمصروفات الشهرية، فأنت بحاجة إلى ورقة جديدة في اليوم الأول من كل شهر. قم بعمل اثنتي عشرة نسخة من بيان الدخل الأصلي، نسخة لكل شهر في السنة، ثم قم بتحديث نطاق التاريخ ليعكس الفترة الحالية.

إضافة ورقة لتتبع الفواتير

في كل مرة تحصل فيها على راتبك، يتعين عليك تحديث مخططات الحسابات والدفتر العام. سيكون هذا أمرًا سهلاً إذا كان لديك ورقة منفصلة لتتبع الفواتير الخاصة بك. 

وبالتالي، يمكنك الرجوع إليها وتجنب الأخطاء، مثل نسيان إدخال مدفوعات الفواتير أو إدخال البيانات مرتين. 

بإمكانك إضافة ورقة جديدة إلى قالب بيان الدخل الخاص بك، ثم نسخ ولصق البيانات من الفاتورة إلى الورقة الجديدة. 

احتفظ بعلامة التبويب الخاصة بمتعقب الفواتير على يسار بيانات الدخل الشهرية الخاصة بك حتى تتمكن من التحقق منها بسرعة للرجوع إليها.

الحفاظ على تحديث كتبك

في كل مرة تقوم فيها شركتك بإجراء معاملة - سواء كنت تنقل أموالاً أو نقدًا أو ائتمانًا - فأنت بحاجة إلى تحديث مخططات الحسابات وتصنيفها في أوراق الدفتر العام.

أولاً، تحتاج إلى سجل للمعاملة، والذي قد يكون عبارة عن كشف حساب بطاقة ائتمان أو بطاقة مصرفية أو إيصال. باستخدام هذه المعلومات، يمكنك تسجيل المعاملة وتصنيفها ضمن الحساب ذي الصلة ضمن عمود الفئة. 

تأكد من كتابتها بالضبط كما تظهر في مخطط الحسابات. سيستخدم بيان الدخل البيانات التي تدخلها لتحديد كيفية تصنيف المعاملة.

بالإضافة إلى إدخال البيانات بانتظام، من الضروري أن تقوم بمطابقة حساباتك شهريًا للتأكد من تطابق كل شيء. يجب التحقق من أي اختلافات على الفور حتى يمكن تصحيح أي أخطاء.

الاستفادة من المحاسبة المتقدمة في Excel 

لقد أصبح برنامج Excel أداة أساسية لإدارة البيانات المالية وإنشاء التقارير. ومع ذلك، لا يزال العديد من أصحاب الأعمال في بداية الطريق فيما يتعلق بما يمكن لبرنامج Excel القيام به، مثل إنشاء جداول محورية.

تُعد الجداول المحورية أدوات فعّالة لتلخيص وتحليل مجموعات البيانات الضخمة. وهي مفيدة لإنشاء تقارير مالية مخصصة، مثل بيانات الدخل والميزانيات العمومية. 

لاستخدام جدول محوري، ما عليك سوى تحديد مجموعة البيانات الخاصة بك، والانتقال إلى علامة التبويب "إدراج"، والنقر فوق "تلخيص باستخدام جدول محوري". ومن هناك، يمكنك سحب وإفلات حقول مختلفة في صفوف أو أعمدة لتنظيم بياناتك بطرق مختلفة.

تتمثل إحدى المزايا الرئيسية لجداول البيانات المحورية في أنها تمكنك من تصفية بياناتك وفرزها وتجميعها بسهولة دون الحاجة إلى معالجة الخلايا. وهذا يجعل من الأسهل بكثير تحديد الاتجاهات أو القيم المتطرفة في بياناتك المالية.

علاوة على ذلك، تحتوي الجداول المحورية أيضًا على ميزات مدمجة لتلخيص القيم عن طريق جمعها أو أخذ المتوسطات أو حساب التكرارات. يمكن أن يوفر هذا قدرًا كبيرًا من الوقت مقارنة بإدخال الصيغ يدويًا في خلايا فردية.

من بين الميزات المتقدمة الأخرى في برنامج Excel والتي قد تفيد المحاسبين هي وحدات الماكرو. وحدات الماكرو عبارة عن مجموعات مسجلة من الإجراءات التي يمكن تشغيلها في أي وقت ببضع نقرات فقط - مثل اختصار مبرمج مسبقًا. 

يمكن أن تتراوح هذه الإجراءات من مهام التنسيق البسيطة وحتى العمليات الحسابية المعقدة التي تتطلب خطوات متعددة. في المرة التالية التي تحتاج فيها إلى تنفيذ هذه المهمة، ما عليك سوى النقر فوق زر الماكرو، وسيقوم البرنامج تلقائيًا بإكمال جميع الخطوات نيابة عنك في غضون ثوانٍ.

استخدام صيغ المحاسبة في برنامج Excel

في حين تفضل الشركات الكبيرة استخدام البرامج الرقمية للمحاسبة المالية، فإن الشركات الصغيرة أو الشركات الناشئة لا تتمتع بهذه الرفاهية. ومع ذلك، يمكنهم الاستفادة من العديد من صيغ Excel في المحاسبة أو المحاسبة الذاتية لزيادة الكفاءة والدقة.

لإنشاء بيان الدخل باستخدام Excel، يمكنك استخدام صيغ مثل SUMIF وCOUNTIF لحساب إجمالي الإيرادات المكتسبة من المبيعات أو الخدمات المقدمة خلال فترة معينة تلقائيًا. 

على سبيل المثال، إذا كنت تريد العثور على إجمالي المبيعات لفئة منتج معينة ضمن إطار زمني معين، فيمكنك استخدام صيغة SUMIF، وتحديد المعايير ونطاق الخلايا التي يجب تلخيصها.

تعد صيغة IF مفيدة عند التعامل مع سيناريوهات ونتائج مختلفة بناءً على ظروف معينة. على سبيل المثال، يمكنك استخدامها للتحقق مما إذا كانت المبيعات تلبي أهدافًا محددة، حيث تمثل كل خلية إجمالي المبيعات لفئة منتج معينة.

لنفترض أنه كجزء من عملية المحاسبة الخاصة بك في Excel، تحتاج إلى إجراء إحالة متقاطعة للمعاملات من حساب إلى آخر.

تجعل صيغة VLOOKUP (البحث العمودي) هذه المهمة أسهل بكثير من خلال السماح لك بالبحث عن نقاط بيانات محددة داخل الأعمدة والجداول.

بالمناسبة، أنشأت دولا جدول بيانات إكسل هذا لمساعدتك على توفير الوقت والبدء. يمكنك قم بتنزيل ورقة المحاسبة الخاصة بـ Doola هنا.

هل تجاوزت مهارات المحاسبة الذاتية في برنامج Excel؟ يمكن لـ doola مساعدتك!

مع نمو عملك، تزداد تعقيدات سجلاتك المالية. وفي النهاية، ستبدأ في ملاحظة القيود والتحديات المترتبة على استخدام هذه الطريقة المنزلية لحفظ الدفاتر والمحاسبة باستخدام برنامج Excel. لحسن الحظ، هناك حل - doola.

تبدأ مع دولا مسك الدفاتر، والذي يمكنه التعامل مع جميع جوانب المحاسبة بسلاسة مع نمو عملك.

سواء كنت تريد توفير الوقت الثمين الضائع في إدارة دفاترك أو التبديل إلى نظام القيد المزدوج للمحاسبة الأكثر تقدمًا، فلدينا ما يلبي احتياجاتك. 

من بين الفوائد الأخرى للتحول من برنامج Excel إلى حل المحاسبة من Doola هو الأتمتة. فهو يتيح لك تتبع الدخل والنفقات بسهولة، وإدارة الفواتير والمدفوعات، ومطابقة الحسابات المصرفية والمزيد - كل ذلك ضمن نظام مركزي واحد.

لا يؤدي هذا إلى تقليل الأخطاء وتوفير الوقت لمهام مهمة أخرى فحسب، بل يحافظ أيضًا على دفاترك جاهزة للمحاسبة في نهاية العام، مما يجعل موسم الضرائب أمرًا سهلاً.

قم بالتبديل إلى دولا مسك الدفاتر اليوم وجرب الفرق في النتيجة النهائية الخاصة بك.