'n Gids tot Excel Rekeningkunde en Boekhouding

Sigblaaie lyk dalk vervelig, maar dit is 'n plek waar elke sent tel, en elke sel hou die potensiaal vir wins in! Hulle kan jou rekeningkundige en boekhoupraktyke omskep in duidelike prosesse wat winsgewendheid ontsluit soos nog nooit tevore nie. 

As jy dink Excel is bloot 'n rooster vir data-invoer, dink weer. Of jy nou 'n ervare boekhouer of 'n kleinsake-eienaar is wat verskeie hoede dra, die bemeestering van Excel kan jou finansiële spel verhoog. 

Alhoewel Excel baie eenvoudiger en aanpasbaar is, is daar net soveel wat jy op jou eie daarmee kan doen. Vir al jou boekhou- en rekeningkundige behoeftes bied doola beide boekhou sagteware en 'n toegewyde boekhou diens.

Dit sal jou help om jou finansiële rekordhouding te outomatiseer, soos om inkomste en uitgawes op te spoor en jou boeke gereed te hou vir belastinginskrywings. So of jy nou op soek is na 'n gevorderde selfdoen-instrument of praktiese ondersteuning nodig het, doola het jou.

In hierdie blog sal ons diep duik in innoverende maniere om Excel se kenmerke te benut wat nie net komplekse berekeninge vereenvoudig nie, maar ook akkuraatheid en doeltreffendheid in jou finansiële verslae verbeter.

Gereed om daardie rye en kolomme in bruikbare insigte te omskep? 

Kom ons gaan van sigblaaie na wins!

Excel Boekhouding: Jou reis na Excel-ence

Excel het 'n rewolusie in die manier waarop besighede hul finansies bestuur. Met sy maklik-om-te gebruik koppelvlak, aanpasbare sjablone en gevorderde formules, het dit 'n go-to geword boekhouding en rekeningkundige hulpmiddel vir baie klein en mediumgrootte ondernemings.

Aanvanklik lyk dit meer eenvoudig, maar jy sal steeds die Excel-rekeningkundige proses moet verstaan ​​en hoe om elke taak te voltooi. Jy sal rekeninge moet opstel, transaksies plaas en jou inkomstestaat met Excel moet skep.

Maar voordat jy besluit om Excel vir rekeningkundige doeleindes te gebruik, sal jy jou rekeningkundige behoeftes wil identifiseer. Dit sal jou help om 'n begrip van die tipe boekhouding te kry en die metode te identifiseer wat die beste geskik is vir jou besigheid.

Enkel-inskrywing Boekhouding

Dit is die eenvoudigste vorm van rekordhouding, waar elke transaksie slegs een keer aangeteken word. Hierdie metode word dikwels gebruik deur klein besighede met min transaksies of alleeneienaars wat dinge eenvoudig wil hou. 

In enkel-inskrywing Excel boekhouding, elke keer as geld jou besigheid binnekom of verlaat, word dit aangeteken as 'n positiewe (inkomste) of negatiewe (uitgawe) waarde. Dit is 'n goeie keuse as jy 'n klein, eenvoudige besigheid met 'n lae volume transaksies bedryf. 

Dubbelboekboekhouding

Dubbel-inskrywing boekhouding neem 'n meer omvattende benadering as enkel-inskrywing boekhouding. Dit is gebaseer op die beginsel dat elke transaksie twee inskrywings sal hê—'n debiet- en 'n kredietinskrywing. 

In dubbelinskrywing boekhouding moet elke inskrywing uitbalanseer. In eenvoudige terme beteken dit dat as jy al die debiete en krediete byvoeg, hulle gelyk aan mekaar moet wees. Daarom gebruik groter besighede met hoë transaksievolumes hoofsaaklik hierdie metode. 

Aangesien dit meer kompleks, uitdagend om in stand te hou en moeilik is om in Excel op te stel, word dit dikwels deur klein besighede vermy. 

As jy egter glo dat jou besigheid gereed is vir dubbelinskrywing boekhouding, is dit die beste om te gebruik rekeningkundige sagteware met 'n toegewyde boekhouer van doola.

Verstaan ​​​​die basiese beginsels van Excel-boekhouding

In Excel behels die skep van 'n enkelinskrywing-boekhoudingstelsel die opstel van verskillende werkblaaie vir elke tipe rekening. Hierdie fundamentele elemente dien as die grondslag om jou maatskappy se finansiële state akkuraat na te spoor en ingeligte besluite te neem. 

Btw, doola het reeds hierdie Excel-blad vir jou geskep om jou te help om tyd te bespaar en te begin. Jy kan laai doola se boekhoublad hier af.

Rekeningkaarte

Die Rekeningkaart is 'n gekategoriseerde lys van al die rekeninge in jou boeke. Dink aan elke rekening as 'n kategorie, soos jou bates, laste, ekwiteit, inkomste en uitgawes. Hierdie lys. Elke transaksie wat u aanteken, word in een van hierdie kategorieë gesorteer.

Dit dien as 'n padkaart om u finansiële transaksies te organiseer deur aan elke rekening 'n unieke kode of nommer toe te ken. Hierdie stelsel maak voorsiening vir maklike identifikasie en klassifikasie van verskillende tipes rekeninge, en verseker akkuraatheid in die optekening van finansiële data.

Algemene lêer

'n Algemene grootboek verwys na die rekordhoudingstelsel wat alle finansiële transaksies binne jou besigheid naspoor. Dink daaraan as die ruggraat van jou rekeningkundige proses; elke transaksie wat in jou maatskappy plaasvind, moet in die algemene grootboek aangeteken word. 

Hierdie metode behels die aantekening van twee gelyke dele vir elke transaksie—debiet en krediet—wat balans in die algehele boeke handhaaf. Die staat bevat besonderhede van elke besigheidstransaksie wat jy uitvoer—die datum, 'n beskrywing, die bedrag en die rekening.

Inkomste staat

An inkomste staat (ook bekend as 'n wins- en verliesstaat) meet inkomste gegenereer teen uitgawes aangegaan oor 'n spesifieke tydperk. Dit gee 'n opsomming van die winsgewendheid of verliese wat u besigheid gedurende 'n aangeduide tydraamwerk gemaak het. 

Jy kan dit uit jou Algemene Grootboek haal en 'n paar basiese berekeninge uitvoer om te bepaal hoeveel inkomste jou besigheid verdien en bestee het binne 'n bepaalde datumreeks. Dit sal jou help om areas te identifiseer waar kostebesparende maatreëls geïmplementeer kan word. 

Om hierdie drie fundamentele elemente te verstaan, lê 'n sterk grondslag vir die doeltreffende en akkuraat bestuur van dag-tot-dag finansies. Jy sal egter dalk jou rekeningkaart of algemene grootboek moet uitbrei of wysig om bykomende rekeninge en transaksies te akkommodeer.

Een belangrike voordeel van die gebruik van Excel is dat jy herhalende take kan outomatiseer, soos om sjablone vir grafiekinskrywings te skep of verslae te genereer uit inligting wat in 'n algemene grootboek ingevoer is.

Skep en organisering van rekeningkaarte

'n Rekeningkaart is 'n omvattende lys wat al die finansiële transaksies van 'n besigheid in verskillende rekeninge kategoriseer. Hierdie rekeninge verteenwoordig die verskillende bates, laste, inkomste en uitgawes van 'n maatskappy.

Jy moet elke rekening lys, 'n nommer daaraan toeken en die rekening beskryf terwyl jy die blad bywerk. Terwyl inkomste enige rekening aandui wat gebruik word om geld op te spoor wat in jou besigheid inkom, dui uitgawe aan enige rekening wat gebruik word om geld op te spoor wat jou besigheid verlaat.

Jy kan 'n rekeningkaart in 'n Excel rekeningkundige sigblad bou om jou finansiële data op te dateer en na te spoor. Jy kan ook ons ​​voorbeeld Excel-sigblad gebruik met voorafgeboude rekeningkaarte wat maklik is om te gebruik en aan te pas om by jou spesifieke besigheidsbehoeftes te pas.

U kan u rekeningname op grond van hierdie voorstelle invul of dit volgens u besigheidsvereistes wysig. Onthou om gereeld jou rekeningkaart te hersien en by te werk om te verseker dat dit die huidige stand van jou besigheidsfinansies akkuraat weerspieël.

Bestuur van die Algemene Grootboek

Die algemene grootboek is 'n rekord van elke transaksie wat oor 'n tydperk gepos word, insluitend alle joernaalinskrywings. Dit dien as die sentrale bewaarplek van alle finansiële transaksies en bied 'n omvattende oorsig van 'n maatskappy se finansiële gesondheid.

Die algemene grootboek is verantwoordelik vir die boekstawing van alle finansiële transaksies, soos verkope, aankope, uitgawes en betalings, wat deur 'n organisasie gemaak word. Dit lys transaksies volgens datum en sluit die verkoper, rekening, bedrag en transaksiebeskrywing in.

Een van die groot voordele van die gebruik van Excel om die algemene grootboek te bestuur, is die buigsaamheid daarvan. Met aanpasbare sigblaaie en formules kan rekordhouding makliker gemaak word terwyl menslike foute tot die minimum beperk word. 

Die gebruik van aftrekkieslys met voorafbepaalde opsies verseker konsekwentheid in data-invoer terwyl dit minder tydrowend maak. Jy kry ook maklike toegang tot historiese inligting wat vereis word tydens oudits en belastingaansoeke.

Pasmaak van die inkomstestaat

Aangesien balansstate en kontantvloeistate meer kompleks is, is die enigste finansiele state jy kan skep en bestuur op Excel is die inkomstestaat. Dit lys 'n maatskappy se inkomste, uitgawes en winste vir 'n finansiële verslagdoeningstydperk. 

Dit stel jou in staat om te verstaan ​​hoeveel inkomste jou maatskappy gegenereer het en hoeveel dit gedurende daardie tydperk aan uitgawes bestee het. Dit sluit inkomste/verkope, koste van goedere verkoop (COGS), bedryfsuitgawes, ander uitgawes en netto inkomste of netto wins in.

Die eerste stap in die aanpassing van die Inkomstestaat-sjabloon in Excel is om die verstekformaat te hersien. Dit sal jou help om die sjabloon se basiese struktuur te verstaan ​​en te bepaal watter afdelings wysigings benodig. 

By verstek sluit die Inkomstestaat data in vir elke rekening wat in die Rekeningkaart gelys word. Onthou dus om die inkomstestaat op te dateer as jy rekeninge bygevoeg of verwyder het uit die Rekeningkaart. 

Aangesien netto inkomste uit alle maandelikse inkomste- en uitgawetransaksies bereken word, benodig u 'n nuwe blad op die eerste dag van elke maand. Maak twaalf afskrifte van die oorspronklike inkomstestaat, een vir elke maand in die jaar en werk dan die datumreeks op om jou huidige tydperk te weerspieël.

Voeg 'n blad by vir die dop van fakture

Elke keer as jy betaal word, moet jy jou rekeningkaarte en algemene grootboek opdateer. Dit sal 'n stukkie koek wees as jy 'n aparte blad het om jou fakture op te spoor. 

So, jy kan dit kruisverwys en foute vermy, soos om te vergeet om faktuurbetalings in te voer of dubbele data-invoer. 

Jy kan 'n nuwe blad by jou Inkomstestaat-sjabloon voeg en dan die data van die faktuur in die nuwe blad kopieer en plak. 

Hou die oortjie vir jou faktuurspoorder aan die linkerkant van jou maandelikse inkomstestate sodat jy dit vinnig kan nagaan vir verwysing.

Hou jou boeke op datum

Elke keer as jou besigheid 'n transaksie doen - of jy nou geld, kontant of krediet skuif - moet jy die rekeningkaarte opdateer en in algemene grootboekblaaie kategoriseer.

Eerstens benodig jy 'n rekord van die transaksie, wat 'n krediet- of bankkaartstaat of 'n kwitansie kan wees. Deur hierdie inligting te gebruik, kan jy die transaksie opteken en kategoriseer onder sy relevante rekening onder die Kategorie-kolom. 

Maak seker dat jy dit presies tik soos dit op die Rekeningkaart verskyn. Die Inkomstestaat sal die data wat jy invoer gebruik om te bepaal hoe die transaksie gekategoriseer sal word.

Benewens die gereelde invoer van data, is dit noodsaaklik om jou rekeninge maandeliks te versoen om te verseker dat alles ooreenstem. Enige teenstrydighede moet onmiddellik ondersoek word sodat enige foute reggestel kan word.

Gebruik gevorderde rekeningkunde in Excel 

Excel het 'n noodsaaklike hulpmiddel geword vir die bestuur van finansiële data en die skep van verslae. Tog krap baie sake-eienaars net die oppervlak van wat Excel kan doen, soos spilpunttabelle.

Spiltabelle is kragtige instrumente vir die opsomming en ontleding van groot datastelle. Hulle is handig vir die skep van persoonlike finansiële verslae, soos inkomstestate en balansstate. 

Om 'n spiltabel te gebruik, kies eenvoudig jou datastel, gaan na die "Voeg in" oortjie en klik op "Som op met spiltabel." Van daar af kan jy verskillende velde in rye of kolomme sleep en laat val om jou data op verskeie maniere te organiseer.

Een van die belangrikste voordele van spilpunttabelle is dat dit jou in staat stel om jou data maklik te filter, te sorteer en te groepeer sonder om selle te manipuleer. Dit maak dit baie makliker om tendense of uitskieters in jou finansiële data te identifiseer.

Verder het spilpunttabelle ook ingeboude kenmerke om waardes op te som deur dit op te som, gemiddeldes te neem of voorvalle te tel. Dit kan aansienlike hoeveelhede tyd bespaar in vergelyking met die handmatige invoer van formules in individuele selle.

Nog 'n gevorderde kenmerk in Excel wat rekenmeesters kan bevoordeel, is makro's. Makro's is opgeneemde stelle aksies wat te eniger tyd met net 'n paar kliek gespeel kan word - soos 'n vooraf geprogrammeerde kortpad. 

Hierdie aksies kan wissel van eenvoudige formateringstake tot by komplekse berekeninge wat veelvuldige stappe vereis. Die volgende keer wat jy daardie taak moet uitvoer, klik eenvoudig op die makro-knoppie, en dit sal outomaties al die stappe vir jou voltooi binne 'n kwessie van sekondes.

Gebruik rekeningkundige Excel-formules

Terwyl groot besighede verkies om digitale programme vir finansiële rekeningkunde te gebruik, het 'n klein besigheid of 'n beginner nie daardie luukse nie. Hulle kan egter verskeie Excel-formules in hul rekeningkunde of DIY boekhouding doeltreffendheid en akkuraatheid te verhoog.

Om 'n inkomstestaat met behulp van Excel te skep, kan jy formules soos SUMIF en COUNTIF gebruik om totale inkomste verdien uit verkope of dienste wat gedurende 'n bepaalde tydperk gelewer is outomaties te bereken. 

Byvoorbeeld, as jy die totale verkope vir 'n spesifieke produkkategorie binne 'n gegewe tydraamwerk wil vind, kan jy die SUMIF-formule gebruik, wat die kriteria en reeks selle spesifiseer wat opgesom moet word.

Die IF-formule is handig wanneer verskillende scenario's en uitkomste op grond van sekere toestande hanteer word. Byvoorbeeld, jy kan dit gebruik om te kyk of verkope aan spesifieke teikens voldoen, waar elke sel totale verkope vir 'n spesifieke produkkategorie verteenwoordig.

Kom ons sê dat jy as deel van jou Excel-boekhoudingproses transaksies van een rekening na 'n ander moet kruisverwys.

Die VLOOKUP (vertikale opsoek) formule maak hierdie taak baie makliker deurdat jy spesifieke datapunte binne kolomme en tabelle kan opsoek.

Btw, doola het reeds hierdie Excel-blad vir jou geskep om jou te help om tyd te bespaar en te begin. Jy kan laai doola se boekhoublad hier af.

Ontgroei selfdoen-boekhouding in Excel? doola kan help!

Soos jou besigheid groei, neem die kompleksiteit van jou finansiële rekords ook toe. Uiteindelik begin jy die beperkings en uitdagings raaksien van die gebruik van hierdie selfdoen-metode van Excel-boekhouding en -rekeningkunde. Gelukkig is daar 'n oplossing - doola.

Begin met doola Boekhouding, wat alle aspekte van boekhouding naatloos kan hanteer soos jou besigheid groei.

Of jy nou die kosbare tyd wil bespaar wat verlore gaan met die bestuur van jou boeke of oorskakel na meer gevorderde dubbelinskrywing boekhouding, ons het jou gedek. 

Nog 'n voordeel van die oorskakeling van Excel na doola se boekhouoplossing is outomatisering. Dit stel jou in staat om maklik inkomste en uitgawes op te spoor, fakture en betalings te bestuur, bankrekeninge te rekonsilieer en meer – alles binne een gesentraliseerde stelsel.

Dit verminder nie net foute en maak jou tyd vry vir ander kritieke take nie, maar hou ook jou boeke gereed vir jaareindrekeningkunde, wat belastingseisoen 'n briesie maak.

Maak die oorskakeling na doola Boekhouding vandag en ervaar die verskil in jou winspunt.