Hoe om 'n besigheids-e-pos te begin

Of jy nou 'n solopreneur is of 'n span werknemers het, 'n besigheids-e-posadres is noodsaaklik om met kliënte, kliënte en verskaffers te kommunikeer. Dit is 'n moet-doen om tyd uit te kerf om 'n professionele e-posadres vir jou besigheid op te stel. Dit sal nie net jou maatskappy 'n meer gepoleerde beeld gee nie, maar dit sal help verseker dat belangrike besigheidsverwante e-posse nie oor die hoof gesien word nie. Lees verder om te leer hoe om 'n besigheids-e-pos te begin. 

Wat is 'n besigheids-e-pos

'n Besigheids-e-posadres is 'n e-posadres wat jy spesifiek vir jou besigheidsverwante kommunikasie gebruik. Dit gee 'n professionele atmosfeer aan u kliënte, kliënte en vennote. In plaas daarvan om 'n generiese e-posverskaffer soos Gmail of Yahoo te gebruik, sal jy 'n e-posadres hê wat vir jou besigheid aangepas is, soos info@yourbusinessname.com. 

Hoekom jy 'n besigheid e-pos nodig het

'n Besigheids-e-posadres is 'n belangrike hulpmiddel vir enige sake-eienaar wat 'n professionele beeld wil uitdra, hul handelsmerk wil bou en georganiseer wil bly in hul kommunikasie. Jy het dalk nie tegnies 'n besigheids-e-pos nodig nie, maar daar is 'n paar besliste voordele, insluitend:

• Professionaliteit
• Handelsmerk
• Geloofwaardigheid
• organisasie
• Beheer

Wat is e-poshosting

E-poshosting is 'n diens wat jou toelaat om e-posrekeninge te skep en te bestuur wat jou eie domeinnaam gebruik (bv. jy@joubesigheidsnaam.com). In eenvoudiger terme is dit soos om virtuele spasie op 'n bediener te huur wat jou toelaat om e-posse te stuur en te ontvang met 'n pasgemaakte e-posadres.

Dink so daaraan – wanneer jy inteken vir 'n gratis e-posrekening by verskaffers soos Gmail of Yahoo, gebruik jy hul e-posgasheerdiens. Hulle voorsien jou van 'n e-posadres, stoorplek vir jou e-pos, en die infrastruktuur om boodskappe te stuur en te ontvang.

Met e-poshosting het u meer beheer oor u e-posrekening en kan u persoonlike e-posadresse vir u besigheid opstel. Dit is veral belangrik as jy 'n professionele beeld wil uitdra en handelsmerkherkenning wil bou. E-poshosting bied ook bykomende sekuriteitskenmerke soos strooiposfiltrering en virusbeskerming om jou inkassie veilig te hou teen ongewenste boodskappe en skadelike sagteware.

E-poshosting is 'n diens waarmee jy pasgemaakte e-posadresse kan skep deur jou eie domeinnaam te gebruik, wat jou meer beheer oor jou e-posrekening gee en bykomende sekuriteitskenmerke verskaf om jou inkassie veilig te hou.

Is besigheids-e-posse gratis?

Besigheids-e-posse is nie altyd gratis nie. Dit hang regtig af van die e-posgasheerverskaffer wat u kies en die funksies wat u benodig. Sommige verskaffers van e-posgasheer bied gratis planne aan, maar dit kan beperkings hê soos beperkte bergingspasie, advertensies in jou e-posse en minder funksies.

Vir 'n meer professionele en volledig toegeruste besigheids-e-posrekening, sal jy waarskynlik moet betaal vir e-poshosting. Die koste kan wissel na gelang van die verskaffer, die aantal e-posrekeninge wat u benodig en die funksies wat by die plan ingesluit is.

3 stappe om 'n besigheids-e-pos te skep

Die spesifieke stappe kan verskil afhangende van die e-posdiensverskaffer of e-poskliëntsagteware wat jy kies. Maar die algemene proses om 'n besigheids-e-pos te skep, moet op alle platforms soortgelyk wees.

Kies jou e-posgasheer

Die keuse van die regte gasheer vir u besigheids-e-pos is 'n belangrike besluit, aangesien dit die betroubaarheid, sekuriteit en werkverrigting van u e-posstelsel kan beïnvloed. Hier is 'n paar faktore wat u moet oorweeg wanneer u 'n gasheer vir u besigheids-e-pos kies:

1. Betroubaarheid. Soek 'n gasheer wat 'n hoë vlak van uptydwaarborg bied om te verseker dat u e-pos altyd toeganklik is. 'n Betroubare gasheer moet rugsteunstelsels in plek hê in geval van hardeware- of sagtewarefoute.

2. Sekuriteit. E-possekuriteit is van kardinale belang, veral vir besigheids-e-pos wat sensitiewe inligting kan bevat. Kies 'n gasheer wat veilige e-posprotokolle bied, soos SSL/TLS-enkripsie, en strooipos- en virusbeskerming.

3. Skaalbaarheid. Oorweeg die skaalbaarheid van die gasheer, veral as jy die behoefte verwag om meer e-posrekeninge by te voeg namate jou besigheid groei. 'n Goeie gasheer moet in staat wees om jou veranderende behoeftes te akkommodeer.

4. Kenmerke. Soek 'n gasheer wat die funksies en integrasies bied wat u besigheid benodig. Sommige gashere bied dalk bykomende kenmerke soos kalenderintegrasie, wolkberging en samewerkingnutsmiddels.

5. Ondersteuning. Kies 'n gasheer wat betroubare kliëntediens en tegniese bystand bied. 'N Goeie gasheer moet verskeie maniere bied om met hul ondersteuningspan in aanraking te kom, insluitend e-pos, telefoon en regstreekse klets.

6. Koste. Prys is altyd 'n oorweging, so vergelyk die prysplanne van verskillende gashere en kies een wat by u begroting pas.

7. Reputasie. Doen jou navorsing en lees resensies van verskillende gashere aanlyn. Soek 'n gasheer met 'n goeie reputasie en positiewe terugvoer van kliënte.

Enkele voorbeelde sluit in Google Werkruimte, Microsoft 365, Yahoo Mail, FastMail, Zoho Mail en ProtonMail.

Stel jou e-pos op met 'n e-poskliëntsagteware

• Maak jou e-poskliënt oop. Afhangende van watter e-poskliënt jy gebruik, maak die sagteware op jou rekenaar of mobiele toestel oop.
• Kies die opsie om 'n nuwe e-posrekening by te voeg. Dit word gewoonlik gevind in die rekeninginstellings of -voorkeure-afdeling van die e-poskliënt.
• Voer jou e-posadres in: Wanneer jy gevra word, voer jou volle e-posadres (bv. jy@joubesigheidsnaam.com) en wagwoord in.

Op Microsoft Outlook

• Maak Microsoft Outlook oop.
• Meld aan by jou rekening met jou gebruikersnaam en wagwoord.
• Klik op "File".
• Klik op "Voeg rekening by."
• Kies "Handmatige opstelling of bykomende bedienertipes."
• Kies "POP of IMAP" (Server besonderhede kan tipies gevind word in die dokumentasie wat deur jou diensverskaffer verskaf word). 
• Voer jou rekeninginligting in.
• Klik op stoor sodra jy alles ingevoer het. 

Op Google Workspace of G Suite

• Meld aan by jou Google Workspace-rekening: Gaan na die Google Workspace-tuisblad en meld aan met jou e-posadres en wagwoord.
• Gaan na Gmail: Sodra jy aangemeld is, klik op die Gmail-ikoon in die regter boonste hoek van die skerm.
• Klik op "Instellings": Klik in die regter boonste hoek van die skerm op die rat-ikoon en kies "Sien alle instellings."
• Klik op "Rekeninge": Klik in die instellingskieslys op die "Rekeninge"-oortjie.
• Klik op "Voeg 'n e-posrekening by": Onder die "Gaan e-pos van ander rekeninge na"-afdeling, klik op "Voeg 'n e-posrekening by."
• Voer jou e-posadres in: Voer die e-posadres in wat jy wil koppel en klik op "Volgende."
• Voer jou rekeninginligting in: Voer die e-posbedienerinstellings vir jou besigheids-e-posrekening in. U kan hierdie instellings van u e-posgasheerverskaffer verkry.
• Verifieer u rekening. 

Koppel jou e-pos aan jou bemarkingsoutomatiseringsagteware

Deur u e-pos- en bemarkingsoutomatiseringsplatforms te verbind tesame met behoorlike opstelling en reëls in plek, verseker dat alle klantkommunikasie akkuraat en betyds is met minimale moeite van u kant.

Die eerste stap is om seker te maak jy het die twee stelsels geïntegreer. U kan dit nagaan deur na die instellings van óf die e-posplatform óf die outomatiseringsagteware te gaan en die toepaslike geloofsbriewe vir elke stelsel te vind. 

Vervolgens wil u die integrasie tussen hulle opstel. Hiervoor sal jy moet uitstippel watter datavelde tussen beide stelsels gedeel sal word en hoe hulle met mekaar in lyn is. Na kartering behoort jy in staat te wees om 'n tweerigtingvloei van inligting te vestig sodat beide platforms toegang tot enige relevante data van die ander kan verkry. 

Skep reëls binne elke stelsel oor hoe e-posse hanteer moet word. Byvoorbeeld, as 'n kliënt intekening op bemarking-e-posse in hul e-posplatform, soos Gmail of Outlook, weier, wil jy dalk 'n reël opstel sodat hul kontakinligting ook outomaties van jou bemarkingsoutomatiseringsagteware verwyder word. As iemand in enige van die stelsels vir jou nuusbrief inteken, moet hul kontakdata oor beide platforms gesinkroniseer word sodat hul kommunikasie korrek hanteer word. 

Vrae & Antwoorde