Hoe om vergaderingnotules te wysig

Organisasies van alle groottes moet voldoen aan standaarde en vergaderingnotules handhaaf. Alhoewel LLC's of vennootskappe nie nodig is om vergaderingnotules te hou nie, is dit 'n nuttige praktyk vir alle maatskappye om kommunikasie en duidelikheid oor maatskappyrigting te verbeter. Wanneer u vergaderingnotules moet onderhou, soos vir korporasies, word die notule die amptelike regsrekord van die maatskappy. 

Vergaderingsnotules moet akkurate, uitgebreide inligting oor elke vergadering bied. Maar soms bevat die vergaderingnotules 'n fout of onakkuraatheid wat reggestel moet word om foute of ondoeltreffendheid van die maatskappy te vermy. Lees verder om te leer hoe om vergaderingnotules te wysig. 

Waarom sou vergaderingnotules gewysig moet word?

Vergaderingsnotules sal dalk gewysig moet word indien daar foute of onakkuraathede in die oorspronklike dokument is of as nuwe inligting na die raadsvergadering aan die lig kom wat ingesluit moet word. Raadslede of vergaderingdeelnemers kan enige tyd wysigings aan vergaderingnotules voorstel of versoek. Vergaderingsnotules kan gewysig word voor of nadat die notule formeel aanvaar is. 

Wie het die magtiging om vergaderingsnotules te wysig?

Die magtiging om te wysig notule van die vergadering l├¬ gewoonlik by die persoon wat verantwoordelik is vir die neem en voorbereiding van die notule, soos die sekretaresse of aangewese notanemer. Die raad van direkteure of vergaderingdeelnemers moet egter die finale gewysigde notule goedkeur. In sommige organisasies moet die beheerliggaam die notule goedkeur en aanvaar. 

8 Stappe om Vergaderingsnotules te wysig

As jy vind dat die maatskappy vergaderingnotules moet wysig, is dit die stappe om te neem. 

Hersien die oorspronklike vergaderingnotule

Voordat u enige wysigings van vergaderings aanbring, is dit noodsaaklik om die oorspronklike vergaderingnotule te hersien. Die direksie kan die vergaderingnotules saam hersien en oorweeg watter gereed is om aangeneem te word en watter wysigings nodig is. Die lees van die minute wat toegelaat word, kan help om enige foute of weglatings in die notule te identifiseer, insluitend tikfoute. 

Identifiseer die wysigings wat benodig word

Die identifisering van die spesifieke areas in die vergaderingsnotules wat wysigings vereis, sal afhang van die agendapunte en onderwerpe wat gedek word. Regstellings aan die notule kan onmiddellik na die lees van die notule gemaak word of wanneer die direksie die notule hersien. 

Indien die vergaderings in 'n latere vergadering gewysig word, moet die nodige wysigings ook in die huidige vergadering se notule aangeteken word. Dan kan regstellings in die sekretaresse se notuleboek of die digitale notule gemaak word. Alle regstellings moet gedateer en ge├»nisialiseer word, hetsy met die hand of digitaal.  

Byvoorbeeld, jy kan tikfoute regstel, die rekord opdateer van wie afwesig of teenwoordig was by die vergadering, of verkeerde opname van besluite verander. Byvoorbeeld, as die woord "nie" per ongeluk weggelaat is in 'n frase soos, "die direksie het eenparig besluit om nie XYZ na te streef nie ..." Net so, as die notules nie die direksie se besluitnemingsproses of gevolgtrekkings akkuraat weerspie├źl nie, sal hulle sal gewysig moet word. 

Versamel bykomende inligting

Dit is noodsaaklik om bykomende inligting in te samel om die wysigings te ondersteun, soos vergaderingopnames of ander deelnemers se notas. Indien daar 'n mate van meningsverskil of gebrek aan begrip is oor die besluite wat in die notas aangeteken is, moet die direksie besluit, soos omskryf in sy bedryfsooreenkoms, om die inligting te wysig.

Benader die wysigings

Om vergaderingnotules effektief te wysig, moet die raadslid wat die kwessie opgemerk het, die wysiging voorstel. Dit kan gedoen word nadat die notule gelees is, per e-pos, of in die volgende vergadering as die notule digitaal gesirkuleer is. 

Indien iemand voorstel om die notule te wysig, moet die direksie stem. Dit moet in die huidige vergaderingnotule aangeteken word. Dan kan die notule bygewerk word, die wysiging geteken of geparafeer word, en gedateer word.

Kommunikeer veranderinge aan deelnemers

Om die veranderinge wat aan die vergaderingnotule gemaak is aan ander vergaderingdeelnemers te kommunikeer, kan u die wysiging mondelings bevestig en die voorgestelde wysigings voorlees. 

Nadat die notule gewysig is, moet u die opgedateerde notule aan alle raadslede, direkteure of relevante belanghebbendes sirkuleer. Jy kan die notule per e-pos, wolkgebaseerde dokumentdeling of ander maniere waarop die direksie ooreengekom het, sirkuleer om te verseker dat almal ingelig is oor die wysigings.

Finaliseer die Gewysigde Vergaderingsnotule

Dit is die wetlike verantwoordelikheid van die direksie om die notule goed te keur en formeel te liasseer. Om daardie rede is dit noodsaaklik om die gewysigde vergaderingsnotules te finaliseer. As deel van hierdie proses, proeflees en hersien die wysigings noukeurig voordat jy die finale weergawe deel om 'n bykomende wysiging te vermy. U kan die notule met 'n ander raadslid deel vir hersiening voordat u die notule versprei. 

Handhaaf dokumentweergawebeheer

Die handhawing van dokumentweergawebeheer vir vergaderingnotules kan samewerking verbeter. Met weergawebeheer vir minute, kan verskeie mense gelyktydig aan die dokument werk terwyl hulle die veranderinge deur elke persoon dophou. Dit kan verskeie raads- of spanlede toelaat om die notule te ko├Ârdineer en aan te werk vir groter akkuraatheid.  

Om te verseker dat die gewysigde vergaderingnotules behoorlik geargiveer en toeganklik is, is dit belangrik om vergaderingnotules op dieselfde plek in te dien, met die korrekte datum en inligting wat met die vergadering verband hou. 

Versprei die gewysigde notule

Sodra die wysigings aangebring en goedgekeur is, moet die gewysigde notule aan die relevante belanghebbendes versprei word, soos vergaderingdeelnemers of individue betrokke by die besluite of aksies wat in die vergadering bespreek is.

vir jaarvergadering notules en alle ander notules, sal jy die nuwe notule formeel moet liasseer en dit aan alle betrokke partye moet versprei nadat jy wysigings aangebring het. 

Moet jy die vergaderingnotule wysig?

Indien daar verkeerde inligting in die notule is, is dit noodsaaklik om die vergaderingsnotule te wysig. Dit kan 'n maatskappy rigting gee en wankommunikasie verminder. Of jy nou korporasie onderhou of LLC vergadering notules, akkurate rekordhouding kan jou maatskappy en besluitneming beskerm.

Die handhawing van akkurate rekords en vergaderingnotules kan egter 'n administratiewe las wees. As jy op soek is na vereenvoudigde vorming en administrasie, kan doola help. doola bied vinnige en maklike vormings- en nakomingsdienste sodat jy 'n LLC en handhaaf alle voldoeningsvereistes terwyl jy meer tyd op jou kernbesigheid fokus. 

Kry doola om jou te help om 'n LLC te vorm, or kry doola Total Compliance om jou maatskappy te beskerm en voldoening, belasting en rekeningkundige ondersteuning te kry, alles in een pakket!

Vrae & Antwoorde

Is daar enige spesifieke riglyne vir die wysiging van vergaderingnotules?

Spesifieke riglyne vir die wysiging van notules verskil volgens organisasie en bedryfsooreenkoms. Alle organisasies moet enige wysigings formeel goedkeur tydens die lees van die notule of by die volgende vergadering. 

Is dit nodig om 'n rede vir die wysiging van die notule in te sluit?

Of jy 'n rede vir die wysiging van die notule moet insluit, hang af van die aard van die wysiging. Byvoorbeeld, as jy die notule wysig om te sê dat jy nie met 'n sekere aksie sal voortgaan nie, kan dit 'n verduideliking vereis as dit 'n verandering van die vorige besluit is. Klein veranderinge soos tikfoute vereis egter nie 'n verduideliking nie.

Moet wysigings deur vergaderingdeelnemers goedgekeur word?

Ja, wysigings moet deur die raad of stemgeregtigde lede van 'n organisasie goedgekeur word. Notule word gewoonlik by die volgende vergadering goedgekeur. 

Hoe lank moet vergaderingsnotules na wysigings bewaar word?

Vergaderingsnotules moet vir ten minste 10 jaar bewaar word. Staatswette verskil oor vereistes om minute te behou, maar gewoonlik is dit 'n beste praktyk om minute veilig vir ten minste 10 jaar te stoor.

Kan gewysigde notules betwis of betwis word?

Ja, vergaderingsnotules kan betwis of betwis word. In daardie geval moet jy staatmaak op 'n vergaderingopname of ander lede se vergaderingnotas om enige betwiste inligting oor die vergaderinginhoud of besluite te besleg. 

doola se webwerf is slegs vir algemene inligtingsdoeleindes en verskaf nie amptelike wetgewing of belastingadvies nie. Vir belasting- of regsadvies verbind ons jou graag met 'n professionele persoon in ons netwerk! Sien asseblief ons ingevolge en Privaatheidsbeleid. Dankie en moet asseblief nie huiwer om met enige vrae te kontak nie.

Begin jou droombesigheid en hou dit 100% aan voldoening

Verander jou droomidee in jou droombesigheid.

Het vrae oor
vorming, bankwese en belasting?

Beplan vandag 'n GRATIS konsultasie met 'n Amerikaanse CPA ­čô×