Leer

Taal:

Jaarvergaderingsnotules: Hou jou maatskappy voldoen en georganiseer

Deur Alison K Plaut

Gepubliseer op 11 Des 2023 4 min gelees

Jaarvergaderingnotules vorm 'n noodsaaklike rekord vir die raad van direkteure en organisasie vir besighede van alle groottes. Alhoewel dit formeel mag klink, is dit belangrik vir besighede van alle groottes om 'n jaarvergadering te hou en notules op te neem. Hierdie notule is 'n amptelike rekord van besluite, aksies wat geneem is, leiers wat aangestel is en ander besonderhede wat nodig is vir die funksionering van 'n besigheid. 

Afhangende van die tipe besigheidsentiteit en die staat, kan dit ook vereis word as deel van u jaarlikse indienings. Lees verder om alles te leer wat jy moet weet oor jaarvergaderingnotules.

Wat is 'n jaarvergadering?

In die konteks van korporasies en LLC's is 'n jaarvergadering 'n vergadering van die raadslede en kan ander maatskappyleiers of sleutelbelanghebbendes insluit. Dit word soms uitruilbaar gebruik met jaarlikse aandeelhouervergaderings, hoewel sommige verskille bestaan.

Jaarvergaderingnotules dien as rekord van 'n besigheid se jaarvergadering. Alhoewel LLC's nie verplig is om jaarlikse direksievergaderings te hou of vergaderingnotules op te neem nie, kan dit help met administrasie en maatskappyrigting. 

Die meeste state vereis dat korporasies vergaderingnotules moet hou. Die uitsonderings is Delaware, Kansas, Nevada, Noord-Dakota en Oklahoma, waar dit nie vereis word nie, maar steeds aanbeveel word. 

Nadat die vergadering voltooi is, sal die sekretaris of notule-notanemer die vergaderingnotule sirkuleer vir amptelike goedkeuring en aanvaarding deur die direksie. 

Wat is jaarvergaderingnotules? 

Vergaderingsnotules dien as 'n amptelike rekord van die vergadering, wat 'n tydlyn van gebeure verskaf en belangrike besluite dokumenteer. Hulle kan ook gebruik word vir wetlike en regulatoriese doeleindes en toekomstige verwysing.

Maatskappye van alle groottes kan baat vind by vergaderingsnotules as 'n amptelike rekord en om rigting te gee vir die maatskappy in die komende jaar. Die jaarvergaderingnotule sal tipies alle besluite, besluite en aksies wat in die jaarvergadering geneem is dokumenteer. Daar sal ook kennis geneem word van enige onopgeloste besprekings om by 'n toekomstige vergadering opgeneem te word. Dit kan dien as 'n noodsaaklike verwysing vir die maatskappy se rigting en die basis vir die skep van nuwe planne. 

Wat moet in die jaarvergaderingsnotule ingesluit word? 

Inligting in jaarvergaderingnotules kan die volgende insluit:

• Die datum, tyd en ligging van die vergadering
• Wie was teenwoordig en wie was afwesig 
• Agenda-items met 'n kort beskrywing
• 'n Oorsig van enige besprekings van die vergadering 
• Resolusies aangeneem of oorgestem
• Uitslae van enige stemming 
• Die tyd toe die vergadering verdaag het

Hoe moet jaarvergaderingnotule geformateer word?

Daar is geen spesifieke vereiste formaat nie, maar dit is noodsaaklik om konsekwentheid deur die minute te handhaaf. Die meeste maatskappye neem egter 'n soortgelyke formaat aan as die notule met die sleutelbesonderhede hierbo gelys. 

Watter formaat jy ook al kies, notule begin gewoonlik met basiese besonderhede, vorder dan na onderwerpe wat bespreek is, agendapunte en besluite, en eindig uiteindelik met handtekeninge of goedkeuring deur alle lede van die raad en amptelike aanvaarding van die notule. 

Wat is die aanbevole tydlyn vir die verspreiding van vergaderingnotules?

Ideaal gesproke moet vergaderingnotules binne 'n redelike tydraamwerk na die vergadering aan alle betrokke partye versprei word. Afhangende van die organisasie se dinamika, kan hierdie tydlyn wissel van 'n paar dae tot 'n paar weke. 

Verspreidingsmetodes verskil, hoewel die meeste organisasies wolkgebaseerde verspreiding soos Google Docs sal gebruik. Jy kan ook vergaderingnotules per e-pos, deur 'n gedeelde toepassing of via harde kopieë binne die maatskappy versprei. 

Wat gebeur as jy nie vergaderingsnotules hou nie?

Die implikasies as jy nie vergaderingnotules hou nie, hang af van die tipe organisasie. Vir korporasies kan die versuim om vergaderingnotules te hou beteken dat hulle nie aan staatsvereistes voldoen nie en kan lei tot boetes, strawwe, of selfs die sluiting van die korporasie.

Jaarlikse vergaderingnotules is een van die belangrike sake-nakomingsvereistes vir korporasies om 'n maatskappy se korporatiewe wetlike en finansiële skeiding van 'n besigheid en sy eienaar te handhaaf. Formele vergaderingnotules kan korporasies help in die geval van 'n oudit, regsgeding of ander formele navrae.

Alhoewel daar geen wetlike gevolge bestaan ​​vir LLC's wat nie vergaderingnotules hou nie, kan die handhawing daarvan besigheidsdoeltreffendheid verbeter. Akkurate vergaderingnotules kan 'n duidelike maatskappyrigting verseker, en almal het duidelikheid oor alle besluite. Om daardie rede, versuim om vergadering notules te hou, selfs in 'n LLC of vennootskap, kan lei tot wankommunikasie of onduidelike rigting onder die leierskap.

Handhawing van akkurate maatskappyrekords

Wanneer jy organiseer jou besigheid, gereelde vergaderings en akkurate rekords kan doeltreffendheid verbeter en 'n maatskappy rigting gee. Benewens akkurate rekordhouding, kan 'n toegewyde span en gereedskap om doeltreffendheid te verbeter implementeringsbesluite makliker maak. 

Het jy uitstekende boekhou sagteware? Indien nie, kan doola help. Sterk boekhouding kan finansiële nakoming makliker maak en meer tyd vrystel om op jou kernbesigheidsontwikkeling te fokus. Kry doola boekhouding dienste—ontwerp vir besige stigters soos jy—sodat jy meer tyd kan spandeer om te fokus op die bou van jou besigheid!

Vrae & Antwoorde