Vergaderingsnotule 101: Neem akkurate en bruikbare aantekeninge

Vergaderingsnotules is 'n praktiese rekord van die besluitneming en amptelike rigting wat 'n korporasie, LLC of besigheid besluit om te neem. Vergaderingsnotules is gerieflik vir raadslede en maatskappybeamptes om in besluitneming te verwys. 

Hulle dien ook 'n bykomende noodsaaklike doel: in die meeste gevalle word hulle wetlik vereis vir sekere vergaderings soos jaarlikse raadsvergaderings. Lees verder om te verstaan ​​wat vergaderingnotules is en hoe dit jou maatskappy of organisasie beïnvloed. 

Wat is vergaderingsnotules?

Vergaderingsnotules is amptelike notas wat 'n vergadering van 'n maatskappy, besigheid, organisasie of aandeelhouersvergadering. Hulle dien om belangrike besluite, sleutelkwessies en besprekings op te teken. Notules sluit ook tipies enige mosies in wat voorgestel of waaroor gestem is en alle aktiwiteite wat onderneem moet word op grond van die besluitneming. 

Die sekretaris of aangewese notanemer van die vergadering neem gewoonlik die notule van die vergadering en stuur dit dan na die raad van direkteure of lede. Tydens die volgende vergadering moet die direksie die notule amptelik goedkeur. 

Waarom is vergaderingsnotules belangrik?

Vergaderingsnotules is belangrik om besluite en besluite amptelik aan te teken. Hulle dien as verwysing vir verdere aksies of maatskappyrigting. Notules dien as 'n institusionele geheue van besluite, oorwegings en amptelik aanvaarde beleide. Dit verskaf aanspreeklikheid aan die direksie en sleutelbelanghebbendes en stel almal wat betrokke is in staat om besluite te verwys en vordering deursigtig na te spoor.  

Wie is verantwoordelik vir die neem van vergaderingnotules?

In die meeste organisasies is daar 'n aangewese persoon, soos 'n sekretaris of aantekeningmaker, wat verantwoordelik is vir die neem van notules van vergaderings. Soms kan die verantwoordelikheid elke maand of elke paar vergaderings roteer op grond van die direksie se besluite. 

Hoe om vergaderingnotules op te teken?

Die opneem van vergaderingnotules is 'n noodsaaklike stap vir maatskappye van alle groottes. Selfs 'n vennootskap kan baat vind by 'n amptelike rekord van besluite en rigting. Hier is die stappe om 'n suksesvolle minuut te neem. 

Beplan vooruit

Voordat die vergadering begin, beplan vooruit en berei voor. Die vergaderingvoorsitter moet 'n agenda uitstuur volgens die tydlyn in die organisasie se bedryfsooreenkoms. As die vergaderingvoorsitter en die sekretaris of notule-opnemer saamwerk om die agenda te skep, sal die vergadering nie net goed deurdink wees nie, maar die opneem van notules sal makliker wees. Dan kan die notanemer of sekretaris die agenda as basis vir die notule gebruik en aantekeninge maak van ooreenstemmende besluite of 'n besprekingsopsomming onder elke agendapunt. 

Teken belangrike besonderhede op

Daar is verskeie sleutelelemente wat effektiewe vergaderingnotules moet insluit. Hierdie is:

• Die tyd en datum van die vergadering
• Die plek van die vergadering
• 'n Duidelike lys van deelnemers
• Alle lede van die raad of verwagte deelnemers wat afwesig was
• 'n Opsomming van besprekings
• 'n Gedetailleerde besluit met 'n stem vir enige besluite
• Aksie-items of volgende stappe
• Aktiwiteite wat onderneem of ooreengekom is
• Uitkomste van verkiesings
• Mosies aanvaar of verwerp
• Resolusies aangeneem
• Nuwe besigheid

Wysig jou notas na die vergadering

Tydens die vergadering mag die notanemer aantekeninge maak van bykomende besonderhede wat nie in die finale notule beland nie. Na die vergadering is dit belangrik om jou notas te wysig om die belangrikste punte en alle sleutelkwessies en besluite in te sluit. Die agenda kan as verwysing hiervoor dien. 

Nadat u die vergaderingnotules geredigeer het, kan u die notule deur 'n spanlid laat hersien om te verseker dat u geen punte mis of 'n onnodige bespreking insluit nie. 

Deel Vergaderingsnotules

Nadat die vergaderingnotules voorberei is, moet jy dit aan raadslede en enige ander sleutelbelanghebbendes, of diegene wat by die vergadering betrokke is, versprei. Afhangende van die relevante besluite, kan sekere dele van die vergaderingnotules met spesifieke maatskappydepartemente gedeel word of in die openbaar met ander belanghebbendes gedeel word. 

Normaalweg word vergaderingnotules per e-pos uitgestuur, maar sommige organisasies kan 'n Google Dok of ander wolk-gebaseerde dokument deel of die notules binne 'n ander produktiwiteitsprogram soos Trello of Asana deel. 

Lêer of stoor 'n kopie 

Dit is noodsaaklik om alle vergaderingnotules behoorlik te stoor of te liasseer vir toekomstige verwysing. Die meeste maatskappye stoor hul minute aanlyn in Google Docs of OneDrive, maar dit is noodsaaklik om 'n rugsteun te hê. 

Maak 'n rugsteun van alle digitale kopieë, en oorweeg dit om 'n fisiese kopie te druk om saam met ander belangrike sakedokumente te stoor. Om maatskappybesluitnemingrekords te beskerm, hou veelvuldige kopieë op veilige plekke, soos op ten minste twee rugsteunhardeskywe, in hardekopie of in wolkberging. 

5 wenke vir doeltreffende minute neem 

Doeltreffende minute neem is iets van 'n kuns. Of jy nou 'n C-korporasie het, S-korporasie, of LLC, is die beginsels van effektiewe notule-opname soortgelyk. Met oefening sal jy 'n strategie ontwikkel wat die beste werk vir jou organisasie en vergaderingstyl. Hier is 'n paar beste praktyke om die doeltreffendheid van aantekeninge te verbeter. 

Streef daarna om Objektief te wees

Vergaderingsnotules moet nie persoonlike opinies of subjektiewe beoordeling van die vergadering deur die sekretaris of aantekeninghouer oordra nie. In plaas daarvan moet die vergaderingnotules 'n objektiewe rekord wees van enige onderwerpe wat gedek word. 

Let daarvoor op enige finale besluite en die presiese bewoording van enige besluite waaroor die direksie gestem het. Vir kontroversiële besprekings sonder 'n duidelike resolusie, kan jy bloot daarop let dat daar 'n bespreking was met verskeie standpunte wat gedeel is, maar geen finale resolusie is bereik nie. 

Luister aktief en som sleutelpunte op

Om effektiewe vergaderingnotules te neem, is dit noodsaaklik om die tyd te neem om na die raadslede, hul punte en hul menings te luister. Dit kan help om sleutelpunte akkuraat op te som. Oorweeg dit ook om die direksie te vra om die presiese bewoording van enige onderwerpe waaroor gestem is te herhaal om alle maatskappybesluite presies te verteenwoordig. 

Gebruik duidelike en bondige taal

Duidelike en bondige taal kan voorkom dat die vergaderingnotules lang dokumente word wat te lank is om effektief te wees. Notules is 'n verwysing van sleutelbesluitneming. As belanghebbendes deur baie bladsye aantekeninge moet lees, gaan baie van daardie nut in die lengte verlore. 

Duidelikheid en bondigheid laat enigiemand toe om maklik na besluite, besluite en aksiepunte te verwys. 

Organiseer notules volgens agenda-items

Wanneer jy die vergaderingagenda ontvang, kan jy reeds 'n dokument of referaat formateer wat jy vir aantekeninge sal gebruik volgens die agenda. Dit kan die maak van aantekeninge meer doeltreffend maak en dit makliker maak om na resolusies oor belangrike agendapunte te verwys. 

Proeflees voordat u dit sirkuleer

Ten slotte, onthou om 'n speltoets en grammatikatoets uit te voer, en proeflees die vergaderingnotas. Sommige tikfoute kan die betekenis van die notas aansienlik verander. Om dié rede is proeflees noodsaaklik om leesbaarheid te verbeter en die moontlikheid van tikfoute wat tot misverstande kan lei, te verminder.

Verseker die beste ondersteuning vir jou maatskappy

Of jy nou 'n enkellid LLC of 'n groot gevestigde korporasie het, om die regte span rondom jou te versamel, kan die doeltreffendheid en sukses van die maatskappy verbeter. doola kan help organiseer jou besigheid en verseker finansiële nakoming en akkurate boekhouding. Dit sal dit makliker maak om finansiële rekeninge goed te keur en jou in staat stel om op besigheidsontwikkeling en aksiepunte te fokus. 

Kry doola boekhouding dienste—ontwerp vir besige stigters soos jy—sodat jy meer tyd kan spandeer om op jou kernbesigheid te fokus en jou maatskappy te bou!

Vrae & Antwoorde