Tydblokkering: Die uiteindelike tydbestuurstegniek

Stel jou voor dat jy jou werk die meeste dae vroeg voltooi en meer tyd saam met jou gesin het. Dit is moontlik om doeltreffendheid te verbeter, selfs vir besige sakestigters. Om meer gedoen te kry in minder tyd, gebruik tydblokkering. 

Wat is tydblokkering? Dit is die proses om jou tyd in spesifieke blokke te verdeel om op 'n enkele taak te fokus. Die voordele wissel van verhoogde produktiwiteit tot beter fokus en minder stres. Moet jy tydblokkering gebruik? Lees verder om die voordele te verstaan ​​en hoe om dit effektief te implementeer. 

Wat is tydblokkering?

Tydblokkering is 'n produktiwiteitstegniek wat die verdeling van jou skedule in toegewyde tydblokke vir spesifieke take of aktiwiteite behels. Met tydblokkering sal jy langer neem, soos 'n dag of 'n week, en dit in kleiner segmente verdeel. 

Byvoorbeeld, jy kan jou dag in 30 minute tydblokke of 2-uur tydblokke verdeel. Of jy kan verskeie tydblokke deur die dag maak, afhangende van die verwagte lengte van die take. Of jy kan die Pomodoro-tegniek gebruik en 'n timer vir 25 minute stel, gevolg deur 'n breek van vyf minute. 

Hoe werk tydblokkering?

Om tydblokkering te implementeer, ken jy spesifieke tydgleuwe toe vir verskillende take of aktiwiteite deur jou dag. Gedurende hierdie tydblokke verbind jy jou om uitsluitlik aan die aangewese taak te werk, om onderbrekings en afleidings tot die minimum te beperk. Vir tydblokkering, sal jy twee sleutelstappe wil volg:

  • Skeduleer tydblokke visueel op jou kalender, sodat jou werk nie onderbreek of oor geskeduleer kan word nie.
  • Groepeer soos take in een gekonsentreerde blok tyd.

Die voordele van hierdie strategie fokus op verhoogde produktiwiteit en fokus. Jy kan jou foon afskakel of kennisgewings stilmaak sodat jou aandag nie gedurende die tydblok afgelei word nie. Nog 'n voordeel is prioritisering, aangesien jy vroeg in die dag deur die belangrikste taak of diep werk kan werk voordat jy na minder dringende aktiwiteite oorgaan. 

Ons brein is nie ontwerp om intense fokus vir agt tot tien uur per dag te handhaaf nie. Navorsing dui daarop dat die brein nie meer as vier uur per dag op hoëfokustake kan konsentreer nie. Tydblokkering kom om dit deur sterk fokus vir 'n korter tydperk te vereis. Aan die einde van elke tydblok kan jy 'n kort breek van vyf minute neem voordat jy aangaan na die volgende taak, wat moontlik tot beter fokus lei. 

Wie moet tydblokkering probeer?

Enigiemand wat maklik afgelei word of produktiwiteit wil verbeter, kan tydblokkering probeer. Dit is 'n praktiese hulpmiddel om produktiwiteit te verhoog. Of jy nou 'n entrepreneur, werknemer of selfstandige is, tydblokkering kan jou help om vinnig meer gedoen te kry. As jou kalender meestal gevul is met vergaderings, kan jy steeds probeer om tyd te blokkeer in enige gratis tydperk, wat help om sleuteltake te prioritiseer. 

Besigheidspanne kan ook baat by tydblokkering aangesien hulle gedurende sekere tydblokke op gedeelde take fokus en op ander tye oorgaan na individuele verantwoordelikhede. 

3 Tydblokkeringsvariasies

Terwyl die basiese konsep van tydblokkering, soos die naam aandui, die skep van tydblokke behels, is daar ook variasies wat jy kan probeer. Hier is hoe elkeen werk:

1. Tydboks

Tydboks is 'n variasie van tydblokkering wat dikwels in tegnologie gebruik word, soos in ratse omgewings. Tydboks ken 'n maksimum tyd toe aan 'n spesifieke aktiwiteit wat die tydboks genoem word. Die idee is dat werk uitbrei om die tyd wat toegeken is te vul. Deur 'n tydboks te skep, stel jy 'n konkrete limiet op die aktiwiteit. Jy kan die aktiwiteit later aan 'n ander tydboks toewys as dit nie voltooi is nie.

As jy byvoorbeeld e-posse moet hersien en daarop moet reageer, kan jy 30 minute daaraan toewys. Na die 30 minute hersiening, as jy nie al die antwoorde voltooi het nie, kan jy later nog 'n 30 minute tydblok toewys. Maar jy sal aan die einde van die 30 minute aanbeweeg na 'n ander taak. 

Tydboks werk veral goed met deurlopende take wat deurlopende aandag verg, soos e-posreaksies, besigheidsprestasie-oorsigte, of skoonmaak-, bestuurs- en organisatoriese take. 

2. Taakgroepering

Taakgroepering is nog 'n produktiwiteitstrategie wat vereis dat jy soortgelyke take saam groepeer. Dit kan multitasking verminder en fokus op 'n spesifieke taak verhoog. Taakgroepering kan 'n element van tydblokkering wees, hoewel dit nie hoef te wees nie. 

Gestel byvoorbeeld jy bestuur sosiale media vir jou maatskappy bykomend tot baie ander verantwoordelikhede. Met taaksamestelling, sou jy alle sosiale media-verwante take saamvoeg. In daardie geval, op Maandag gedurende die toegewese tyd, sal jy sleutelwoorde ondersoek, ontwerp, plasings skeduleer, en skryf besigheidsblogs vir die week eerder as om daardie afsonderlike take uit te versprei. 

3. Dagtema

Dagtema is 'n gevorderde vorm van tydblokkering. Nie net plaas jy soortgelyke take in gedeelde of verwante tydblokke nie, maar jy bou temas vir die dag. Dagtema werk veral goed op die uitvoerende vlak of wanneer jy 'n entrepreneur is wat baie hoede binne die maatskappy dra.

Byvoorbeeld, met dagtema kan jy 'n skedule soos volg maak:

  • Maandag: Verkope en bemarking
  • Dinsdag: Sosiale media en uitreik
  • Woensdag: Maatskappykultuur, produktiwiteit, HR en werknemertevredenheid
  • Donderdag: Nuwe kliëntverkryging en SWOT-analise
  • Vrydag: Rekeningkunde en finansies oorsig 

Hoe om te begin met tydblokkering?

Om met tydblokkering te begin, dink aan wanneer jy gewoonlik die produktiefste in die dag is. Vir sommige mense is dit die eerste ding in die oggend. Vir ander is dit die twee uur voor middagete. En sommige mense werk beter in die middae. 

Sodra jy jou persoonlike doeltreffende tye ken, volg hierdie stappe om tydblokkering te begin:

  1. Identifiseer die werk wat jy vir die dag of week moet voltooi en prioritiseer dit.
  2. Maak jou kalender oop en blokkeer enige vooraf geskeduleerde vergaderings. Groepeer hulle saam indien moontlik. 
  3. Let op jou mees produktiewe tye en skeduleer jou prioriteitstake gedurende daardie tye. 
  4. Blokkeer tyd vir persoonlike aktiwiteite, soos middagete of die einde van die werksdag.
  5. Skep 30-60 minute blokke vir die res van die dae en let op die take wat jy beplan om te voltooi, groepeer soortgelyke of verwante take saam.
  6. Laat elke dag tyd toe om onverwagte take of onderbrekings te hanteer.
  7. Stel 'n alarm of herinnering aan die begin en einde van elke tydblok om die tyd te merk. 

Kyk elke oggend na jou skedule vir die dag en die aangewese tydblokke. Na elke tydblok, staan ​​op en strek vir 'n minuut, of neem 'n breek van vyf minute om terug te stel voordat die volgende tydblok begin. 

Op grond van jou eerste week van tydblokkering, hou aan om jou skedule aan te pas om by jou produktiewe tye en werkbehoeftes te pas. Tydblokkering is nie veronderstel om rigied te wees nie, dit is veronderstel om aan te pas by jou veranderende behoeftes!

Wat is die voordele van tydblokkering?

Ons het almal probeer om vyf dinge gelyktydig te doen en niks bereik nie. Tydblokkering is die teenoorgestelde. Die voordele van tydblokkering sluit in verbeterde produktiwiteit en fokus. Hier is hoekom jy tydblokkering moet probeer:

1. Verbeterde fokus en konsentrasie

As jy op een taak op 'n slag fokus, kry elke taak jou volle konsentrasie. Dit is meer rustig vir jou brein en kan kreatiwiteit, innovasie en doeltreffendheid verhoog. Jy sal die taak vinnig voltooi en daardie bevrediging kry voordat jy aangaan na die volgende taak. 

2. Verbeterde produktiwiteit

Verwant aan konsentrasie en fokus, kan jy produktiwiteit verbeter deur volle aandag aan 'n taak te gee. Skakel jou foon en kennisgewings tydens tydblokke af om afleiding te verminder. Dit laat jou toe om op die taak te fokus totdat dit voltooi is of tydblokke te skeduleer om dit gedoen te kry. 

3. Verminderde multitasking 

Multitasking is die vloek van die moderne wêreld. Terwyl ons dink aan multitasking as meer doeltreffend, het navorsing herhaaldelik getoon dat die ekstra tyd om verstandelike ratte tussen take te verskuif, verminder doeltreffendheid en fokus. Tydblokkering verminder multitasking en maksimeer sodoende fokus en produktiwiteit. 

4. Verhoogde doeltreffendheid

As jy op 'n enkele taak fokus, kan jy dit vinniger doen. Dink jy jy het 'n uur per dag nodig om op e-posse te antwoord? Fokus uitsluitlik op daardie taak sonder om afgelei te word deur verwante kwessies, en jy kan dit in die helfte van die tyd laat doen. Deur tydblokke te skep, is jy beter in staat om noodsaaklike take te prioritiseer en te voltooi.  

5. Beter werk-lewe-balans

Tydblokkering kan ook rekening hou met stilstand, rus en gesinstyd. Jy kan 'n tydblok gebruik om oefensessies, weeklikse maaltye saam met jou uitgebreide familie of ander belangrike sosiale aktiwiteite te skeduleer. Tydblokkering help jou om meer werk gedurende werksure te voltooi, wat lei tot 'n beter balans tussen werk en lewe. 

Algemene foute om te onthou met tydblokkering

Tydblokkering vereis konstante aanpassing. Soos met so baie besighede, is tydblokkering 'n proses van voortdurende verbetering eerder as 'n eindbestemming. Hier is 'n paar algemene tydblokkeringsfoute om te vermy:

1. Oorpleging

As u te veel take of aktiwiteite in 'n beperkte tyd probeer skeduleer, sal u skedule oorweldig en dit moeiliker maak om by tydblokke te hou. Probeer eerder om slegs prioriteitstake gedurende die week te skeduleer, met ekstra tydblokke vir lae-prioriteititems. 

Terwyl jy 'n idee kry van jou tydblokbehoeftes, laat 'n ekstra 15 tot 30 minute toe vir take, en verminder dit namate jou doeltreffendheid toeneem. Jy kan ook vergaderings verminder wat 'n beduidende deel van die werksdag kan beslaan. 

2. Ignoreer buigsaamheid

Onverwagte gebeure of veranderinge in prioriteite kan voorkom, en dit is belangrik om die vermoë te hê om die skedule dienooreenkomstig aan te pas. Laat elke dag minstens 30 minute toe om onverwagte gebeure of nuwe prioriteite aan te spreek, en meer tyd as dit gereeld voorkom. 

Met tydblokkering kan jy maklik een prioriteit vir 'n ander uitruil as jy duidelik is oor huidige behoeftes. Baie mense laat ook nog 30 minute toe vir onderbrekings gedurende die dag.

3. Gebrek aan prioritisering

Gebrek aan prioritisering kan beteken dat jy fokus en lae-prioriteit take voltooi tydens jou optimale fokustye, wat belangriker aktiwiteite vir later in die dag of week laat. Dit kan byvoorbeeld beteken dat jy op e-posse gereageer het, maar nie daarin geslaag het om 'n belangrike besigheidsvoorstel te hersien nie. Om hierdie fout te vermy, maak 'n taaklys van prioriteite en bou jou skedule rondom die belangrikste mylpale en jou beste fokustye. 

4. Verreken nie pouses nie

Ons breine en liggame het gereelde pouses nodig! Dit is noodsaaklik om pouses in die tydblokkerende skedule in te sluit om te rus en te herlaai. Beplan vir ten minste 'n pouse van een minuut aan die einde van elke tydblok, en 'n langer pouse na 2-4 tydblokke, afhangende van die standaardtydperk. 

Byvoorbeeld, as jy tydblokke van 30 minute gebruik, kan jy 'n breek van een minuut tussen elke sessie neem (wat beteken dat jy 29 minute vir die volgende taak sal hê). Neem dan na vier blokke (twee uur) 'n 10-minute pouse om te herlaai, gesels met 'n kollega, stap om die blok, drink 'n glas water of 'n koppie koffie. Na die volgende groep tydblokke, neem 'n langer pouse vir middagete. 

Met daardie skedule sal jy aan die einde van die werksdag 7 ½ uur se produktiewe tyd hê en 30 minute totaal vir pouses, plus middagete. 

5. Onderskat taakduur

Dit is belangrik om die tyd wat nodig is vir elke taak realisties te skat wanneer tyd blokkeer. Dink aan hoe lank 'n taak gewoonlik neem om te voltooi en voeg 10% tot 20% by. As jy die taak vinniger voltooi, gee jouself 'n ekstra pouse of werk aan 'n lae-prioriteit taak totdat die volgende tydblok begin. 

Jy is meer geneig om by tydblokkering te hou as jy take binne die toegewese tyd kan voltooi as wanneer jy dit onvoltooid moet laat of oor tyd moet gaan. 

Optimaliseer doeltreffendheid met tydblokkering

Tydblokkering kan fokus, kreatiwiteit en produktiwiteit verbeter, sodat jy meer tyd het vir uitbreiding en rus. Van beplanner besighede aan DAO's, kan maatskappye wat tyd optimaliseer spasie vir verbetering vrystel. Net so kan Doola Books help. 

Doola Boekhoudienste is ontwerp vir besige stigters soos jy, so jy hoef nie die hele dag aan rekeningkunde te spandeer nie. Kry doola-boeke om rekeningkundige doeltreffendheid te verbeter en meer op jou kernbesigheid te fokus. 

Vrae & Antwoorde

Moet jy die tydblokke streng volg?

Nee, jy hoef nie tydblokke streng te volg nie, maar dit help om produktiwiteit te verbeter. As jy genoeg tyd toelaat om elke taak te voltooi, is dit makliker om by tydblokke te hou. 

Kan tydblokkering ook vir persoonlike lewe gebruik word?

Ja, tydblokkering kan ook vir persoonlike lewe gebruik word. Jy kan tyd uitsluit vir die voorbereiding van kos, maaltye, oefening, gesinstyd en selfs slaap. Jy kan ook jou persoonlike en werk-lewe kalenders integreer met gebalanseerde tydblokke. 

Moet ek elke minuut van my dag tydblokkeer?

Jy wil nie elke minuut van die dag tydblokkeer nie, want jy het tyd nodig vir die onverwagte! Van ekstra verkeer tot 'n belangrike sakevergadering, tydblokkering kan frustrerend raak as jy van die skedule afgegooi word. In plaas daarvan, blokkeer tyd elke dag die belangrikste sake- en persoonlike take en laat 'n bietjie tyd vir buigsaamheid. 

Moet jy buffertyd tussen tydblokke toeken?

U kan buffertyd tussen tydblokke toewys as u 'n langer oorgang benodig. Sommige mense voeg 'n buffer van vyf minute tussen elke tydblok by, terwyl ander reguit van een taak na die volgende spring. Jy kan ook natuurlike buffers in sekere tydblokke inbou, soos middagete of ontmoetingsoorgange. 

Kan jy tydblokkering kombineer met ander produktiwiteitstegnieke?

Ja, jy kan tydblokkering kombineer met ander produktiwiteitstegnieke om doeltreffendheid te verhoog. 'n Paar van die tegnieke wat hierbo bespreek is, sluit dagtema en taaksamestelling in. 

doola se webwerf is slegs vir algemene inligtingsdoeleindes en verskaf nie amptelike wetgewing of belastingadvies nie. Vir belasting- of regsadvies verbind ons jou graag met 'n professionele persoon in ons netwerk! Sien asseblief ons ingevolge en Privaatheidsbeleid. Dankie en moet asseblief nie huiwer om met enige vrae te kontak nie.

Begin jou droombesigheid en hou dit 100% aan voldoening

Verander jou droomidee in jou droombesigheid.

Het vrae oor
vorming, bankwese en belasting?

Beplan vandag 'n GRATIS konsultasie met 'n Amerikaanse CPA 📞