أفضل 7 أدوات أتمتة الأعمال للمهام التجارية المتكررة

هل سئمت من الغرق في بحر من المهام المملة التي يبدو أنها تستغرق ساعات لا نهاية لها من يومك؟

انت لست وحدك!

في حين أن المهام المتكررة مثل المحاسبة وإدارة الرواتب تشكل العمود الفقري للشركات، فإن التكرار المستمر يمكن أن يؤدي إلى العديد من العواقب السلبية.

يمكن لهذه المهام المملة والروتينية أن تستغرق جزءًا كبيرًا من وقتك.

ومع ذلك، تخيل إعادة تخصيص هذه الساعات الثمينة نحو مشاريع أو استراتيجيات مبتكرة تعمل على دفع النمو بدلاً من ذلك.

يبدو الأمر وكأنه حلم، أليس كذلك؟ حسنًا، لا يجب أن يكون مجرد حلم!

يمكن أن تساعدك Doola في أتمتة عمليات عملك منذ البداية. من خلال الاستفادة من أداة محاسبية لأتمتة المهام المتكررةيمكنك توفير الوقت وتقليل الأخطاء والحصول على معلومات مالية في الوقت الفعلي، كل ذلك مع الالتزام بالمتطلبات القانونية

في هذه المدونة، قمنا بإدراج أفضل 7 أدوات لأتمتة مهام العمل المتكررة - كل منها مصمم لتبسيط العمليات الخاصة بك، وتعزيز الإنتاجية، ومنحك الوقت الثمين. 

استعد لإحداث ثورة في عملك واستعادة جدولك الزمني بينما نستكشف القوة التحويلية للأتمتة!

دور أدوات أتمتة الأعمال

تشير الأتمتة إلى استخدام التكنولوجيا والبرمجيات لأداء المهام المتكررة دون تدخل بشري. إنها عملية أتمتة المهام التجارية الروتينية التي تستغرق وقتًا طويلاً حتى يتمكن الموظفون من التركيز على العمل الأكثر تعقيدًا وقيمة مضافة.

لقد كانت الأتمتة موجودة منذ عقود من الزمان، ولكن مع التقدم التكنولوجي، أصبح تنفيذها في مختلف الصناعات أسهل. ومع ظهور الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي والروبوتات، يمكن للشركات الآن أتمتة مجموعة واسعة من المهام المتكررة.

من الشركات الصغيرة إلى الشركات الكبرى، يستخدم الجميع برامج أتمتة المهام لتبسيط العمليات وزيادة الكفاءة وتوفير الوقت والموارد. ومع ذلك، فإن الفوائد لا تنتهي عند هذا الحد.

فوائد أتمتة العمليات التجارية

لقد كان أتمتة المهام المتكررة بمثابة تغيير جذري للشركات، سواء كانت كبيرة أو صغيرة. لذا، فليس من المستغرب أن تتبنى المزيد والمزيد من الشركات هذا النهج.

1. يوفر لك الوقت

أحد الأدوار الأساسية للأتمتة في الأعمال التجارية هو تحسين الكفاءة من خلال القضاء على العمل اليدوي والأخطاء البشرية. وهذا لا يقلل من فرص حدوث الأخطاء فحسب، بل يساعد أيضًا في تحسين الدقة والاتساق العامين للعمل.

2. يوفر لك المال

إن أكبر فائدة من اعتماد الأتمتة في الأعمال التجارية هي توفير التكاليف. فمن خلال أتمتة المهام الروتينية مثل إدخال البيانات وإصدار الفواتير وإدارة المخزون، يمكنك توفير الوقت والموارد وتخصيصها لمهام أكثر أهمية. 

يمكنك أيضًا توفير الكثير من تكاليف العمالة من خلال أتمتة المهام التي كان الموظفون يؤدونها يدويًا في العادة. ويترجم هذا إلى توفير التكاليف حيث لا توجد حاجة إلى الفحص اليدوي أو إعادة العمل بسبب الأخطاء. 

3. يعزز الإنتاجية

من خلال أتمتة المهام المتكررة، يمكن للشركات تقليل تكاليف التشغيل المرتبطة بها بشكل كبير توظيف وتدريب الموظفينكما أنه يعمل على تسريع العمليات وتقليل وقت التنفيذ، مما قد يؤدي إلى زيادة الإيرادات للشركة.

إن أتمتة مثل هذه المهام تقضي على الرتابة في روتين العمل اليومي، مما يسمح للموظفين بالتركيز على المهام الأكثر تحديًا والتي تتطلب التفكير الإبداعي ومهارات حل المشكلات.

وبالإضافة إلى ذلك، مع وجود الأدوات الآلية في مكانها، أصبح هامش الخطأ ضئيلاً للغاية.

أفضل 7 أدوات أتمتة الأعمال للمهام المتكررة

عندما يتعلق الأمر بأتمتة المهام التجارية المتكررة، فإن امتلاك الأدوات المناسبة أمر بالغ الأهمية لتحقيق الكفاءة والفعالية. هناك عدد لا يحصى من أدوات الأتمتة المتاحة في السوق، ولكن قد لا تكون كلها مناسبة لاحتياجاتك المحددة. 

من الضروري تقييم خياراتك جيدًا قبل الاستثمار في أداة أتمتة. إن تخصيص الوقت لاختيار الأداة المناسبة سيوفر لك في النهاية الوقت والموارد على المدى الطويل من خلال تبسيط عمليات عملك وتحسين الإنتاجية الإجمالية.

دعنا نستكشف أفضل 15 أداة لأتمتة مهام الأعمال المتكررة التي يمكنها مساعدة مؤسستك على تحسين الإنتاجية والبقاء في صدارة المنافسة.

1. دولا مسك الدفاتر

باعتبارك صاحب عمل، فإن إحدى المهام التي تستغرق وقتًا طويلاً قد تواجهها هي حفظ الدفاتر والمحاسبة. من تنظيم الإيصالات إلى تتبع النفقات، قد يكون من الصعب البقاء على رأس هذه المهام المتكررة مع إدارة العمليات اليومية لشركتك. 

وهنا يأتي دور المحاسبة المالية. برنامج محاسبة شامل تم تصميمه خصيصًا للشركات الصغيرة وأصحاب المشاريع الفردية. وبكلمات بسيطة، يتولى Doola تلبية احتياجاتك الإدارية، مما يمنحك مزيدًا من الوقت للتركيز على توسيع نطاق عملك.

تم تجهيز هذه الأداة المبتكرة بميزات متنوعة تعمل على أتمتة عمليات المحاسبة وتبسيط الإدارة المالية، مما يجعلك متقدمًا بخطوة واحدة. فهي تلغي الحاجة إلى إدخال البيانات يدويًا من خلال المزامنة التلقائية مع حساباتك المصرفية. 

تقوم الأداة تلقائيًا بتصنيف معاملاتك إلى فئات نفقات مختلفة، مثل السفر أو اللوازم المكتبية أو المرافق. وهذا يوفر لك الوقت والجهد الثمينين حيث يتم تسجيل جميع معاملاتك تلقائيًا وتكون جاهزة للمحاسبة في نهاية العام وتقديم الإقرارات الضريبية.

وتستمر قائمة الفوائد. 

✅ فريق دعم متخصص

احصل على فريق محاسبة متخصص للأوقات التي تحتاج فيها إلى دعم احترافي للإشراف على دفاترك.

✅ إعداد التقارير المالية بشكل مبسط

تقارير مرئية سهلة القراءة، وقوائم مالية شهرية، ونظرة عامة واضحة على النفقات لتحافظ على سيطرتك الكاملة على أموالك. 

✅ لوحة معلومات مالية في الوقت الفعلي

احصل على رؤى مالية في الوقت الفعلي حول صحة عملك حتى تتمكن من اتخاذ قرارات مستنيرة بشأن نفقاتك.

✅ دعم تقديم الإقرارات الضريبية بسلاسة

احصل على مساعدة شاملة في إعداد الإقرارات الضريبية من خلال خبراء في إعداد الإقرارات الضريبية وتقديمها والدعم الضريبي على مدار العام، مما يجعل موسم الضرائب سهلاً.

✅ التسعير

تقدم خطط التسعير الشفافة والموحدة من doola بعضًا من أكثر الأسعار تنافسية لخدمات المحاسبة المخصصة، بدءًا من 25 دولارًا أمريكيًا شهريًا.

2. Zapier

Zapier هو برنامج قوي لأتمتة المهام يتيح لك ربط تطبيقات مختلفة معًا وأتمتة المهام المتكررة دون أي معرفة بالبرمجة. يعمل عن طريق إنشاء "zaps"، وهي تدفقات عمل آلية تحفز إجراءً في تطبيق واحد عند استيفاء شرط معين في تطبيق آخر.

تتيح لك هذه الأداة إنشاء تدفقات عمل آلية من خلال ربط تطبيقات ومنصات مختلفة. يعد إعداد zap أمرًا بسيطًا وبديهيًا. أولاً، حدد التطبيقات التي تريد الاتصال بها ثم اختر حدث التشغيل من أحد التطبيقات والإجراء الناتج من الآخر. 

على سبيل المثال، يمكنك إنشاء برنامج Zap يرسل تلقائيًا رسالة بريد إلكتروني في كل مرة يملأ فيها شخص ما نموذجًا على موقع الويب الخاص بك أو يضيف جهة اتصال جديدة إلى نظام إدارة علاقات العملاء (CRM). كما يمكنك إنشاء سير عمل لمشاركة منشورات المدونة الجديدة على حسابات الوسائط الاجتماعية الخاصة بك تلقائيًا.

تتمثل إحدى الميزات الرئيسية لـ Zapier في مجموعته الواسعة من التكاملات مع أكثر من 2,000 تطبيق شائع، بما في ذلك Gmail وSalesforce وTrello وSlack. وهذا يعني أنه يمكنك أتمتة المهام عبر منصات متعددة وتبسيط عمليات عملك بشكل لم يسبق له مثيل.

التسعير: تقدم Zapier خطة مجانية تتيح لك أتمتة سير العمل الأساسية من خلال 100 مهمة شهريًا. تبدأ الخطط المدفوعة من 19.99 دولارًا أمريكيًا شهريًا لـ 750 مهمة على الفواتير السنوية.

3. IFTTT

IFTTT هي اختصار لـ "If This Then That"، وهي عبارة عن منصة عبر الإنترنت تتيح للمستخدمين ربط الأجهزة والتطبيقات الذكية المختلفة من خلال عبارات شرطية بسيطة، مما يجعل من السهل أتمتة المهام الروتينية.

تعمل هذه الطريقة عن طريق ربط تطبيقات وخدمات مختلفة لإنشاء إجراءات آلية تُعرف باسم "البرامج الصغيرة". ويمكن تشغيل هذه البرامج الصغيرة بواسطة حدث في تطبيق أو خدمة واحدة ثم تعمل كتطبيق أو خدمة أخرى.

على الرغم من أن IFTTT يتمتع بالعديد من الميزات نفسها التي يتمتع بها Zapier، إلا أنه ليس متعدد الاستخدامات تمامًا. ومع ذلك، يمكنك تنفيذه بسرعة لأتمتة سير العمل عبر العديد من الصناعات، بما في ذلك الشؤون المالية وخدمات الاشتراك والمنازل الذكية والطاقة. 

على سبيل المثال، يمكنك إنشاء تطبيق صغير يرسل إشعارًا إلى منصة المراسلة الخاصة بفريقك كلما تمت إضافة مهمة جديدة إلى أداة إدارة المشروعات الخاصة بك. بهذه الطريقة، يظل الجميع على اطلاع دائم دون الحاجة إلى التحقق باستمرار من أدوات مختلفة.

التسعير:يقدم IFTTT خطة مجانية ذات ميزات محدودة وخطة Pro مدفوعة مقابل 12.50 دولارًا أمريكيًا شهريًا، والتي تتضمن عددًا غير محدود من التطبيقات الصغيرة والمزيد من الميزات المتقدمة.

4. Trello

يعد Trello برنامجًا قويًا لإدارة المشاريع لإدارة المهام التجارية المتكررة وأتمتتها. فهو ينظم المهام والمشاريع باستخدام "لوحات" حيث يمكن للمستخدمين إنشاء "بطاقات" تمثل المهام الفردية أو العناصر التي يجب إكمالها. 

تتمتع Trello بشعبية كبيرة بين مديري المشاريع، حيث تتيح لك أتمتة Trello إعداد قواعد لتعيين البطاقات أو إرسال الإشعارات استنادًا إلى إجراءات محددة. كما تتيح لك تعيين المواعيد النهائية، وإرفاق الملفات، وإضافة التعليقات، مما يجعلها مثالية للتعاون بين الفريق. 

كما أنه يقوم بأتمتة المهام المتكررة من خلال استخدام قوائم المراجعة وتواريخ الاستحقاق. وبالتالي، يمكن إنشاؤها مرة واحدة ثم تكرارها تلقائيًا على فترات زمنية محددة. هذه الميزة مفيدة للشركات التي لديها مهام تحدث بانتظام مثل التقارير الشهرية أو تحديثات التسويق الأسبوعية. 

علاوة على ذلك، يحتوي Trello على ميزات مثل العلامات والمرشحات وخيارات البحث التي تساعد في تنظيم وتحديد موقع بطاقات أو مهام معينة بسرعة. وهذا يوفر الوقت من خلال التخلص من الحاجة إلى الفرز اليدوي أو البحث عبر العديد من رسائل البريد الإلكتروني أو المستندات.

التسعير: يقدم Trello إصدارًا مجانيًا بميزات محدودة، وتبدأ خططه المدفوعة من 5 دولارات أمريكية شهريًا وتصل إلى 17.50 دولارًا أمريكيًا شهريًا. توفر الإصدارات المدفوعة ميزات إضافية مثل الخلفيات المخصصة والأتمتة المتقدمة وخيارات التكامل.

5. HubSpot

منصة تسويق شاملة ذات إمكانيات أتمتة متقدمة تتيح للشركات إرسال رسائل بريد إلكتروني مخصصة وإنشاء سير عمل لتربية العملاء المحتملين وتحفيز الإجراءات بناءً على سلوك موقع الويب وغير ذلك الكثير.

بفضل واجهتها سهلة الاستخدام وميزاتها القوية، أصبحت HubSpot واحدة من الأدوات الرائدة في أتمتة المهام التجارية عبر عمليات المبيعات والتسويق وخدمة العملاء.

يتيح لك هذا الموقع جذب العملاء المحتملين من مصادر مختلفة، مثل صفحات الوصول والاستمارات ورسائل البريد الإلكتروني ومنصات الوسائط الاجتماعية. كما يمكنك تصفية العملاء المحتملين بناءً على الموقع أو الصناعة أو السلوك، مما يسهل استهداف جماهير محددة بمحتوى مخصص.

من بين الميزات الرئيسية الأخرى لبرنامج HubSpot هي قدراته على أتمتة البريد الإلكتروني. تقدم الأداة مجموعة متنوعة من قوالب البريد الإلكتروني ومحرري السحب والإفلات لإنشاء حملات بريد إلكتروني مخصصة لشرائح مختلفة من جمهورك. 

بالإضافة إلى ذلك، يمكنك إعداد رسائل بريد إلكتروني متابعة آلية يتم تشغيلها بناءً على إجراءات أو أحداث معينة، مثل إرسال النماذج أو زيارات الموقع الإلكتروني. وهذا لا يوفر الوقت فحسب، بل يضمن أيضًا التواصل في الوقت المناسب وبشكل متسق مع العملاء المحتملين.

التسعير: تقدم HubSpot مجموعة من منتجات الأتمتة لكل عملية مهمة ضمن المحاور، مثل المبيعات والتسويق والخدمة والمحتوى والعمليات. 

في حين أن معظم المراكز لديها خطة مجانية بالإضافة إلى الأدوات المجانية، إلا أن لديها أيضًا خططًا مدفوعة، حيث تضيف كل طبقة ميزات بسعر أعلى:

6. ذوق

Gusto هي أداة شاملة لإدارة الموارد البشرية وكشوف المرتبات مصممة لأتمتة المهام التجارية المتكررة وتبسيط عمليات الموارد البشرية المعقدة والسماح للشركات بالتركيز على عملياتها الأساسية. من إدارة عملية دمج الموظفين إلى المزايا والامتثال، يقوم Gusto بكل شيء.

إنه يوفر حلاً شاملاً لإدارة رواتب الموظفين والمزايا والضرائب والامتثال في منصة مركزية واحدة. بمجرد الإعداد، يتولى Gusto إدارة جميع جوانب حسابات الرواتب، مثل الأجور والضرائب والخصومات والمساهمات. 

بالإضافة إلى إدارة الرواتب، تقدم Gusto أيضًا مجموعة كاملة من أدوات الموارد البشرية، بما في ذلك تتبع الوقت ومراجعة الأداء وتخزين مستندات الموارد البشرية. توفر هذه الميزات للشركات نهجًا شاملاً لإدارة قوتها العاملة بكفاءة.

علاوة على ذلك، تتيح لك ميزة مساعد الموارد البشرية الافتراضي الوصول إلى نصائح الخبراء بشأن قوانين العمل واللوائح التنظيمية. وهذا مفيد بشكل خاص للشركات الصغيرة التي لا تحتوي على أقسام مخصصة للموارد البشرية والتي قد تكافح من أجل البقاء متوافقة مع المتطلبات القانونية المتغيرة باستمرار.

التسعير: تبدأ خطة Gusto الأساسية من 40 دولارًا شهريًا بالإضافة إلى 6 دولارات لكل شخص شهريًا. في ظل عدم وجود رسوم إعداد مخفية أو عقود طويلة الأجل، توفر Gusto أسعارًا شفافة لن تكلفك الكثير من المال.

7. Airtable

بفضل تصميمه الفريد الذي يجمع بين جداول البيانات وقواعد البيانات، يعد Airtable مثاليًا لتنظيم مجموعات كبيرة من البيانات. تتيح خيارات التشغيل الآلي المتقدمة للمستخدمين تحديث السجلات تلقائيًا أو إرسال الإشعارات أو تشغيل الإجراءات استنادًا إلى شروط محددة.

من أهم مميزات Airtable هو هيكلها التنظيمي القابل للتخصيص. يمكن للمستخدمين إنشاء قواعد بيانات متعددة، أو "قواعد"، داخل حساب واحد، ولكل منها مجموعة فريدة من الجداول والحقول والسجلات. 

كما يوفر وظائف متنوعة، مثل الصيغ والتنسيق الشرطي والمرشحات والسجلات المرتبطة، لتقليل الإدخال اليدوي وتقليل الأخطاء. يمكن لهذه الأدوات حساب القيم تلقائيًا أو تشغيل الإجراءات بناءً على شروط معينة، مما يوفر للمستخدمين الوقت والجهد.

التسعير: يقدم Airtable إصدارًا مجانيًا بميزات محدودة، بالإضافة إلى خطط مدفوعة تبدأ من 20 دولارًا لكل مستخدم شهريًا. كما تتوفر خطط Enterprise للشركات الأكبر حجمًا.

ابدأ رحلة أتمتة الأعمال الخاصة بك مع Doola

إن كل دقيقة تقضيها في أداء مهام متكررة وعادية مثل أعمال المحاسبة هي دقيقة تضيع من وقتك وجهدك في تنمية أعمالك. ومن خلال أتمتة المهام المتكررة، يمكنك توفير الوقت والموارد الثمينة للتركيز على الجوانب الأكثر أهمية في عملك.

تعد Doola الشريك المثالي لبدء رحلة الأتمتة في العمليات التجارية. من تأسيس الأعمال إلى المحاسبة في نهاية العام وتقديم الإقرارات الضريبية، تقدم Doola حلاً شاملاً لجميع احتياجات الأتمتة الخاصة بك.

مع شركائنا خدمات تأسيس الأعماليمكنك ترك كافة الأوراق والإجراءات القانونية لنا. بدءًا من اختيار هيكل العمل المناسب وحتى تسجيل شركتك لدى السلطات المختصة، فنحن نتولى كل شيء نيابة عنك.

بمجرد إنشاء عملك وتشغيله، لدينا حلول المحاسبة يأتي دور التطبيق. فهو يقوم بأتمتة جميع احتياجاتك المتعلقة بحفظ السجلات المالية حتى تتمكن من التركيز على تنمية أعمالك. من خلال ربط حساباتك المصرفية، لم يعد عليك إدخال البيانات أو تسويتها يدويًا. 

يقلل هذا بشكل كبير من أخطاء إدخال البيانات مع توفير ساعات كل شهر في المهام اليدوية المملة. كما يوفر لك بيانات مالية دقيقة ومنظمة، وهو أمر بالغ الأهمية لتقديم إقرارات ضريبية سلسة.

مع وجود الدولا بجانبك، يمكنك التغلب على المهام المملة والمتكررة باستخدام الأتمتة في أي وقت من الأوقات!