Wat as vergaderingnotules nie goedgekeur word nie?

korporasies word wetlik verplig om vergaderingnotules te hou, en besighede van alle groottes kan baat vind by die handhawing van 'n formele rekord van notules. Sodra vergaderingnotules aangeteken is, is dit die verantwoordelikheid van die sekretaris van die raad van direkteure of die notule-opnemer om die notule te sirkuleer vir formele goedkeuring deur die direksie. 

Maar soms word notules nie goedgekeur nie. Dit kan gebeur as gevolg van onakkuraathede in die notule of meningsverskille tussen raadslede. Lees verder vir aksies sodat jy voorbereid is en nie wonder: "Wat as vergaderingnotules nie goedgekeur word nie?"

Wat is die doel van die goedkeuring van vergaderingnotules?

Die doel van goedkeuring notule van die vergadering is om te verseker dat die aangetekende inligting akkuraat weerspieël wat tydens die vergadering plaasgevind het. Deur die notule goed te keur, verifieer deelnemers of raadslede hul ooreenkoms met die inhoud en bevestig die akkuraatheid daarvan. 

Akkurate rekords van raadsvergaderings word wetlik vereis vir korporasies. LLC voldoen aan minuut vereistes is eenvoudiger. Alle besighede wat notules handhaaf kan egter baat by verbeterde kommunikasie, akkuraatheid en duidelikheid van maatskappyrigting. 

Wat gebeur as vergaderingnotules nie goedgekeur word nie?

Indien vergaderingnotules nie goedgekeur word nie, word dit as in konsepvorm beskou. Dit beteken die inligting wat in die notule aangeteken is, is nie amptelik nie en kan onderhewig wees aan veranderinge of regstellings. Dit is belangrik om notules te hersien en goed te keur om te verseker dat dit die besluite en aksies wat tydens die vergadering geneem is akkuraat weerspieël.

Terwyl hulle in die konsepfase is, kan raadslede of vergaderingdeelnemers veranderinge, regstellings of wysigings voorstel om die akkuraatheid van die vergaderingnotules te verbeter. Dan moet die vergaderingsnotules formeel goedgekeur en by die volgende vergadering aanvaar word. 

Algemene redes vir nie-goedgekeurde vergaderingsnotules

Redes waarom vergaderingnotules nie goedgekeur mag word nie, wissel van versuim om 'n kworum by die vergadering te hê tot raadslede wat versuim om die notule te hersien en terugvoer te gee. Hierdie kwessies kan gewoonlik opgelos word deur 'n ander vergadering te belê of skriftelike eenparige goedkeuring te versoek indien dit in die organisasie se bedryfsooreenkoms toegelaat word. 

Hieronder word hierdie redes in detail bespreek:

Gebrek aan kworum by die vergadering

Organisasies moet 'n kworum hê vir alle besluitneming. Wat 'n kworum uitmaak, verskil van organisasie tot organisasie. Sommige mag vereis dat 100% van die raadslede teenwoordig is vir eenparige ooreenkoms, terwyl ander 'n kworum kan definieer as 'n ander persentasie van alle lede wat instem. 'n Kworum verwys gewoonlik na die aantal lede teenwoordig by die vergadering, terwyl die stempersentasie om 'n kwessie te slaag ook deur elke maatskappy bepaal word.

Byvoorbeeld, 'n organisasie kan 'n kworum definieer as 60% van alle lede wat instem. Dit beteken as die raad 10 lede het, moet ten minste ses by die vergadering teenwoordig wees om 'n kworum te vorm. Indien die organisasie ook vereis dat minstens 60% van lede vir 'n mosie stem, moet al ses huidige lede stem vir 'n besluit om aan te neem. 

In ander organisasies kan 80% 'n kworum uitmaak, terwyl besluite moet aanvaar met ten minste 60% van alle lede wat ten gunste of met 'n gewone meerderheid stem. Terwyl afwesige vergaderinglede nie vir 'n kworum tel nie, kan hulle hul stem oor sleutelkwessies aan 'n ander raadslid gee.   

As die voorsitter 'n vergadering belê en 'n kworum is nie beskikbaar nie, sal die direksie nie notules kan goedkeur of formeel aanvaar tot die volgende vergadering wat 'n kworum het nie.  

Verskille of dispute oor die akkuraatheid of inhoud van die notule

Miskien is die mees ingewikkelde rede waarom vergaderingnotules nie goedgekeur mag word nie, weens onakkuraathede of meningsverskille oor die inhoud van die notule. In daardie geval moet die raadslede die notule saam hersien, dit vergelyk met ander lede se notas van die vergadering en, indien beskikbaar, 'n opname. 

Lede hersien of gee nie terugvoer nie 

Raadslede is dikwels besig met ander verantwoordelikhede. Om dié rede kan lede wat nie die notule hersien of terugvoer gee nie, die goedkeuring van die notule vertraag. Alhoewel dit 'n eenvoudige oplossing het, kan die versuim om die notule te hersien en goed te keur regsgevolge vir die besigheid hê, so dit is noodsaaklik dat alle raadslede hierdie stap prioritiseer. 

Stappe om nie-goedgekeurde vergaderingnotules aan te spreek

Praktiese stappe wat organisasies kan neem wanneer hulle te kampe het met ongoedgekeurde notules, sluit in die stuur van aanmanings van alle vergaderings en die betyds sirkuleer van vergaderingsnotules. Hier is 'n oorsig van die stappe wat jy kan neem. 

Moedig aktiewe deelname en betrokkenheid tydens vergaderings aan

Om aktiewe deelname aan vergaderings aan te moedig, skeduleer vergaderings met genoeg tyd om raadslede toe te laat om hul skedules dienooreenkomstig te organiseer. Vra dan vir lede se opsies of voorstelle nadat elke agendapunt bespreek is om betrokkenheid tydens vergaderings aan te moedig. Dit kan deelname verhoog, besprekings aanmoedig en die direksie toelaat om verskeie standpunte noukeurig te oorweeg. 

Fasiliteer tydige hersiening en terugvoerprosesse

Om tydige hersiening en terugvoer te fasiliteer, maak eers seker dat die vergaderings binne 'n week na die vergadering gesirkuleer word. Daarbenewens kan die sirkulasie van die notules in 'n formaat wat dit vir raadslede maklik maak om voorstelle of wysigings te maak, terugvoer vergemaklik. Byvoorbeeld, 'n wolk-gebaseerde dokument wat veranderinge naspoor, kan dit vir almal maklik maak om voorstelle te maak of notasgoedkeuring voor die vergadering te maak. 

Stel duidelike riglyne vir goedkeuring en dokumentasie vas

Verskillende maatskappye en organisasies het verskillende riglyne vir goedkeuring en dokumentasie van notules. Sommige besighede kan byvoorbeeld die notule gesamentlik in die volgende raadsvergadering lees en hersien, terwyl ander bloot kan stem om die notule goed te keur. 

Om duidelike riglyne vir goedkeuring en dokumentasie te hê, kan wetlike nakoming en deursigtigheid in bedrywighede verseker en vertragings as gevolg van verwarring of wankommunikasie verminder. 

Gevolge van nie-goedgekeurde vergaderingsnotules

Die potensiële gevolge van nie goedgekeur nie jaarvergadering notules sluit regsimplikasies soos strawwe, boetes of verlies aan status vir die korporasie in weens versuim om aan staatsriglyne te voldoen. Daarbenewens kan die organisasie uitdagings in geskille of regsgedinge in die gesig staar.

Voor dit is die eerste gevolg van nie-goedgekeurde vergaderingnotules egter gewoonlik disorganisasie of verwarring binne die organisasie. Raadslede kan probleme ondervind om besluite, aksies en verantwoordelikhede te herroep. Versuim om vergaderingnotules goed te keur kan ook lei tot deursigtigheidskwessies en uitdagings in die handhawing van organisatoriese integriteit.

Beste praktyke vir goedkeuring van vergaderingnotules

Die implementering van beste praktyke om gladde goedkeuringsprosesse te verseker, kan goedkeurings naatloos maak. Begin met die volgende wenke:

Stel realistiese sperdatums vir hersiening en terugvoer

Realistiese spertye verskil tussen organisasies. In sommige maatskappye kan 'n week vir terugvoer 'n realistiese teiken wees. In ander kan 'n maand of meer tussen vergaderings genoeg tyd gee vir raadslede om alles te hersien. 

Dit is noodsaaklik om raadslede voor die sperdatum in te lig om vergaderingnotules te hersien. Die sekretaris van die raad of notule-opnemer kan ook 'n herinnering uitstuur om die notule voor die volgende vergadering te hersien en die notule te hersirkuleer met enige terugvoer wat ontvang is. 

Moedig oop kommunikasie en respekvolle bespreking oor meningsverskille aan

Ideaal gesproke behoort die raad die menings van alle lede te respekteer. Weeg en oorweeg verskeie standpunte versigtig en oorweeg voorstelle wat aangeneem moet word. Die sekretaris of vergaderingvoorsitter kan die raad herinner aan sy gemeenskaplike doelwitte en besluite en dan vra vir voorstelle oor bewoording of aanbieding om die bespreking en gevolgtrekkings wat bereik is akkuraat weer te gee. 

Implementeer 'n konsekwente en deursigtige goedkeuringsproses

Deur 'n konsekwente, deursigtige goedkeuringsproses te implementeer, sal jy wrywing gedurende die notule se goedkeuring verminder. Deur konsekwente prosedures daar te stel, sal jy baie vertragings, verkeerde kommunikasie of onverskilligheid vermy wat kan insluip sonder konsekwente prosedures. 

Verseker die beste voldoeningsondersteuning

Afhangende van die besigheidstruktuur, kan voldoening 'n tydrowende en duur las wees. Om jou maatskappy te beskerm, is uitsonderlike ondersteuning noodsaaklik. doola bied 'n omvattende nakomings-, belasting- en boekhoudingbundel wat globale stigters help om hul Amerikaanse besighede te bestuur, nakoming te versorg en stres en tienduisende in boetes en fooie te bespaar. Kry doola se Total Compliance-pakket hier! 

Vrae & Antwoorde