11 استراتيجية فعالة لإدارة الوقت يحتاج كل رائد أعمال منفرد إلى معرفتها

كنت أتواصل مع ابنة عمي مؤخرًا - فهي سيدة أعمال منفردة، تتنقل بين الصعود والهبوط في بناء مشروعها الخاص بينما تشغل أيضًا وظيفة من الساعة 9 إلى 5.

كانت تخبرني عن مدى صعوبة إدارة كل شيء – العمل والحياة وتلك القائمة المتزايدة باستمرار من الأشياء التي تحتاج إلى اهتمامها.

وأنا أفهم ذلك تمامًا. كونك رائد أعمال منفرد ليس بالأمر الهين. يمكن أن تصبح الحياة مزدحمة جدًا، ولنكن صادقين، مجنونة تمامًا.

من السهل أن تشعر أنه لا توجد ساعات كافية في اليوم لإنجاز كل شيء. ولكن هذا ما كنت أتمنى أن يخبرني به أحد (ولها) عاجلاً: لا تحتاج إلى الكثير من الوقت لتحقيق تقدم حقيقي.

في الواقع، يمكنك إنجاز الكثير بمجرد ساعة واحدة يوم. الوقت هو أثمن مورد لديك، وعندما تخطط بحكمة، فإن تلك الساعة الواحدة يمكن أن تحدث فرقًا كبيرًا.

ولكن هنا يكمن الأمر - الأمر لا يتعلق فقط بإدارة وقتك بشكل أفضل؛ في بعض الأحيان، يتعلق الأمر بإزالة بعض الأثقال من طبقك مع البعض الآخر مساعدة و دعم.

في doola، رأيت كيف أن رواد الأعمال المنفردين مثل ابن عمي غالبًا ما يتعثرون في الأجزاء المملة ولكن الضرورية لإدارة الأعمال - أشياء مثل إنشاء حساب بنكي تجاري إلى تشكيل, التصريح عن الضريبةو مسك الدفاتر.

إنها الأشياء التي لا يحبها أحد حقًا ولكن يجب القيام بها. 

هذا هو المكان الذي تتدخل فيه دولا لإنقاذ الموقف و اجعل هذا العد الثمين لمدة ساعة واحدة.

فريقنا يعتني بهذه المهام التي تستغرق وقتًا طويلاً، حتى تتمكن من التركيز على ما يهم حقًا: تنمية أعمالك.

لذا، دعونا نستكشف بعض الطرق لتوفير الوقت رائد أعمال منفرد والحفاظ على عملك المضي قدما.

# 1 حظر الوقت: سلاحك السري

واحدة من أقوى الأدوات في ترسانة إدارة الوقت الخاصة بك هي حظر الوقت.

إذا لم تكن على دراية بهذا المفهوم، فإن حظر الوقت يتعلق بجدولة فترات زمنية محددة لمهام معينة. 

إنه مثل تحديد مواعيد مع نفسك، ومثلما لا يمكنك تخطي اجتماع مع عميل، لا ينبغي عليك تخطيه أيضًا.

هنا هو كيف يعمل: 

لنفترض أنك تخصص الساعة الأولى من أمسيتك لنشاطك الجانبي. خلال تلك الفترة، تركز فقط على عملك - دون أي تشتيت أو انقطاع. 

يمكنك أيضًا تقسيم تلك الساعة إلى أجزاء أصغر إذا كانت لديك مهام متعددة يجب عليك معالجتها. 

على سبيل المثال، 30 دقيقة للعصف الذهني، و20 دقيقة للعمل على موقع الويب الخاص بك، و10 دقائق للرد على رسائل البريد الإلكتروني.

إن جمال تحديد الوقت هو أنه يساعدك على تحديد أولويات مهامك ويضمن أنك تحرز تقدمًا مستمرًا، حتى لو كان ذلك في خطوات صغيرة فقط. 

بالإضافة إلى ذلك، من الرائع أيضًا أن ترى مهامك يتم التحقق منها، كتلة واحدة في كل مرة.

#2 تقنية البومودورو: العمل على فترات قصيرة ومركزة

إذا وجدت صعوبة في الاستمرار في التركيز لفترات طويلة، فإن تقنية الطماطم قد يكون فقط ما تحتاجه.

تتضمن تقنية بومودورو، التي سُميت على اسم مؤقت المطبخ على شكل الطماطم، العمل على دفعات قصيرة ومكثفة - 25 دقيقة من العمل المركّز، تليها استراحة مدتها 5 دقائق. 

بعد أربع جلسات "بومودوروس"، تأخذ استراحة أطول، مثلاً 15-30 دقيقة. سهل، أليس كذلك؟

الآن، لماذا يعمل هذا بشكل جيد؟

أولاً، فهو يقسم عملك إلى أجزاء يمكن التحكم فيها، مما يجعل من السهل عليك الاستمرار في العمل. بالإضافة إلى ذلك، تساعد فترات الراحة المنتظمة هذه على منع الإرهاق والحفاظ على عقلك منتعشًا. 

فكر في الأمر على أنه سباق سريع على فترات بدلاً من محاولة إجراء سباق الماراثون بوتيرة ثابتة. 

لوضع الأمر في نصابه الصحيح، تخيل أنك تعمل على مشروع كبير. بدلاً من محاولة معالجة كل شيء دفعة واحدة، قم بتقسيمه إلى بومودورو. 

ستجد أنه بحلول نهاية اليوم، قد حققت تقدمًا كبيرًا دون الشعور بالإرهاق.

مزيد من المعلومات: 15 فكرة مبتكرة لرواد الأعمال المنفردين لبدء مشروع تجاري لشخص واحد

#3 أدوات الإنتاجية: العمل بشكل أكثر ذكاءً، وليس بجهد أكبر

إذا كنت تدير شركة صغيرة، ربما تكون على دراية بشعور محاولة القيام بمئات الأشياء في وقت واحد. 

لديك مواعيد نهائية للوفاء بها، وعملاء لتبقيهم سعداء، وقائمة مهام يبدو أنها ستمتد إلى الأبد. 

الحقيقة هي أن عقولنا ليست مصممة لتتبع كل التفاصيل، خاصة عندما تتعامل مع كل شيء بنفسك.

إن محاولة التوفيق بين كل هذه المسؤوليات دون بعض المساعدة هي طريقة مؤكدة لتحقيق النجاح يشعر بالحرق. 

وهنا يأتي دور أدوات الإنتاجية. فهي تساعدك على إدارة الفوضى، وتحويل ما يمكن أن يكون عبء عمل مرهقًا إلى شيء يمكنك التعامل معه بالفعل. 

باستخدام الأدوات المناسبة المتاحة لك، يمكنك تبسيط مهامك، والتخلص من الفوضى العقلية، وحتى تخصيص بعض الوقت لنفسك.

وهنا عدد قليل أدوات الإنتاجية التي لا غنى عنها يمكن أن يغير حقًا طريقة عملك:

⏰ أدوات إدارة المشاريع

بدلاً من الاعتماد على الملاحظات المتناثرة أو قائمة المراجعة الذهنية التي يسهل نسيانها، تتيح لك أدوات مثل Trello وAsana وNotion تنظيم مهامك بطريقة واضحة وسهلة الإدارة.

إنها توفر لك نظرة عامة مرئية حول ما يجب القيام به، وما هو قيد التقدم، وما تم إكماله.

⏰ أدوات الاتصال

عندما تعمل مع العملاء، أو المستقلين، أو حتى مجرد تنظيم أفكارك الخاصة، فإن الحفاظ على التواصل واضحًا ومنظمًا هو المفتاح.

تعد أدوات الاتصال مثل Slack وZoom ضرورية لتبسيط سير عملك من خلال مركزية المحادثات وتسهيل الوصول إليها. 

يسمح لك Slack بتنظيم المناقشات في قنوات مخصصة لمشاريع أو فرق مختلفة، مما يضمن سهولة العثور على جميع المعلومات ذات الصلة وتقليل الحاجة إلى التدقيق في صناديق البريد الوارد المزدحمة. 

وفي الوقت نفسه، يوفر Zoom منصة موثوقة للاجتماعات الافتراضية، مما يتيح التواصل الواضح والمباشر مع العملاء أو أعضاء الفريق، بغض النظر عن مكان وجودهم. 

تساعدك هذه الأدوات معًا على البقاء منظمًا والاستجابة بسرعة والحفاظ على التعاون السلس عبر عملك.

⏰ أدوات تتبع الوقت

تمنحك أدوات تتبع الوقت مثل Toggl وRescueTime صورة واضحة عن كيفية قضاء وقتك فعليًا، وهو ما قد يكون كاشفًا بشكل لا يصدق. 

من خلال تتبع أنشطتك على مدار اليوم، تسلط هذه الأدوات الضوء على أين تذهب ساعاتك، مما يساعدك على تحديد عادات إضاعة الوقت أو المهام التي تستغرق وقتًا أطول من المتوقع. 

على سبيل المثال، قد تعتقد أنك تقضي 30 دقيقة فقط يوميًا على وسائل التواصل الاجتماعي، ولكن عندما تتحقق من برنامج RescueTime، ستدرك أن الوقت أقرب إلى الساعتين.

مع هذا النوع من البصيرة، يمكنك وضع الحدود، وتعديل عاداتك، وإعادة تركيز طاقتك على مهام أكثر إنتاجية.

⏰ أدوات الأتمتة

دعونا نتحدث عن الأتمتة — أفضل وسيلة لتوفير الوقت. أدوات مثل Zapier تشبه وجود مجموعة إضافية من الأيدي التي لا تتعب أبدًا.

فهي تربط بين تطبيقات مختلفة وتقوم بأتمتة المهام المتكررة، مما يحررك للتركيز على الصورة الأكبر. 

لذلك، في كل مرة يرسل فيها شخص ما استفسارًا عبر موقع الويب الخاص بك، يقوم Zapier تلقائيًا بإنشاء بطاقة Trello له، ويرسل إليك إشعارًا في Slack، بل ويضيف جهة الاتصال إلى قائمة بريدك الإلكتروني. 

إن سير العمل الآلي الصغير هذا هو الذي يوفر عليك الاضطرار إلى القيام بكل شيء يدويًا. 

قراءة الموصى بها: 19 أداة لإدارة أعمالك عن بعد

#4 الأتمتة أو التفويض أو الإزالة: صيغة ADE

تعمل صيغة ADE المعروفة لأنها تعالج بشكل مباشر الاختناقات الشائعة التي يواجهها رواد الأعمال المنفردين: الكثير من المهام، وليس الوقت الكافي، والعبء الذهني الناتج عن التوفيق بين كل شيء منفردًا.

 إليك كيفية وضع هذه الصيغة موضع التنفيذ.

👉 أتمتة المهام المتكررة التي تستهلك يومك، مثل إرسال الفواتير أو النشر على وسائل التواصل الاجتماعي، باستخدام الأدوات التي تقوم بذلك نيابةً عنك (فكر في Zapier أو HubSpot).

👉 مندوب المهام التي لا تحتاج إلى لمستك الشخصية - مثل مسك الدفاتر أو التصميم الجرافيكي - للموظفين المستقلين والوكالات والمساعدين الافتراضيين الذين يدعمون الذكاء الاصطناعي. في الواقع، وجدت إحدى الدراسات التي أجرتها مجلة هارفارد بزنس ريفيو أن الرؤساء التنفيذيين ورجال الأعمال الذين يقومون بتفويض المهام بشكل فعال يحققون إيرادات أكثر بنسبة 33% من أولئك الذين يحاولون القيام بكل شيء بأنفسهم.

👉 القضاء أي شيء لا يضيف قيمة أو يتماشى مع أهدافك. على سبيل المثال، إذا كنت تقضي ساعات كل أسبوع في مهمة لا تحقق نتائج، فقد يكون الوقت قد حان للتخلص منها. 

يمكن أن يكون هذا أي شيء بدءًا من استراتيجية التسويق غير الناجحة إلى مشروع جانبي يستغرق الكثير من الوقت. كن قاسيًا - وقتك ثمين، ويجب إنفاقه على الأنشطة التي تدفع عملك إلى الأمام. 

مبدأ باريتو، أو قاعدة 80/20، هو مفهوم معترف به على نطاق واسع ويشير إلى أن 80% من نتائجك تأتي من 20% من جهودك. 

من خلال التخلص من 80% من المهام التي لا تساهم بشكل كبير في تحقيق أهدافك، يمكن لرواد الأعمال المنفردين تحسين تركيزهم وإنتاجيتهم بشكل كبير.

ضع في اعتبارك أن صيغة ADE ليست مجرد نظرية؛ إنه نهج عملي أثبت أنه يساعد رواد الأعمال المنفردين على تبسيط أعباء عملهم والتركيز على ما يهم حقًا.

# 5 ركز على شيء واحد في كل مرة

دعونا نكسر أسطورة كبيرة الآن: ويتناول ليس صديقك. لقد مررنا جميعًا بذلك - نحاول التوفيق بين مهام متعددة في وقت واحد، معتقدين أننا منتجون للغاية. 

ولكن الحقيقة هي أن تعدد المهام غالبًا ما يؤدي إلى ارتكاب الأخطاء، وبطء التقدم، والكثير من الإحباط.

لذا ركز على مهمة واحدة في وقت واحد. عندما تعمل على عملك، أعطه اهتمامك الكامل. لن تقوم بعمل أفضل فحسب، بل ستجد أيضًا أنك تكمل المهام بشكل أسرع وبضغط أقل.

على سبيل المثال، إذا كنت تكتب محتوى لموقعك على الويب، فأغلق كل علامات التبويب الإضافية، وأوقف تشغيل هاتفك واكتب فقط. ستندهش من مقدار ما يمكنك إنجازه عندما لا تقوم بتغيير التروس باستمرار.

#6 تعلم أن تقول لا

قد يكون هذا الأمر صعبًا، لكنه مهم جدًا جدًا!

باعتبارك رائد أعمال منفرد، في كل مرة تقول نعم لشيء لا يخدم أهدافك، فإنك تقول لا لشيء يخدم أهدافك.

لنفترض أنك تدير نشاطًا تجاريًا للتسويق عبر الإنترنت. لقد أدركت أن إنشاء سلسلة من الندوات عبر الإنترنت يمكن أن يعزز قاعدة عملائك ويجلب المزيد من الإيرادات.

لقد خططت لتخصيص عطلة نهاية الأسبوع لتطوير المحتوى وإعداد النظام الأساسي.

ولكن بعد ذلك، يسألك العميل عما إذا كان بإمكانك القيام بمشروع إضافي — وهي مهمة سريعة تقع خارج نطاق ما تفعله عادةً.

إنه لا يتماشى مع استراتيجيتك طويلة المدى، لكنك تقول نعم لأنك لا تريد أن تخيب آمال العميل.

الآن، بدلاً من العمل على ندواتك عبر الإنترنت، والتي من المحتمل أن تجتذب العشرات من العملاء الجدد، فإنك تقضي وقتك في مشروع لمرة واحدة، على الرغم من أنه يدفع الفواتير، إلا أنه لا يقربك من أهدافك الأكبر. 

بقولك نعم للمشروع الإضافي، تكون قد قلت لا لسلسلة ندواتك عبر الإنترنت، مما يؤدي إلى تأخير إطلاقها والنمو الذي يمكن أن يحققه لشركتك.

تذكر أنه من المقبول والمهني تمامًا رفض الطلبات، حتى لو شعرت بعدم الارتياح في البداية.

سواء كان حدثًا اجتماعيًا، أو مشروعًا جديدًا لا يتماشى مع عملك، أو أي شيء آخر يشتت انتباهك عن أهدافك - كن حازمًا ومهذبًا.

#7 دع الخبراء يتعاملون مع الأمر

باعتبارك رائد أعمال منفردًا، فأنت ترتدي الكثير من القبعات، ولكن في بعض الأحيان يكون من المفيد تعيين متخصص للتعامل مع المهام المعقدة التي لست خبيرًا فيها.

قد يبدو الاستعانة بمحاسب أو متخصص في الضرائب بمثابة نفقات إضافية، ولكن فكر في الأمر كاستثمار في راحة بالك. 

إنهم يعرفون خصوصيات وعموميات قانون الضرائب ويمكنهم مساعدتك في التنقل بين الخصومات والائتمانات والاستراتيجيات المالية الأخرى التي قد لا تكون على علم بها. 

بالإضافة إلى ذلك، يمكنهم أيضًا المساعدة في مسك الدفاتر وفتح حساب تجاري وكشوف المرتبات والتخطيط المالي، مما يضمن تنظيم شؤونك المالية على مدار العام.

إلى جانب ذلك، لن تحاول إصلاح السباكة الخاصة بك إذا لم تكن سباكًا، أليس كذلك؟ فلماذا تحاول دفع الضرائب الخاصة بك إذا لم تكن كذلك الضرائب الموالية?

#8 التركيز على التقدم بدلاً من الكمال

باعتبارك رواد أعمال منفردين، قد تشعر غالبًا أن كل شيء يجب أن يكون مثاليًا قبل أن تتمكن من طرحه للعالم. ولكن هذا هو الأمر: التقدم دائمًا أفضل من الكمال.

كل خطوة تخطوها، مهما كانت صغيرة، هي خطوة نحو هدفك. 

لذا، إذا وجدت نفسك تقضي ساعات في تعديل موقع الويب الخاص بك أو إعادة كتابة رسالة بريد إلكتروني للمرة العاشرة، فتوقف. اسأل نفسك: "هل هذا جيد بما يكفي لإنجاز المهمة؟" إذا كانت الإجابة بنعم، فانتقل.

وقتك أثمن من أن تضيعه في السعي إلى الكمال.

على سبيل المثال، لنفترض أنك تطلق منتجًا جديدًا. بدلاً من الانتظار حتى تصبح كل التفاصيل خالية من العيوب، انشرها وابدأ في جمع التعليقات.

يمكنك دائمًا تحسينه لاحقًا، ولكن الشيء المهم هو الاستمرار في المضي قدمًا.

#9 تجميع المهام المتشابهة

إليك استراتيجية قديمة قدم إدارة الوقت نفسها: التجميع. يتمحور التجميع حول تجميع المهام المتشابهة معًا حتى تتمكن من التخلص منها دفعة واحدة.

فكر في الأمر مثل غسل الملابس، فلن تغسل جوربًا واحدًا في كل مرة، أليس كذلك؟

قم بتطبيق هذا المنطق على عملك.

خصص وقتًا لجميع منشوراتك على وسائل التواصل الاجتماعي، أو تعامل مع جميع مكالمات عملائك في فترة ما بعد الظهر، أو قم بإجراء جميع الفواتير الخاصة بك مرة واحدة. بهذه الطريقة، يمكنك الحفاظ على الكثير من طاقتك العقلية. 

مثال آخر يمكن ربطه بك: إذا كنت تدير وسائل التواصل الاجتماعي لشركتك، فخصص ساعة يوم الاثنين لتخطيط وجدولة جميع منشوراتك لهذا الأسبوع.

من خلال تجميع هذه المهام، يمكنك تحرير بقية الأسبوع للتركيز على جوانب أخرى من عملك.

#10 احتفل بالانتصارات الصغيرة واعترف بتقدمك

إن إدارة مشروع تجاري بمفردك أمر صعب، ومن السهل أن تنشغل بالصخب دون أن تتوقف لتدرك مدى التقدم الذي حققته.

لذا، خذ لحظة للاحتفال بانتصاراتك، مهما كانت صغيرة. سواء كان الأمر يتعلق باستقطاب عميل جديد، أو إطلاق موقع ويب، أو مجرد اجتياز أسبوع صعب للغاية، امنح نفسك الفضل في ذلك عند استحقاقه.

لحظات التقدير هذه ستبقيك متحفزًا وتذكرك لماذا بدأت هذه الرحلة في المقام الأول.

إن الاحتفال بالانتصارات الصغيرة يدور حول بناء الزخم.

إنها الأشياء الصغيرة التي تتراكم بمرور الوقت، ومن خلال الاعتراف بها، فإنك تعزز العادات الإيجابية التي ستساعدك على المضي قدمًا.

نصيحة إضافية من doola ونصيحتك رقم 11: امنح نفسك الإذن بأن تكون إنسانًا

الآن، إليك شيئًا إضافيًا صغيرًا - أطلق عليه نصيحة إضافية إذا أردت: امنح نفسك الإذن بأن تكون إنسانًا. نعم، عملك مهم، ونعم، يجب أن يكون على رأس الأولويات.

ولكن هذا هو الأمر: ليس من الضروري أن تكون الأولوية القصوى على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع.

الحياة تحدث.

في بعض الأحيان تكون مدفونًا تحت جبل من المهام، أو ربما تحتاج فقط إلى استراحة. وهذا ليس جيدًا فحسب، بل إنه ضروري. 

إن الاعتناء بنفسك ليس رفاهية؛ إنها ضرورة. لذا، عندما يبدأ الشعور بالضغط أكثر من اللازم، تذكر هذا: من الجيد تمامًا أن تترك بعض الأشياء تمر، وتتراجع خطوة إلى الوراء، وتركز على الرعاية الذاتية.

أنت تقوم ببناء مشروع تجاري، نعم، ولكنك أيضًا إنسان.

والبشر بحاجة إلى الراحة أيضًا. سيظل عملك موجودًا غدًا، وستكون مجهزًا بشكل أفضل للتعامل معه بعد استراحة قصيرة.

كيف تساعد doola رواد الأعمال المنفردين على استعادة الوقت والحرية

إذا كنت رائد أعمال منفردًا، فمن المحتمل أن يكون الوقت والحرية على رأس قائمة أمنياتك.

تريد مزيدًا من الساعات للتركيز على أجزاء عملك التي تثير شغفك وحرية الاستمتاع بالحياة التي تعمل بجد من أجل إنشائها. 

وهنا يأتي دور doola. نحن هنا لأخذها فوضوي ولكن المهام الأساسية - مثل تكوين الأعمال, التصريح عن الضريبةو مسك دفاتر - خارج طبقك.

حتى أفضل؟

نحن نساعدك على التخلص من جميع أنواع فوضى الأعمال الورقية، حتى تتمكن من العودة إلى أكثر ما تحبه، سواء كان ذلك تنمية أعمالك، أو قضاء الوقت مع أحبائك، أو مجرد قضاء بعض الوقت للتنفس.

لما لا حجز استشارة مجانية وانظر كيف يمكننا مساعدتك في تعزيز أعمالك مع الالتزام بالامتثال؟