لغة الجهاز
7 نصائح حول المحاسبة للشركات الناشئة ورواد الأعمال
أنت تعلم كيف تسير الأمور. يقول الجميع "احتفظ بدفاتر حساباتك منظمة"، لكن قِلة قليلة فقط من الناس سوف يخبرونك بمدى صعوبة ذلك في الواقع.
بين إدارة عملك، وإدارة العملاء، ومحاولة إيجاد خمس دقائق للتنفس، غالبًا ما يتراجع أداء المحاسبة إلى المرتبة الثانية - حتى تفوتك شيء ما، وفجأة تجد نفسك تكافح من أجل اللحاق به.
ولكن إليك الخبر السار: إن متابعة دفاتر الحسابات الخاصة بك لا يجب أن تكون مهمة شاقة. فهناك بعض التكتيكات الأقل شهرة التي تجعل الأمر أسهل كثيرًا. وهي ليست النصيحة المعتادة التي تسمعها، ولكنها من النوع الذي يساعدك بالفعل عندما يكون لديك مليون شيء آخر تفعله.
دعونا نبدأ. فيما يلي بعض النصائح العملية المتعلقة بالمحاسبة للشركات الناشئة ورواد الأعمال لمساعدتك على البقاء بصحة مالية جيدة.
وإذا كنت مستعدًا للانتقال مباشرة إلى حل يمكنه إزالة جميع مخاوفك المتعلقة بالمحاسبة، فلا تتردد في احجز استشارة مع خبراء المحاسبة لدينا.
1. المالية الشخصية والتجارية منفصلة
من أكثر الأخطاء شيوعًا في المحاسبة، وخاصة في الأيام الأولى، هو خلط الشؤون المالية الشخصية والتجارية. قد يبدو الأمر غير ضار في البداية - استخدام بطاقة الائتمان الشخصية الخاصة بك لشراء عمل تجاري أو تحويل الأموال ذهابًا وإيابًا - ولكن هذا الخطأ الصغير يمكن أن يتحول إلى كابوس عندما يحين وقت الضرائب أو عندما تحاول قياس الصحة الفعلية لعملك.
إن فصل أموالك الشخصية عن أموالك التجارية يضمن لك الوضوح في دفاترك ويوفر لك الوقت أثناء موسم الضرائب. كما أنها طريقة رائعة لحماية نفسك من المسؤولية. إذا واجهت شركتك مشاكل قانونية أو مالية، فلا تريد أن تتشابك أصولك الشخصية.
ماذا أفعل:
➡️ قم بإعداد حساب تجاري وبطاقة ائتمان بمجرد بدء تشغيل مشروعك الناشئ. يعد Mercury وBrex خيارين رائعين إذا كنت تريد شيئًا مصممًا للشركات الناشئة.
➡️ احتفظ بكل ما يتعلق بالأعمال في هذه الحسابات - لا أعذار. يجب أن يتم تسجيل كل قرش من خلال هذه الحسابات، من الدخل إلى النفقات.
➡️ ورجاءً، لا تخلط بين الأمور الشخصية وحسابك التجاري. سيوفر لك هذا الوقت وأتعاب المحامين إذا ساءت الأمور.
2. تتبع كل نفقاتك.
حسنًا، قد يبدو هذا الأمر مملًا، لكن تابع معنا. يجب تسجيل كل نفقاتك الصغيرة — سواء كانت الاشتراك في Canva أو ركوب سيارة أجرة بقيمة عشرة دولارات لمقابلة أحد العملاء.
لماذا؟ لأن كل هذه المشتريات الصغيرة تتراكم ويمكن أن تساعدك عندما يحين وقت تقديم الضرائب أو تفاجئك فجأة مثل مفاجأة سيئة.
بالإضافة إلى ذلك، إذا لم تتابع كل شيء، فإنك تضيع خصومات ضريبية محتملة. بالإضافة إلى ذلك، فأنت تريد أن يكون لديك رؤية واضحة تمامًا لوجهة أموالك، حتى تتمكن من الاحتفاظ بمزيد منها.
إليك ما يمكنك فعله:
➡️ استخدم أداة لتتبع النفقات مثل QuickBooks. يمكن لهذه الأدوات المزامنة مع حسابات عملك والقيام بالعمل الشاق نيابة عنك.
➡️ التقط صورًا للإيصالات أثناء التنقل وقم بتخزينها بتنسيق رقمي. ليست هناك حاجة للغرق في الورق.
برو تلميح: اجعل من تتبع نفقاتك عادة في نهاية اليوم. لن يمنحك هذا راحة البال فحسب، بل ستشكر نفسك أيضًا لاحقًا عندما تبدأ الخصومات الضريبية في التدفق.
3. لا تخف من برامج المحاسبة
انظر، إذا كنت لا تزال تستخدم جداول البيانات، فنحن هنا لنخبرك أن هناك طريقة أفضل. قد تبدو برامج المحاسبة مخيفة، لكنها ستغير قواعد اللعبة في مجال المحاسبة للشركات الناشئة.
إنه لا يساعدك فقط في إدارة كل شيء بدءًا من الرواتب وحتى الضرائب، بل يتيح لك أيضًا رؤية أداء عملك بالضبط دون الحاجة إلى أن تصبح محاسبًا كاملاً.
لماذا يهم:
أخطاء في مسك دفاتر لا تعد هذه الأمور مزحة، وحتى الخطأ الصغير قد يكلفك الكثير. تضمن برامج المحاسبة دقة كل شيء، وتؤتمت الأمور العادية، وتمنحك صورة واضحة عن صحتك المالية.
ماذا أفعل:
➤ اختر البرنامج الذي يناسب حجم شركتك الناشئة. يعد Xero وWave خيارين جيدين للمبتدئين، ولكن QuickBooks هو الخيار الأمثل للعديد من الشركات الصغيرة.
➤ لا تقم بإعداده ثم تنساه. خذ الوقت الكافي لاستكشاف ميزاته بعناية.
4. راقب التدفق النقدي (إنه نبض عملك)
قد يكون عملك مربحًا، ولكن إذا نفدت أموالك، فإن الأمر قد انتهى. تفشل العديد من الشركات لأنها لا تملك أموالاً كافية في البنك لتغطية النفقات، حتى لو كانت تحقق ربحًا من الناحية الفنية. لتجنب هذا، تحتاج إلى معرفة مقدار الأموال النقدية التي تتدفق إلى عملك وتخرج منه في جميع الأوقات.
إليك الحقيقة: قد يكون لديك عملاء يأخذون وقتهم في الدفع، لكن فواتيرك وموظفيك لا يستطيعون الانتظار. ولهذا السبب فإن التدفق النقدي الثابت أمر بالغ الأهمية - فهو يحافظ على سير عملك بسلاسة دون حدوث مشكلات مالية غير متوقعة.
كيفية إدارتها:
➜ تتبع تدفقاتك النقدية بانتظام. اجعل من عادتك مراجعة هذا التقرير شهريًا على الأقل، أو حتى أسبوعيًا إذا كانت أموالك محدودة. حدد الاتجاهات — هل هناك أوقات معينة تكون فيها أموالك قليلة؟ خطط مسبقًا لتلك الأوقات.
➜ إنشاء توقعات التدفق النقدي. إن الأمر أبسط مما يبدو. ما عليك سوى إلقاء نظرة على أرقامك السابقة والتنبؤ بموعد تقلص السيولة النقدية حتى تتمكن من الاستعداد.
برو تلميح: قم بإعداد خط ائتمان تجاري. يتيح لك هذا الوصول السريع إلى النقد إذا أصبحت الأمور صعبة، وبالتالي لن تضطر إلى التسرع في تغطية النفقات عندما يتأخر العملاء في السداد.
5. استعد لموسم الضرائب قبل أن يفاجئك
قد يبدو موسم الضرائب وكأنه موعد نهائي وشيك، ولكن لا يجب أن يكون موسمًا مرهقًا ومملوءًا بالقلق الذي نخشاه جميعًا. المفتاح هو الاستعداد - تعامل معه كماراثون، وليس سباقًا قصيرًا. لا تريد أن ينتهي بك الأمر إلى التسرع في اللحظة الأخيرة، أو تفويت الخصومات المحتملة، أو الأسوأ من ذلك، مواجهة العقوبات. من خلال بضع خطوات بسيطة، يمكنك جعل موسم الضرائب أكثر قابلية للإدارة.
كيف نستعد لموسم الضرائب؟
➜ ابدأ بعادة توفير الضرائب. كل شهر، خصص جزءًا من دخلك للضرائب. لا تنتظر حتى نهاية العام لجمع الأموال.
من خلال بناء عادة الادخار بانتظام للضرائب، ستتجنب صدمة الفاتورة الضخمة عندما يحين وقت تقديم الضرائب. إنها طريقة بسيطة لحماية تدفقاتك النقدية وتقليل التوتر عندما يحين موسم تقديم الضرائب.
➜ تعرف على مواعيدك ومتطلباتك. اعتمادًا على هيكل عملك (سواء كان شركة ذات مسؤولية محدودة أو شركة S أو ملكية فردية)، ستختلف التزاماتك الضريبية والمواعيد النهائية. تأكد من أنك تعرف بالضبط النماذج التي يجب تقديمها ومتى.
احتفظ بتقويم أو نظام تذكير للمواعيد المهمة. قد يؤدي عدم الالتزام بهذه المواعيد النهائية إلى فرض عقوبات غير ضرورية، كما أن مصلحة الضرائب لا تتسامح تمامًا عندما يتعلق الأمر بتقديم الإقرارات المتأخرة.
➜ تنظيم سجلاتك. على مدار العام، قم بتتبع جميع نفقات العمل والدخل والإيصالات. بهذه الطريقة، ستتمكن من تحديد ما يمكن خصمه بسهولة عندما يحين وقت الضرائب.
إن فئات مثل اللوازم المكتبية وتكاليف التسويق وحتى خصومات المكتب المنزلي قد تؤدي إلى توفير كبير. ومن الأهمية بمكان أن تظل على اطلاع دائم بهذه المستندات حتى لا تضطر إلى البحث عن الإيصالات أو إعادة بناء أموالك من الذاكرة عند حلول وقت الضرائب.
➜ استعن بالمساعدة إذا لزم الأمر. إذا كانت إدارة الضرائب الخاصة بك تبدو مرهقة، فلا تتردد في توظيف محترف أو استخدام برنامج ضريبي مصمم خصيصًا للشركات الصغيرة.
doola يمكن أن يساعدك ذلك في التخلص من الارتباك والتعقيدات المرتبطة بإعداد الضرائب، وخاصة بالنسبة للشركات الناشئة، من خلال تقديم ضرائبك في الوقت المحدد والتأكد من امتثالك لأحدث اللوائح. بالإضافة إلى ذلك، فإن وجود خبير ضرائب في صفك يضمن لك تحقيق أقصى استفادة من الخصومات وعدم ارتكاب أخطاء مكلفة.
برو تلميح: إذا كان عملك يسير على ما يرام، ففكر في دفع الضرائب ربع السنوية. وبدلاً من دفع فاتورة ضريبية كبيرة واحدة في نهاية العام، يمكنك تقسيمها إلى دفعات أصغر وأكثر قابلية للإدارة على مدار العام.
لا يقلل هذا من الضرر المالي فحسب، بل يمنع أيضًا عقوبات عدم السداد المحتملة من قبل مصلحة الضرائب. بالإضافة إلى ذلك، يجعل التخطيط للتدفق النقدي أسهل، وبحلول نهاية العام، سيكون لديك ما يدعو للقلق أقل بكثير.
6. لا تبخل في دفع رواتب الموظفين (ونعم، ادفع لنفسك أيضًا)
قد لا تكون رواتب الموظفين من أكثر المهام إثارة في قائمتك، ولكنها واحدة من المهام التي تحتاجها بشدة لإنجازها على النحو الصحيح. بالإضافة إلى ذلك، إذا لم يتم دفع رواتب الموظفين في الوقت المحدد، فإن هذا يترك انطباعًا سيئًا، وبصراحة، هذا هو آخر شيء تريده عندما تحاول بناء فريق قوي.
إليك كيفية إبقاء عملية دفع الرواتب بسيطة:
➜ استخدم Gusto لإدارة رواتب الموظفين نيابة عنك. إنها لعبة تغير القواعد، خاصة بالنسبة للشركات الناشئة. ذوق يتولى أمر الرواتب، والإقرارات الضريبية، والمزايا، وحتى الودائع المباشرة حتى لا تضطر إلى القلق بشأن التفاصيل. بالإضافة إلى ذلك، فهو يضمن لك البقاء متوافقة مع القوانين الضريبيةوهو أمر ضخم إذا كنت تريد تجنب الغرامات.
سواء كان لديك عدد قليل من الموظفين أو فريق متنامٍ، فإن Gusto يتوسع معك ويتكامل مع برنامج المحاسبة الخاص بك، لذلك عندما يأتي موسم الضرائب، ستكون متقدمًا بالفعل.
➜ لا تنسى أن تدفع لنفسك. من السهل أن تركز على دفع رواتب الآخرين إلى الحد الذي يجعلك تتجاهل دفع رواتب موظفيك. لذا قم بإعداد جدول دفع منتظم لنفسك، تمامًا مثل أي موظف آخر.
➜ احرص على إبقاء الأموال الشخصية والأموال التجارية منفصلة. لقد تحدثنا بالفعل عن هذا الأمر، ولكن الأمر يستحق التكرار لأن خلط الأمور المالية الشخصية والتجارية هو وصفة للفوضى. الطريقة الذكية لإبقاء الأمور منفصلة هي فتح حساب تجاري مع ميركوري.
إنها عبارة عن منصة مصرفية حديثة مصممة للشركات الناشئة، كما أنها تتكامل بسلاسة مع أدوات مثل Gusto، مما يجعل إدارة الرواتب والشؤون المالية أسهل.
مع حساب Mercury، سيكون لديك فصل واضح بين النفقات الشخصية والتجارية، مما يجعل تتبع الصحة المالية لشركتك أسهل كثيرًا. بالإضافة إلى ذلك، فإن منصتهم الرقمية مثالية لرواد الأعمال الذين يريدون طريقة فعالة لإدارة كل شيء عبر الإنترنت، من الخدمات المصرفية إلى المدفوعات.
7. كن منظمًا (لأن الفوضى ستلاحقك)
لا أحد يحب فرز الإيصالات أو متابعة الفواتير. لكن البقاء منظمًا لا يعني فقط أن تكون أنيقًا — بل يتعلق بتجنب لحظات "أوه لا" عندما تدرك أنك نسيت شيئًا مهمًا، مثل سداد مبلغ كبير.
ويمكن أن يتفاقم هذا الأمر ويتحول إلى مشاكل في التدفق النقدي بشكل أسرع مما تعتقد.
كيفية البقاء منظمًا (وعاقلًا)؟
➜ انتقل إلى العالم الرقمي، على أرض الواقع. بدلاً من تخزين الإيصالات في درج طاولة الدراسة أو وجود ملفات PDF عشوائية تطفو في صندوق الوارد لديك، قم بإعداد نظام ملفات رقمي.
فكر في استخدام Google Drive أو Dropbox أو برنامج المحاسبة الخاص بك - أيهما يناسبك. قم بتصنيف كل شيء بوضوح حسب الشهر والفئة، حتى لا تضطر إلى البحث في الفوضى عندما يحين وقت الضرائب.
➜ تسجيلات الدخول الشهرية. قم بتعيين تذكير في التقويم الخاص بك لمراجعة إيصالاتك وفواتيرك وكشوف حساباتك المصرفية مرة واحدة في الشهر.
افعل ذلك بانتظام، وستتجنب المشاكل الكبرى في المستقبل. بالإضافة إلى ذلك، من الأسهل بكثير التعامل مع المهام الأصغر بانتظام بدلاً من التعامل مع فوضى كبيرة في نهاية العام.
➜ تعيين محاسب إذا كنت تستطيع. الآن، إذا كنت تقضي ساعات في محاولة تنظيم شؤونك المالية وتشعر وكأنك بالكاد تستطيع مواكبة ذلك، فقد تحتاج إلى بعض المساعدة.
يستطيع محاسب المحاسبة أن يتولى متابعة النفقات اليومية، ومطابقة الحسابات، وحتى إعداد التقارير. وهذا يتيح لك التركيز على عملك.
ولا تقلق، فدولا هنا من أجلك. نحن نقدم خدمات مسك الدفاتر تم تصميم هذه البرامج خصيصًا للشركات الناشئة والشركات الصغيرة. يمكن لخبراء المحاسبة لدينا التعامل مع تتبع الدخل والنفقات، ومطابقة الحسابات، وإعداد التقارير المالية التفصيلية - حتى لا تضطر إلى قضاء ساعات منحنيًا على جداول البيانات.
➜ قم بعمل نسخة احتياطية من كل شيء. فكر في عدد المرات التي حذفت فيها ملفًا مهمًا عن طريق الخطأ أو فقدت شيئًا ما بسبب تعطل جهاز الكمبيوتر. تخيل الآن أن هذا يحدث مع سجلاتك المالية.
قم بعمل نسخة احتياطية لملفاتك — إما من خلال التخزين السحابي أو محرك أقراص خارجي — حتى تكون محميًا في حالة حدوث أي خطأ.
أفضل ممارسات المحاسبة لرجال الأعمال
فيما يلي بعض أفضل ممارسات المحاسبة التي قد لا تسمع عنها كثيرًا ولكنها ستغير قواعد اللعبة بالنسبة لرجال الأعمال:
استخدم تقويم المحاسبة
قد يبدو التقويم المخصص فقط للمحاسبة قديم الطراز، لكنه في الواقع يغير قواعد اللعبة. حدد مواعيد محددة لمراجعة شؤونك المالية، وإرسال الفواتير، ودفع الفواتير، وتسوية الحسابات.
إنه مثل إعداد "اجتماعات مالية" غير قابلة للتفاوض مع نفسك، حتى لا تتراكم الأشياء أبدًا.
راقب عادات الدفع لدى العميل
قد لا تفكر في هذا الأمر كثيرًا، ولكن تأخر السداد من العملاء قد يؤثر على تدفقك النقدي. قم بتتبع العملاء الذين يقومون بالسداد في الوقت المحدد والذين يتأخرون باستمرار. فكر في تطبيق رسوم التأخير أو إعداد تذكيرات آلية لضمان السداد في الوقت المحدد.
بهذه الطريقة، يمكنك التنبؤ بشكل أفضل بموعد وصول الأموال فعليًا إلى حسابك.
سجل النفقات المستقبلية بمجرد معرفتك بها
إذا كنت تعلم أن هناك اشتراكًا سنويًا أو فاتورة كبيرة قادمة، فقم بتسجيلها مسبقًا. حتى إذا لم يكن السداد مستحقًا لعدة أشهر، فإن إضافتها إلى برنامج المحاسبة الخاص بك يساعدك على رؤية صورة أكثر دقة لما سيخرج من حسابك.
إنه نهج استباقي يساعد في التخطيط ويتجنب المفاجآت.
احتضان التوقعات المالية
إن التنبؤ المالي يشبه إلقاء نظرة خاطفة على مستقبل عملك. فهو يساعدك على التنبؤ بإيراداتك ونفقاتك وتدفقاتك النقدية استنادًا إلى الاتجاهات السابقة. لست بحاجة إلى أن تكون خبيرًا في التمويل - استخدم أدوات أو قوالب بسيطة لتقدير الشكل المحتمل للربع أو العام التالي من الناحية المالية.
وهذا يمنحك نظرة ثاقبة على المشكلات المحتملة قبل أن تصبح مشاكل حقيقية.
قم بمراجعة اشتراكاتك ونفقاتك المتكررة بشكل منتظم
تتراكم الاشتراكات بسرعة — البرامج والخدمات والأدوات والمنصات التي قد لا تستخدمها بعد الآن. قم بإجراء تدقيق منتظم لجميع النفقات المتكررة وقم بإلغاء أي شيء لم يعد يخدمك.
إنها طريقة سهلة لخفض التكاليف وتجنب الاستنزاف غير الضروري لتدفقاتك النقدية.
فهم نقطة التعادل الخاصة بك
يتجاهل الكثير من رواد الأعمال هذا الأمر. نقطة التعادل هي اللحظة التي تغطي فيها إيرادات عملك جميع نفقاتك. معرفة هذا الرقم أمر بالغ الأهمية - فهو يخبرك بالمبلغ الذي تحتاج إلى تحقيقه كل شهر فقط للحفاظ على عملك قائمًا.
بمجرد حصولك على هذا الرقم، يمكنك اتخاذ قرارات تسعير وميزانية أكثر ذكاءً.
خصص وقتًا للتعلم المالي
غالبًا ما يتجنب رواد الأعمال الجانب المالي للأمور لأنه يبدو معقدًا. لكن تخصيص وقت كل شهر لتعلم شيء جديد عن المحاسبة أو الشؤون المالية (حتى لو كان 30 دقيقة) يمكن أن يساعدك في التعامل بشكل أفضل مع عملك.
سواء كان الأمر يتعلق بفهم الخصومات الضريبية أو تعلم كيفية قراءة البيانات المالية، فكلما زادت معرفتك، كلما شعرت بمزيد من التمكين في إدارة أموالك.
اقرأ أكثر: المحاسبة الذاتية للشركات التي يعمل بها شخص واحد
لكل شيء آخر، لديك الدولا
حسنا، هذا هو الختام.
حجز عرض توضيحي مجاني مع خبراء المحاسبة لدينا. أحضر جميع أسئلتك، بغض النظر عن مدى صغرها أو حجمها، وسنكون سعداء بإرشادك خلالها.